36 catégories de dépenses professionnelles pour les petites entreprises et les startups

L'attention portée aux déductions de dépenses peut ne pas jouer un rôle de premier plan dans le processus de planification financière des petites entreprises et des startups, et cela peut leur coûter cher. Sûr, vous vous concentrez sur le service client et l'amélioration de vos produits et services. Mais certains gestes faciles pourraient réduire considérablement votre facture fiscale.

Par exemple, disons que vous parcourez 250 miles par semaine sur votre véhicule privé pour distribuer les produits aux clients. Il peut sembler fastidieux de tenir un journal séparant les usages professionnels et personnels, mais vous perdez près de 600 $ en déductions. Ou peut-être avez-vous fermé votre bureau et commencé à diriger votre entreprise à partir d'une pièce d'amis. Tant que l'espace est exclusivement utilisé pour les affaires, vous pouvez déduire 5 $ pour chaque pied carré, jusqu'à 1 $, 500.

Les dépenses d'entreprise sont les coûts de gestion d'une entreprise et de génération de ventes. Compte tenu de ce vaste mandat, l'IRS ne fournit pas de liste principale des déductions autorisées pour les petites entreprises et les startups. Tant qu'une dépense est « ordinaire et nécessaire » pour gérer une entreprise dans votre secteur, c'est déductible. Cela vaut la peine d'organiser vos dépenses pour que votre entreprise prenne toutes les radiations légitimes, crée un plan financier efficace, paie le montant approprié en taxes trimestrielles et n'a pas besoin de subir un audit.

Qu'est-ce qu'une dépense d'entreprise déductible d'impôt?

Les dépenses pouvant être amorties varient selon la nature de votre entreprise. Commencez par consulter la publication 535 de l'Internal Revenue Service, qui traite de la déductibilité des dépenses professionnelles courantes et des règles générales de déclaration de vos impôts.

Ces dépenses « ordinaires et nécessaires » doivent être engagées dans une organisation motivée par le profit. Même si votre petite entreprise fait face à des problèmes financiers et ne génère pas réellement de profit, l'intention doit être là. Autrement, l'IRS peut déterminer que votre entreprise est un passe-temps et interdire les dépenses.

L'IRS suggère également de distinguer les dépenses professionnelles habituelles des catégories qui relèvent du coût des marchandises vendues (COG) et des dépenses en capital pour assurer l'exactitude, puisque certaines dépenses d'entreprise ne peuvent être déduites dans l'année où elles sont engagées.

Que sont les catégories de dépenses professionnelles ?

En développant des catégories de dépenses adaptées à votre entreprise et en enregistrant et en organisant les dépenses au fur et à mesure, vous aurez plus de facilité à obtenir toutes les déductions qui vous sont dues.

Vous éviterez également d'importants maux de tête à votre comptable ou votre préparateur de déclarations de revenus. En parlant de, cela vaut la peine de passer du temps avec un conseiller financier pour comprendre les types de dépenses que vous pouvez et ne pouvez pas inclure dans une catégorie spécifique.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de liste de catégories de dépenses pour les petites entreprises qui s'applique à la plupart des entreprises, décrivant ce qui est inclus et comment vous pouvez être admissible à une déduction. Ajoutez à ces catégories spécifiques à l'industrie, tels que les coûts de R&D ou les dépenses pour rechercher un financement en capital de risque.

36 catégories de dépenses professionnelles pour les petites entreprises et les startups

1. Publicité: Cela couvre le coût des articles et des services pour promouvoir ou commercialiser directement votre entreprise. Les exemples incluent les frais payés à des sociétés de publicité ou de marketing pour produire du matériel promotionnel, panneaux d'affichage, dépliant, affiches, sites Web et images de médias sociaux. Vous pouvez même déduire les dépenses d'une campagne de relations publiques.

2. Formation continue: Cela peut inclure des cours de formation continue ou des séminaires pour rester au courant des tendances de l'industrie. Matériaux pertinents, les livres et les frais d'inscription pour vous et vos employés sont déductibles des impôts. Vous pouvez également déduire les paiements effectués aux employés pour leur rembourser les frais d'études pertinents.

