Facture d'achat

Qu'est-ce qu'une facture ?

Une facture est un document commercial horodaté qui détaille et enregistre une transaction entre un acheteur et un vendeur. Si des biens ou des services ont été achetés à crédit, la facture précise généralement les termes de la transaction et fournit des informations sur les modes de paiement disponibles.

Les types de factures peuvent inclure un reçu papier, un acte de vente, note de débit, facture de vente, ou enregistrement électronique en ligne.

Points clés à retenir

• Une facture est un document qui conserve un enregistrement d'une transaction entre un acheteur et un vendeur, comme un reçu papier d'un magasin ou un enregistrement en ligne d'un e-commerçant.
• Les factures sont un élément essentiel des contrôles et audits comptables internes.
• Les frais figurant sur une facture doivent être approuvés par le personnel de gestion responsable.
• Les factures décrivent généralement les conditions de paiement, couts à l'unité, expédition, manutention, et toutes autres conditions décrites au cours de la transaction.

Facture d'achat

Les bases d'une facture

Une facture doit indiquer qu'il s'agit d'une facture au recto de la facture. Il a généralement un identifiant unique appelé numéro de facture qui est utile pour la référence interne et externe. Une facture contient généralement les coordonnées du vendeur ou du prestataire de services en cas d'erreur relative à la facturation.

Les modalités de paiement peuvent être précisées sur la facture, ainsi que les informations relatives aux éventuelles remises, les détails du paiement anticipé ou les frais financiers évalués pour les paiements en retard. Il présente également le coût unitaire d'un article, nombre total d'unités achetées, cargaison, manutention, expédition, et les charges fiscales associées, et il décrit le montant total dû.

Les entreprises peuvent choisir d'envoyer simplement un relevé de fin de mois comme facture pour toutes les transactions en cours. Si c'est le cas, le relevé doit indiquer qu'aucune facture ultérieure ne sera envoyée. Historiquement, les factures ont été enregistrées sur papier, souvent avec plusieurs copies générées afin que l'acheteur et le vendeur aient chacun un enregistrement de la transaction pour leurs propres dossiers. Actuellement, les factures générées par ordinateur sont assez courantes. Ils peuvent être imprimés sur papier à la demande ou envoyés par courrier électronique aux parties à une transaction. Les enregistrements électroniques permettent également de rechercher et de trier plus facilement des transactions particulières ou des dates spécifiques.

Une facture pro forma est un acte de vente préliminaire envoyé aux acheteurs avant l'expédition ou la livraison des marchandises. La facture décrira généralement les articles achetés et d'autres informations importantes telles que le poids d'expédition et les frais de transport. Les factures pro forma entrent souvent en jeu avec les transactions internationales, notamment à des fins douanières sur les importations.

Une facture pro-forma est un accord contraignant, bien que les conditions de vente soient sujettes à changement.

L'importance de la date de facturation

La date de la facture représente l'heure et la date horodatées auxquelles les marchandises ont été facturées et la transaction officiellement enregistrée. Par conséquent, la date de la facture contient des informations essentielles concernant le paiement, car il dicte la durée du crédit et la date d'échéance de la facture. Ceci est particulièrement crucial pour les entités offrant des crédits, tel que net 30. La date d'échéance réelle de la facture est généralement de 30 jours après la date de la facture. De même, les entreprises offrent aux clients la possibilité de retourner les articles ont généralement un délai basé sur un certain nombre de jours depuis la preuve d'achat, comme indiqué sur la facture.

Facturation électronique

Depuis l'avènement de l'ère informatique, les particuliers et les entreprises ont trouvé plus facile de se fier à la facturation électronique comme alternative aux documents papier. Facturation électronique, ou la facturation électronique, est une forme de facturation électronique à générer, stocker et surveiller les documents liés aux transactions entre les parties et s'assurer que les termes de leurs accords sont respectés.

Ces documents électroniques peuvent inclure des factures et des reçus, Acheter en ligne, notes de débit et de crédit, modalités et instructions de paiement, et les bulletins de versement. Les factures numériques sont normalement envoyées par e-mail, page Web ou application. Les avantages sont les suivants :

• Permanence et résistance aux dommages physiques
• Facilité de recherche et de tri de noms spécifiques, termes, ou des dates
• Auditabilité accrue
• La possibilité d'imprimer ou de reproduire à la demande
• La capacité de collecte de données et de veille économique
• Réduction de la consommation de papier

La facturation électronique comprend plusieurs technologies et options de saisie et est utilisée comme terme général pour décrire toute méthode par laquelle une facture est présentée électroniquement à un client pour paiement. Plusieurs normes de facturation électronique, tels que EDIFACT et UBL, ont été développés dans le monde entier pour faciliter l'adoption et l'efficacité.

Factures et comptes fournisseurs

Les factures suivent la vente d'un produit pour le contrôle des stocks, à des fins comptables et fiscales, qui aident à garder une trace des comptes créditeurs et obligations similaires dues. De nombreuses entreprises expédient le produit et attendent le paiement à une date ultérieure, ainsi, le montant total dû devient un compte à payer pour l'acheteur et un compte à recevoir pour le vendeur.

Les factures modernes sont transmises par voie électronique, plutôt que d'être sur papier. Si une facture est perdue, l'acheteur peut en demander une copie au vendeur. L'utilisation d'une facture représente la présence d'un crédit, car le vendeur a envoyé un produit ou fourni un service sans recevoir d'argent à l'avance.

Les factures sont différentes des bons de commande, qui sont créés avant qu'un client ne commande un bien ou un service.

Factures et contrôles internes

Les factures sont un élément essentiel des contrôles comptables internes. Les frais sur une facture doivent être approuvés par le personnel de gestion responsable. Alternativement, une facture est rapprochée d'un bon de commande, et après avoir rapproché les informations, le paiement est effectué pour les transactions approuvées. Un cabinet d'audit s'assure que les factures sont saisies dans la période comptable appropriée lors du test du seuil de dépenses.