Comment suivre les dépenses de votre petite entreprise en 7 étapes faciles

De nombreuses petites entreprises ont du mal à maîtriser leurs dépenses professionnelles. En effet, le paiement des dépenses d'exploitation était le défi financier le plus courant découvert par l'enquête de la Réserve fédérale sur le crédit aux petites entreprises, et 47% des propriétaires d'entreprise ont déclaré qu'ils seraient obligés d'utiliser leurs fonds personnels si les revenus disparaissaient pendant deux mois.

Suivi, l'enregistrement et l'analyse des dépenses est une composante de base de la gestion financière, et quand c'est bien fait, cela peut augmenter considérablement les chances d'une entreprise d'éviter de tels problèmes financiers. En suivant les dépenses, une entreprise peut mieux planifier, anticipez les ralentissements des flux de trésorerie et assurez-vous que les dépenses les plus importantes de l'entreprise, telles que la paie, sont toujours couvertes.

Les dépenses d'entreprise sont des coûts « ordinaires et nécessaires » engagés pour exploiter votre entreprise, comme l'inventaire, charges sociales et loyer. Aussi appelées déductions, les dépenses d'entreprise sont les coûts d'exploitation d'une entreprise. Ils sont enregistrés dans le compte de résultat - ces dépenses seront soustraites des revenus de l'entreprise pour montrer le résultat net et le revenu imposable d'une entreprise.

Pourquoi devrais-je suivre les dépenses ?

La Small Business Administration (SBA) des États-Unis affirme que la gestion financière couvre la comptabilité, projections, états financiers et financement. Les pratiques de gestion financière de base comprennent la création d'un budget, trouver des sources de crédit (et avoir toujours du crédit disponible) et avoir un compte bancaire séparé pour payer les employés.

Les banques fédérales de réserve de Chicago et de San Francisco ont trouvé une corrélation directe entre une gestion financière saine et la santé financière des petites entreprises. Les entreprises dont la santé financière est au-dessus de la moyenne ou excellente avaient quatre points communs :connaissance et expérience des produits de crédit, un niveau plus élevé de soldes créditeurs inutilisés, des budgets qu'ils réexaminaient régulièrement et de l'argent mis de côté pour la paie.

Le suivi des dépenses professionnelles aide une entreprise à :

• Créer un budget. Un budget est une liste de toutes les dépenses mensuelles ou annuelles, organisé par catégorie. Pour bien budgéter, l'entreprise a besoin de savoir de combien d'argent elle dispose, ce qu'il dépensera probablement et suivre les dépenses budgétées par rapport aux dépenses réelles.
• Bénéficiez de déductions fiscales. L'IRS dit qu'il est déductible, les dépenses professionnelles doivent être à la fois ordinaires et nécessaires. Une dépense ordinaire est commune et acceptée dans le commerce ou l'entreprise en question. Une dépense nécessaire est une dépense utile et appropriée pour le commerce ou l'entreprise. La plupart des dépenses professionnelles peuvent être entièrement ou partiellement amorties à condition qu'elles soient justifiées par des pièces justificatives (reçus et relevés). Cela réduit le revenu d'entreprise imposable d'une organisation.
• Gérer et optimiser la trésorerie. Le suivi et l'enregistrement régulier des dépenses selon la méthode comptable choisie par l'entreprise garantissent qu'il y a suffisamment d'argent en main pour les payer. Cela aide également le plan d'affaires à utiliser les cartes de crédit de manière responsable, des lignes de crédit ou des prêts pour couvrir les insuffisances. Cela aide également une entreprise à maximiser les conditions de paiement favorables avec les fournisseurs afin de profiter de remises et de conserver des liquidités plus longtemps.
• Repérez les valeurs aberrantes et identifiez les économies de coûts. La cartographie et l'examen régulier des dépenses aident les chefs d'entreprise à repérer rapidement les augmentations imprévues des coûts, déterminer s'ils sont légitimes et les traiter. C'est un moyen simple de réduire les coûts inutiles.
• Benchmark par rapport à d'autres industries. Le U.S. Census Bureau fournit des données par industrie, l'État et la région pour aider les entreprises à déterminer si leurs dépenses sont conformes à celles d'autres dans leur industrie. Si l'entreprise fait le suivi des dépenses, il peut régulièrement comparer ces données à d'autres dans son industrie et sa géographie pour s'assurer que ses coûts sont raisonnables et rechercher des opportunités pour les réduire.
• Assurer la remise des prêts PPP. De nombreuses petites entreprises ont reçu des prêts du programme de protection des chèques de paie (PPP) pour couvrir les ralentissements pendant la pandémie de coronavirus, et cette dette sera annulée par le gouvernement fédéral si elle était utilisée pour couvrir certaines dépenses d'entreprise. Les dépenses d'entreprise admissibles comprennent la masse salariale et les coûts spécifiques liés aux intérêts hypothécaires commerciaux, loyer et baux et services publics.

