Contrats au forfait :Avantages,

Inconvénients et quand utiliser

Tous les contrats de construction traitent des aspects critiques d'un projet, y compris sa portée de travail, prix et modalités de paiement, calendrier et une explication des droits et responsabilités de chaque partie. Cependant, Les contrats à prix forfaitaire ont des critères spécifiques qui peuvent être à la fois un avantage et un obstacle à un projet de construction.

Qu'est-ce qu'un contrat forfaitaire ?

Dans le cadre d'un contrat forfaitaire, également connu sous le nom de contrat à forfait, le maître d'ouvrage fournit un cahier des charges explicite des travaux, et l'entrepreneur fournit un prix fixe pour le projet. Ces contrats obligent le maître d'ouvrage à réaliser les plans du projet, conceptions, spécifications et le calendrier avant que l'entrepreneur puisse établir un prix. L'entrepreneur estime ensuite les coûts des matériaux, outils, la main-d'œuvre et les coûts indirects tels que les frais généraux et la marge bénéficiaire et fournit un devis.

Si les coûts finaux du projet sont inférieurs au devis du maître d'ouvrage, alors leur profit augmente. Si l'estimation est trop basse, le résultat net de l'entrepreneur en souffre. Cependant, les finances du maître d'ouvrage ne sont pas affectées dans les deux cas.

Donc, qu'est-ce que le montant forfaitaire signifie dans un contrat? Malgré le surnom de « forfaitaire », ce terme fait référence à la tarification du projet plutôt qu'aux conditions de paiement. Avec ces contrats, le paiement s'effectue généralement en plusieurs versements. Cela peut se produire lorsque les repères du projet sont atteints ou par incréments réguliers (par exemple, mensuel).

Pour modifier un contrat au forfait, les propriétaires de projet doivent soumettre un document de commande de changement que l'entrepreneur doit approuver avec tout changement de prix. Cela rend les contrats forfaitaires quelque peu rigides, mais ils fournissent un prix fiable pour les propriétaires et des revenus fiables pour les entrepreneurs, ce qui en fait l'un des types de contrats de construction les plus populaires.

Les entrepreneurs et les maîtres d'ouvrage se demandent souvent, « quelle est la différence entre les contrats à prix fixe et les contrats à prix forfaitaire ? Tout simplement, ces termes sont interchangeables et sont deux noms pour le même concept. Cependant, il existe des distinctions cruciales entre les contrats à prix forfaitaire et les autres accords de construction.

Contrats à prix forfaitaire ou à prix coûtant majoré

Les contrats à prix coûtant majoré sont similaires aux contrats à prix forfaitaire en ce sens que le propriétaire s'engage à payer les coûts de l'entrepreneur, y compris le travail, sous-traitants, l'équipement et les matériaux et un montant pour les bénéfices et les frais généraux de l'entrepreneur. Mais au lieu d'une somme forfaitaire pour couvrir toutes les dépenses, ces frais sont remboursés individuellement.

Ces accords n'exigent pas que le maître d'ouvrage ait des plans finalisés pour le projet. Cela signifie que la portée et le coût sont sujets à changement. Contrairement aux accords forfaitaires, les propriétaires prennent plus de risques et seront avantagés ou désavantagés si les coûts finaux sont inférieurs ou supérieurs aux estimations, car ils remboursent directement les dépenses de l'entrepreneur.

Il existe trois types de contrats à prix coûtant majoré :

• Un contrat à prix coûtant majoré d'honoraires fixes où l'entrepreneur reçoit un montant de base indépendant du coût final du projet.
• Un prix forfaitaire majoré avec un contrat à prix maximum garanti où la rémunération de l'entrepreneur est basée sur un montant fixe qui ne dépasse pas un seuil spécifique.
• Un contrat à pourcentage fixe majoré où la rémunération de l'entrepreneur est basée sur un pourcentage du coût.

Ces contrats sont plus courants lorsque les conceptions, les plans ou autres devis sont toujours en évolution, mais le propriétaire veut toujours commencer la construction, comme lorsque le projet est sur un calendrier serré.

