Introduction aux systèmes d'information comptable (AIS)

Un système d'information comptable (SIA) est une structure qu'une entreprise utilise pour collecter, boutique, faire en sorte, traiter, récupérer, et rapporter ses données financières afin qu'elles puissent être utilisées par les comptables, conseillers, analystes d'affaires, gestionnaires, directeurs financiers (CFO), auditeurs, régulateurs, et les agences fiscales.

Des comptables spécialement formés travaillent en profondeur avec AIS pour assurer le plus haut niveau de précision dans les transactions financières et la tenue des dossiers d'une entreprise, ainsi que de rendre les données financières facilement accessibles à ceux qui ont légitimement besoin d'y accéder, tout en préservant l'intégrité et la sécurité des données.

Points clés à retenir

• Un système d'information comptable (SIA) est utilisé par les entreprises pour collecter, boutique, faire en sorte, traiter, récupérer, et rapporter des données financières.
• AIS peut être utilisé par les comptables, conseillers, analystes d'affaires, gestionnaires, directeurs financiers, auditeurs, et les régulateurs.
• Un AIS aide les différents départements d'une entreprise à travailler ensemble.
• Un AIS efficace utilise du matériel et des logiciels pour stocker et récupérer efficacement les données.
• Les contrôles internes et externes d'un AIS sont essentiels pour protéger les données sensibles d'une entreprise.

Introduction aux systèmes d'information comptable

Comprendre les systèmes d'information comptable (AIS)

Un système d'information comptable est un moyen de suivre l'ensemble de l'activité comptable et commerciale d'une entreprise. Les systèmes d'information comptable se composent généralement de six composantes principales :les personnes, procédures et instructions, Les données, Logiciel, infrastructures informatiques, et les contrôles internes. Vous trouverez ci-dessous une ventilation détaillée de chaque composant.

1. Personnes AIS

Les personnes dans un AIS sont les utilisateurs du système. Un AIS aide les différents départements d'une entreprise à travailler ensemble. Les professionnels qui peuvent avoir besoin d'utiliser l'AIS d'une organisation comprennent :

• Comptables
• Conseillers
• Analystes d'affaires
• Gestionnaires
• Directeurs financiers
• Auditeurs

Par exemple, la direction peut établir des objectifs de vente pour lesquels le personnel peut ensuite commander la quantité appropriée de stock. L'ordre d'inventaire signale au service comptable une nouvelle dette. Lorsque des ventes sont réalisées dans une entreprise, les personnes et les départements impliqués dans le processus de vente pourraient inclure les éléments suivants :

1. Les vendeurs saisissent les commandes des clients dans l'AIS.
2. La comptabilité facture ou envoie une facture au client.
3. L'entrepôt assemble la commande.
4. Le service d'expédition envoie la commande au client.
5. La comptabilité est notifiée d'un nouveau poste client, qui est une reconnaissance de dette du client qui est généralement payée dans les 30, 60, ou 90 jours.
6. Le service client suit la commande et les expéditions des clients.
7. La direction utilise l'AIS pour créer des rapports de vente et effectuer une analyse des coûts, qui peut inclure l'inventaire, expédition, et les coûts de fabrication.

Avec un AIS bien conçu, tout le monde au sein d'une organisation peut accéder au même système et récupérer les mêmes informations. Un AIS simplifie également le processus de communication d'informations aux personnes extérieures à l'organisation, quand c'est nécessaire.

Par exemple, les consultants peuvent utiliser les informations contenues dans un AIS pour analyser l'efficacité de la structure de prix de l'entreprise en examinant les données sur les coûts, données de vente, et des revenus. Aussi, les auditeurs peuvent utiliser les données pour évaluer les contrôles internes d'une entreprise, condition financière, et la conformité aux réglementations telles que la loi Sarbanes-Oxley (SOX).

L'AIS doit être conçu pour répondre aux besoins des personnes qui l'utiliseront. Le système devrait également être facile à utiliser et devrait s'améliorer, pas entraver l'efficacité.

2. Procédures et instructions

La procédure et les instructions d'un AIS sont les méthodes qu'il utilise pour collecter, stockage, récupérer, et le traitement des données. Ces méthodes sont à la fois manuelles et automatisées. Les données peuvent provenir à la fois de sources internes (par exemple, employés) et des sources externes (p. commandes en ligne des clients). Les procédures et les instructions seront codées dans le logiciel AIS. Cependant, les procédures et les instructions devraient également être « codées » dans les employés par le biais de la documentation et de la formation. Les procédures et les instructions doivent être suivies de manière cohérente pour être efficaces.