Quelle est la meilleure façon de suivre les dépenses des petites entreprises ?

Pour suivre avec précision les dépenses, toutes les petites entreprises doivent s'engager dans la comptabilité, que la SBA définit comme la méthode organisée de contrôle de toutes les transactions de revenus et de dépenses.

Fait manuellement, le suivi des dépenses d'une petite entreprise peut ressembler à ceci :lorsque le propriétaire de l'entreprise passe la semaine, elle collecte tous les documents relatifs aux dépenses, tels que les factures, Reçus, reçus de crédit, etc. Le comptable prend tous ces documents et les saisit dans un modèle Excel pour s'assurer que les rentrées de fonds sont comptabilisées et que les dépenses sont payées à temps. Ces chiffres sont rassemblés pour produire plusieurs rapports complétés au moins une fois par mois, y compris le compte de résultat, bilan, tableau des flux de trésorerie, état des comptes fournisseurs, rapport des comptes débiteurs et rapport d'inventaire. Le propriétaire de l'entreprise examine ces rapports, identifie ce qui n'a pas de sens ou pourrait être amélioré et apporte des modifications en conséquence.

Même un logiciel de comptabilité d'entrée de gamme pour petites entreprises peut automatiser la plupart des processus décrits ci-dessus. Ce logiciel peut faciliter ce processus en permettant aux utilisateurs professionnels de capturer des reçus avec un appareil photo de smartphone et de les faire correspondre à des catégories de dépenses prédéfinies grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR).

Selon la complexité de l'entreprise et les revenus qu'elle génère, il peut choisir parmi une variété de solutions comptables qui ont des capacités différentes qui simplifient et automatisent les processus de gestion comptable et financière. Mais il y a des étapes de base que les petites entreprises doivent suivre pour s'assurer que les données entrant dans le système et les processus qui l'entourent sont fiables.

7 étapes pour suivre les dépenses des petites entreprises

Pour suivre et gérer efficacement les dépenses, les dirigeants de petites entreprises devraient prendre les mesures suivantes :

1. Ouvrez un compte bancaire professionnel. L'étude de la Réserve fédérale a indiqué que plus de 60% des entreprises ayant une excellente santé financière ont créé un budget et un compte bancaire séparé pour la paie. Pendant ce temps, moins de 5 % des entreprises en mauvaise santé financière ont franchi ces deux étapes de base.

L'établissement d'un compte bancaire séparé pour les dépenses professionnelles permet de les suivre plus facilement et de les réclamer plus tard comme déductions fiscales. La SBA note que les comptes bancaires des entreprises offrent également une protection contre la responsabilité personnelle en séparant les fonds de l'entreprise des fonds personnels. En outre, Les comptes bancaires d'entreprise sont généralement assortis d'une option de marge de crédit pouvant être utilisée pour couvrir les déficits de trésorerie.

Les entreprises doivent ouvrir un compte courant, compte épargne, compte de carte de crédit et un compte de services marchands. Ce dernier permet à l'entreprise d'accepter les transactions par carte de crédit et de débit des clients. L'entreprise aura besoin de son numéro d'identification d'emploi fédéral (EIN) pour ouvrir un compte bancaire professionnel. Un propriétaire unique peut utiliser son numéro de sécurité sociale.

2. Utilisez une carte de crédit professionnelle dédiée. Avec une carte de crédit professionnelle dédiée, l'entreprise peut établir un historique de crédit pour recevoir un financement (et des conditions de financement optimales) en cas de besoin. Avoir du crédit donne également à l'entreprise un moyen de faire de gros achats lorsqu'elle débute. Sans surprise, le crédit disponible est un indicateur de la santé financière globale :65 % des entreprises en mauvaise santé financière ont déclaré qu'elles n'avaient pas de crédit disponible sur leurs cartes de crédit, mais 87 % et 95 % des entreprises ayant une santé financière supérieure à la moyenne et excellente, respectivement, avait du crédit disponible, selon l'étude de la Réserve fédérale. La SBA affirme que les cartes de crédit aident les entreprises à négocier des accords favorables avec les fournisseurs et peuvent aider à protéger les entreprises contre le vol d'identité. Les cartes de crédit offrent des avantages pour l'entreprise, également, tels que les récompenses d'affaires ou les récompenses de voyage.

3. Choisissez la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice. Chaque petite entreprise doit choisir un ensemble de règles pour déterminer quand déclarer ses revenus et dépenses. Cela fournit une méthode comptable cohérente à des fins fiscales. En général, les petites entreprises avec 25 millions de dollars ou moins de recettes brutes annuelles pour les trois années d'imposition précédentes peuvent utiliser la comptabilité d'exercice ou la comptabilité de caisse (la limite précédente était de 5 millions de dollars).

