Comment créer une note de frais (+ modèles)

Peut-être avez-vous l'impression erronée que les notes de frais ne sont nécessaires que pour les grandes entreprises comptant des milliers d'employés.

S'il est vrai que les moyennes et grandes entreprises traitent des milliers de notes de frais chaque année, une note de frais est tout aussi importante pour les petites entreprises, et à certains égards, elle peut être encore plus importante.

Un autre mythe est que les notes de frais ne sont qu'une nécessité pour vos employés. Ce n'est pas vrai.

Une note de frais est une nécessité pour tout employé qui souhaite être remboursé des dépenses professionnelles qu'il a engagées, telles que le kilométrage, l'essence ou les repas.

Mais en tant que propriétaire de l'entreprise, vous devez également garder une trace de toutes les dépenses professionnelles que vous pourriez engager vous-même.

Bien que la nécessité puisse être différente, la création d'un rapport de dépenses peut vous aider énormément dans vos opérations commerciales régulières, vous permettant de savoir exactement combien vous avez dépensé en essence, en kilométrage ou en transport pour l'année.

Ces informations peuvent être précieuses lors de la préparation de vos déclarations de revenus d'entreprise, ou même pour créer des projections financières pour l'année suivante.

Comment créer votre propre note de frais

• Les notes de frais ne sont pas réservées à vos employés. Remplir une note de frais pour vos propres dépenses vous aidera à mieux suivre vos niveaux de dépenses.
• La plupart des logiciels de comptabilité n'offrent pas la possibilité de créer une note de frais. Au lieu de cela, ils travaillent avec des applications tierces pour capturer des images de reçus, enregistrer des dépenses et créer des notes de frais.
• Si vous recherchez des modèles de note de frais gratuits, consultez ceux proposés dans Microsoft Excel. Il a plusieurs variantes disponibles pour le suivi des dépenses, et il propose également un journal de kilométrage et un modèle pour estimer les coûts.

Qu'est-ce qu'une note de frais ?

Un rapport de dépenses suit les dépenses engagées au cours de l'exécution des tâches nécessaires. Une note de frais peut être constituée de plusieurs éléments :un journal de kilométrage utilisé pour le remboursement, un reçu des frais d'hôtel et de stationnement, ou un compte rendu des frais de repas et de divertissement.

Quelles informations trouve-t-on couramment sur une note de frais ?

• Date de dépense
• Type de dépense (repas, hébergement, stationnement, kilométrage, etc.)
• Montant total de la dépense
• Le compte auquel la dépense doit être imputée
• Un sous-total pour chaque dépense par catégorie
• Un grand total de toutes les dépenses
• Une soustraction de toute avance de fonds
• Le total dû à l'employé

Dans le passé, la création d'une note de frais était une tâche redoutée, mais l'introduction d'applications de note de frais, ainsi que de modèles faciles à utiliser, a rendu le processus moins fastidieux.

Dans de nombreux cas, les notes de frais sont généralement utilisées pour détailler les dépenses des employés pour lesquelles cet employé demande un remboursement, mais les notes de frais peuvent également être utilisées pour justifier les dépenses encourues lors de l'utilisation des cartes de crédit fournies par l'entreprise.

Avantages d'utiliser une note de frais

Il y a plus de 30,2 millions de propriétaires de petites entreprises en 2018, et ils produisent probablement beaucoup de notes de frais.

Bien sûr, les propriétaires d'entreprise sont les principaux bénéficiaires des notes de frais. Avoir un rapport détaillé de vos employés (ou de vous-même) vous permet de voir exactement à combien s'élèvent réellement vos dépenses liées au voyage.

Avoir ces informations à portée de main vous permet également de mieux budgétiser ces dépenses, ou peut-être de réduire les déplacements si les coûts sont excessifs.

Comment créer une note de frais

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité pour petite entreprise tel que QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks, vous savez probablement qu'il n'est pas possible de créer une note de frais dans ces applications et des applications similaires.

Au lieu de cela, la plupart des applications logicielles de comptabilité des petites entreprises se sont associées à des applications de notes de frais tierces qui ont été créées spécifiquement pour gérer les dépenses et créer des notes de frais.

Vous pouvez également utiliser l'un des modèles gratuits disponibles sur Internet ou un modèle Microsoft Excel.

Il existe différentes façons de créer une note de frais en fonction de votre entreprise, du logiciel de comptabilité que vous utilisez et du degré d'automatisation que vous souhaitez que le processus soit. Quels que soient les outils que vous utilisez, le plus important est d'en créer un.