3. Frais de crédit et de recouvrement : Les entreprises qui utilisent la comptabilité d'exercice, où les revenus et les dépenses sont enregistrés lorsqu'ils sont gagnés ou encourus même si aucun argent ne change de mains à ce moment-là, peut déduire les factures impayées en tant que créances commerciales irrécouvrables. Tous les frais dépensés pour essayer de recouvrer une dette, comme l'embauche d'une entreprise extérieure pour recouvrer ce qui est dû, compter aussi. Un meilleur pari :Minimisez les créances irrécouvrables et augmentez les flux de trésorerie en optimisant vos processus de facturation.

4. Frais bancaires: Intérêts payés sur les prêts commerciaux, les lignes de crédit en cours et les cartes de crédit professionnelles sont des dépenses déductibles d'impôt. Frais bancaires, tels que les frais mensuels de maintenance ou de découvert, compter aussi.

5. Cotisation et abonnements: Les abonnements à des magazines ou à des revues de l'industrie liés à votre entreprise peuvent être déduits de vos impôts. Les frais d'adhésion incluent ceux payés aux associations professionnelles ou commerciales qui peuvent aider à promouvoir votre entreprise et même à votre chambre de commerce locale.

6. Programmes d'avantages sociaux : Paiements effectués pour des prestations telles que l'assurance-invalidité, assurance-vie, aide à la garde de personnes à charge, les plans de santé pour vous et vos employés et l'aide à l'adoption sont déductibles d'impôt. Notez qu'il s'agit d'un domaine, en plus de l'assurance accidents du travail, où les entreprises ont tendance à dépenser plus que nécessaire.

7. Assurance: Outre cette assurance accidents du travail, vous pouvez déduire les primes des assurances professionnelles, y compris pour la responsabilité, faute professionnelle et immobilier. Les primes d'assurance automobile sur un véhicule personnel sont un peu plus compliquées :si vous déduisez un taux kilométrique forfaitaire, vous ne pouvez pas détailler et devez utiliser la méthode des dépenses réelles, où vous déterminez ce qu'il en coûte réellement pour faire fonctionner la voiture pour la partie de l'utilisation globale de la voiture qui est à usage professionnel.

8. Entretien et réparations : Les entreprises qui utilisent des véhicules de flotte dans le cadre de leurs opérations peuvent déduire la partie utilisée à des fins commerciales. Les dépenses déductibles comprennent les frais de stationnement et l'essence. Autrement, vous pouvez choisir d'utiliser le taux de kilométrage standard. En outre, la réparation et l'entretien d'autres types d'équipements et de machines utilisés dans votre entreprise peuvent également compter.

   Dans les calculs des dépenses réelles pour les véhicules, vous pouvez inclure du gaz, huile, réparations, pneus, Assurance, frais d'inscription, les licences et l'amortissement (ou les paiements de location) au prorata du nombre total de miles professionnels parcourus.

9. Frais juridiques et professionnels : Il peut s'agir des honoraires versés aux experts-comptables agréés (CPA), planificateurs financiers, avocats ou autres types de professionnels.

10. Frais de bureau et fournitures : Des articles tels que des produits de nettoyage, papier, des cahiers, la papeterie et même les collations et les boissons pour les employés peuvent être déduits comme Provisions. Les dépenses la catégorie comprend les coûts liés à l'exploitation de votre entreprise, tels que l'hébergement de sites Web et les logiciels.

11. Téléphone: Les frais mensuels de télécommunications dans un espace commercial peuvent être déduits, de même que les lignes téléphoniques supplémentaires dans un bureau à domicile ainsi que les contrats de téléphonie cellulaire en tant que sous-catégorie des dépenses de bureau.

12. Utilitaires : Pour un local commercial, services publics tels que l'électricité, l'Internet, les frais de ramassage des eaux usées et des ordures sont entièrement déductibles. Pour un bureau à domicile, vous pouvez déduire les services publics proportionnellement à la quantité de votre maison utilisée à des fins commerciales.

13. Frais de port et d'expédition : Timbres, les frais de transport et d'affranchissement pour poster des articles liés à l'entreprise, y compris les produits aux clients et les étiquettes d'expédition de retour, compter. Les enveloppes et les matériaux d'emballage sont inclus dans les fournitures de bureau.

14. Impression: Des articles tels que des cartouches d'encre, les imprimantes ou les paiements pour les services d'impression peuvent être inclus dans cette catégorie de dépenses d'entreprise. Notez que si vous décidez de faire du marketing par publipostage, vous pouvez déduire le coût de production des matériaux ici, mais l'affranchissement doit être indiqué séparément même si l'imprimeur a traité les envois.

