Connaissement

Qu'est-ce qu'un connaissement?

Un connaissement (BL ou BoL) est un document juridique délivré par un transporteur à un expéditeur qui précise le type, quantité, et la destination des marchandises transportées. Un connaissement sert également de récépissé d'expédition lorsque le transporteur livre les marchandises à une destination prédéterminée. Ce document doit accompagner les produits expédiés, quel que soit le mode de transport, et doit être signé par un représentant autorisé du transporteur, expéditeur, et récepteur.

Points clés à retenir

• Un connaissement est un document juridique délivré par un transporteur à un expéditeur qui précise le type, quantité, et la destination des marchandises transportées.
• Un connaissement est un titre de propriété, un reçu pour les marchandises expédiées, et un contrat entre un transporteur et un expéditeur.
• Ce document doit accompagner les marchandises expédiées et doit être signé par un représentant autorisé du transporteur, expéditeur, et récepteur.
• S'il est géré et examiné correctement, un connaissement peut aider à prévenir le vol d'actifs.

Comprendre les connaissements

Le connaissement est un document juridiquement contraignant qui fournit au transporteur et à l'expéditeur tous les détails nécessaires pour traiter avec précision une expédition. Il a trois fonctions principales. D'abord, il s'agit d'un titre de propriété des marchandises décrites dans le connaissement. Deuxièmement, c'est un reçu pour les produits expédiés. Finalement, le connaissement représente les termes et conditions convenus pour le transport des marchandises.

Par exemple, une entreprise de logistique a l'intention de transporter, par camion lourd, l'essence d'une usine du Texas à une station-service en Arizona. Un représentant de l'usine et le chauffeur signent le connaissement après avoir chargé le gaz dans le camion. Une fois que le transporteur a livré le carburant à la station-service en Arizona, le chauffeur du camion demande que le commis de gare signe également le document.

Chaque entreprise doit mettre en place des contrôles internes pour prévenir le vol. Un élément clé du contrôle interne est la séparation des tâches, ce qui empêche un employé d'avoir trop de contrôle au sein d'une entreprise. Il n'y a pas deux systèmes de contrôle interne identiques. Cependant, la plupart suivent un ensemble standard de philosophies fondamentales qui sont devenues des pratiques de gestion standard. La mise en œuvre de contrôles internes peut aider à rationaliser les opérations et à prévenir la fraude. Un connaissement est l'un des nombreux documents clés qui doivent être correctement gérés et examinés pour éviter le vol d'actifs.

Exemple de connaissement

Présumer, par exemple, XYZ Fine Dining reçoit des cargaisons de viande et de poisson frais cinq fois par semaine. Le gérant du restaurant détermine le type et la quantité de viande et de poisson que le restaurant doit commander. Ils remplissent ensuite un bon de commande (PO), et le propriétaire de XYZ examine et paraphe chaque bon de commande avant qu'il ne soit envoyé par courrier électronique au vendeur de nourriture. Le vendeur rassemble la viande et le poisson et signe un connaissement avec un représentant du transporteur de nuit.

Prochain, le transporteur livre la nourriture au restaurant, et le gestionnaire compare les informations sur le connaissement à ce qui a été demandé sur le bon de commande. Si les informations correspondent, le bon de commande et le connaissement sont envoyés au propriétaire, qui examine les documents et écrit un chèque à l'ordre du vendeur de nourriture.

Dans cet exemple, le propriétaire n'émet pas de chèque au vendeur sans avoir examiné le bon de commande et le connaissement. Cette étape garantit que XYZ ne paie que ce qu'il a commandé et ce qu'il a reçu. Si les deux documents ne correspondent pas lorsque le restaurateur les compare, le gestionnaire interrogera le fournisseur sur l'exception. Un troisième employé rapproche le relevé bancaire et effectue les dépôts de l'entreprise. Toutes ces étapes doivent être en place pour empêcher le vol.

Pourquoi un connaissement est-il important ?

L'importance d'un connaissement réside dans le fait qu'il s'agit d'un document juridiquement contraignant qui fournit au transporteur et à l'expéditeur tous les détails nécessaires pour traiter avec précision une expédition. Cela implique qu'il peut être utilisé dans le cadre d'un litige si le besoin s'en fait sentir et que toutes les parties impliquées prendront grand soin d'assurer l'exactitude du document.

Essentiellement, un connaissement fait office de preuve incontestée d'expédition. Par ailleurs, un connaissement permet la séparation des tâches qui est un élément essentiel de la structure de contrôle interne d'une entreprise pour prévenir le vol.

Quel est le but d'un connaissement?

Un connaissement a trois objectifs principaux. D'abord, il s'agit d'un titre de propriété des marchandises décrites dans le connaissement. Deuxièmement, c'est un reçu pour les produits expédiés. Finalement, le connaissement représente les termes et conditions convenus pour le transport des marchandises.

Qu'y a-t-il dans un connaissement?

Typiquement, un connaissement comprendra les noms et adresses de l'expéditeur (expéditeur) et du destinataire (destinataire), date d'expédition, quantité, poids exact, valeur, et la classification du fret. En outre, une description complète des articles, y compris s'ils sont classés comme dangereux, type d'emballage utilisé, toute instruction spécifique au transporteur, et tous les numéros de suivi des commandes spéciales sont inclus.