Cependant, parce que la comptabilité d'exercice est la méthode comptable reconnue selon les principes comptables généralement reconnus (PCGR), la plupart des entreprises privées, à quelques exceptions près, exigent cette approche pour l'information financière.

La comptabilité de caisse peut être une approche plus simple et plus facile à gérer pour les petites entreprises, car elle enregistre la transaction lorsque le paiement est reçu. Les dépenses sont déduites dans l'année d'imposition où elles sont payées. La comptabilité d'exercice enregistre la transaction dans les livres lors de la réalisation de la vente et permet aux entreprises de la déduire au cours de l'année d'imposition au cours de laquelle elle a été engagée, indépendamment du moment où le paiement est effectué. La comptabilité d'exercice nécessite une comptabilité en partie double et brosse un tableau financier plus précis et plus complet, car elle adopte une vision à long terme de l'entreprise.

4. Choisissez un logiciel de comptabilité pour automatiser la tenue des dossiers et suivre les dépenses en un seul endroit. Cinquante-huit pour cent des personnes interrogées aux États-Unis interrogées par Robert Half ont déclaré que leurs entreprises utilisaient désormais certaines ou uniquement des solutions basées sur le cloud dans les fonctions comptables et financières. Ces solutions simplifient la surveillance, organiser et payer les dépenses, qu'il s'agisse de factures d'un fournisseur, un paiement de loyer ou une paie. Ils peuvent réduire le travail requis pour suivre les dépenses et augmenter l'exactitude de ces informations. En outre, le logiciel de comptabilité dispose d'outils de reporting qui peuvent révéler l'argent dépensé pour chaque catégorie ou fournir des comparaisons d'une année sur l'autre.

5. Numérisez les reçus avec un scanner de reçus. Certains logiciels de comptabilité incluent ou prennent en charge des applications mobiles qui permettent aux employés ou aux propriétaires d'entreprise de numériser les reçus avec l'appareil photo de leur smartphone. Le logiciel dans chacun utilise la technologie OCR, qui transforme le texte en code lisible par machine. Mais l'achat d'un scanner de reçus séparé permet aux organisations de numériser un document, examinez-le et catégorisez-le, soit en mappant automatiquement le contenu à des champs définis dans le logiciel de comptabilité, soit en offrant la possibilité de le faire manuellement. Scanners de reçus de bureau, coûtant aussi peu que 100 $, sont un investissement précieux pour les entreprises pour la gestion des dépenses et des documents, et ils se connectent facilement à la plupart des systèmes logiciels de comptabilité.

6. Connectez votre compte bancaire à votre logiciel de comptabilité pour importer des transactions. Il existe différents niveaux d'intégration qu'une petite entreprise peut activer avec sa banque en fonction du logiciel qu'elle choisit. Les entreprises peuvent télécharger des relevés de carte de crédit et bancaires et les importer manuellement sous forme de fichiers CSV (Excel) dans le système. La plupart des logiciels de comptabilité proposent un plug-in de connectivité qui vous donnera un flux bancaire. Ce lien numérique entre le compte bancaire et le logiciel comptable importe quotidiennement les transactions bancaires, avec des déclarations. L'entreprise peut définir les règles d'appariement dans son système pour rapprocher les relevés, ce qui rend le processus de rapprochement plus efficace.

Il existe des logiciels de comptabilité qui offrent une intégration directe à la banque, Ainsi, le propriétaire de l'entreprise peut gérer et effectuer toutes les opérations bancaires dans le système comptable sans se connecter également au portail de compte bancaire.

7. Examinez et catégorisez régulièrement les dépenses. Plus une petite entreprise révise ses chiffres, et mieux il les comprend, plus il a de chances de survivre et de grandir. Les chefs d'entreprise doivent saisir la santé financière actuelle et à court terme de leur organisation et examiner fréquemment les dépenses et les mesures connexes en est un élément crucial.

Les petites entreprises sont confrontées à des obstacles difficiles. Même avant la pandémie, seulement environ la moitié des établissements de petite entreprise sont restés ouverts pendant cinq ans ou plus et à peu près un tiers ont duré 10 ans. Mais leur rôle dans la santé de l'économie nationale est énorme et essentiel. Les entreprises de moins de 500 salariés représentent près de la moitié des effectifs du secteur privé, et l'Office of Advocacy de la SBA leur attribue 44% de l'activité économique américaine.

Le suivi des dépenses professionnelles est une première étape essentielle pour disposer des données nécessaires non seulement à une meilleure gestion quotidienne ou mensuelle, mais une meilleure prise de décision à long terme qui profitera aux employés, clients et l'ensemble de l'économie.