Conseils et astuces sur la politique de remboursement des dépenses pour les petites entreprises

Parfois, il est plus pratique pour les employés de payer les dépenses professionnelles de leur poche. Qu'il s'agisse d'un dîner avec des clients, de nouveaux outils pour un travail spécialisé ou du gaz pour se rendre aux réunions, les coûts d'entreprise se retrouvent souvent sur les cartes de crédit personnelles des employés. Il est courant de rembourser les employés. Et le faire correctement et rapidement peut garder vos employés heureux tout en réduisant votre fardeau fiscal global.

Qu'est-ce qu'un remboursement de frais?

Un remboursement de frais est un paiement à un employé pour une dépense professionnelle qu'il a payée de sa poche. En règle générale, si la dépense est une dépense professionnelle légitime, que le remboursement n'est pas taxé, et la société peut réclamer le coût total ou partiel de la dépense à titre de déduction fiscale.

La politique de l'IRS stipule, « être déductible, une dépense professionnelle doit être à la fois ordinaire et nécessaire. Une dépense ordinaire est une dépense courante et acceptée dans votre industrie. Une dépense nécessaire est une dépense utile et appropriée pour votre commerce ou votre entreprise. Une dépense n'a pas besoin d'être indispensable pour être considérée comme nécessaire.

Qu'est-ce qu'une politique de remboursement des dépenses ?

Pour réclamer des remboursements de dépenses en déduction fiscale, les paiements doivent être effectués en vertu de ce qu'on appelle un plan comptable. L'IRS dit que les accords de remboursement des dépenses dans le cadre de plans comptables doivent suivre ces trois règles :

1. La dépense doit avoir un lien d'affaires. L'employé doit avoir payé ou engagé des dépenses déductibles dans le cadre de ses services en tant qu'employé.
2. L'employé doit justifier adéquatement ces dépenses dans un délai raisonnable. L'employé le fait en déposant une note de frais et en incluant des preuves documentaires telles que des reçus.
3. L'employé doit restituer tout remboursement ou allocation excédentaire dans un délai raisonnable.

Si les remboursements de dépenses ne sont pas conformes à ces exigences, ils doivent être traités comme des remboursements dans le cadre d'un plan non comptable. Ces remboursements de dépenses seront taxés et traités comme des salaires. Avoir à la fois des plans comptables et non comptables peut être utile si la politique de dépenses d'entreprise permet le remboursement de dépenses non commerciales comme le coût d'un abonnement à un gymnase comme incitation pour les employés.

L'IRS n'exige pas que des plans comptables soient rédigés, mais c'est une bonne idée de le faire. Bon nombre de ces exigences peuvent déjà être énoncées dans la politique de dépenses de l'entreprise.

Pourquoi les entreprises ont-elles/ont-elles besoin de politiques de remboursement des dépenses ?

Les politiques de remboursement définissent des attentes claires pour les employés sur les dépenses qu'ils peuvent s'attendre à être remboursés. Plus la politique est claire, plus les employés sont susceptibles de se conformer. La mise en place de politiques permet également de rationaliser le processus d'approbation et de paiement et garantit que ces remboursements restent exonérés d'impôt.

Une caractéristique importante d'une politique de remboursement est que chaque transaction doit être justifiée, ce qui signifie qu'il doit y avoir la preuve qu'il a eu lieu et qu'il était à des fins commerciales. Cela minimise les possibilités d'abus et de fraude.

Avant 2018, les employés pouvaient réclamer diverses déductions fiscales détaillées pour les dépenses liées au travail non remboursées comme les bureaux à domicile, uniformes et examens médicaux exigés par l'employeur. La Loi sur les réductions d'impôt et l'emploi a supprimé ces déductions, ce qui rend particulièrement important que vos employés puissent facilement être remboursés des dépenses liées à l'entreprise.

Quelles dépenses une entreprise doit-elle couvrir ?

Il n'y a pas de loi fédérale exigeant explicitement le remboursement des dépenses. En vertu de la Fair Labor Standards Act, les employeurs sont tenus de rembourser les employés si les dépenses liées au travail amènent le salaire de l'employé en dessous du salaire minimum fédéral, selon la Société pour la gestion des ressources humaines (SHRM).