15. Louer: Tous les paiements de location effectués pour occuper un entrepôt pour l'inventaire ou un espace de bureau pour faire des affaires sont déductibles d'impôt. La structure de votre entreprise (société C (C-corp) ou S société (S-corp)) détermine si vous pouvez payer un montant raisonnable pour louer des biens aux actionnaires.

16. Salaires et autres rémunérations : Salaires des employés, salaires bruts, commissions, les primes et autres types de rémunération sont considérés comme des dépenses déductibles d'impôt. L'indemnisation peut même s'étendre aux salaires versés aux enfants et aux conjoints, à condition que les paiements aient été effectués par le biais de la paie et que ces personnes aient rendu des services à votre entreprise. Le montant payé doit être considéré comme raisonnable.

17. Voyager: Les frais de voyage d'affaires comprennent les vols, hôtels et repas, mais notez que seulement 50 % du coût des repas pour les employés et les clients est déductible. Les frais pour les candidats qui se déplacent pour une entrevue sont déductibles. Les exemples incluent les frais de stationnement et les vols.

18. Utilitaires : Les coûts incluent le téléphone portable, électricité, l'Internet, frais d'égout et de ramassage des ordures (pour les espaces commerciaux).

19. Repas d'affaires : Vous pouvez déduire 50 % des achats d'aliments et de boissons admissibles. Il doit être lié à l'entreprise, comme les conférences de travail et les repas lors de voyages d'affaires. En tant que petite entreprise, vous pouvez déduire 50 % des achats de nourriture et de boissons admissibles.

20. Utilisation professionnelle de votre voiture : Vous pourrez peut-être déduire les coûts d'entretien et d'exploitation de votre véhicule s'il est strictement destiné à un usage professionnel. Cependant, si c'est mixte, vous pouvez réclamer le kilométrage lié à l'utilisation professionnelle.

21. Frais de déménagement : Pour les frais de déménagement liés au travail, vous pourrez peut-être déduire 100 % des frais liés à votre déménagement. Vous devrez passer le test de distance, par exemple, votre nouveau lieu de travail se trouve à au moins 50 miles de votre ancien emplacement.

22. Dépréciation: Il s'agit de coûts pour des articles coûteux comme des machines ou un véhicule pendant toute sa durée d'utilisation, au lieu de cela sur une seule année d'imposition.

23. Dons de bienfaisance: Vous pouvez déduire les dons de bienfaisance faits à des organisations admissibles — vous devrez peut-être détailler ces déductions.

24. Garde d'enfants et/ou de personnes à charge : Les coûts admissibles associés à la garde d'enfants ou de personnes à charge peuvent être amortis, bien que vous deviez répondre aux exigences de l'IRS.

25. Frais de démarrage : Les entreprises qui ont lancé une nouvelle entreprise peuvent déduire jusqu'à 5 $, 000 en dépenses de démarrage menant à votre lancement. Les exemples incluent les coûts de marketing et de formation des employés.

26. Intérêts hypothécaires: Si vous achetez un immeuble ou contractez un prêt pour construire ou améliorer votre maison à des fins commerciales, vous pourrez peut-être déduire les intérêts encourus.

27. Logiciel: Des, comme un logiciel de comptabilité ou un abonnement récurrent auprès de sociétés SaaS, utilisés à des fins commerciales peuvent être entièrement déductibles d'impôt.

28. Abonnements livres et magazines : Magazine, les livres et revues spécialisés et directement liés à votre entreprise peuvent être déductibles d'impôt. Par exemple, les journaux peuvent ne pas être, mais les magazines spécifiques à l'industrie le feraient.

29. Revenu gagné à l'étranger : Si vous avez une entreprise basée à l'étranger, vous pouvez peut-être exclure tout revenu étranger gagné de votre déclaration de revenus, connu sous le nom d'exclusion des revenus gagnés à l'étranger. Vous devrez répondre à certaines exigences, comme être en dessous d'un certain seuil de revenu.

30. Frais médicaux: Indépendants, qui paient leurs propres frais de soins médicaux ou leurs primes d'assurance, peuvent déduire ces dépenses sur leur déclaration de revenus. Les exemples incluent les honoraires du médecin et les médicaments sur ordonnance.

31. Licences et permis : Toutes les licences et permis requis peuvent être déductibles des impôts. Les exemples incluent les permis de construire et les licences pour pratiquer le droit dans votre état.

