Comment produire sa déclaration de revenus :un guide en 6 étapes pour les PME

L'Internal Revenue Service (IRS) a annoncé le début de la saison fiscale de cette année le 12 février 2021. À ce moment-là, les propriétaires de petites et moyennes entreprises pourront commencer à envoyer leurs déclarations de revenus.

Pour les PME, cela signifie également le début d'une période de déclaration de revenus très stressante. Parmi les impôts que les petites entreprises doivent déclarer, l'impôt sur le revenu est le plus courant. Cependant, les multiples exigences en matière de déclaration de revenus et les changements souvent introduits dans la législation américaine rendent ce processus très chronophage pour les propriétaires d'entreprise. Le manque de temps et de connaissances financières peut entraîner un trop-payé d'impôts, comme l'admettent 52 % des propriétaires d'entreprise. De graves problèmes peuvent également survenir si les PME paient moins d'impôts sur le revenu en raison d'erreurs de déclaration de revenus, ce qui peut entraîner une vérification fiscale et des sanctions gouvernementales.

Pour vous aider à affronter la saison des impôts pleinement armés et préparés, nous avons compilé un guide étape par étape pour une déclaration en douceur de l'impôt sur le revenu en 2021. Découvrez quelle méthode de déclaration d'impôt choisir, où obtenir les dernières informations fiscales, comment respecter les délais, et bien d'autres dans l'article.

Contenu :

1. Qu'est-ce qu'un impôt sur le revenu des entreprises ?

2. Quelles sont les dates limites de la saison des impôts ?

3. À quels défis les petites entreprises peuvent-elles être confrontées pour remplir leurs déclarations de revenus ?

4. Comment produire une déclaration de revenus d'entreprise en 6 étapes

5. Conclusion

Qu'est-ce que l'impôt sur le revenu ?

L'impôt sur le revenu est l'un des types d'impôts les plus courants pour les PME aux États-Unis. Cependant, de nombreux propriétaires d'entreprise se sentent toujours confus face à l'avalanche de définitions légales et d'exigences fiscales. Tout ce que vous devez savoir, c'est qu'il existe deux types d'impôt sur le revenu :les particuliers et les entreprises. Alors, quelle est la différence entre eux ?

Un impôt sur le revenu des entreprises est un impôt basé sur les bénéfices (ou sur le revenu net des sociétés). Le gouvernement fédéral et, dans certains cas, les gouvernements des États et locaux, établissent les taux qui imposent le montant de l'impôt sur le revenu. Les PME, à leur tour, doivent le payer et déposer des déclarations de revenus à l'IRS.

L'impôt sur le revenu des particuliers est un impôt prélevé sur le salaire d'un employé ou sur d'autres revenus personnels. Ainsi, un propriétaire d'entreprise doit le payer.

• Que comprend une déclaration de revenus d'entreprise ?

Les calculs de l'impôt sur le revenu sont reflétés dans la déclaration de revenus des entreprises. Investopedia détermine une déclaration de revenus d'entreprise comme un formulaire déposé auprès d'une autorité fiscale qui déclare les revenus, les dépenses et d'autres informations fiscales pertinentes. Aux États-Unis, l'IRS ou les agences fiscales locales jouent le rôle d'une telle autorité. Habituellement, les entreprises doivent produire des déclarations de revenus avec des informations sur le revenu chaque année.

Les contribuables déposent les déclarations en remplissant des formulaires spéciaux. Généralement, il y a trois sections :informations générales, revenus, déductions et crédits d'impôt. Plus loin dans l'article, je parlerai de ces sections et formulaires plus en détail.

• Qui doit produire une déclaration de revenus ?

Aux États-Unis, toutes les entreprises doivent déposer une déclaration de revenus annuelle auprès de l'IRS. L'exception à cette règle concerne les sociétés de personnes, car elles doivent plutôt produire une déclaration de renseignements annuelle. Et leurs partenaires doivent préparer des déclarations de revenus individuelles avec des données sur les bénéfices et les pertes.

En général, à des fins juridiques et fiscales, l'IRS définit cinq types de structures d'entreprise :

• Entreprises individuelles
• Partenariats
• Sociétés
• Sociétés S
• Sociétés à responsabilité limitée (LLC)

Pour chaque type d'entreprise, différentes exigences fiscales peuvent être appliquées.

