Un guide pour clôturer les entrées :comment les préparer
L'une des étapes les plus importantes du cycle comptable consiste à créer et à publier vos écritures de clôture.
Vos écritures de journal de clôture permettent de mettre à zéro les comptes temporaires tels que les revenus et les dépenses, garantissant ainsi que vous commencez correctement chaque nouvelle période comptable.
Contrairement aux comptes permanents tels que les actifs, les passifs et les comptes de capitaux propres, qui maintiennent un solde à chaque période, les comptes temporaires servent de réservoir, ce qui vous permet de calculer les revenus et de suivre les totaux des dépenses de l'entreprise pour chaque période spécifique.
Selon la taille et la complexité de votre entreprise, la meilleure façon de suivre vos revenus et vos dépenses est d'utiliser un logiciel de comptabilité, qui automatise l'ensemble du processus d'écriture de clôture, gère toutes les écritures de clôture en coulisses, éliminant ainsi le besoin de saisir manuellement les transactions ou d'enregistrer dans un grand livre.
Présentation :que sont les entrées de clôture ?
Les écritures de clôture sont complétées à la fin de chaque période comptable après l'exécution de votre balance de vérification ajustée.
Le processus d'écriture de clôture accomplit deux tâches :il vous permet de déterminer le revenu net ou les bénéfices non répartis pour la période comptable en cours et il remet le solde du compte à zéro, afin que vous puissiez suivre correctement les revenus et catégoriser les dépenses d'entreprise pour la période comptable suivante et toutes les périodes. qui suivent.
Quel est le processus de clôture des inscriptions ?
Que vous publiiez des écritures manuellement ou que vous utilisiez un logiciel de comptabilité, tous les revenus et toutes les dépenses de chaque période comptable sont stockés dans des comptes temporaires tels que les revenus et les dépenses.
Tant que ces comptes restent dans les livres, leur solde est remis à zéro chaque mois, ce qui se fait à l'aide des écritures de clôture.
Vous commencez le processus de clôture en transférant les soldes des comptes de revenus et de dépenses vers le compte de synthèse des revenus, un compte temporaire utilisé spécifiquement pour transférer les soldes des comptes de revenus et de dépenses.
Une fois cela fait, vous prenez le solde actuel du compte sommaire des revenus et vous le transférez soit au compte de capital, si votre entreprise est une entreprise individuelle ou une société de personnes, soit au compte des bénéfices non répartis si votre entreprise est une société.
Ce processus remet à zéro les comptes de revenus et de dépenses, les préparant pour la prochaine période comptable.
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Espèces en banque | 5 000,00 | |
| Comptes clients | 1 250,00 | |
| Mobilier et luminaires | 1 000,00 | |
| Comptes fournisseurs | 1 750,00 | |
| Capitale | 6 750,00 | |
| Compte de dessin | 1 500,00 | |
| Chiffre d'affaires | 5 300,00 | |
| Charge de loyer | 1 200,00 | |
| Dépenses salariales | 3 000,00 | |
| Dépenses de services publics | 500,00 | |
| Dépenses de fournitures | 350,00 | |
| Totaux | 13 800,00 | 13 800,00 |
Pour commencer, vous souhaitez exécuter une balance de vérification ajustée, qui est utilisée pour préparer vos écritures de clôture, déplacer à la fois les soldes des comptes de revenus et de dépenses, ainsi que les soldes des comptes de tirage et/ou des comptes de dividendes.
Étape 1 :Clôture du compte de revenus
Lors de la clôture du compte de revenus, vous prendrez les revenus inscrits dans la balance de vérification et les débiterez, pour les réduire à zéro. En tant qu'écriture correspondante, vous créditerez le compte de synthèse des revenus, que nous avons mentionné précédemment.
| Date | Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 31-12-19 | Chiffre d'affaires | 5 300,00 | |
| Résumé des revenus | 5 300,00 |
Étape 2 :Clôturer les comptes de dépenses
Ensuite, vous transférez les soldes des dépenses.
