Comment déposer des plaintes de service client

Lorsque vous n'obtenez pas le service que vous souhaitez ou attendez d'une entreprise, vous devrez peut-être déposer une plainte auprès du service client. Parfois, c'est votre seul moyen de résoudre un problème. Si vous avez parlé aux représentants de l'entreprise, caissiers, correspondants et superviseurs en vain, le dépôt d'une plainte formelle peut permettre de corriger votre problème rapidement.

Lorsque vous vous préparez à déposer une plainte, vous devrez peut-être recueillir des informations et suivre les étapes et procédures appropriées. Différentes entreprises ont des procédures différentes pour déposer des plaintes.

Appelez l'entreprise pour obtenir des instructions

Appelez l'entreprise contre laquelle vous déposez la plainte et demandez-lui la procédure à suivre pour déposer une plainte auprès du service client. Certaines entreprises vous permettent de déposer une plainte en ligne, et d'autres entreprises voudront que vous mettiez votre plainte par écrit. Suivez leurs instructions à la lettre.

Si votre réclamation de service client doit être écrite, obtenir la bonne adresse pour le département où il doit aller. Découvrez si votre lettre doit être adressée à quelqu'un en particulier ou simplement à un département. Vous devrez peut-être envoyer une copie de votre plainte au président de la société.

Préparez toutes vos informations

Rassemblez toutes vos informations. Vous aurez peut-être besoin du nom de la personne avec qui vous avez parlé, s'il est à l'origine de votre plainte. Obtenez les noms de toutes les personnes à qui vous avez parlé, y compris les surveillants. Notez le nom du département ainsi que le numéro de téléphone du département. Si vous connaissez les dates et heures auxquelles vous avez parlé avec des personnes, les inclure dans votre document.

Parfois, vous pouvez passer plusieurs jours à discuter avec différentes personnes pour essayer de résoudre un appel de service. Notez tous les autres détails auxquels vous pouvez penser concernant votre plainte auprès du service client.

Écrire une lettre de réclamation

Écrivez votre lettre. Lorsque vous écrivez votre lettre, assurez-vous de ne laisser aucune information de côté. Notez l'ordre dans lequel les choses se sont passées et l'ordre dans lequel vous avez parlé à certaines personnes. Vous devez également expliquer en détail sur quoi porte votre plainte.

Fournissez autant de détails que possible. Incluez les étapes que vous avez suivies pour résoudre le problème. Expliquez pourquoi l'entreprise devrait prendre les mesures nécessaires pour corriger votre situation. Faites savoir à l'entreprise que vous vous attendez à avoir de leurs nouvelles dans un avenir très proche.

Envoyez votre lettre de réclamation

Envoyez votre lettre. Joignez à votre lettre toutes les photocopies de tous les documents qui aideront votre cas. Conservez une copie de votre lettre pour vos dossiers.

L'entreprise devrait revenir avec vous dans un délai raisonnable. Permettez-leur 10 à 15 jours pour répondre. Vous pouvez envoyer une copie de votre lettre à tous ceux à qui vous avez parlé, ou, tout au moins, le superviseur du service concerné.

Suivi si nécessaire

Soyez averti que parfois vos problèmes de service client peuvent durer 6 mois si vous n'agissez pas. Il n'est pas rare d'être transféré d'un département à l'autre, de personne à personne, sans que personne ne s'approprie votre situation. Attention à ces longs temps d'attente. Vous pouvez être mis en attente pendant de longues périodes lorsque vous essayez de résoudre vos problèmes.

Lorsque vous avez de tels problèmes, faire un suivi auprès de l'agence appropriée. Si vous constatez que vous ne pouvez pas résoudre votre problème, vous devrez peut-être contacter la Federal Trade Commission (FTC), le Better Business Bureau, une agence d'évaluation du crédit ou même le bureau du procureur général. Ils auront leurs propres procédures d'enregistrement des plaintes, également.