Inventaire physique :étapes,

Meilleures pratiques et conseils

Apprenez tout ce que vous devez savoir sur la réalisation d'inventaires physiques de comptage, y compris les étapes, méthodes, traiter, planification et avantages. Plus, Conseil d'Expert, calendriers et métriques pour vous aider à devenir un pro de l'inventaire.

Vidéo :Qu'est-ce qu'un décompte d'inventaire physique ?

Qu'est-ce qu'un décompte d'inventaire physique ?

Un inventaire physique est une approche structurée pour compter le stock d'une entreprise où le personnel utilise une méthode prédéterminée pour compter les marchandises. Les entreprises planifient un inventaire physique à la fin d'une période de déclaration.

Les quatre types de dénombrements d'inventaire physique

Il existe quatre types d'inventaires :manuel, électronique, l'inventaire tournant et l'inventaire complet. Les méthodes varient, mais choisir la bonne technique peut faire la différence entre de bonnes et de mauvaises données pour votre entreprise.

Avantages et inconvénients des types de dénombrements d'inventaire

Méthode d'inventaire physique La description Avantages Les inconvénients Achèvement manuel Ce comptage utilise des cartes ou des feuilles de comptage papier et des crayons pour enregistrer l'inventaire. Faible coût des matériaux Taux d'erreurs élevé Comptage électronique Ce comptage peut utiliser des scanners, RFID, codes-barres ou appareils mobiles. Réduit considérablement les erreurs de comptage. Cette méthode prend encore du temps et des ressources supplémentaires. Comptage cyclique Le personnel compte des portions aléatoires ou des sections tournantes de l'inventaire à un moment donné. Cela réduit le temps ou les ressources supplémentaires nécessaires pour compter, et les entreprises peuvent ne pas avoir besoin d'arrêter leurs activités pendant les dénombrements. Selon la méthode d'inventaire tournant, certaines entreprises comptent les stocks moins que le nombre idéal de fois. Inventaire complet Les entreprises réaffectent leur personnel ou font appel à du personnel temporaire pour compter tout le stock en même temps. Cette méthode fournit des enregistrements d'inventaire précis pour la création du document financier annuel. Cette méthode peut nécessiter un arrêt opérationnel et demande beaucoup de travail et de temps.

Inventaire physique vs inventaire tournant

Un inventaire physique est un souvent le décompte annuel du stock qu'une entreprise a en main. L'inventaire tournant est une méthode plus systématique de comptage de portions du stock. Les entreprises effectuent parfois des comptages cycliques aussi souvent que quotidiennement, et il est conseillé de les effectuer au moins une fois par trimestre.

L'inventaire physique n'est pas toujours automatisé. Le comptage de cycles est généralement automatisé, toutefois. L'automatisation rationalise le processus d'inventaire dans son ensemble, qu'il s'agisse de comptages physiques ou de cycles. ça fait gagner du temps, élimine la plupart des erreurs humaines, et permet des données en temps réel et utiles. Les comptages d'inventaire les plus précis sont ceux qui combinent les comptages de cycles avec l'automatisation.

Décompte annuel de l'inventaire physique

Les entreprises effectuent généralement leur inventaire physique annuel avant de compiler leurs rapports financiers annuels. Effectuer un inventaire une seule fois par an ne donne pas toujours les résultats les plus précis. La meilleure pratique d'inventaire dépend de votre type d'entreprise et de vos objectifs.

Les types d'entreprises qui effectuent des inventaires physiques annuels comprennent les détaillants, fabricants, distributeurs en gros et entreprises de commerce électronique. Ils peuvent faire un inventaire complet une fois ou faire un inventaire tournant. En comptage cyclique, le personnel compte les sections de stock sur une base rotative ou systématique. Lisez notre guide d'inventaire de comptage cyclique pour en savoir plus sur cette pratique.

Même si vous avez un système automatisé qui gère votre inventaire, les experts conviennent que vous devez effectuer au moins un inventaire physique. Un système informatisé ne peut remplacer un inventaire physique. Les entreprises avec de petites quantités de stock peuvent toujours vouloir effectuer des inventaires physiques annuels.

Les entreprises avec des stocks importants, tels que les distributeurs, trouver du stock de congélation pour compter les stocks assez perturbateur. Par conséquent, ils peuvent préférer mettre en place un système d'inventaire permanent pour apaiser leurs auditeurs et rapprocher leurs numéros de stock, au lieu d'un décompte annuel complet.

Avantages de faire un inventaire physique

Les décomptes d'inventaire physique sont une partie essentielle de la tenue des registres d'inventaire précis et à jour. Des registres d'inventaire à jour permettent de meilleures prévisions de ventes et d'achats et garantissent que vous avez toujours la bonne quantité de produit à portée de main.