Utilisez l'un des modèles disponibles en ligne

De nombreuses petites entreprises choisissent d'utiliser un modèle de rapport de dépenses commun comme celui proposé par Excel. Les modèles Excel peuvent être téléchargés facilement et vous permettent de saisir les données des éléments de campagne dans les colonnes appropriées, où elles seront automatiquement calculées.

Cette feuille de calcul Excel peut être particulièrement pratique pour les petites entreprises qui souhaitent suivre leurs dépenses sans avoir à acheter un logiciel supplémentaire.

Les catégories de dépenses professionnelles par défaut incluses dans le modèle sont pratiques et peuvent être facilement modifiées si vous le souhaitez. Vous pouvez toujours ajouter une colonne supplémentaire si vous avez d'autres dépenses qui n'entrent pas dans ces catégories.

Bien entendu, les informations figurant sur la feuille de calcul devront être saisies dans votre logiciel de comptabilité afin de traiter les remboursements dus à vos employés et de vous assurer que vos dépenses professionnelles sont exactes et à jour dans votre logiciel de comptabilité.

Utiliser un logiciel de comptabilité

Bien que les logiciels de comptabilité jouent un rôle essentiel dans le processus de gestion des dépenses, la plupart des applications logicielles de comptabilité pour petites entreprises actuellement sur le marché n'offrent pas de moyen de créer une note de frais.

Au lieu de cela, vous pouvez choisir d'utiliser l'une des nombreuses applications tierces de gestion des dépenses conçues spécialement à cet effet.

Utiliser un logiciel de gestion des dépenses

Certify offre une intégration directe avec QuickBooks Online, tandis qu'Abacus s'intègre à QuickBooks Online, Sage et Xero.

ReceiptBank est une autre application logicielle de gestion des dépenses à prix abordable qui automatise l'ensemble du processus de création de rapports. Même Zoho propose une application de gestion des dépenses conçue pour s'intégrer à Zoho Books.

L'avantage d'utiliser ces applications tierces est le niveau d'automatisation qu'elles apportent au processus de création d'une note de frais.

Ces applications sont conçues pour effectuer les opérations suivantes :

• Capturer des images de reçu
• Rapprocher les dépenses avec les institutions financières
• Créer des notes de frais automatiquement
• Transmettre à la ou aux personnes appropriées pour approbation

Modèles de notes de frais

Bien qu'il existe de nombreux modèles de notes de frais disponibles sur Internet, le mieux est d'utiliser l'un des nombreux modèles de notes de frais disponibles dans Excel.

Rapport de dépenses d'Excel avec kilométrage

Le modèle de rapport de dépenses avec kilométrage vous permet de suivre de manière adéquate les dépenses courantes, y compris l'hôtel, les repas et le transport, mais la partie vraiment utile est sa capacité à suivre les coûts liés au transport.

Vous pouvez entrer votre kilométrage de départ et de fin, et la feuille de calcul calculera automatiquement les frais de kilométrage associés. L'interface est agréablement aménagée et affiche les totaux pour chacune des catégories incluses en haut de la feuille de calcul qui peuvent être facilement insérées dans votre logiciel de comptabilité afin de traiter les remboursements ou simplement de suivre les frais.

Calculateur de frais de voyage d'Excel

Bien qu'il ne s'agisse pas d'un modèle de rapport de dépenses, le calculateur de frais de déplacement vous offre, à vous et à vos employés, un moyen simple de calculer les dépenses potentielles en saisissant les frais de transport, d'hébergement et de repas, avec des colonnes pour chacun. Cela peut s'avérer un outil utile pour déterminer si un voyage est financièrement viable avant d'encourir les coûts, et cela peut être particulièrement utile si votre entreprise fonctionne avec un budget serré.

Journal de kilométrage et rapport de dépenses d'Excel

Le journal de kilométrage et le rapport de dépenses peuvent être un outil indispensable pour quiconque passe beaucoup de temps sur la route, et il est disponible à la fois pour vous et vos employés.

Rapports de dépenses pour votre entreprise

Que vous soyez une entreprise individuelle ou que vous gériez une équipe de 10 personnes, les rapports de dépenses sont un élément essentiel de vos opérations commerciales. Si vous ou vos employés vous trouvez souvent sur la route (ou dans les aéroports), cela vaut la peine de rechercher la meilleure façon de créer des notes de frais.

Ce sera du temps bien dépensé !