Contrats à coût majoré définis

Les contrats peuvent ne pas être votre affaire, mais votre entreprise dépend de contrats. Mettre toutes les parties sur la même longueur d'onde peut protéger votre entreprise et ses résultats, mais tous les types de contrats ne conviennent pas à toutes les entreprises.

Un type de contrat qui gagne en popularité - en particulier dans la construction - est un format à prix coûtant majoré. En réalité, aujourd'hui, Les contrats à prix coûtant majoré sont utilisés dans tous les domaines, des projets de construction d'autoroutes au développement de fusées aérospatiales. Voici pourquoi ils pourraient convenir à votre entreprise, trop.

Qu'est-ce qu'un contrat à prix coûtant majoré ?

Un contrat à prix coûtant majoré est un contrat dans lequel l'entrepreneur est payé pour toutes les dépenses d'un projet plus des frais supplémentaires pour le travail. Les frais supplémentaires sont destinés à être le profit de l'entrepreneur. Également appelés contrats de remboursement des frais, ces dispositions contrastent avec les contrats au forfait, dans lequel l'entrepreneur reçoit une redevance fixe unique pour un projet, indépendamment des dépenses totales.

Les contrats à prix coûtant majoré transfèrent une partie du risque des sous-traitants aux clients, qui peuvent avoir à payer plus pour couvrir des dépenses accrues.

Coût Plus vs Prix Fixe

Comme le nom l'indique, un contrat au forfait fixe un coût forfaitaire pour un projet, que les dépenses et les matériaux augmentent ou diminuent. Dans une offre à prix fixe, l'entrepreneur doit calculer soigneusement le montant à facturer pour s'assurer qu'une augmentation des coûts des matériaux n'annule pas les bénéfices.

Les acheteurs peuvent préférer un arrangement à prix fixe au coût majoré, car le premier offre une certitude sur ce qui leur sera facturé pour un projet. Les entrepreneurs doivent s'assurer qu'ils suivent et détaillent soigneusement les matériaux et les frais généraux.

Points clés à retenir

• Le coût majoré réduit le risque d'un entrepreneur en séparant le profit des dépenses directes et indirectes d'un projet. Mais les clients manquent de certitude sur la facture finale.
• Les variations du contrat peuvent prendre en compte des incitations pour les travaux achevés avant la date prévue ou dépassant les spécifications d'origine, ou stipuler des augmentations de frais si les coûts du projet augmentent.
• Les contrats à prix coûtant majoré nécessitent une comptabilité et un suivi minutieux, et les clients peuvent exiger une clause de plafonnement des coûts.

Explication des contrats à prix coûtant majoré

Contrats à prix coûtant majoré, lorsqu'un entrepreneur facture les dépenses directes et indirectes d'un projet plus des frais supplémentaires, permettre une grande flexibilité et assurer un profit. Cependant, ce ne sont pas des chèques en blanc. L'entrepreneur doit produire une estimation détaillée des coûts prévus à l'avance, et l'acheteur doit accepter un ensemble d'augmentations de dépenses reconnues qui peuvent être engagées.

Les fluctuations de prix typiques couvertes par de tels contrats incluent le coût des produits de base, comme le bois et le cuivre, qui peuvent connaître des pics de demande. Les dépenses peuvent également inclure les frais généraux, comme les coûts de recherche et développement nécessaires pour atteindre les objectifs contractuels.

Cependant, erreurs d'estimation, les erreurs et les frais occasionnés par négligence ne sont pas couverts dans la plupart des contrats à prix coûtant majoré. Dans certains cas, le client peut demander un plafonnement des dépenses totales imputables. Finalement, lorsqu'un contrat à prix coûtant majoré devrait durer plusieurs mois ou années, il prévoit généralement des paiements intermédiaires pour rembourser les dépenses de l'entrepreneur en cours de route.

Qu'est-ce qui est inclus dans un contrat Cost-Plus ?

Peu importe les spécificités d'un projet, un contrat à prix coûtant majoré répartit généralement les coûts en trois catégories.

Coûts directs

Ce sont les coûts les plus évidents qui se rapportent à l'emploi spécifique dans le contrat. Connu sous le nom de coût des marchandises vendues (COGS) dans d'autres contextes, les exemples de coûts directs incluent la main-d'œuvre pour le projet, matières premières nécessaires à la réalisation du projet, l'équipement acheté ou loué pour le travail et les honoraires de spécialistes externes comme des ingénieurs ou des consultants.

