Comment rédiger une facture :un guide étape par étape

La rédaction de factures peut être difficile à maîtriser pour les propriétaires d'entreprise en herbe, mais quelques étapes rapides suffiront à le faire paraître beaucoup plus facile. Voici les cinq étapes de The Ascent pour rédiger une excellente facture.

Vous les avez probablement reçus périodiquement tout au long de votre vie, en accordant peu ou pas d'attention au document lui-même. Mais si vous êtes propriétaire d'une entreprise, indépendant ou propriétaire unique, vous devrez être en mesure de créer une facture si vous souhaitez être payé.

La bonne nouvelle est qu'il est facile de rédiger une facture à l'aide d'un logiciel, et bon nombre des meilleures applications logicielles de comptabilité l'ont rendu encore plus facile grâce aux modèles de facture et à la personnalisation inclus dans leurs produits.

Il existe cinq étapes simples pour créer une facture, mais il est important que chaque étape soit effectuée correctement. Le fait de sauter une étape, telle que la saisie de la date d'échéance, peut entraîner un retard de paiement, et la saisie d'informations de paiement incorrectes peut entraîner l'envoi d'un paiement à la mauvaise adresse ou son dépôt sur le mauvais compte bancaire.

En bref :comment rédiger et envoyer votre première facture

• Étape 1 : Personnalisez la facture en fonction de votre entreprise.
• Étape 2 : Remplissez toutes les informations client nécessaires.
• Étape 3 : Attribuez des termes et remplissez la date d'échéance.
• Étape 4 : Expliquez à quoi correspond la facture.
• Étape 5 : Inclure les informations de paiement ou un lien pour payer en ligne.

Principes de base de la facturation :ce que vous devez savoir

Félicitations d'avoir votre propre entreprise! C'est un grand pas en avant, et vos journées seront probablement remplies de défis et de récompenses.

La bonne nouvelle est qu'il existe une énorme quantité de ressources disponibles pour vous en tant que propriétaire d'entreprise. Vous avez probablement déjà décidé d'un nom et d'une structure juridique pour votre entreprise. Alors, quelle est la prochaine chose que vous devriez faire ?

Si vous souhaitez être payé (et qui ne le souhaite pas ?), vous devrez apprendre à rédiger une facture. Si vous connaissez déjà le processus de création de facture, c'est très bien. Mais si vous ne savez rien sur la création d'une facture, ou si vous souhaitez simplement un rappel, veuillez continuer à lire.

Pour ceux qui ne savent pas exactement ce qu'est une facture, c'est simplement un moyen de percevoir les sommes dues à votre entreprise. Chaque fois que vous vendez un article, qu'il s'agisse d'une casquette de baseball ou d'une paire de boucles d'oreilles, et que vous ne percevez pas le paiement de ces articles au moment de la vente, vous souhaiterez créer une facture.

Il en va de même pour la fourniture d'un service, qu'il s'agisse de réparer un tuyau cassé ou de préparer un rapport professionnel pour un client. Quelle que soit votre entreprise, que vous vendiez des produits ou des services, si vous êtes prêt à accepter le paiement de ces articles ou services à une date ultérieure, vous devrez créer une facture.

Comment rédiger et envoyer correctement une facture

Votre logiciel de comptabilité est l'endroit le plus probable à partir duquel vous créerez une facture. Si vous n'utilisez pas actuellement de logiciel de comptabilité, je vous recommande fortement de le faire.

Cependant, à la rigueur, il existe également de nombreux modèles de facture que vous pouvez télécharger sur Internet ou à partir d'une application comme Microsoft Word qui vous aideront à commencer à facturer vos clients. Dans tous les cas, les mêmes informations seront nécessaires pour créer une facture appropriée.

Voici ce dont vous aurez besoin, en cinq étapes faciles.

Étape 1 :Personnalisez la facture

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité ou si vous en recherchez un pour votre entreprise, vous préparerez probablement vos factures à l'aide de celui-ci. La plupart des applications logicielles de comptabilité actuellement sur le marché offrent une excellente capacité de facturation avec une option permettant de personnaliser la facture comme bon vous semble.

Dans la plupart des cas, les informations commerciales que vous entrez dans votre logiciel telles que le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail de l'entreprise rempliront automatiquement toute facture que vous créez.