Le principal avantage des contrats à prix coûtant majoré pour les propriétaires et les entrepreneurs est que le travail est probablement effectué conformément aux spécifications, car l'entrepreneur n'encourra aucun coût supplémentaire pour l'augmentation des coûts de matériaux ou de main-d'œuvre. Cependant, les entrepreneurs et les maîtres d'ouvrage doivent suivre les coûts et superviser attentivement le projet pour garantir un paiement équitable, nécessitant une paperasserie et une surveillance plus lourdes.

Contrats forfaitaires vs contrats temps et matériaux

Les contrats de temps et de matériaux (T&M) stipulent que le propriétaire fournit le remboursement des matériaux et un paiement quotidien ou hebdomadaire pour les coûts de main-d'œuvre. Comme les contrats à prix coûtant majoré, les contrats de temps et de matériaux fonctionnent bien avec les spécifications et les portées du projet qui sont encore ambiguës au début du projet.

Les contrats T&M fournissent aux entrepreneurs un taux journalier ou hebdomadaire, assurant un revenu stable. Les maîtres d'ouvrage bénéficient de l'adaptabilité de ces accords, s'assurer que le travail se déroule conformément aux spécifications.

Les contrats de temps et de matériaux nécessitent des documents supplémentaires par rapport aux contrats à prix forfaitaire, car les coûts de main-d'œuvre doivent être enregistrés avec précision.

Contrats à prix forfaitaire ou à prix unitaire

Pour les contrats à prix unitaire, le prix est basé sur le coût unitaire estimé des matériaux et est divisé en étapes, habituellement par les métiers de la construction (p. charpenterie, électrique, plomberie et plus). Pour cette raison, les contrats à prix unitaires sont la norme dans les accords de sous-traitance. De nombreux contrats de peinture, par exemple, suivre une structure de prix unitaire, car la peinture est généralement facturée au pied carré.

Comme pour les contrats à prix coûtant majoré et les contrats T&M, les contrats à prix unitaires profitent aux maîtres d'ouvrage lorsqu'ils ont une idée générale du projet à réaliser, mais la planification concrète n'est pas terminée. Par exemple, vous pouvez établir un prix au pied carré pour le revêtement de sol et l'installation, même si vous ne savez pas exactement combien de pieds carrés de revêtement de sol vous aurez besoin de couvrir. Parce que vous savez approximativement combien coûteraient les matériaux et la main-d'œuvre, vous pouvez établir un prix unitaire pour cet aspect et d'autres aspects d'un projet de construction. Les entrepreneurs peuvent obtenir de bonnes approximations des coûts et des revenus de chaque étape. Les propriétaires et les entrepreneurs peuvent adapter le projet si nécessaire sans avoir à soumettre des ordres de modification et à renégocier les prix, comme ils auraient à faire avec un contrat à prix forfaitaire.

Une lacune notable est qu'il existe un risque important de dépassement des coûts puisque ces contrats manquent généralement d'un seuil unitaire.

Contrats à prix forfaitaire vs contrats à prix maximum garanti

Un contrat à prix maximum garanti (GMP), également appelé contrat à prix fixe, oblige les propriétaires à indemniser les entrepreneurs pour leurs coûts directs ainsi qu'un montant fixe pour les frais généraux et les bénéfices, mais seulement jusqu'à un certain seuil. L'entrepreneur est responsable des coûts supplémentaires une fois ce montant atteint. Le prix maximum peut être augmenté via un avenant si la portée du projet change, mais pas pour les erreurs ou les dépassements de coûts.

Rappelles toi, avec des contrats au forfait, si le projet a réellement coûté le montant estimé, l'entrepreneur reçoit le même montant. Ce n'est pas le cas des contrats à prix maximum et le propriétaire, pas l'entrepreneur, maintiendra les économies de coûts si les choses sont en deçà du budget. Dans certains cas, le propriétaire peut partager une partie de toute économie avec l'entrepreneur pour encourager le travail en temps opportun et maintenir les coûts bas.

Ces contrats conviennent aux propriétaires qui ont un budget serré car il existe une limite supérieure absolue. Pour les entrepreneurs, cependant, Les contrats GMP augmentent leur risque financier si les coûts dépassent la limite.

Quand utiliseriez-vous un contrat forfaitaire ?