Coûts indirects/frais généraux

Également appelés frais généraux, les coûts indirects sont la myriade de catégories de dépenses associées à la gestion d'une entreprise. Ces coûts comprennent les dépenses administratives, comme les baux de bureaux, frais d'assurance, licence, les frais de transport et les services publics. Un pourcentage des frais généraux de l'entrepreneur est généralement inclus dans un contrat à prix coûtant majoré, dont le montant dépend de la taille et de la durée du projet.

Profit

Le montant que votre entreprise gagnera pour la réalisation du projet. Il peut s'agir de frais fixes ou varier en fonction des coûts globaux ou des incitations particulières - par exemple, un bonus pour finir à l'heure ou en avance.

Variations du contrat à prix coûtant majoré

Les contrats à prix coûtant majoré se présentent sous diverses formulations, selon le type d'entreprise et les produits ou services à fournir.

Frais fixes majorés (CPFF) : Il s'agit du type le plus élémentaire de contrat à prix coûtant majoré. Dans cette version, l'acheteur paie simplement une somme forfaitaire en plus des coûts réels encourus pour remplir les obligations contractuelles.

Frais incitatifs à prix coûtant majoré (CPIF) : Comme le nom l'indique, ces contrats incluent des honoraires plus élevés chaque fois que l'entrepreneur atteint ou dépasse les objectifs de performance stipulés dans le contrat. Ces objectifs impliquent généralement des dates d'achèvement, mais peuvent également récompenser d'autres résultats, notamment des économies de coûts supplémentaires.

Coût plus un pourcentage du coût (CPPC) : Dans ces contrats, les honoraires de l'entrepreneur représentent un pourcentage des coûts globaux encourus. Alors que les coûts augmentent, il en va de même pour les honoraires de l'entrepreneur. Bien qu'un tel arrangement puisse protéger l'entrepreneur en cas de, dire, l'augmentation des coûts de main-d'œuvre ou de recherche engagés pour respecter un délai, la plupart des grandes entreprises et des agences gouvernementales sont opposées à de tels contrats car l'entrepreneur est peu incité à empêcher les coûts d'augmenter.

Frais d'attribution à prix coûtant majoré (CPAF) : Ces contrats paient des frais supplémentaires en fonction de la performance au travail. En livrant un produit, par exemple, des frais supplémentaires peuvent être perçus si l'article est plus durable, écoénergétique ou plus rapide que les spécifications d'origine énoncées.

Tarif forfaitaire majoré : Rarement utilisé, et uniquement par des entrepreneurs qui connaissent vraiment leurs coûts et leurs taux de main-d'œuvre, ce type de contrat à prix coûtant fixe établit les taux de main-d'œuvre à l'avance. Aucune des deux parties n'obtient beaucoup de flexibilité.

Exemple de contrat à prix coûtant majoré

Alors que les contrats à prix coûtant majoré sont utilisés dans des secteurs allant de la biotechnologie à la défense militaire, le secteur de la construction offre les exemples les plus courants du fonctionnement de tels contrats.

Dans un cas typique, une entreprise que nous appellerons Apex Construction accepte de construire un complexe de bureaux dont le coût est estimé à 15 millions de dollars. Dans le cadre du contrat à prix coûtant majoré, Apex convient que le coût total ne dépassera pas 17 millions de dollars.

En d'autres termes, les coûts totaux anticipés sont plafonnés à 17 millions de dollars pour protéger l'acheteur.

Apex Construction accepte également de recevoir des honoraires de 2,25 millions de dollars, quel que soit le montant des coûts finaux. Les frais dans cet exemple sont d'environ 15 % du coût du projet, bien que des frais égaux à 20 % ne soient pas rares. Ce projet particulier coûtera à l'acheteur au moins 17,25 millions de dollars - l'estimation du coût total plus les honoraires de l'entrepreneur. Apex et le client acceptent également des frais incitatifs de 1 million de dollars supplémentaires si le bâtiment est achevé 30 jours ou plus à l'avance et que le coût total ne dépasse pas 15 millions de dollars.

Pour satisfaire les éléments du contact, Apex suit toutes les ressources utilisées et, à intervalles réguliers, remet les reçus et la documentation de ses dépenses. Apex doit atteindre des objectifs intermédiaires qui peuvent être confirmés par un client ou une inspection par un consultant. Pour qu'Apex puisse continuer à financer ses opérations commerciales pendant la période de construction, il soumet les factures à des moments convenus, quand 25%, 50% et 75% du bâtiment est achevé. Ces factures à moyen terme comprennent non seulement les dépenses facturables, mais également un pourcentage du bénéfice attendu.