Afin de clôturer vos comptes de dépenses, vous devrez débiter le compte récapitulatif des revenus et créditer chaque poste de dépense répertorié dans la balance de vérification, ce qui réduit les soldes des comptes de dépenses à zéro.
| Date | Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 31-12-2019 | Résumé des revenus | 5 050,00 | |
| Dépense de loyer | 1 200,00 | ||
| Dépenses salariales | 3 000,00 | ||
| Dépenses de services publics | 500,00 | ||
| Dépenses de fournitures | 350,00 |
Étant donné que nous avons crédité le récapitulatif des revenus de 5 300 $ à l'étape 1 et débité le récapitulatif des revenus de 5 050 $ à l'étape 2, le solde du compte de récapitulatif des revenus est désormais crédité de 250 $.
Les 250 $ reflètent également votre revenu net pour le mois. Si vos dépenses de décembre avaient dépassé vos revenus, vous auriez une perte nette.
Si votre entreprise est une entreprise individuelle ou une société de personnes, votre prochaine étape consistera à fermer votre compte sommaire des revenus. Vous pouvez le faire en débitant le compte sommaire des revenus et en créditant votre compte de capital d'un montant de 250 $. Cela reflète votre revenu net pour le mois et augmente votre compte de capital de 250 $.
Les sociétés fermeront le compte de synthèse des revenus au compte des bénéfices non répartis.
Étape 3 :Clôture du compte de synthèse des revenus
| Date | Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 31-12-2019 | Résumé des revenus | 250,00 | |
| Compte de capital (bénéfices non répartis) | 250,00 |
Étape 4 :Clôture du compte de tirage/dividendes
Il est important de noter que ni les comptes de tirage ni les comptes de dividendes ne doivent être transférés au compte récapitulatif des revenus.
Au lieu de cela, les soldes de ces comptes sont transférés à la fin du mois vers le compte de capital ou le compte des bénéfices non répartis.
Pour les entreprises individuelles et les sociétés de personnes, vous fermerez votre compte de tirage à votre compte de capital, car vous devrez déduire votre compte de capital des tirages effectués pour le mois.
| Date | Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 31-12-2019 | Compte de capital | 1 500,00 | |
| Compte de dessin | 1 500,00 |
Si votre entreprise est une société, vous n'aurez pas de compte de tirage, mais si vous avez payé des actionnaires, vous aurez un compte de dividendes. Si vous avez payé des dividendes pour le mois, vous devrez également fermer ce compte.
L'entrée ci-dessous suppose que vous avez payé 3 000 $ de dividendes en décembre, ce qui apparaîtra comme un solde débiteur sur votre balance de vérification.
| Date | Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 31-12-2019 | Bénéfices non répartis | 3 000,00 | |
| Dividendes | 3 000,00 |
Parce que vous avez versé des dividendes, vous devrez réduire votre compte de bénéfices non répartis, ce que cette entrée accomplit.
Étape 5 :Générer des rapports
Une fois que toutes les entrées requises ont été effectuées, vous pouvez exécuter votre balance de vérification après clôture, ainsi que d'autres rapports tels qu'un état des résultats ou un état des bénéfices non répartis.
| Revenus | 5 300,00 | |
|---|---|---|
| Revenus totaux | 5 300,00 | |
| Dépenses | ||
| Charge de loyer | 1 200,00 | |
| Dépenses salariales | 3 000,00 | |
| Dépenses de services publics | 500,00 | |
| Dépenses de fournitures | 350,00 | |
| Dépenses totales | 5 050,00 | |
| Revenu net | 250,00 |
Réflexions finales sur la clôture des entrées
Que vous traitiez les écritures de clôture manuellement ou que vous laissiez votre logiciel de comptabilité faire le travail, les écritures de clôture sont peut-être la partie la plus importante du cycle comptable.
Ces entrées vous permettent de comptabiliser toutes les activités de revenus et de dépenses du mois, de vous tenir informé de la santé financière de votre entreprise et de vous préparer à suivre correctement vos revenus et vos dépenses pour la prochaine période comptable.
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