10 avantages de l'automatisation des processus métier

Pour s'assurer que les employés ne sautent pas d'étapes dans les flux de travail, négliger les détails, répéter des tâches inutilement ou abandonner des tâches avant la fin, les entreprises établissent des processus standardisés. Ces processus métier garantissent la conformité et la conformité dans le fonctionnement d'une entreprise. Les processus métier doivent donc rester cohérents sur les exécutions répétitives. C'est là qu'intervient le logiciel d'automatisation des processus métier (BPA).

La plupart des entreprises utilisent aujourd'hui le BPA pour gérer des choses comme des projets, portefeuilles, actifs de connaissances, portails libre-service, workflows et flux de données. Les secteurs qui utilisent le plus le BPA sont les banques, soins de santé, télécommunications, et le commerce et la fabrication.

Qu'est-ce que l'automatisation des processus métier (BPA) ?

Le BPA fait référence à la codification et à l'intégration par programmation d'un ensemble connecté d'applications logicielles pour automatiser les processus et les flux de travail dans les départements d'une entreprise pour se produire sans manuel, intervention humaine. Plus que de se concentrer sur des tâches individuelles, BPA se concentre sur les processus globaux.

Bien que certains processus commerciaux tels que le remplissage de formulaires et la tenue de dossiers soient automatisés, BPA concerne des fonctions plus avancées impliquées dans la gestion d'une entreprise, comme le traitement de la paie ou le suivi des stocks, par exemple.

Comment fonctionne l'automatisation des processus métier ?

L'automatisation des processus métier utilise un logiciel pour automatiser les tâches répétitives qui nécessitent des efforts manuels. Il existe différentes méthodes pour automatiser les tâches, et les utilisateurs interagiront différemment avec chaque méthode.

Globalement, Le BPA peut être défini comme un logiciel effectuant la même tâche de manière répétée et exactement de la même manière jusqu'à ce que son utilisation soit modifiée ou supprimée.

Quels processus métier peuvent être automatisés ?

Il existe deux catégories de fonctions métier :le cœur de métier et le support. Les fonctions de base sont les activités qui génèrent des revenus pour l'entreprise. C'est la principale raison pour laquelle l'entreprise existe et, espérons-le, prospère. Les fonctions de support sont des activités secondaires qui soutiennent les fonctions de base.

Les entreprises utilisent BPA pour automatiser de nombreuses étapes dans les fonctions de base et de support afin d'augmenter l'efficacité et de réduire les coûts.

Les fonctions support sont les activités que les entreprises sont le plus susceptibles d'externaliser, insource ou proche de la source. Ainsi, Le BPA peut réduire ou éliminer ces coûts d'externalisation. De nombreuses entreprises utilisent le BPA pour les fonctions de support afin de pouvoir canaliser les efforts des employés uniquement vers des activités génératrices de revenus. Des exemples de fonctions BPA incluent le support automatisé dans :

1. Distribution/logistique - Les exemples incluent l'acheminement automatisé des expéditions, l'étiquetage, et suivi.
2. Marketing et ventes – Les exemples incluent les e-mails marketing automatisés, propositions de vente, suivi des ventes et rapports.
3. Services informatiques et techniques - Les exemples incluent la maintenance automatisée et les rapports d'état, ticketing et résolution des problèmes, et des rapports automatisés en libre-service.
4. Tâches administratives - Les exemples incluent les fonctions RH automatisées telles que l'inscription aux avantages sociaux des employés et le suivi de la distribution, et la paie automatisée, du suivi du temps aux calculs de retenue d'impôt et au traitement des paiements.

Automatisation des processus robotisés (RPA), qui est un type de BPA qui s'appuie sur des « robots » logiciels configurables pour effectuer des tâches répétitives, coûte un tiers du montant d'un employé offshore et un cinquième de celui d'un employé onshore. RPA est un sous-ensemble de BPA qui se concentre davantage sur des ensembles de tâches humaines chronophages, tandis que BPA est conçu pour remanier l'ensemble du processus composé de ces tâches.

Les professionnels du secteur financier déploient régulièrement le BPA pour accroître l'efficacité, conformité et productivité. On estime que 80 % des responsables financiers utilisent actuellement ou prévoient d'utiliser la RPA, avec les comptes fournisseurs et la gestion des contrats parmi les meilleures applications, par Gartner.

Les organisations de service client sont également de grands utilisateurs de BPA et de RPA. Selon le cabinet d'études de marché Forrester, le secteur du service client utilise couramment à la fois des « approches tactiques et à court terme pour numériser les tâches courantes des agents ». Les tâches courantes des agents incluent la récupération des données client et des journaux de conversation client sur tous les canaux ainsi que des informations sur les produits achetés, les résolutions de problèmes recommandées pour ce produit et les scripts d'escalade (remonter un client en colère vers le haut de la chaîne pour que la direction s'en occupe).