Quand utiliser un contrat à prix coûtant majoré

Les contrats à prix coûtant majoré sont particulièrement utiles lorsqu'il n'est pas possible de prédire les dépenses finales d'un projet à long terme ou lorsqu'il n'y a pas assez d'informations pour créer une estimation détaillée des dépenses parce que les conceptions finales ne sont pas terminées.

Un contrat à prix coûtant majoré permet également à un acheteur de lancer rapidement un projet sans exposer l'entrepreneur à un risque excessif.

5 choses à faire et à ne pas faire pour les contrats à prix coûtant majoré

Faire: Compilez un énoncé des travaux très détaillé afin qu'il n'y ait pas d'ambivalence quant aux dépenses incluses.

Faire: Assurez-vous que vous pouvez détailler vos frais généraux d'une manière qui a du sens pour le client.

Faire: Précisez ce qui se passe si, et dans quelles circonstances vous ou le client pouvez, mettre fin au contrat.

Ne pas commettre l'erreur de mettre un prix total ferme par écrit de peur qu'un client ne prétende que le contrat est en fait une somme forfaitaire.

Ne pas l'aile sur des estimations. Si vous n'êtes pas familier avec un matériau ou les honoraires d'un spécialiste, faites vos recherches avant d'énoncer un coût prévisionnel.

Avantages et inconvénients d'un contrat à prix coûtant majoré

Le yin-yang des contrats à prix coûtant majoré est la transparence. L'acheteur et le vendeur connaissent tous les deux - et acceptent - tous les coûts et les bénéfices impliqués. Cela déplace bon nombre des risques inhérents à un tel accord et, selon les spécificités du contrat, peut limiter les prestations.

Des avantages et des inconvénients supplémentaires répartissent également les risques et les récompenses.

Avantages du contrat à prix coûtant majoré

Les avantages des contrats à prix coûtant majoré comprennent :

• Moins de risques pour les entrepreneurs d'avoir à absorber des coûts imprévus en raison de l'inflation des prix.
• Les meilleurs matériaux peuvent être utilisés pour atteindre les objectifs du projet.
• Met l'accent sur la qualité du travail et l'atteinte des objectifs de performance plutôt que sur la réduction des coûts.
• Tend à équilibrer la responsabilité de gérer les coûts de manière égale entre l'entrepreneur et l'acheteur.

Inconvénients du contrat à prix coûtant majoré

Cependant, ces contrats ont des inconvénients, comprenant:

• Le coût final du projet n'est pas fixe.
• Sans suivi régulier, les coûts peuvent rapidement grimper pour l'acheteur.
• Nécessite une gestion et un suivi plus sophistiqués de toutes les ressources et dépenses associées.

Protéger votre entreprise

Les contrats à prix coûtant majoré présentent des avantages évidents pour des industries comme la construction où les coûts directs représentent une grande partie du travail, mais lorsque ces coûts sont hors du contrôle de l'entrepreneur et peuvent être soumis à des fluctuations rapides de l'offre et de la demande. Cependant, pour s'assurer qu'un contrat à prix coûtant majoré protège réellement leur entreprise, les entrepreneurs doivent tenir des registres minutieux et avoir un bon système comptable en place. Autrement, ils peuvent ne pas être en mesure de recouvrer toutes les dépenses.

La tenue des dossiers doit être effectuée en temps réel pour réduire les coûts administratifs, permettre un suivi constant des coûts, minimiser les documents perdus ou les articles oubliés et contrôler l'utilisation des matériaux et des produits - et être en mesure de fournir un délai de livraison, rapport complet au client pour répondre aux obligations contractuelles.

Historique des contrats à prix coûtant majoré

Le concept d'un contrat « coût plus une somme fixe » a été publié pour la première fois par Frank B. Gilbreth dans un article de 1907 dans Industrial Magazine. Gilbreth a déclaré avoir utilisé de tels contrats dans son entreprise de construction. Gilbreth est surtout connu aujourd'hui en tant qu'expert en efficacité et père de « Moins cher à la douzaine, ” le roman semi-autobiographique de 1948 que lui et sa femme ont co-écrit et qui a été adapté en plusieurs films.

Les contrats à prix coûtant majoré sont devenus plus répandus sur le marché américain pendant les Première et Seconde Guerres mondiales. Ces accords ont été utilisés pour encourager une production rapide pour répondre aux demandes militaires. Cependant, les contrats à prix coûtant majoré ont également stimulé les entreprises de nouvelles technologies, comme Hewlett-Packard, qui ont pu facturer des frais de recherche et développement au ministère de la Défense et ainsi créer des produits qui n'auraient peut-être pas été viables autrement.