Cependant, les conditions de remboursement varient selon l'état. Californie, Illinois, Iowa, Massachusetts, Montana, New York et Washington, D.C. exigent certains remboursements de dépenses. Par exemple, La Californie exige que les employeurs remboursent certains frais de téléphone portable si l'employé utilise son téléphone portable à des fins professionnelles.

Le remboursement des dépenses est une pratique exemplaire largement acceptée et convenue en raison de ses avantages fiscaux et de l'engagement des employés. Les dépenses couvertes par l'entreprise varient en fonction de ce que fait l'entreprise et de sa culture. Certaines des choses pour lesquelles une entreprise peut autoriser le remboursement des dépenses peuvent ne pas être déductibles d'impôt, comme le remboursement des frais de déménagement (non déductibles sauf si la personne est militaire) ou les déplacements à vélo. Mais l'entreprise peut toujours choisir de les fournir dans le cadre d'un accord de remboursement au profit de l'employé.

Les éléments de base à envisager d'inclure dans une politique de remboursement des dépenses comprennent :

• Les frais de voyage d'affaires tels que l'hébergement, repas et transport, mais pas de divertissement.
• Utilisation d'un véhicule personnel à des fins professionnelles.
• Frais de télétravail, comme le téléphone et Internet, peut être requis en vertu de plusieurs lois de l'État.

Avantages de la politique de remboursement pour les petites entreprises

Outre les principaux avantages fiscaux, Voici quelques autres raisons pour lesquelles une petite entreprise devrait avoir une politique de remboursement :

• Augmenter la conformité. Pour que les dépenses soient déductibles fiscalement, ils doivent respecter les directives de l'IRS pour être considérés comme faisant partie d'un plan comptable. Une politique écrite et formalisée vous aide, vous et vos employés, à savoir quelles dépenses sont admissibles à un remboursement. Une communication claire aide vos employés à adhérer à la politique et à suivre ses limites.
• Enrayer la fraude. Quelque 56 % des directeurs financiers interrogés par Robert Half Management Resources ont déclaré avoir constaté une augmentation du nombre de demandes de remboursement inappropriées de la part des travailleurs au cours des trois dernières années. Tous les remboursements inappropriés ne sont pas faciles à repérer, comme essayer de dépenser un achat de bateau. Au lieu, certains sont moins clairs et peuvent glisser à travers, comme la garde d'enfants ou les fournitures de bureau à usage personnel. Une politique de remboursement qui évolue avec les changements réglementaires et les moteurs externes fournit des conseils aux employés, le plus souvent bien intentionnés, en quête de remboursement.
• Réduisez les communications inutiles. Lorsque les attentes sont claires, il rationalise le processus d'approbation car les employés sont moins susceptibles de réclamer des dépenses qui ne relèvent pas de la politique. Cela réduit le temps entre le dépôt et le remboursement et augmente la satisfaction de chacun dans ce processus, y compris l'employé, leur gestionnaire approbateur et leur service des comptes fournisseurs qui traitent les réclamations.

6 étapes pour créer une politique de remboursement des dépenses

Pour créer une politique de remboursement des dépenses, Suivez ces étapes:

1. Définissez ce qui est couvert et ce qui ne l'est pas. Par exemple, lorsqu'il s'agit de remboursement de voyage, les éléments communs à exclure sont les surclassements de compagnies aériennes, Baby-sitting, garderie, les frais de garde d'animaux/chenil et les déplacements entre le domicile et le lieu de travail principal.
2. Mettre des limites sur le montant que les employés doivent dépenser, et assurez-vous qu'ils estiment les remboursements lorsque cela est possible. Pour voyager, les agences fédérales fournissent des lignes directrices que vous pouvez prendre en considération. Le Bureau of Transportation Statistics affiche les prix moyens des billets d'avion intérieurs. Et l'IRS publie des taux de remboursement de kilométrage standard chaque année. N'oubliez pas de couvrir la relation avec les fournisseurs et les sous-traitants dans la politique de dépenses.
3. Réfléchissez à la manière dont vos employés peuvent tirer parti de la politique de gestion des dépenses au-delà des déplacements professionnels, comme soumettre le remboursement des frais de bureau à domicile. À des fins fiscales - et dans certains États pour la conformité légale - il peut être judicieux de rembourser les employés pour ces éléments.
4. Pour profiter des déductions fiscales, s'assurer que les dépenses peuvent être remboursées dans le cadre d'un plan comptable. Notez l'entente de remboursement du plan comptable de votre entreprise. Bon nombre de ces exigences peuvent déjà être définies dans la politique de dépenses.
5. Créez une note de frais pour vos employés à soumettre pour remboursement qui comprend les informations suivantes :
   • Nom
   • Numéro d'identification de l'employé
   • Date de soumission
   • Délai de remboursement
   • Centre de coûts (par exemple un projet spécifique, client, etc.)
   • Montant
   • Des fins commerciales
   • Tout document, tels que les reçus et les factures
6. Automatisez les parties du processus sujettes aux erreurs. La mise en place d'un logiciel de gestion des dépenses présente de nombreux avantages. Certains systèmes utilisent la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) qui convertit les documents numérisés tels que les reçus en fichiers PDF interrogeables. Pour un calcul précis du kilométrage, les systèmes ont une intégration GPS intégrée. L'intégration d'un logiciel de gestion des notes de frais à un système de paie accélère le remboursement. Les meilleures entreprises traitent les notes de frais des employés en 3,5 jours, selon le groupe Aberdeen, une société de marketing B2B. Lorsque vous automatisez le processus, le logiciel signale les dépenses inappropriées et les erreurs, notifie les approbateurs et s'intègre même dans la paie.

