Processus de cotation en espèces :qu'est-ce que c'est,

Le processus de devis en espèces englobe tout ce que votre entreprise doit faire depuis le moment où un client potentiel reçoit un devis pour votre produit ou service jusqu'à ce qu'un achat soit effectué, le produit ou le service est livré et le paiement est encaissé. Bien que le devis en espèces puisse sembler différent selon les secteurs et les types d'entreprise, de nombreuses étapes courantes du processus de devis à paiement peuvent être améliorées ou automatisées pour aider les entreprises à augmenter leurs revenus tout en réduisant leurs coûts.

Que signifie Quote-to-Cash (QTC ou Q2C) ?

Devis à encaissement, parfois abrégé en QTC ou Q2C, est un terme désignant une partie du processus de vente et de paiement. D'autres aspects de votre entreprise qui précèdent le devis incluent l'image de marque et le marketing. Mais le début concret du processus QTC est généralement considéré comme la préparation d'un devis. À ce moment, vous avez un prospect dans votre entonnoir de vente, et mesurer le succès de la conversion des potentiels en clients et de la collecte des paiements est un indicateur de performance clé (KPI) perspicace, pas seulement de vos processus de vente, mais aussi d'autres aspects, y compris l'exécution des commandes, facturation et comptes débiteurs.

Qu'est-ce que le processus de cotation en espèces ?

Le devis en espèces est un processus comportant plusieurs éléments mobiles qui peuvent bénéficier de l'automatisation des ventes et des paiements. Il est courant que les petites entreprises et les startups utilisent des solutions logicielles autonomes pour gérer au début différentes parties de leur entreprise. Par exemple, ils peuvent avoir un fournisseur pour le logiciel de comptabilité, un autre pour la chaîne d'approvisionnement et un troisième pour la gestion de la relation client. Le problème avec cette approche est que vous ne pouvez pas voir vos processus de manière holistique. Le logiciel de planification des ressources d'entreprise (ERP) intègre les données de différents domaines dans un seul, environnement numérique qui est particulièrement utile pour le processus de devis à paiement, car il relie toutes les étapes, de la vente à l'exécution des commandes et au paiement.

Selon la taille de votre entreprise, l'industrie et d'autres facteurs, votre processus de devis en espèces variera. Voici quelques étapes courantes fréquemment incluses.

• Configuration du produit ou du service
• Prix
• Citer
• Gestion des contrats et commandes
• Facturation
• Traitement des paiements

Flux de travail de devis à paiement en 8 étapes

1. Préparation du devis : C'est un moyen de présenter formellement les prix et les détails d'un produit, travail ou commande. Cela donnera à votre client une idée claire sur les prix. Il est courant pour les clients potentiels de demander des devis à plusieurs entreprises et de peser le pour et le contre, avec le prix avant de prendre une décision. Mais un devis signifie généralement qu'ils envisagent de faire affaire avec vous et que vos efforts de marketing ont été couronnés de succès. Cela implique toujours une tarification mais ne nécessite pas nécessairement une configuration. Il est temps que les ventes prennent le relais.

2. Configurer, le prix, devis (CPQ): CPQ est une série d'étapes qui génèrent des propositions de vente optimisées pour les ventes à fort impact (ou les produits qui nécessitent généralement plus d'interaction avec les clients que la moyenne). Les vendeurs en ligne peuvent utiliser CPQ pour créer des remises personnalisées, personnalisations de produits ou packages de vente. Le CPQ peut être effectué manuellement ou avec une tarification entièrement automatisée, qui crée des devis rapidement et avec précision. Le concept CPQ trouve son origine dans la fabrication, spécifiquement sur commande et ingénieur sur commande. À moins que vous ne vendiez un produit complexe avec de nombreuses options différentes, un client peut choisir, vous n'avez probablement pas besoin d'un configurateur.

3. Proposition: Les propositions sont des documents détaillés soumis à des clients potentiels dans le but d'obtenir leur entreprise. Ce terme est couramment utilisé pour les missions de service où les livrables proposés doivent être décrits plus en détail qu'un simple devis. Il comprendra souvent plusieurs devis qui estiment les coûts des fournitures ou de la main-d'œuvre et peuvent également inclure des informations sur le calendrier. Des propositions peuvent être demandées par un prospect ou un client en complément d'un devis afin de mieux comprendre comment s'additionnent les coûts, et ceux-ci sont généralement contresignés pour indiquer une compréhension ou un accord sur le document.

4. Contrat : Également connu sous le nom de révision juridique, la phase contractuelle est le moment où vous et le client négociez les conditions de la vente, jusqu'à ce qu'un accord soit trouvé et qu'un contrat soit signé. Cela peut être aussi simple que le client accepte un devis, ou aussi compliqué que de nombreux échanges et négociations pour des ventes plus complexes.

5. L'exécution des commandes: Lorsqu'un client signe un contrat ou une proposition, la prochaine étape est l'exécution des commandes. Il est important de remplir cette commande aussi précisément que possible et selon le calendrier convenu pour la meilleure expérience client. Certaines entreprises qui proposent des produits plus complexes, et les entreprises de logiciels en tant que service (SaaS) peuvent automatiser entièrement le traitement des commandes, tandis que d'autres peuvent avoir besoin de processus supplémentaires pour expédier des commandes ou créer un produit ou un service personnalisé.

