Comment suivre les dépenses de l'entreprise :étape par étape

Le suivi des dépenses professionnelles est un élément important du maintien d'une petite entreprise, et en tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous pouvez ' pas se permettre de l'ignorer. Découvrez comment commencer à suivre les dépenses en suivant ces étapes.

Vous pouvez utiliser diverses méthodes pour suivre les dépenses de votre entreprise, mais pour gérer votre entreprise de manière adéquate, suivre les dépenses et vous assurer que les dépenses sont correctement comptabilisées, vous devrez créer un système de suivi des dépenses qui fonctionne pour vous.

Voici comment suivre vos dépenses professionnelles :

1. Ouvrir un compte bancaire professionnel
2. Choisir un système comptable approprié
3. Choisir la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice
4. Connecter les institutions financières
5. Commencez à gérer correctement les reçus
6. Enregistrer toutes les dépenses rapidement
7. Envisagez d'utiliser une application de dépenses

Présentation :Que sont les dépenses professionnelles ?

Une partie du processus de comptabilité consiste à suivre correctement les dépenses de l'entreprise. Toute dépense liée à votre entreprise est considérée comme une dépense d'entreprise.

Voici quelques dépenses professionnelles courantes que vous êtes susceptible de rencontrer :

• Publicité
• Frais bancaires
• Commissions
• Frais de conseil
• Travail contractuel
• Cotisations et abonnements
• Kilométrage
• Fournitures de bureau
• Frais de port et livraison
• Impression et copie
• Salaire
• Logiciel
• Voyage
• Utilitaires

Bien qu'il s'agisse des catégories de dépenses professionnelles les plus courantes, tout achat associé à votre entreprise peut être classé comme une dépense professionnelle légitime.

Comment suivre les dépenses de votre petite entreprise

La meilleure façon de suivre vos dépenses professionnelles est d'utiliser un logiciel de comptabilité pour petite entreprise, ce qui facilite grandement le suivi de vos dépenses, leur classement correct et l'accès à des informations financières à jour. Ceci est particulièrement important au moment des impôts, car vous voudrez vous assurer de prendre toutes les déductions de dépenses que vous pouvez.

Il existe des moyens de suivre les dépenses manuellement, bien que cela ne soit recommandé que si vous avez peu de dépenses professionnelles à suivre.

Étape 1 :Ouvrez un compte bancaire professionnel

En tant que nouveau propriétaire d'entreprise, vous devrez ouvrir un compte bancaire professionnel. Une fois que ce compte est opérationnel, il doit être utilisé exclusivement pour les transactions commerciales.

Bien qu'il puisse arriver que vous utilisiez votre compte bancaire personnel à des fins professionnelles, le fait d'avoir un compte professionnel distinct facilitera grandement le suivi et l'enregistrement de vos dépenses.

Étape 2 :Choisissez un système comptable approprié

Vous avez le choix du type de système comptable à utiliser pour votre entreprise. Bien que la meilleure option soit de choisir un logiciel de comptabilité adapté à votre entreprise, vous pouvez également utiliser un tableur, tel que Microsoft Excel, pour enregistrer les revenus et les dépenses de votre entreprise.

Si vous souhaitez utiliser un logiciel de comptabilité, mais que ce n'est tout simplement pas dans le budget de votre entreprise, optez pour une application gratuite telle que GnuCash ou Wave Accounting.

Étape 3 :Choisissez la comptabilité de caisse ou d'exercice

Lors de la configuration de votre système comptable, vous devrez également choisir entre la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice.

La plupart des très petites entreprises, des propriétaires uniques et des indépendants utilisent la comptabilité de caisse car c'est très simple. Lorsque vous utilisez la comptabilité de caisse, vous enregistrez simplement les transactions lorsqu'elles se produisent. Par exemple, vous enregistrez les revenus lorsqu'ils sont reçus et vous enregistrez les paiements lorsqu'ils sont effectués.

La comptabilité d'exercice est plus approfondie, et c'est une nécessité pour les entreprises en croissance, les entreprises avec des employés ou les grandes entreprises. Avec la comptabilité d'exercice, vous enregistrez un revenu lorsqu'un produit est vendu, et non lorsque vous recevez un paiement pour ce produit. Il en va de même pour les dépenses, qui sont enregistrées lorsque vous recevez la facture, et non lorsque vous payez la facture.

Étape 4 :Connectez vos institutions financières

Le suivi des dépenses des petites entreprises peut être simplifié en connectant vos institutions financières à votre logiciel de comptabilité. Bien que certains puissent être mal à l'aise avec cette option, elle est en fait très sûre, avec des protections intégrées pour protéger vos données.

Si vous connectez votre banque, vous pourrez télécharger automatiquement toutes les transactions bancaires directement dans votre logiciel de comptabilité et, dans de nombreux cas, les faire automatiquement imputer sur le compte approprié.

Ce processus facilite la comptabilisation de toutes les dépenses engagées par votre entreprise.

De nombreuses applications logicielles de comptabilité populaires, notamment QuickBooks Online, Xero et FreshBooks, ainsi que de nombreuses autres, vous permettent de connecter facilement vos comptes bancaires pour un suivi facile des dépenses professionnelles.

Étape 5 :Commencer à gérer correctement les reçus

Une autre façon de vous assurer que vous suivez correctement vos dépenses professionnelles consiste à utiliser l'application mobile disponible avec votre logiciel de comptabilité. Si votre logiciel ne propose pas une telle application, vous pouvez choisir d'utiliser une application de gestion des dépenses qui s'intégrera à votre logiciel.