Si vous souhaitez obtenir des informations plus détaillées sur ces types d'entreprises, visitez le site Web officiel de l'IRS.

• Qu'est-ce qu'une vérification de l'impôt sur le revenu et, quand peut-elle s'appliquer à vous ?

Un audit de l'impôt sur le revenu est un examen effectué par les audits de l'IRS pour vérifier et garantir les informations de la déclaration de revenus.

Il existe quatre formes de contrôle fiscal IRS :

• Audit sur le terrain ;
• Vérification de la correspondance ;
• Programme de mesure de la conformité des contribuables ;
• Audit de bureau.

La raison d'un avis de vérification peut être une information incomplète ou incorrecte dans la déclaration de revenus. Pour vous préparer à un contrôle fiscal, vérifiez vos livres et rapprochements, et n'hésitez pas à solliciter une assistance professionnelle.

Échéances de la saison des impôts

Habituellement, la saison des impôts aux États-Unis commence fin janvier. Habituellement, la saison des impôts aux États-Unis commence fin janvier. Cependant, ils peuvent changer en raison de modifications de la législation fiscale ou de facteurs externes. (Comme cela s'est produit cette année.)

Dans le cadre de la saison des impôts, il existe une liste de dates importantes, qui sont fondamentales dans le processus de déclaration des impôts :

• 12 février :début de la saison des impôts 2021, premier jour de dépôt des déclarations de revenus des particuliers.
• La première semaine de mars :début des remboursements d'impôt du crédit d'impôt sur le revenu gagné (EITC) et du crédit d'impôt supplémentaire pour enfant (ACTC). REMARQUE  :les remboursements d'impôt ne peuvent être effectués que pour les contribuables qui ont déposé leurs déclarations de revenus par voie électronique avec dépôt direct et qui n'ont aucun problème avec celles-ci.
• 15 avril – dernier jour pour le dépôt des déclarations de revenus 2020.

Prolongation du délai

Dans le cas où un contribuable a besoin de plus de temps pour préparer la déclaration de revenus, l'IRS offre la possibilité de prolonger les délais. Ces contribuables sont autorisés à déposer leurs déclarations de revenus jusqu'au 15 octobre.

Pour prolonger les délais fiscaux, un contribuable doit en faire la demande au plus tard le dernier jour de la saison des impôts. Les entreprises et les sociétés doivent remplir le formulaire 7004 ou le formulaire 1138 et l'envoyer à l'IRS par demande électronique (e-file) ou faire une indication de l'extension dans le paiement de l'impôt sur le revenu. Tous les autres types d'entreprises ont leurs propres formulaires à remplir qui peuvent être trouvés sur le site Web de l'IRS.

Il convient de mentionner que la prolongation du délai de dépôt d'une déclaration de revenus ne s'applique pas à la date limite de paiement des impôts. Il ne concerne que la partie documentaire du processus fiscal. Ainsi, les contribuables doivent payer tous les impôts nécessaires à temps, en respectant les délais réguliers.

À quels défis les petites entreprises peuvent-elles être confrontées lors de la production de déclarations de revenus ?

Les propriétaires de PME qui parviennent à produire correctement leurs déclarations de revenus, à les payer à temps et à éviter les pénalités de l'IRS, sont à mi-chemin de la construction d'une entreprise stable et en pleine croissance. Cependant, c'est un scénario idéal. Dans la vraie vie, le processus de déclaration de revenus est plein de problèmes et de complications.

Voici une liste des plus grands défis en matière de déclaration de revenus :

• Calculs du revenu imposable

Un rapport financier est une base pour le calcul du revenu imposable. Ainsi, pour éviter des calculs incorrects, il est essentiel de garantir l'exactitude de vos documents financiers.

• Rapprochement des livres avec le compte bancaire courant

La réconciliation est un casse-tête pour les propriétaires d'entreprise qui ne sont pas encore familiarisés avec les logiciels de comptabilité en ligne. Habituellement, la réconciliation prend des heures de calculs manuels et vérifie les erreurs. Presque tous les propriétaires de PME se souviennent du désespoir d'essayer de trouver 5 $ manquants.