Les contrats à forfait sont la norme dans les projets de construction, mais ils ne conviennent pas à toutes les situations. Ces contrats fonctionnent mieux pour les projets avec des plans finalisés, des portées et des calendriers clairement définis et une documentation appropriée de toutes les évaluations et autres activités préalables à la construction. Ces aspects sont cruciaux pour permettre à l'entrepreneur d'estimer les coûts du projet et de fournir le montant forfaitaire avec précision.

Ces accords sont les mieux adaptés pour des projets simples avec des sous-traitants, paramètres spécifiques et un faible risque de problèmes imprévus.

Lorsque tous ces éléments s'alignent, Les contrats à prix forfaitaire fournissent un accord simple que les propriétaires de projet et les entrepreneurs peuvent facilement comprendre et accepter. Mais quels sont les avantages et les inconvénients d'un contrat au forfait ? Les avantages pour les propriétaires comprennent une comptabilité simplifiée et peu de risques financiers, et les inconvénients incluent la rigidité de la portée du projet et la nécessité de planifier chaque détail avant de commencer le projet. Les avantages pour les entrepreneurs comprennent des instructions claires, moins de paperasse et un potentiel de profit si le projet est bien en deçà du budget, et les inconvénients incluent le risque si le projet est plus coûteux que prévu.

Avantages des contrats forfaitaires

La simplicité des contrats forfaitaires offre des avantages à la fois aux propriétaires et aux entrepreneurs.

Avantages pour les porteurs de projets

La prévisibilité des contrats à forfait est le principal avantage pour les maîtres d'ouvrage. Le propriétaire peut s'attendre à ce que le projet soit achevé dans les limites du budget et souvent plus rapidement afin que l'entrepreneur puisse maximiser les ressources et économiser sur les coûts de main-d'œuvre. Les contrats à prix forfaitaire présentent également peu de risques financiers pour les propriétaires, car l'entrepreneur est responsable de tout dépassement de coûts. Ces facteurs facilitent l'obtention de financement pour les propriétaires de projets, car les prêteurs préfèrent financer des projets définis avec des coûts clairement délimités.

La supervision par le propriétaire des contrats forfaitaires est minime car le propriétaire n'a pas besoin de suivre les coûts. Aussi, la structure de paiement des contrats forfaitaires comprend généralement des paiements réguliers à des itérations spécifiques ou en pourcentage du travail qui a été achevé, simplifier les processus de comptes fournisseurs.

Avantages pour les entrepreneurs

Malgré le risque financier accru des contrats à forfait par rapport à d'autres types d'accords, les entrepreneurs reçoivent encore de nombreux avantages.

Dans le cadre d'un accord forfaitaire, les propriétaires de projet doivent fournir aux entrepreneurs des plans finalisés et une documentation complète, se traduisant par des spécificités, tâches de projet linéaires. Les contrats à forfait nécessitent également moins de paperasse, gestion et comptabilité, diminution des frais administratifs.

Un autre avantage des contrats forfaitaires est qu'ils n'exigent pas des entrepreneurs qu'ils divulguent la façon dont ils ont calculé leurs coûts de matériaux ou de main-d'œuvre, leur permettant de fournir des estimations avec un coussin suffisant pour éviter de dépasser le budget. Si le projet est en deçà du budget, l'entrepreneur conserve le profit.

Inconvénients des contrats forfaitaires

Les contrats à prix forfaitaire peuvent avoir des inconvénients pour les propriétaires et les entrepreneurs, également.

Inconvénients pour les porteurs de projets

Les propriétaires doivent soumettre et adhérer aux conceptions terminées et aux plans finalisés, rendre le projet inflexible. Si un changement est nécessaire, les contrats à prix forfaitaire stipulent l'utilisation d'un processus formel d'ordre de modification et une quantité considérable de paperasse.

Il existe également le risque d'être facturé un montant plus élevé pour couvrir les coûts de l'entrepreneur pour des situations imprévues. De la même manière, les entrepreneurs pourraient utiliser des matériaux de qualité inférieure ou réduire les coûts d'une autre manière pour augmenter leur profit sur le prix fixe. C'est pourquoi il est prudent pour les propriétaires de spécifier les matériaux dans la documentation préalable à la construction qu'ils fournissent à l'entrepreneur.

Inconvénients pour les entrepreneurs

Les entrepreneurs supportent le coût du dépassement du budget, qui peut gruger les profits. Les entrepreneurs partagent également l'inconvénient de la paperasserie chronophage des ordres de modification si des modifications doivent être apportées.

