Qu'est-ce que le cycle d'acquisition et de paiement ?

Le cycle d'acquisition et de paiement (également appelé cycle PPP pour les achats, Dettes, et Paiements) se compose principalement de deux catégories de transactions. La première classe est la classe d'acquisition. L'écriture de journal typique pour cette classe de transactions est un débit à l'inventaireInventoryInventory est un compte d'actif courant trouvé sur le bilan, composé de toutes les matières premières, travaux en cours, et les produits finis qu'une ou une dépense et un crédit aux comptes créditeurs Les comptes créditeurs sont un passif encouru lorsqu'une organisation reçoit des biens ou des services de ses fournisseurs à crédit. Les comptes créditeurs sont. L'assertion de classification est très importante dans ce scénario car il existe de nombreux débits possibles qui peuvent remplir l'écriture au journal.

La deuxième catégorie de transactions dans le cycle d'acquisition et de paiement est la catégorie des décaissements en espèces. L'écriture de journal typique pour cette classe est simplement un débit aux comptes créditeurs et un crédit à la trésorerie. En tout, ce cycle consiste principalement à contracter des dettes et à payer ces dettes en espèces.

Fonctions commerciales typiques et documents importants

Bien que de nombreuses entreprises suivent des processus internes différents et utilisent des méthodes électroniques, l'organigramme suivant est un processus métier typiqueCycle de vie de l'entrepriseLe cycle de vie de l'entreprise est la progression d'une entreprise par phases au fil du temps, et est le plus souvent divisé en cinq étapes dans le cycle d'acquisition et de paiement.

Le processus commence généralement par une demande d'achat qu'un employé de l'entreprise génère. La demande d'achat est un document qui décrit le produit nécessaire et la quantité requise. Le document est ensuite envoyé au service achats qui génère un bon de commande. Le bon de commande liste le produit à acheter, la quantité à commander, et le prix que l'entreprise est prête à payer.

Typiquement, les employés ne sont autorisés à acheter qu'à partir d'une liste de fournisseurs approuvés. Une fois la marchandise commandée réceptionnée par le service suivant, la société émet un rapport de réception. Le rapport doit être rapproché du bon de commande et est envoyé à l'équipe des comptes fournisseurs du service comptable. Ici, le salarié rapproche les marchandises reçues de la facture fournisseur, et l'écriture de journal des comptes créditeurs est enregistrée. Finalement, le paiement est traité par la trésorerie, et l'argent est effectivement versé.

Méthodologie générale des cycles d'audit

Lors des cycles d'audit pour différentes entreprises, l'approche typique consiste à :

• Comprendre l'entité et son environnement
• Pour chaque cycle, identifier les contrôles internes qui existent
• Évaluer le risque de contrôle et le risque d'anomalies significatives
• Évaluer l'analyse coûts-avantages des tests de contrôle et suivre une approche d'audit combinée par rapport à une approche d'audit purement corroborante

Contrôles internes importants pour les acquisitions et les décaissements

N'oubliez pas que pour les catégories de transactions, il y a cinq affirmations applicables :coupure, classification, complétude, occurrence, et précision .

Le contrôle interne relatif à l'assertion d'occurrence est que chaque achat est accompagné des pièces justificatives nécessaires, comme la demande d'achat, bon de commande, réception du rapport, et la facture du vendeur. Sans ces documents, un achat ne peut pas « avoir lieu » et n'aurait donc pas dû être enregistré. D'autres contrôles incluent l'approbation des bons de commande par le personnel de niveau supérieur, l'annulation des documents une fois qu'une transaction a été enregistrée/comptabilisée, et approuver tout changement à la liste des fournisseurs.

En ce qui concerne l'affirmation d'exhaustivité, les bons de commande et les rapports de réception sont généralement prénumérotés et comptabilisés. Si un numéro a été enregistré deux fois ou s'il manque un numéro dans la liste, il sera facile de comprendre le problème.

Finalement, en termes d'assertion de classification, certains contrôles comprennent l'approbation adéquate d'un superviseur pour les écritures de journal, une liste/plan comptable adéquat avec une description de chacun, et comparer les soldes avec les montants budgétisés. En ce qui concerne les décaissements en espèces, les contrôles importants sont principalement la séparation des tâches et les rapprochements bancaires fréquents.

Le rôle de l'auditeur

Les procédures analytiques de fond sont généralement l'analyse des tendances et des ratios par rapport aux données de l'industrie, données de l'année précédente, et les résultats attendus. Des procédures analytiques substantielles sont généralement suffisantes et appropriées comme éléments probants car les montants ne sont pas significatifs et impliquent très souvent des soldes relativement insignifiants tels que des frais généraux et administratifs.

Cependant, pour des questions comptables plus critiques et plus complexes en ce qui concerne les frais juridiques, réparations, frais d'entretien, et frais de location, par exemple, les auditeurs voudront obtenir plus d'assurance et effectuer des tests des détails des soldes.

Lectures connexes

Merci d'avoir lu le guide CFI sur le cycle d'acquisition et de paiement. Nous offrons les ressources gratuites suivantes pour plus d'informations.

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