32. Fabrication ou matières premières : Ceux-ci sont directement liés au coût des marchandises vendues ou des articles et du stockage payés pour vendre vos produits.

33. Cotisations retraite : Cotiser sur un compte fiscalisé, comme un IRA ou 401k, peut réduire votre revenu imposable, un excellent moyen pour les travailleurs autonomes d'économiser de l'impôt.

34. Taxes foncières : Si vous avez un bureau à domicile et que vous détaillez vos impôts, vous pourrez peut-être déduire une partie des impôts que vous payez.

35. Cadeaux clients : Cadeaux pour les employés, les clients ou les vendeurs peuvent être entièrement déductibles d'impôt. Par exemple, vous offrez des paniers-cadeaux à vos employés pendant la période des Fêtes ou envoyez des cartes-cadeaux aux vendeurs.

36. Prêts aux employés : Si vous versez une avance à un employé et vous attendez à ce qu'il vous rembourse (comme dans, ils n'ont pas fait de travail supplémentaire pour gagner ce revenu « extra »), vous pouvez déduire ce montant. Cependant, tout intérêt payé peut être considéré comme un revenu d'entreprise.

Passer le golf ?

Frais Montant déductible Soirée ou barbecue pour les employés 100 % Repas remboursables pour les employés 50 % Repas avec les clients ou prospects 50 % Autres animations pour les clients ou prospects, comme un événement sportif ou une partie de golf 0%

Si vous avez des employés qui voyagent fréquemment pour affaires, assurez-vous de suivre les meilleures pratiques de gestion des dépenses des petites entreprises, comme leur permettre de télécharger facilement les reçus requis par l'IRS.

3 étapes pour catégoriser les dépenses de votre petite entreprise ou startup

Une mauvaise conformité fiscale et des flux de trésorerie irréguliers font partie des 10 principaux défis financiers pour les petites entreprises. Vous pouvez briser ce moule en étant cohérent dans la catégorisation des dépenses. Cela vous permet de voir où et combien vous dépensez pour exploiter votre entreprise tout en étant préparé au moment des impôts.

Vous collecterez également des informations qui vous permettront de créer un état financier qui ajoute de la visibilité sur la rentabilité et les flux de trésorerie. Ces déclarations sont requises pour les audits et sont souvent demandées par les investisseurs.

Voici trois étapes pour catégoriser les dépenses d'entreprise.

1. Déterminez les catégories correctes pour votre entreprise spécifique. Le choix des bonnes catégories dépendra de votre secteur d'activité. Par exemple, une entreprise de cartes de vœux peut avoir des catégories dédiées pour l'expédition et la location de stockage, tandis que les entreprises de logiciels en tant que service (SaaS) peuvent avoir des catégories pour les services numériques.

   Commencez par identifier les catégories de dépenses que votre entreprise utilise le plus – cet état financier vous aidera ici – et celles dont vous aurez besoin pour grandir. Reportez-vous à la liste ci-dessus pour commencer.

2. Concilier et revoir les comptes financiers régulièrement. L'examen des comptes financiers est une bonne habitude qui vous encouragera à garder le contrôle de vos dépenses. Le rapprochement des relevés bancaires peut être facilement effectué à l'aide d'un logiciel de comptabilité. Si vous rencontrez des difficultés, une carte de crédit réservée aux entreprises est l'une des meilleures pratiques de gestion des dépenses.

3. Attribuez une catégorie à toutes les transactions. En utilisant la liste des catégories que vous avez créée, regardez les détails de vos dépenses et attribuez tout ce qui est déductible. Portez une attention particulière à l'endroit où les reçus sont requis. Notez que la séparation des finances professionnelles et personnelles est un conseil financier de premier ordre pour les petites entreprises et vous met à l'abri de toute responsabilité, de sorte que vous affectez une dépense, assurez-vous que c'est lié aux affaires.

Que puis-je déduire d'autre comme dépense d'entreprise ?

Comme nous l'avons mentionné, votre maison peut offrir de nombreuses possibilités de déduction, en fonction du pourcentage d'espace occupé par votre bureau, mais vous devrez détailler les intérêts hypothécaires, utilitaires, les assurances et les taxes foncières. Ou, vous pouvez demander la déduction forfaitaire, qui est de 5 $ par pied carré jusqu'à 200 pieds carrés.