Variations des contrats forfaitaires

Les variations sont des déclencheurs courants de différends dans les projets de construction. Avec des contrats au forfait, tout changement de régime, la portée ou les coûts sont considérés comme une variation. Les causes les plus courantes de variations comprennent :

• Erreurs de conception, omissions et divergences
• Interprétation incorrecte des plans ou des dessins
• Modifications des spécifications
• Augmentations ou diminutions des quantités de matériaux nécessaires

Il existe deux types de variantes. Les variations bénéfiques réduisent ou éliminent les coûts, raccourcir le calendrier ou améliorer autrement le projet, ce qui peut être une aubaine pour les propriétaires et les entrepreneurs. Les variations préjudiciables affectent négativement les coûts, le temps et d'autres aspects du projet, comme la découverte d'une conduite d'eau inattendue qui entraîne une refonte des plans de construction d'origine.

Dans tous les cas, certaines variantes nécessitent une demande de modification formelle de la part du propriétaire ou de l'entrepreneur. Les ordres de modification doivent inclure quatre points clés :

• Une description complète de la modification demandée
• Une justification crédible du changement
• Une estimation des coûts du changement proposé
• Une explication de l'impact que le changement proposé pourrait avoir sur la date d'achèvement du projet

Les modifications ne peuvent avoir lieu que si toutes les parties acceptent les nouvelles conditions. Cela nécessite souvent des négociations qui peuvent durer un certain temps, arrêt des travaux.

Les contrats au forfait sont conçus pour réduire de manière significative les variations, mais ils peuvent toujours se produire s'il y a des détails négligés ou des circonstances imprévues. S'assurer que tous les matériaux sont disponibles, la conception et le plan sont précis et que tout le monde comprend parfaitement que le projet peut protéger davantage les propriétaires de projet et les entrepreneurs contre les variations coûteuses en temps et en argent.

Problèmes courants avec les contrats à forfait

Alors que les contrats à prix forfaitaire sont simples et réduisent de nombreux maux de tête courants liés aux contrats de construction, ils ne sont pas sans problèmes qui peuvent avoir des impacts variables sur les maîtres d'ouvrage et les entrepreneurs.

Retards

Les retards sont souvent la conséquence de circonstances imprévues indépendantes de la volonté de l'une ou l'autre des parties, telles que les perturbations météorologiques ou de la chaîne d'approvisionnement. D'autres fois, un manque de clarté, défaut de fournir des instructions en temps opportun, une main-d'œuvre inadéquate ou un manque d'équipement ou de matériaux est à blâmer.

Les contrats à prix forfaitaire devraient inclure des dispositions stipulant les circonstances dans lesquelles chaque partie serait responsable des retards et des coûts associés. Cela peut réduire le risque de rupture de contrat ainsi que le recours à des litiges longs et coûteux.

Fluctuations des coûts

Le prix de la main-d'œuvre et des matériaux peut être fluide et sujet à changement tout au long du projet. Les contrats à forfait ne tiennent généralement pas compte de ces fluctuations, les entrepreneurs doivent donc absorber les coûts si les prix augmentent. Cependant, ils peuvent également réaliser des économies si les taux baissent. Ces risques sont sans doute plus prononcés dans les projets étendus.

Les entrepreneurs doivent tenir compte d'éventuelles fluctuations à la hausse et établir le prix du projet en conséquence lorsqu'ils fournissent l'estimation.

Sommes provisoires

Bien que les contrats à prix forfaitaire soient assez solides en termes de portée et de coût, les sommes provisoires ou stipulées se réfèrent au prix des travaux optionnels du projet. La somme provisoire est incluse dans une estimation distincte dans le contrat et ne change que si le propriétaire décide que c'est une bonne idée d'aller de l'avant avec les travaux facultatifs.

Les travaux associés aux sommes stipulées peuvent entraîner des problèmes avec l'échéancier du projet, principalement s'il est mis en œuvre plus tard dans le projet. Cela peut également entraîner des modifications qui nécessitent des ordres de modification formels. C'est pourquoi il est essentiel que les termes d'un montant forfaitaire détaillent la manière de gérer les sommes provisoires et les limites de tout changement lié.