6. Facturation : Certaines facturations peuvent être entièrement automatisées et contenir des instructions en libre-service pour les paiements des clients avec un logiciel de gestion financière. Selon vos besoins, vous pouvez inclure des numéros de bon de commande (PO), répartition des taxes et des frais, et tout ce dont votre client a besoin pour recevoir le paiement. Peu importe comment ils sont envoyés, il est essentiel de conserver des enregistrements de paiement méticuleux afin que chaque commande soit payée. C'est également un domaine où les améliorations de l'efficacité peuvent aider à augmenter votre trésorerie. En envoyant les factures à temps et en simplifiant au maximum le processus des comptes clients, vous pouvez aider à obtenir de l'argent plus rapidement et à améliorer votre flux de trésorerie. Les outils de comptabilisation des revenus dans les logiciels de gestion financière peuvent vous aider à garantir une comptabilisation précise des revenus et à jongler avec différentes obligations de performance afin que vous puissiez passer moins de temps à gérer les revenus, mieux se conformer aux directives de l'industrie et visualiser facilement les revenus futurs attendus.

7. Traitement des paiements : Il est important de rendre le processus de paiement aussi simple que possible pour le client, même si cela représente une dépense supplémentaire pour le vendeur. En fonction de votre activité, vous devez être prêt à accepter les paiements par carte de crédit, ACH, virement bancaire ou chèque. De nouveau, cela peut être entièrement automatisé dans de nombreux cas. Et lorsque les clients ne paient pas leurs factures à temps, vous devriez avoir un processus de recouvrement en place.

8. Rapports et analyses : En examinant les opérations traditionnellement cloisonnées (par exemple, Ventes, gestion des commandes et comptes clients) et visualiser l'ensemble du processus de devis à paiement en un seul parcours, vous êtes en mesure de mieux comprendre les processus internes des opérations et de la comptabilité. C'est aussi un moyen d'essayer de trouver des inefficacités ou des domaines d'amélioration possibles afin que vous puissiez convertir plus de clients potentiels et accélérer les paiements pour augmenter votre trésorerie. Les tableaux de bord affichés dans le logiciel ERP peuvent vous aider à voir en un coup d'œil les KPI et autres mesures pour vous donner un aperçu des processus QTC. Vous pouvez voir des éléments visuels simples à comprendre comme le taux de désabonnement, chiffre d'affaires et jours d'encours des ventes. L'un des principaux avantages du logiciel ERP est que les données de tous ces domaines disparates peuvent être agrégées dans un seul espace numérique afin que vous puissiez surveiller plus facilement chaque étape du processus de devis à paiement.

Avantages du Quote-to-Cash

L'analyse minutieuse du processus de devis en espèces peut conduire à divers avantages, y compris l'augmentation des revenus, amélioration des flux de trésorerie et une plus grande efficacité globale.

Pensez à chaque étape initiée après la remise d'un devis à un client. Depuis les processus de vente, pour l'exécution des commandes, gestion de l'inventaire, facturation, comptes débiteurs et plus encore. Il existe de nombreuses opportunités pour affiner les processus et automatiser les tâches répétitives qui peuvent profiter à votre entreprise, y compris tout, des équipes de vente plus productives à moins d'erreurs de devis et de proposition et une exécution et une facturation plus rapides des commandes. Et ultimement, un processus QTC amélioré contribue à améliorer l'expérience client, ce qui permet de fidéliser les clients et d'augmenter les revenus. L'amélioration des inefficacités devrait également contribuer à réduire les coûts. Passer du temps sur chaque étape du cycle de vie du client peut vous aider à identifier les domaines où vous pouvez mieux automatiser pour réduire les coûts et améliorer l'expérience client.

Automatisation du devis à l'encaissement

Alors que la technologie se développe à une vitesse fulgurante, les domaines d'automatisation possible se développent également. Certaines des principales possibilités d'automatisation incluent des tâches redondantes ou récurrentes qui nécessitent beaucoup d'efforts manuels. Dès la saisie des données, à la facturation, il existe probablement de nombreux domaines de vos fonctions commerciales au sein du processus QTC qui pourraient bénéficier de l'automatisation. Selon la taille, secteur d'activité et type d'entreprise, l'automatisation peut sembler très différente. En outre, vous aurez besoin de la technologie et des outils pour le rendre possible. Le logiciel ERP est idéal pour automatiser les processus QTC car toutes vos données commerciales sont agrégées dans un écosystème numérique, plutôt que de vivre dans des silos séparés. Voici quelques-uns des endroits que votre entreprise peut envisager d'automatiser.

Citation: Rassembler diverses informations et données à partir de différentes feuilles de calcul pour compiler des devis est un processus long et fastidieux. Un logiciel ERP peut simplifier ce processus pour votre équipe commerciale en automatisant les devis et en les envoyant aux prospects qui les ont demandés.