3. Données AIS

Un AIS doit avoir une structure de base de données pour stocker des informations, tels que le langage de requête structuré (SQL), qui est un langage informatique couramment utilisé pour les bases de données. SQL permet aux données contenues dans l'AIS d'être manipulées et récupérées à des fins de reporting. L'AIS aura également besoin de divers écrans de saisie pour les différents types d'utilisateurs du système et la saisie de données, ainsi que différents formats de sortie pour répondre aux besoins des différents utilisateurs et divers types d'informations.

Les données contenues dans un AIS sont toutes les informations financières pertinentes aux pratiques commerciales de l'organisation. Toutes les données commerciales ayant un impact sur les finances de l'entreprise doivent être enregistrées dans un AIS.

Le type de données incluses dans un AIS dépend de la nature de l'entreprise, mais il peut consister en ce qui suit :

• Commandes
• Relevés de facturation client
• Rapports d'analyse des ventes
• Demandes d'achat
• Factures fournisseurs
• Vérifier les registres
• Grand livre général
• Données d'inventaire
• Informations sur la paie
• Chronométrage
• Informations fiscales

Les données peuvent être utilisées pour préparer des états comptables et des rapports financiers, y compris l'ancienneté des comptes débiteurs, plans de dépréciation ou d'amortissement, une balance de vérification, et un compte de résultat. Le fait de disposer de toutes ces données au même endroit, dans l'AIS, facilite la tenue de dossiers d'une entreprise, rapporter, une analyse, audit, et les activités de prise de décision. Pour que les données soient utiles, il doit être complet, précis, et pertinent.

D'autre part, les exemples de données qui n'entreraient pas dans un AIS incluent les mémos, correspondance, présentations, et manuels. Ces documents peuvent avoir une relation tangentielle avec les finances de l'entreprise, mais, à l'exclusion des notes de bas de page standard, ils ne font pas vraiment partie de la comptabilité financière de l'entreprise.

4. Logiciel AIS

Le composant logiciel d'un AIS est constitué des programmes informatiques utilisés pour stocker, récupérer, traiter, et analyser les données financières de l'entreprise. Avant les ordinateurs, un AIS était un manuel, système papier, mais aujourd'hui, la plupart des entreprises utilisent un logiciel informatique comme base de l'AIS. Les petites entreprises peuvent utiliser Quickbooks d'Intuit ou Sage 50 Comptabilité, mais il y en a d'autres.  Les petites et moyennes entreprises peuvent utiliser Business One de SAP. Les moyennes et grandes entreprises peuvent utiliser Dynamics GP de Microsoft, MAS 90 du Groupe Sage, ou MAS 200, PeopleSoft d'Oracle, ou Epicor Financial Management.   

Qualité, fiabilité, et la sécurité sont des éléments clés d'un logiciel AIS efficace. Les managers s'appuient sur les informations qu'il délivre pour prendre des décisions pour l'entreprise, et ils ont besoin d'informations de haute qualité pour prendre des décisions éclairées.

Les logiciels AIS peuvent être personnalisés pour répondre aux besoins uniques de différents types d'entreprises. Si un programme existant ne répond pas aux besoins d'une entreprise, le logiciel peut également être développé en interne avec une contribution substantielle des utilisateurs finaux ou peut être développé par une société tierce spécifiquement pour l'organisation. Le système pourrait même être sous-traité à une entreprise spécialisée.

Pour les sociétés cotées en bourse, quel que soit le logiciel et les options de personnalisation choisis par l'entreprise, La réglementation Sarbanes-Oxley dictera dans une certaine mesure la structure de l'AIS. En effet, la réglementation SOX établit des contrôles internes et des procédures d'audit auxquels les entreprises publiques doivent se conformer.

5. Infrastructure informatique

L'infrastructure des technologies de l'information n'est qu'un nom fantaisiste pour le matériel utilisé pour faire fonctionner le système d'information comptable. La plupart de ces éléments matériels dont une entreprise aurait besoin de toute façon et peuvent inclure les éléments suivants :

• Des ordinateurs
• Appareils mobiles
• Les serveurs
• Imprimantes
• Parasurtenseurs
• Routeurs
• Supports de stockage
• Une alimentation de secours

En plus du coût, les facteurs à prendre en compte dans le choix du matériel incluent la vitesse, capacité de stockage, et s'il peut être étendu et amélioré.

Peut-être le plus important, le matériel sélectionné pour un AIS doit être compatible avec le logiciel prévu. Idéalement, ce ne serait pas seulement compatible, mais optimal :un système maladroit sera beaucoup moins utile qu'un système rapide. Les entreprises peuvent facilement répondre aux exigences de compatibilité matérielle et logicielle en achetant un système clé en main qui comprend à la fois le matériel et les logiciels dont l'entreprise a besoin. L'achat d'un système clé en main signifie, théoriquement, que l'entreprise obtiendra une combinaison optimale de matériel et de logiciels pour son AIS.