Les départements des ressources humaines utilisent généralement l'automatisation des processus métier pour simplifier et accélérer l'intégration et les outils en libre-service destinés aux employés, tels que les options d'avantages sociaux, informations, formation et inscriptions.

Pourquoi l'automatisation est-elle importante ?

Le BPA améliore la conformité afin que les entreprises n'enfreignent pas les réglementations et n'encourent pas de lourdes pénalités et frais. Il applique également des contrôles à une entreprise pour atténuer la fraude et le vol au sein d'une entreprise. Il peut également accélérer les processus afin que le travail soit effectué plus rapidement et avec moins de répétitions. Pense, par exemple, d'un logiciel de suivi de l'approbation d'un bon de commande par les différents gestionnaires, par rapport à un employé demandant à ses gestionnaires d'approuver un par un.

BPA standardise également les processus métiers, qui peut aider à éliminer les préjugés et les préjugés que les employés peuvent apporter à une tâche donnée (par exemple, un employé des RH choisissant les candidats à interviewer par rapport à un système automatisé faisant le choix en fonction d'exigences prédéfinies). Il réduit considérablement les erreurs (par exemple, que l'employé des RH oublie d'envoyer une invitation à un entretien par e-mail) et augmente l'efficacité. Plus loin, Le BPA soulage les travailleurs des tâches monotones (comme l'analyse des candidatures en ligne des candidats), améliorer l'expérience des employés et des clients.

Finalement, l'automatisation rend une entreprise plus compétitive et donc plus susceptible d'être rentable.

10 avantages de l'automatisation des processus métier (BPA)

Presque tous les processus métier peuvent être automatisés dans une certaine mesure aujourd'hui. La plupart peuvent être fortement automatisés. Le cabinet d'études Gartner indique que 89 % des opérations de comptabilité générale et 72 % du contrôle financier et des rapports externes peuvent être automatisés.

Les outils d'automatisation des processus métier simplifient l'automatisation des tâches. Ils incluent souvent des modèles que votre équipe peut suivre pour automatiser les processus communs dans et entre les industries, avec des avantages tels que :

1. Efficacité opérationnelle – Le BPA peut créer des gains d'efficacité en réduisant le travail impliqué dans les processus et/ou en réduisant les coûts salariaux en limitant le besoin d'effectifs supplémentaires à mesure que les opérations se développent.
2. Productivité – Accélérez les processus afin que le travail soit terminé plus rapidement et avec moins de répétitions.
3. Moral – Soulage la monotonie des travailleurs et améliore l’expérience des employés, ainsi que l'expérience client, qui à son tour améliore encore l'expérience des employés. Selon un rapport du CIO, « Quand les employés passent plus de temps sur les aspects intéressants et gratifiants de leur travail, la productivité et la satisfaction augmentent et, par extension, la fidélisation des employés aussi.
4. Gouvernance et contrôles – Améliore la conformité afin que les entreprises ne contreviennent pas aux réglementations et n'encourent des pénalités et des frais importants.
5. Réduction des coûts – L'utilisation efficace du temps donne aux entreprises la possibilité d'augmenter la production sans augmenter la main-d'œuvre, ou pour réduire les coûts salariaux et maintenir le même niveau de production.
6. Répartition des effectifs – Les employés peuvent être réaffectés à un travail qui correspond mieux à leurs talents. Les employés sont plus satisfaits de leur travail, et les employeurs tirent le meilleur parti du talent de chacun.
7. Réduction des erreurs humaines – Réduit considérablement les erreurs de saisie des données humaines et d'analyse et augmente l'efficacité puisque le temps des employés n'est plus gaspillé en répétitif, travail de bas niveau.
8. Collaboration – Suivi du processus de projet, met à jour l'équipe, envoie des rappels et exécute d'autres fonctions qui rendent la collaboration plus facile et plus organisée. Plus loin, Le BPA soulage les frustrations des employés et leur libère du temps pour collaborer, qui a tendance à accélérer le travail, augmenter la résolution de problèmes et stimuler les innovations.
9. Des informations améliorées – Augmente la capacité du leadership à suivre l’achèvement d’un processus d’affaires, ainsi que de comprendre les étapes du processus. Cela facilite l'affinement des processus pour des résultats commerciaux plus rapides et meilleurs. Le BPA permet également aux dirigeants d'approfondir leurs connaissances et d'analyser des données plus nombreuses et plus récentes. Plus loin, il standardise les processus métiers, ce qui aide à garantir l'équité et à éliminer les biais qui peuvent fausser les idées.
10. Une plus grande disponibilité – Permet aux employés et/ou aux clients d'être disponibles plus souvent que s'ils étaient également responsables d'autres, tâches manuelles.

Il existe clairement un grand nombre de processus métier qui peuvent être automatisés aujourd'hui, fortement dans de nombreux cas, pour assurer la conformité et atténuer les erreurs de manière cohérente.