Configurer, le prix, devis (CPQ): Ce processus est idéal pour une approche personnalisée de la vente. Personnalisez les remises et les promotions et même les produits avec des informations précises sur les prix et les produits recueillies à partir des données de votre ERP.

Contrat : Après avoir passé une commande ou effectué un achat, Le logiciel ERP peut lancer un processus de commande automatisé. Cela peut s'intégrer à votre portail d'achat en ligne, donc après l'achat, cueillette, les processus d'emballage et d'expédition commencent automatiquement. Préconfigurez les approches d'inventaire (telles que dernier entré, premier sorti) et s'intègrent aux compagnies maritimes afin de créer des étiquettes d'impression au fur et à mesure que les commandes sont remplies.

Facturation : L'envoi rapide de factures précises permet d'encourager davantage les paiements à temps. Une fois les commandes passées, les factures peuvent être envoyées ou programmées automatiquement avec un logiciel de gestion financière. Il peut également suivre les paiements et envoyer des rappels pour les factures en souffrance. Et avec le paiement de factures en ligne, vous recevez le paiement plus rapidement tout en le rendant plus facile et plus rapide pour les clients.

Rapports perspicaces : Fini le temps où vous deviez soumettre une demande au service informatique pour qu'ils recueillent des données de l'ensemble de l'entreprise et créent des rapports personnalisés. Au lieu, des visuels faciles à comprendre qui donnent un aperçu des différentes étapes de votre processus QTC peuvent être mis à votre disposition via un ERP. Des tableaux de bord préconfigurés fournissent des KPI pour la gestion des commandes, finances et plus, tout en vous offrant la possibilité de personnaliser les rapports pour répondre aux besoins uniques de votre entreprise.

Gestion de la Relation Client (CRM) : Améliorez l'expérience de vos clients avec des systèmes CRM automatisés. Ce type de logiciel peut vous aider à suivre toutes les communications avec les clients, améliorer le service client, et aider à la génération de prospects dans un large éventail d'industries.

Gérez le processus de devis à encaissement avec l'ERP

Plutôt que de fonctionner avec plusieurs logiciels différents ou d'utiliser des formulaires de soumission papier ou par courrier électronique, Le logiciel ERP peut connecter les domaines disparates impliqués dans les processus QTC. Par ici, vous pouvez trouver les détails du client, statistiques de vente, des détails sur les ventes passées et potentielles et bien plus encore à partir de tableaux de bord affichant des informations en un coup d'œil. Vous pouvez également explorer les métriques et les KPI pour faire plus d'enquête sur les données.

Les avantages du logiciel ERP ne se limitent pas à la simple connexion de données dans un seul environnement numérique. Les modules logiciels peuvent également aider avec des parties individuelles des processus. Par exemple, après réception d'une commande client, que l'historique des achats et des interactions est automatiquement mis à jour dans le système CRM. Il déclenche ensuite un processus automatisé d'exécution des commandes. Et vous serez bien au courant de votre inventaire, grâce à un logiciel de gestion des entrepôts et de la chaîne d'approvisionnement. Il est stocké efficacement, ce qui facilite la cueillette et l'emballage. Prochain, le client reçoit la commande et une facture est automatiquement envoyée. Et enfin, vous êtes capable de garder un œil sur l'ensemble du processus pour identifier les goulots d'étranglement ou les domaines d'amélioration possibles afin que les clients aient des interactions plus positives, reçoivent leurs commandes en temps opportun et votre entreprise est payée rapidement.

Le processus de devis au comptant fédère les ventes, gestion et exécution des commandes, facturation, comptes débiteurs et plus encore. Cela commence lorsqu'un client potentiel franchit une étape concrète :un devis est remis. Et suit chaque étape du processus lorsque ce client effectue un achat, les commandes sont remplies, factures envoyées et factures payées. Et les processus QTC vraiment efficaces se terminent par l'examen de chaque étape du processus pour identifier les goulots d'étranglement afin que votre entreprise puisse convertir plus de clients, remplir les commandes rapidement et être payé. Le logiciel ERP est un élément clé de l'analyse de chaque étape du processus QTC. En plus d'améliorer l'efficacité grâce à l'automatisation et à d'autres étapes, il peut produire des rapports perspicaces sur les performances des processus OTC.

Questions fréquemment posées

Quel est le processus de devis en espèces ?

Le processus du devis au paiement correspond à chaque étape du parcours client, du moment où un devis ou une proposition est livré jusqu'au moment où un achat est effectué et le paiement reçu.

Quel est le processus de devis à la commande ?

Il représente les étapes du cycle de vente à partir du moment où un devis client est proposé jusqu'à ce que le devis soit accepté et commandé. Le devis à la commande fait partie du processus de devis au paiement.

Que veut dire CPQ ?

CPQ est un acronyme pour configurer, le prix, citation. Il représente une étape dans le processus de devis en espèces où le devis est personnalisé et généré pour un client.

Quel est le processus de commande à encaissement ?

Order-to-cash fait partie du processus de quote-to-cash. Cela représente les étapes de vente à partir du moment où une commande client est passée jusqu'à ce qu'un paiement soit reçu et traité.