4 meilleures pratiques de remboursement pour les petites entreprises

L'objectif des meilleurs processus de remboursement est de supprimer les obstacles au paiement. Voici quatre étapes que les petites entreprises peuvent suivre pour rendre vos politiques et procédures aussi efficaces que possible.

1. Examinez régulièrement la politique. Assurez-vous que la politique s'adapte aux changements du code des impôts ainsi qu'aux conditions environnementales et économiques. Une bonne pratique consiste à établir un comité des déplacements et des dépenses avec des représentants de plusieurs parties de l'entreprise, comme la communication d'entreprise, la finance, ressources humaines, Ventes, et éventuellement légal de se réunir mensuellement et d'examiner et de mettre à jour la politique au besoin.
2. Communiquez la politique au-delà de l'intégration. Envoyez régulièrement des e-mails et organisez des sessions de formation sur les mises à jour importantes pour les gestionnaires et les autres employés. Si une politique doit être mise à jour, le message doit provenir d'un membre de votre équipe de direction et expliquer clairement pourquoi les changements sont apportés et où les employés peuvent trouver les dernières informations. Donnez des exemples sans appeler des employés spécifiques pour mettre en évidence les zones délicates et expliquer comment les éviter. Si vous avez un intranet pour les employés, poster ce mémo dans une section facile d'accès.
3. Rembourser les dépenses professionnelles dans le cadre d'un plan comptable visant à réduire le revenu imposable de l'entreprise.
4. Appliquer la politique aux plus hauts niveaux. Plus d'un quart des fraudes au remboursement proviennent des dirigeants et de la haute direction, selon une enquête de l'Association of Certified Fraud Examiners. Il devrait être clair que les politiques s'appliquent à tout le monde.

Modèle de politique de remboursement des dépenses des employés pour les petites entreprises

Examinez attentivement les types de dépenses communes à votre entreprise. Par exemple, si vous avez beaucoup de déplacements professionnels, envisagez de créer des modèles à remplir par vos employés. L'IRS fournit un exemple de modèle pour le kilométrage d'un véhicule et un modèle pour le remboursement des voyages d'affaires. Les modèles vous aideront à identifier les dépenses courantes et à rationaliser la politique de remboursement avec toutes les informations nécessaires en un seul endroit. Les modèles vous aident également à contrôler les exigences du plan comptable afin que les dépenses puissent être déductibles d'impôt.

La gestion des dépenses peut être un processus fastidieux avec beaucoup de saisie manuelle de données et de paperasse sujettes aux erreurs. L'automatisation de la gestion des dépenses rend ce processus plus rapide, plus facile et réduit la possibilité d'erreurs et de fraudes. Et sa popularité grandit. En réalité, une enquête de Technavio, un groupe d'étude de marché, estime que les logiciels de gestion des voyages et des dépenses augmenteront de 12 % par an. En connaissant les réglementations fédérales et étatiques, le code des impôts et en veillant à ce que les besoins des employés soient satisfaits, vous pouvez rembourser les employés d'une manière qui est responsable à la fois des résultats de votre entreprise et des besoins de vos employés.