Exemple de construction de contrat à prix forfaitaire

Il est essentiel d'élaborer correctement un contrat à forfait et de le remplir à la lettre. Mais qu'est-ce qu'un contrat forfaitaire dans la construction ? C'est un type de contrat de construction où un prix unique est utilisé pour l'ensemble d'un projet. Le coût estimé est développé une fois que l'entrepreneur comprend tous les détails du projet de construction, y compris les spécifications, matériaux et délais. La création et l'exécution correctes d'un contrat forfaitaire pour un projet de construction ressemblent à ceci :

Un propriétaire de projet doit construire un hangar de stockage pour augmenter l'espace d'inventaire, alors il s'adresse à un entrepreneur pour le travail. Le propriétaire a déjà terminé la conception et le plan de construction du bâtiment, a effectué les relevés nécessaires et obtenu les permis requis. Dans le plan de construction, le maître d'ouvrage note également qu'il souhaiterait utiliser une marque de ciment en particulier.

L'entrepreneur évalue la documentation et calcule le coût de la main-d'œuvre et des matériaux. Elle prend en compte le ciment plus cher que le propriétaire a demandé et inclut un montant tampon pour tenir compte des dépenses imprévues. Elle ajoute ensuite un autre montant pour couvrir les frais généraux et les bénéfices à l'estimation finale du projet.

Le maître d'ouvrage s'engage sur le prix, et le contrat au forfait :

• Délimite adéquatement la portée du projet
• Contient des contrôles de modification de projet robustes
• Indique un prix qui comprend tous les coûts liés au projet
• Détails qui est responsable de divers coûts supplémentaires
• Délimite les sommes provisoires et les travaux associés
• Comprend la date d'achèvement estimée

Les deux parties acceptent les termes du contrat. L'oeuvre, qui devrait prendre six mois, commence. Le propriétaire paie un sixième des frais chaque mois.

A mi-parcours du projet, le maître d'ouvrage décide de poser un carrelage sur le béton. Cela sort du cadre de l'accord initial, le propriétaire soumet donc un ordre de modification formel que l'entrepreneur examine, puis fournit une nouvelle estimation pour le projet. Le maître d'ouvrage s'engage, et le travail continue. L'installation de la tuile repousse la date d'achèvement estimée de deux semaines et augmente les coûts de main-d'œuvre pour l'entrepreneur, mais le montant supplémentaire qui a été convenu via l'ordre de modification protège les bénéfices de l'entrepreneur.

Lorsque le projet est terminé, l'entrepreneur a réussi à rentrer en dessous du budget, lui procurant des bénéfices supplémentaires.

Logiciel de comptabilité pour les contrats de construction à prix forfaitaire

Gestion des risques, les variations et autres problèmes liés aux contrats forfaitaires sont transparents avec le bon logiciel de comptabilité. Un logiciel de comptabilité peut améliorer tous les aspects de la comptabilité analytique des travaux, y compris la facturation, comptabilité et rapports financiers. Il peut automatiser les calculs de coûts, effectuer des tâches de paie et suivre les dettes et les créances. La fonctionnalité de saisie unique peut également éliminer certaines saisies manuelles de données.

Le logiciel de comptabilité pour les projets de construction comprend souvent des modules de coûts de travail pour suivre les achats liés au projet, les frais de main-d'œuvre et les frais généraux. Ce type de logiciel de comptabilité peut également suivre les détails des tâches du projet et être appliqué aux contrats, permettant aux entrepreneurs de suivre les montants du contrat forfaitaire d'origine et les montants des commandes de modification. Il est également possible de mettre en place des contrôles qui établissent un seuil de coûts pour s'assurer que le projet respecte le budget.

Bien qu'ils soient l'un des types de contrats de construction les moins compliqués et qu'ils présentent une myriade d'avantages pour les propriétaires et les entrepreneurs, les contrats à prix forfaitaire nécessitent toujours un examen et une exécution attentifs. L'utilisation d'une technologie performante est impérative afin que les contrats à prix forfaitaire fonctionnent comme prévu. Un logiciel de gestion financière peut aider les entrepreneurs à accélérer les processus contractuels à tous les niveaux, de l'élaboration d'un devis à la mise en œuvre de modifications au traitement des paiements finaux.