• Se tenir au courant des exigences fiscales

La littératie financière aide à minimiser le risque d'erreurs dans les déclarations de revenus et à réduire autant que possible les paiements en trop. Cependant, les modifications sans fin de la législation fiscale rendent difficile de se tenir au courant de toutes les nouvelles exigences.

• Trouver des allégements fiscaux

Les allégements fiscaux tels que les déductions fiscales et les crédits d'impôt sont un outil indispensable pour ceux qui souhaitent réduire leurs impôts. Cependant, il n'y a jamais assez de temps ou de ressources pour étudier ce mécanisme comptable et compter toutes les dépenses déductibles.

• Respecter les délais

La date limite d'imposition est un cauchemar pour les propriétaires d'entreprise. Il est difficile de respecter toutes les échéances lorsque vous essayez de joindre les deux bouts dans les rapports. Cependant, le non-respect des délais peut entraîner des pertes financières et de gros problèmes avec les agences fiscales gouvernementales.

• Éviter les erreurs dans la déclaration de revenus

Inutile de dire qu'une assistance comptable professionnelle aidera à traiter les erreurs de déclaration de revenus. Mais même un comptable ne pourra pas éviter les erreurs si un propriétaire d'entreprise a du mal à préparer les données nécessaires.

Bien sûr, ces défis peuvent entraîner d'énormes problèmes ! Mais il existe des solutions pour les surmonter. Il vous suffit de prendre quelques mesures simples qui vous aideront à prévenir ces complications et à assurer une déclaration de revenus sans tracas.

Comment produire une déclaration de revenus d'entreprise en 6 étapes

Étape 1 :Collectez vos documents comptables

Des données correctes et précises constituent la base d'une déclaration de revenus. Pour suivre le flux de trésorerie, les PME doivent collecter des informations de paiement dans leurs livres. Le plus grand défi ici est de concilier ces données avec les rapports du compte bancaire courant. C'est à ce moment que les outils de comptabilité en ligne peuvent vraiment aider.

Par exemple, un logiciel de comptabilité - Synder, offre à ses utilisateurs la fonctionnalité d'importation rapide et précise des données actuelles et historiques des processeurs de paiement (Stripe, Square, PayPal, Amazon, etc.) vers les plateformes comptables. Il effectue ensuite un rapprochement automatique (il suffit d'activer le bouton "synchronisation automatique") et toutes les transactions seront synchronisées sur votre compte QuickBooks ou Xero.

Un tel logiciel est extrêmement utile pendant la saison des impôts car il crée des rapports détaillés pour chaque transaction, séparant les données par taxe, frais, emplacement, remise, inventaire, etc. Synder entreprend tous les travaux comptables mécaniques, rapproche les données et aide à préparer une liste des rapports essentiels, de sorte que vous, en tant que propriétaire d'entreprise, pourrez vous concentrer uniquement sur l'optimisation fiscale et une stratégie de développement de l'entreprise.

Ce n'est que lorsque toutes les transactions sont reflétées dans les livres et le compte courant qu'un comptable ou un propriétaire d'entreprise peut préparer une déclaration de revenus.

Étape 2 :Envisagez d'éventuelles déductions et crédits d'impôt

De nombreux propriétaires de PME ne prêtent pas suffisamment attention aux déductions fiscales et aux crédits d'impôt. Cependant, ces mécanismes comptables réduiront votre obligation fiscale et vous feront économiser de l'argent. En résumé, les PME peuvent déduire certaines dépenses professionnelles de leurs revenus et, par conséquent, le montant de l'impôt diminuera.

Eh bien, comment ça marche exactement ?

Imaginez que vous ayez effectué des versements à des régimes d'épargne-retraite ou que vous ayez eu des frais de loyer et d'assurance. Ces dépenses sont déductibles selon la législation fiscale américaine, ce qui signifie qu'en tant que propriétaire d'entreprise, vous pourrez utiliser ces dépenses pour réduire les impôts. Le même régime s'applique aux crédits d'impôt.

La liste des dépenses pouvant être utilisées pour la déduction fiscale diffère selon la juridiction, vous devez donc la vérifier dans les exigences fiscales de votre État.