Tendances des contrats à prix coûtant majoré

Les contrats à prix coûtant majoré ont continué de dominer le secteur de la défense jusqu'à la fin des années 90. Au début des années 2000, cependant, Les contrats à prix coûtant majoré sont devenus l'instrument privilégié des contrats de défense.

Les contrats à prix coûtant majoré dans leur ensemble étaient largement utilisés dans les entreprises à forte intensité de recherche, suivies par les entreprises axées sur les services puis sur les produits. Au début des années 2000, cependant, les contrats à prix coûtant majoré ont commencé à être utilisés par un plus grand nombre d'entreprises dans le domaine des services. Cela reflète également leur popularité actuelle dans le secteur de la construction et du bâtiment.

Gestion des contrats à coût majoré avec NetSuite

Pour assurer le succès d'un contrat à prix coûtant majoré, les entrepreneurs doivent être en mesure de rendre compte de l'ensemble du projet, du début à la fin, sans encourir de frais supplémentaires. Il est essentiel de pouvoir le faire non seulement pour l'entreprise elle-même, mais aussi de pouvoir montrer et justifier les coûts aux acheteurs et aux clients.

Pour rendre la tâche aussi facile que possible, les systèmes de gestion financière automatisés basés sur le cloud tels que NetSuite peuvent suivre les ressources, inventaire, facturation et d'autres parties d'un travail sans administration supplémentaire. L'automatisation du suivi des dépenses et de la tenue des dossiers permet également de maintenir les coûts en ligne. L'accès depuis le cloud devient important lorsque les employés doivent mettre à jour le suivi des ressources et la comptabilité des dépenses depuis le siège avant d'un camion, ou un sous-traitant doit signaler l'achèvement des travaux immédiatement à partir d'un chantier.

La plate-forme de facturation unifiée des comptes clients (AR) de NetSuite prend en charge une variété de types de contrats et de modèles de tarification, y compris les contrats à prix coûtant majoré.

Finalement, les contrats à prix coûtant majoré peuvent fonctionner pour une grande variété de projets, notamment dans le bâtiment. Dans des environnements commerciaux incertains, ces contrats peuvent offrir non seulement de la transparence à l'acheteur, mais également de meilleures protections pour l'entrepreneur. Mais pour obtenir ces protections, les entreprises doivent faire preuve de diligence dans le suivi des coûts. Déployer les bons outils est la première étape.

FAQ sur les contrats à prix coûtant majoré

Q :Comment fonctionne un contrat à prix coûtant majoré ?

UNE: Dans un contrat à prix coûtant majoré, l'acheteur et le vendeur conviennent d'un ensemble de dépenses qui seront remboursées pour un projet, ainsi que des frais —généralement fixes — en plus de ces coûts. Les honoraires représentent le profit de l'entrepreneur.

Q :Quels sont les avantages d'un contrat à prix coûtant majoré ?

UNE: Les avantages offerts par les contrats à prix coûtant majoré comprennent la protection contre l'inflation des prix pour l'entrepreneur et la possibilité de couvrir les frais de consultation et d'ingénierie externes imprévus. Ces contrats partagent également la responsabilité de la gestion des coûts entre l'entrepreneur et l'acheteur.

Q :Quel est l'inconvénient d'un contrat à frais fixes majorés ?

UNE: Un inconvénient d'un contrat à prix coûtant majoré est que le client manque de certitude sur le coût final. Les entrepreneurs disposant de systèmes pour effectuer une gestion et un suivi sophistiqués de tous les frais généraux et dépenses peuvent apaiser les inquiétudes en fournissant des informations complètes, documentation en temps opportun.

Q :Qu'est-ce qu'un exemple de prix de revient majoré ?

UNE: Par exemple, un contrat à prix coûtant majoré peut établir que le coût total estimé d'un projet de construction est de 10 millions de dollars plus des frais fixes de 1,5 million de dollars, environ 15% du coût total, comme profit de l'entrepreneur. Ainsi, la dépense totale pour l'acheteur serait d'environ 11,5 millions de dollars — le coût plus les frais. Les contrats peuvent inclure un plafond sur les dépenses totales, comme ne dépassant pas 12 millions de dollars, et des frais incitatifs pour respecter les dates d'achèvement anticipées.