Ces applications permettent généralement la gestion des dépenses en déplacement, vous permettant de prendre une photo d'un reçu et de télécharger l'image sur votre logiciel, où elle sera stockée et ensuite jointe à la dépense appropriée. S'il s'agit d'une dépense remboursable, le reçu peut être utilisé pour créer une note de frais.

Étape 6 :Enregistrez rapidement toutes les dépenses

Vous avez appris dans Comptabilité 101 que tous les revenus et dépenses doivent être comptabilisés. Cela peut être fait de plusieurs façons. Si vous choisissez de connecter vos institutions financières à votre application logicielle, ce processus devient assez automatisé, bien que vous deviez configurer vos comptes correctement pour assurer une allocation appropriée des transactions téléchargées.

Certaines applications offrent la possibilité de saisir les dépenses manuellement. C'est une bonne alternative pour ceux qui choisissent de ne pas importer automatiquement les transactions. Dans la plupart des cas, vous pouvez également choisir d'importer votre relevé bancaire à la fin du mois et d'enregistrer vos dépenses à ce moment-là.

Enfin, effectuer votre rapprochement bancaire sur une base mensuelle permet de s'assurer que toutes les transactions ont été correctement comptabilisées.

Étape 7 :Envisagez d'utiliser une application de dépenses

Bien que cela ne soit pas nécessaire pour tout le monde, si vous voyagez beaucoup pour affaires, il peut être utile d'étudier certaines des applications de dépenses sur le marché. Ces applications sont conçues pour suivre les dépenses de voyage telles que le kilométrage, les frais de vol, les frais de repas et de divertissement, et toutes les autres dépenses professionnelles connexes.

Devez-vous utiliser un logiciel de comptabilité pour suivre les dépenses professionnelles ?

Comme vous pouvez le voir, vous disposez de plusieurs façons de suivre vos dépenses professionnelles, à la fois manuellement et à l'aide d'un logiciel de comptabilité.

Quand un logiciel de comptabilité est le meilleur :

Bien que l'utilisation d'un logiciel de comptabilité soit toujours préférable pour tout type de suivi d'entreprise, y compris les revenus et les dépenses, il y a des moments où c'est indispensable.

Si l'une des situations suivantes s'applique à vous ou à votre entreprise, il est fortement recommandé d'utiliser un logiciel de comptabilité si vous ne le faites pas déjà :

• Vous voyagez fréquemment pour affaires : Avouons-le, tout le monde perd des reçus. Si vous en avez assez de transporter une pile de reçus dans votre portefeuille ou votre sac à main, un logiciel de comptabilité est votre meilleur pari. Ceci est particulièrement important si votre entreprise vous oblige à voyager fréquemment.
• Vous avez plusieurs employés qui doivent suivre les dépenses : Si vous avez plusieurs employés qui doivent suivre les dépenses de leur entreprise, il est impératif que vous utilisiez un logiciel de comptabilité. Bien qu'une feuille de calcul puisse convenir à une seule personne, elle ne fonctionnera tout simplement pas si vous suivez les dépenses de plusieurs employés.
• Votre entreprise traverse une phase de croissance : Vous êtes peut-être petit maintenant, mais si vous planifiez ou traversez actuellement une phase de croissance, vous voudrez investir dans un logiciel de comptabilité et commencer à suivre correctement vos dépenses.
• Vous avez plusieurs comptes bancaires professionnels : Le suivi des dépenses d'une institution peut prendre du temps s'il est effectué manuellement. C'est presque impossible si vous avez plus d'un compte bancaire professionnel. Alors rendez-vous service et utilisez un logiciel de comptabilité.

Quand chercher d'autres méthodes :

Bien que le logiciel de comptabilité soit la meilleure solution de suivi des dépenses professionnelles, il existe des cas où vous pouvez utiliser un tableur.

Si l'une des situations suivantes s'applique à vous, le suivi manuel de vos dépenses professionnelles peut être le bon choix.

• Vous engagez peu de dépenses : Si vous débutez et que vous n'avez besoin que de suivre les dépenses occasionnelles, l'utilisation d'une feuille de calcul peut être adéquate. Mais si les dépenses professionnelles commencent à augmenter, vous devriez envisager de passer à une application logicielle.
• Vous êtes un as d'Excel : Ce n'est un secret pour personne qu'Excel peut effectuer de nombreux calculs. Si vous êtes un as d'Excel, il est probable que vous puissiez configurer une feuille de calcul qui fonctionne pour votre entreprise. Cependant, comme la plupart d'entre nous ne sommes pas des experts d'Excel, un logiciel de comptabilité peut toujours être votre meilleur choix.
• Votre entreprise est davantage un passe-temps : Si vous êtes un amateur et que vous ne vous êtes pas encore pleinement engagé dans votre entreprise, le suivi manuel des dépenses peut être très bien. Mais pour tous les autres, les logiciels de comptabilité devraient figurer en tête de votre liste.

Le suivi des dépenses professionnelles est une part importante de votre activité

Que vous débutiez, que vous soyez en train de créer votre entreprise ou que vous soyez une entreprise bien établie, vous devez suivre vos dépenses professionnelles.

Alors, prenez quelques minutes et mettez en place un plan qui vous permettra de suivre vos dépenses professionnelles facilement et avec précision.