Un bon AIS doit également inclure un plan de maintenance, entretien, remplacement, et la mise à niveau des composants du système matériel, ainsi qu'un plan d'élimination du matériel cassé et obsolète, afin que les données sensibles soient complètement détruites.

6. Contrôles internes

Les contrôles internes d'un AIS sont les mesures de sécurité qu'il contient pour protéger les données sensibles. Ceux-ci peuvent être aussi simples que des mots de passe ou aussi complexes que l'identification biométrique. Les protocoles de sécurité biométrique peuvent inclure le stockage de caractéristiques humaines qui ne changent pas avec le temps, comme les empreintes digitales, voix, et la reconnaissance faciale.

Un AIS doit avoir des contrôles internes pour se protéger contre les accès informatiques non autorisés et pour limiter l'accès aux utilisateurs autorisés, qui inclut certains utilisateurs à l'intérieur de l'entreprise. Il doit également empêcher l'accès non autorisé aux fichiers par des personnes autorisées à accéder uniquement à certaines parties du système.

Un AIS contient des informations confidentielles appartenant non seulement à l'entreprise mais aussi à ses employés et clients. Ces données peuvent inclure :

• Numéros de sécurité sociale
• Informations sur les salaires et le personnel
• Numéros de carte de crédit
• Informations client
• Données financières de l'entreprise
• Informations financières des fournisseurs et vendeurs

Toutes les données d'un AIS doivent être cryptées, et l'accès au système doit être enregistré et surveillé. L'activité du système doit également être traçable.

Un AIS a également besoin de contrôles internes qui le protègent des virus informatiques, pirates informatiques, et d'autres menaces internes et externes à la sécurité du réseau. Il doit également être protégé des catastrophes naturelles et des surtensions pouvant entraîner des pertes de données.

Exemples réels de systèmes d'information comptable

Un AIS bien conçu permet à une entreprise de fonctionner correctement au quotidien, tandis qu'un AIS mal conçu peut entraver son fonctionnement. La troisième utilisation d'un AIS est que, lorsqu'une entreprise est en difficulté, les données de son AIS peuvent être utilisées pour découvrir l'histoire de ce qui s'est mal passé. Les cas de WorldCom et de Lehman Brothers fournissent deux exemples.

WorldCom

En 2002, Les auditeurs internes de WorldCom, Eugene Morse et Cynthia Cooper, ont utilisé l'AIS de l'entreprise pour découvrir près de 4 milliards de dollars d'affectations de dépenses frauduleuses et d'autres écritures comptables. Leur enquête a conduit au licenciement du directeur financier Scott Sullivan, ainsi qu'une nouvelle législation—article 404 de la loi Sarbanes-Oxley, qui réglemente les contrôles et procédures financiers internes des entreprises. 

Lehman Brothers

En enquêtant sur les causes de l'effondrement de Lehman, un examen de son AIS et d'autres systèmes de données était un élément clé, ainsi que la collecte et l'examen des documents, ainsi que des entretiens avec des témoins. La recherche des causes de la défaillance de l'entreprise « a nécessité une enquête approfondie et un examen des opérations de Lehman, commerce, évaluation, financier, comptabilité, et d'autres systèmes de données, " selon le 2, 200 pages, rapport de l'examinateur en neuf volumes.

Les systèmes de Lehman fournissent un exemple de la façon dont un AIS doit ne pas être structuré. Le rapport de l'examinateur Anton R. Valukas indique, « Au moment de son dépôt de bilan, Lehman a maintenu un patchwork de plus de 2, 600 systèmes logiciels et applications... La plupart des systèmes de Lehman étaient obscurs, obsolète ou non standard."

L'examinateur a décidé de concentrer ses efforts sur les 96 systèmes qui semblaient les plus pertinents. Cet examen nécessitait une formation, étudier, et essais et erreurs juste pour apprendre à utiliser les systèmes.

Le rapport de Valukas a également noté, "Les systèmes de Lehman étaient très interdépendants, mais leurs relations étaient difficiles à déchiffrer et pas bien documentées. Il a fallu des efforts extraordinaires pour démêler ces systèmes afin d'obtenir les informations nécessaires."

La ligne de fond

Les six composants d'un AIS fonctionnent tous ensemble pour aider les employés clés à collecter, boutique, faire en sorte, traiter, récupérer, et déclarer leurs données financières. Disposer d'un système d'information comptable bien développé et tenu à jour, efficace et précis est un élément indispensable d'une entreprise prospère.