Mais de nombreuses applications logicielles de comptabilité vont encore plus loin en vous offrant la possibilité de personnaliser la facture en ajoutant le logo, le slogan ou la palette de couleurs de votre entreprise. Bien que cela ne soit pas une nécessité, personnaliser votre facture pour mieux refléter votre entreprise la rendra plus reconnaissable par vos clients et peut vous aider à être payé un peu plus rapidement.

Étape 2 :Remplissez les détails du client

L'une des choses les plus importantes que vous voulez faire est de gérer correctement vos clients ou vos clients. Si vous êtes une petite boutique de cadeaux, gérer correctement vos clients signifie avoir un moyen de communiquer avec eux sur les ventes et autres promotions ou campagnes.

Il en va de même pour les entreprises de services, l'essentiel étant que si vous accordez un crédit à vos clients, vous devez vous assurer que vous disposez des informations appropriées dans le dossier de ces clients, y compris une adresse postale, une adresse e-mail et un point de contact exacts.

Une adresse postale incomplète ou une adresse e-mail incorrecte peut retarder le traitement des paiements pendant des semaines. Vous souhaiterez également attribuer un numéro personnalisé à chaque facture que vous créez, mais cela est généralement complété automatiquement par votre logiciel de comptabilité.

Étape 3 :Attribuez les conditions et la date d'échéance de la facture

Attribuer des conditions à vos clients signifie simplement que vous déterminez combien de temps ils doivent payer. Dans de nombreux cas, Net 30 est le terme par défaut, ce qui signifie que votre client dispose de 30 jours à compter de la date de la facture pour vous payer.

S'ils ne paient pas avant la fin des 30 jours, vous pouvez alors appliquer des frais de retard au montant en souffrance. Pour les nouveaux clients, vous pouvez utiliser Dû à réception comme délai de paiement, ce qui signifie que la facture est due dès sa réception. Réseau 10 les conditions sont également courantes, mais c'est à vous, en tant que propriétaire de l'entreprise, de déterminer quelles conditions doivent être appliquées à quels clients.

Étape 4 :Expliquez à quoi sert la facture

Si vous vendez un produit, vous ajouterez la description du produit, ainsi que la quantité et le prix par article.

Si vous vendez des services, vous souhaiterez probablement inclure une description détaillée des services rendus et de ce que le client a reçu en retour. Si, comme la facture ci-dessus, vous avez créé un rapport personnalisé, ces informations doivent être correctement affichées dans la facture.

Si vous facturez les heures travaillées, vous souhaiterez probablement utiliser un style de facture qui reflète ces informations.

Étape 5 :Ajoutez des informations de paiement ou un lien de paiement en ligne

Une fois votre facture complétée, vous pouvez l'imprimer et l'envoyer par courrier à votre client, ou l'envoyer directement par e-mail. La plupart des applications logicielles de comptabilité offrent également le choix d'inclure une option de paiement en ligne, qui permet à vos clients de payer rapidement et facilement par carte de crédit ou virement ACH directement à partir de la facture.

Bien que vous deviez payer des frais de service si vous choisissez d'accepter les paiements en ligne, le véritable avantage est que vous serez probablement payé beaucoup plus rapidement.

Toutefois, si vous choisissez d'être payé de manière plus traditionnelle, assurez-vous que vos informations de paiement sont exactes sur votre facture afin que vos clients sachent où envoyer leurs paiements.

Besoin d'un modèle de facturation ?

Bien qu'il existe de nombreux modèles de facturation pouvant être utilisés pour facturer vos clients, vous serez mieux en mesure de gérer l'ensemble de votre entreprise en utilisant un logiciel de comptabilité.

De nombreuses applications sont disponibles. Quelques-uns de nos favoris, Wave Accounting, Xero et QuickBooks Online, offrent une formidable capacité de facturation, ainsi que la possibilité de personnaliser vos factures.

Faites mieux, soyez payé plus rapidement

La facturation reste un élément clé de la gestion de votre entreprise. Les propriétaires de petites entreprises, en particulier, voudront s'assurer qu'ils facturent rapidement et correctement, car plus vite vous envoyez une facture, plus vite vous serez payé.