Vous êtes l'exécuteur d'une succession? Voici 7 conseils pour s'en sortir

C'est un rôle que personne n'apprécie vraiment :être nommé liquidateur de la succession d'une personne décédée.

Mais le fardeau de cette responsabilité peut être considérablement allégé si vous êtes méthodique et organisé.

Un exécuteur testamentaire est également connu sous le nom de « représentant personnel » de la succession et est légalement responsable de la protection du domicile, les économies et autres biens de la personne décédée — peut-être un parent ou un grand-parent — jusqu'à ce que le processus d'homologation soit terminé et que les biens soient déboursés.

Vous pouvez toujours dire non si vous ne pouvez pas ou ne voulez pas servir d'exécuteur. L'exécuteur de sauvegarde peut intervenir, ou un juge des successions peut nommer un remplaçant.

Cependant, si vous établissez une liste de contrôle et demandez des conseils fiscaux et juridiques appropriés, le règlement d'une succession peut être ordonné. Voici sept conseils pour vous garder sur la bonne voie.

1. Obtenir le certificat de décès

L'exécuteur testamentaire d'une succession est responsable des arrangements funéraires et de l'inhumation et paie ces frais sur la succession.

En outre, le salon funéraire vous demandera combien de copies du certificat de décès sont nécessaires.

Ces copies seront exigées lors de la notification aux banques, entreprises d'investissement, assureurs-vie, le département américain des Anciens Combattants, l'Administration de la sécurité sociale et d'autres au sujet du décès, et pour produire les déclarations de revenus finales de la personne décédée. Les experts recommandent donc d'en commander deux fois plus que ce dont vous pensez avoir besoin.

Si le défunt percevait des prestations de sécurité sociale, il est essentiel d'informer immédiatement l'Administration de la sécurité sociale pour désactiver ces paiements, dit Renno Peterson, un avocat en planification successorale et co-auteur de « Protect and Enhance Your Estate ».

"Autrement, c'est un gâchis d'essayer de le rembourser, " Peterson dit, "et une vraie galère."

2. Trouvez le testament ou la fiducie

La personne qui vous a informé que vous êtes l'exécuteur testamentaire connaîtra probablement l'emplacement du testament ou des documents de fiducie. Vous aurez besoin d'une copie du testament pour le tribunal des successions ; il doit généralement être déposé quelques jours à un mois après le décès.

Si la personne décédée avait une fiducie vivante, vous pourrez peut-être éviter le tribunal des successions si la fiducie a été établie correctement.

Les actifs de la fiducie peuvent être déboursés immédiatement sans l'approbation du tribunal, tandis qu'un juge des successions doit décider de la répartition des biens faisant l'objet d'un testament. Le temps requis pour le processus d'homologation varie selon l'état et les plages, en moyenne, de six mois à deux ans.

La fiducie vivante peut être tenue à l'écart du tribunal des successions parce que la fiducie détient tous les biens, pas la personne décédée. Donc, en effet, la confiance ne meurt jamais même si la personne le fait.

3. Demandez conseil à un professionnel

Une fois que vous avez le testament ou les documents de fiducie, vous aurez une idée plus précise de la complexité du processus d'administration de la succession. À ce moment, vous aurez envie de consulter un avocat de succession, conseiller fiscal, évaluateur ou tout autre professionnel dont l'expertise peut vous aider à éviter les erreurs.

Un avocat peut vous conseiller sur les démarches juridiques et répondre aux questions des bénéficiaires qui pourraient faire pression pour une distribution rapide des actifs. Si la succession doit faire l'objet d'une homologation, l'avocat connaîtra également les bons formulaires à remplir pour faciliter le processus.

"En général, si vous essayez de le faire vous-même, ça prendra plus de temps, ", dit Peterson.

Le fiscaliste peut vous aider avec les déclarations fiscales finales et tout problème concernant les biens hérités, comme une maison, investissements, comptes de retraite ou une entreprise familiale.