Étape 3 :Déterminer la méthode de retenue de l'impôt sur le revenu des employés

L'une des responsabilités d'un propriétaire d'entreprise pendant la saison des impôts est de calculer les impôts sur le revenu des employés et de préparer ces informations pour l'IRS. La législation américaine identifie deux méthodes de retenue de l'impôt sur le revenu des employés :la méthode du pourcentage et la méthode de la tranche de salaire.

La méthode du pourcentage peut être utilisée pour calculer la retenue d'impôt fédéral sur le revenu si un contribuable dispose d'un système de paie automatisé. Elle peut être appliquée pour n'importe quel montant de salaire. D'un autre côté, si un contribuable dépose sa paie manuellement et que le salaire d'un employé atteint 100 000 $, la méthode de la tranche de salaire peut être appliquée.

Pour trouver des informations complètes sur les documents et formulaires nécessaires, consultez les tableaux et les instructions de la publication IRS 15-T.

Étape 4 :Trouvez le bon formulaire

Pour la déclaration de revenus, un propriétaire de PME doit choisir et remplir des formulaires fiscaux spéciaux. Dans l'ensemble, les formulaires fiscaux diffèrent en fonction de la structure commerciale d'une entreprise (en savoir plus à ce sujet ci-dessus). Ces formulaires sont fournis sur le site Web de l'IRS.

En particulier, les contribuables doivent prêter attention au formulaire W-4 (certificat de retenue à la source de l'employé) qui doit être rempli par les employés et les employeurs. Les informations contenues dans ce formulaire sont essentielles pour la détermination de l'impôt sur le revenu. Le salaire et la fréquence de paie d'un employé ont également une incidence sur son montant d'impôt fédéral sur le revenu.

Certains des autres formulaires fiscaux les plus populaires sont :

• Formulaire 1040 (déclaration de revenus des particuliers aux États-Unis)
• Formulaire 1120 (déclaration de revenus des sociétés aux États-Unis)
• Formulaire 1065 (déclaration de revenus de partenariat aux États-Unis)
• Formulaire 1040-ES (estimation de l'impôt pour les particuliers)
• Formulaire 941 (déclaration de revenus fédérale trimestrielle de l'employeur)
• Formulaire W-2 (déclaration de salaire et d'impôt), etc.

En plus de cela, vous devez vous rappeler que pour les déductions et crédits d'impôt, il existe des exigences spéciales en matière de formulaires fiscaux.

Étape 5 :Remplissez correctement votre déclaration de revenus

Une déclaration de revenus peut être divisée en 3 sections :

• Informations générales
• Rapport sur les revenus
• Informations sur tous les allégements fiscaux (tels que les déductions fiscales, les crédits, les remboursements, etc.)

Suivez simplement le formulaire ligne par ligne et vous ne devriez rencontrer aucune difficulté.

Étape 6 :Déposez votre déclaration de revenus auprès de l'IRS

L'IRS propose deux options de déclaration de revenus :

• Options de fichier électronique
• Adresses postales

Pour déposer votre déclaration de revenus par voie électronique, vous pouvez vous adresser à l'un des services suivants :

1. Fichier gratuit IRS
2. Site gratuit de préparation des déclarations de revenus (programmes d'assistance fiscale volontaire de l'IRS et de conseil fiscal pour les personnes âgées)
3. Logiciel commercial
4. Un fournisseur de fichiers électroniques agréé

Dans l'ensemble, pendant la saison des impôts, vous pouvez demander l'assistance d'un professionnel de la comptabilité.

Conclusion

Même si cela peut sembler compliqué, la déclaration de revenus n'est pas une science incompréhensible qu'il faut attendre avec tension et stress. Une préparation minutieuse et bien planifiée aidera à passer par tous les processus fiscaux sans problème. Espérons que ce guide étape par étape vous donnera une image plus claire du processus de déclaration de revenus. Et grâce à certaines applications de comptabilité en ligne intelligentes, vous vous en sortirez plus facilement.

N'hésitez pas à écrire vos commentaires et les questions les plus inquiétantes dans les commentaires ci-dessous. L'équipe Synder se fera un plaisir de vous aider !

Nous vous souhaitons bonne chance pour la prochaine saison des impôts !