Quelques autres éléments que vous n'avez peut-être pas envisagés :

Les Crédit d'impôt pour les opportunités de travail (WOTC) est un crédit d'impôt fédéral offert aux employeurs pour l'embauche de personnes de certains groupes, y compris certains anciens combattants et personnes handicapées, qui font face à d'importants obstacles à l'emploi.

Coûts de protection de la propriété intellectuelle créé par vous ou vos employés, tels que le code logiciel, un logo pour votre entreprise ou un brevet pour un nouveau produit ou service.

Pertes résultant d'une catastrophe naturelle ou d'un crime. Si un incendie ou une inondation détruit votre stock, ou des objets sont volés, vous pouvez déduire les pertes non couvertes par votre assurance.

Utilisez un logiciel de comptabilité pour suivre les dépenses et catégoriser les dépenses d'entreprise

L'un des moyens les plus simples pour les propriétaires d'entreprise de catégoriser les dépenses et de suivre les dépenses est d'utiliser un logiciel de comptabilité, qui a souvent des catégories d'entreprise pré-remplies. Vous pouvez modifier ou ajouter au besoin, et il compilera automatiquement les transactions.

Un logiciel de comptabilité vous aide également à utiliser les données de vos dépenses pour générer des rapports de profits et pertes. Cela vous montre le montant que vous dépensez dans chaque catégorie afin que vous puissiez évaluer si vous devez maîtriser vos coûts ou si vous êtes sur la bonne voie. Vous pouvez ventiler les dépenses à des intervalles de temps spécifiques pour voir comment les dépenses changent. Ces rapports simplifient le processus de déduction tout en révélant vos dépenses professionnelles annuelles.

Feuille de calcul des dépenses d'entreprise gratuite

L'un des guides les plus exhaustifs sur les exigences à remplir pour les dépenses d'entreprise admissibles est la publication IRS 535. Cependant, si vous voulez une ressource plus facile à parcourir, téléchargez notre guide de présentation gratuit. Vous pouvez consulter une liste de catégories de dépenses courantes ainsi que des éléments non déductibles.

FAQ sur les frais de petite entreprise et de démarrage

Qu'est-ce qui peut être amorti comme dépense d'entreprise?

Généralement, si une dépense est considérée comme ordinaire et nécessaire à la conduite des affaires, vous pouvez le déduire comme une dépense d'entreprise. Il n'y a pas de liste exhaustive car ce qui compte comme « ordinaire et nécessaire » dépend fortement de l'industrie.

Qu'est-ce qui ne peut pas être amorti comme une dépense d'entreprise?

Toute dépense considérée comme une dépense personnelle ne peut être radiée. En outre, vous ne pouvez pas déduire les dépenses liées aux divertissements des clients, à l'exception des repas; amendes ou pénalités pour violation d'une loi ; cotisations au country club; et les paiements illégaux.

Pouvez-vous déduire les dépenses d'emploi?

Depuis 2018, dépenses de travail, comme pour une réinstallation ou d'autres frais payés par les travailleurs mais non remboursés par les employeurs, ne sont plus éligibles. Cependant, si une entreprise rembourse un employé, l'employeur peut alors déduire ce remboursement en tant que dépense.

Puis-je amortir mes frais de démarrage d'entreprise?

Les entreprises peuvent amortir les frais de démarrage, selon le type de dépenses. Les déductions admissibles doivent être directement liées à la mise en route de l'entreprise et à sa nature organisationnelle, tels que la formation du personnel et les frais de constitution. Vous pourrez peut-être déduire jusqu'à 5 $, 000 pour le démarrage et 5 $ supplémentaires, 000 pour les frais d'organisation.

Puis-je bénéficier de la déduction forfaitaire tout en déduire les dépenses professionnelles ?

Oui, vous pouvez déduire les dépenses liées à l'entreprise même si vous bénéficiez de la déduction forfaitaire.

Quels sont les trois grands types de dépenses ?

Les trois grands types sont fixes, variable et périodique.

• Frais fixes sont ceux qui ne changent pas dans un avenir prévisible. Ceux-ci peuvent inclure les paiements de location automobile ou le loyer.
• Charges variables sont des dépenses telles que les services publics, qui peut changer de mois en mois.
• Dépenses périodiques sont ceux qui se produisent occasionnellement, comme les voyages d'affaires ou les réparations d'urgence d'une voiture.