Un évaluateur peut attribuer une juste valeur marchande aux antiquités et autres objets de valeur.

4. Déposer des « lettres testamentaires »

Si la succession doit faire l'objet d'une homologation, le tribunal des successions confirmera légalement votre nomination comme exécuteur testamentaire avec ce qu'on appelle des lettres testamentaires (parfois appelées certificats de substitution).

Ce sont des documents certifiés qui prouvent que vous avez l'autorité légale d'agir au nom de la succession pour commencer à payer les factures, dépôt des déclarations fiscales, la gestion et la répartition des actifs, traiter avec les bénéficiaires, et l'ouverture ou la fermeture de comptes bancaires.

5. Localiser et protéger les actifs

Le meilleur cadeau qu'un exécuteur testamentaire puisse recevoir de la personne décédée est une liste détaillée des biens et où les trouver. Cela comprend les testaments et les fiducies, et les formalités administratives liées aux assurances, comptes de placement, plans funéraires préétablis, comptes bancaires, des biens immobiliers comme des maisons de vacances ou des œuvres d'art, intérêts commerciaux et partenariats. Les documents qui vérifient la valeur des antiquités ou des objets de collection peuvent également être utiles.

Idéalement, tous ces papiers seraient dans un coffre-fort, prêt pour l'exécuteur. Mais même si la personne décédée n'a pas caché les documents dans un endroit sûr, l'avocat qui a préparé le testament a généralement une liste d'actifs, dit Marshall Jones, directeur de la société de services financiers Jones Lowry et planificateur successoral agréé et consultant en assurance-vie.

Une fois que vous avez fait le point sur les actifs, il est important de ne pas laisser tante Edna s'emparer de son tableau préféré, une chaise bien-aimée ou même une seule cuillère à café de la succession jusqu'à ce que le processus d'homologation soit terminé et que les créanciers aient été payés.

6. Payer les factures et les taxes

La succession est chargée de payer les dettes de la personne décédée, y compris tout impôt sur le revenu et les droits de succession qui sont dus. Si les dettes dépassent les actifs, les héritiers potentiels ne sont pas tenus de les couvrir.

Avant de payer des dettes, l'exécuteur est responsable de s'assurer que les actifs de la succession peuvent les couvrir tous. Si non, un juge des successions donnera la priorité aux créanciers.

Si la personne décédée n'a pas tenu une comptabilité détaillée des factures mensuelles, revenus et dettes, tu, en tant qu'exécuteur, devra comprendre tout cela.

Un bon point de départ est le chéquier, qui fournit un relevé des paiements et des dépôts effectués par la personne décédée. Pour plus d'indices, passer au peigne fin le courrier ordinaire et le courrier électronique, si possible, et passer au crible les déclarations de revenus, trop.

Une banque peut ouvrir un compte au nom de la succession ou de la fiducie, ainsi vous pouvez payer des factures et accepter des dépôts.

7. Ne précipitez pas le processus

L'inclination naturelle de l'exécuteur est d'essayer de « faire plaisir à tout le monde et de répartir les biens, », dit Jones. Mais si l'exécuteur se précipite et manque certaines étapes juridiques cruciales, sa responsabilité personnelle pourrait être engagée.

C'est là qu'avoir un avocat peut être d'une grande aide.

Un avocat peut également intervenir et arbitrer les litiges avec les bénéficiaires, ce qui peut devenir désagréable.

"Il y a un dicton qui dit que vous ne connaissez personne tant que vous n'avez pas partagé un héritage avec eux, ", déclare l'avocat en planification successorale Peterson. « Si quelqu'un se sent offensé, cela peut devenir très amer.

Mettre en place un système de classement séparé pour la succession, et conservez des copies de tout ce que vous avez envoyé et reçu des créanciers, les bénéficiaires, institutions financières et autres.

Avec un peu d'organisation et une tenue minutieuse des dossiers, les obligations d'un exécuteur testamentaire n'ont pas à être écrasantes.