Réaliser un inventaire physique profite à vos clients, et des inventaires physiques précis sont une nécessité. Pas d'utilisateur final, qu'il soit consommateur, revendeur ou grossiste, veut faire face à des niveaux de stock incertains en cette époque moderne de gratification instantanée. La satisfaction du client est primordiale. Les niveaux de stock mis à jour garantissent que vous pouvez exécuter rapidement vos commandes pour vos clients ou leur dire quand elles peuvent être exécutées.

Un autre avantage du comptage physique de votre inventaire est de vous assurer que vous comprenez et pouvez planifier les pertes. La perte peut provenir d'un vol ou d'un bris. Chaque jour qu'un article reste en inventaire, sa valeur diminue. Au fur et à mesure que la valeur diminue, les risques que le coût de stockage de l'article dépasse sa valeur deviennent bien réels.

La réalisation d'inventaires physiques améliore globalement vos profits. Vous pouvez classer certains produits de votre entrepôt en stock obsolète, qui est une méthode précieuse pour identifier les articles à commercialiser et les marchandises à vendre rapidement. Ce processus réduit également la responsabilité et le seuil de rentabilité, au moins, pour les produits douteux.

Problèmes avec le décompte de l'inventaire physique

Le plus gros problème que les entreprises citent à propos de la réalisation d'inventaires physiques est qu'ils prennent beaucoup de temps et de ressources. Certaines entreprises arrêtent des pièces ou toutes les opérations pour effectuer leur inventaire physique. Quand cela arrive, ils risquent un mauvais service client.

Certaines entreprises n'ont pas le personnel nécessaire pour effectuer un inventaire physique complet.

D'habitude, des écarts se produisent dans un décompte physique parce que le personnel interne ou temporaire n'enregistre pas avec précision une partie de l'inventaire, ou ils classent les articles ou enregistrent de nouveaux articles de manière incorrecte. Quels que soient les niveaux de précision, il y a certaines choses que le personnel ne devrait pas compter pendant l'inventaire physique. Ceux-ci inclus:

• Réceptions fournisseurs après la date butoir fixée pour le comptage
• Tous les vols connus
• Tous les envois connus qui sont partis sans factures

Conseils et bonnes pratiques lors de la préparation d'un décompte physique

La meilleure façon d'effectuer un inventaire réussi consiste à effectuer une planification détaillée. L'utilisation d'une politique et d'instructions écrites complètes permet de réduire les inconnues et de rationaliser l'inventaire physique.

Voici d'autres conseils pour améliorer la précision de comptage de votre personnel :

• Utilisation de scanners ou d'autres technologies d'inventaire
• Sélection de personnel attentif aux comptoirs
• Résoudre immédiatement les écarts
• Effectuer un comptage fictif pendant la planification
• S'assurer que le coût de l'article compté n'est pas affiché pendant le comptage
• Arrêt des opérations lors d'un inventaire physique complet
• S'assurer que le personnel sur place lors d'un inventaire physique complet n'est là que pour le décompte
• Sécurisation de la zone de stockage le jour de l'inventaire
• Utiliser un logiciel d'inventaire

But d'un décompte d'inventaire physique

Un inventaire physique peut garantir un décompte précis des stocks. Le personnel compte physiquement chaque pièce de stock. Cette inspection physique des marchandises doit confirmer le contenu du rapport du système de gestion des stocks. Tout écart devrait vous alerter qu'il y a un autre problème.

Les entreprises réalisent des inventaires physiques pour d'autres raisons, comme lors de la préparation d'un bilan pour la saison des impôts. Les objectifs supplémentaires d'un inventaire comprennent :

• Vérifier et équilibrer les niveaux d'inventaire : Les inventaires physiques peuvent aider les responsables à voir les écarts entre les rapports de leur système de gestion des stocks et les articles stockés.
• Gérer ou surveiller le vol : La différence entre ce qui apparaît dans le système de gestion des stocks, et ce qui est présent peut être dû à un manque, volé, objets perdus ou cassés. À moins que le personnel n'entre manuellement lorsque ces scénarios se produisent, le système ne les reconnaîtrait pas.
• Créez un budget précis : Les entreprises disposant d'un inventaire précis peuvent mieux planifier leur budget pour les commandes d'inventaire de l'année suivante.
• Rapporter des revenus précis : Un inventaire inexact signifie qu'une entreprise rapportera un montant incorrect pour le coût des marchandises vendues, le bénéfice brut et le résultat net. Les entreprises publiques sont principalement responsables envers leurs parties prenantes de fournir des chiffres corrects dans leurs rapports annuels.

Les types de stocks que les entreprises doivent compter physiquement comprennent les matières premières, travaux en cours (WIP), produits finis, matériaux d'emballage et entretien, réparation et exploitation (MRO). L'utilisation des bonnes mesures d'inventaire peut vous aider à mesurer le succès relatif de la façon dont votre entreprise stocke et gère ces catégories d'inventaire. Vous pouvez utiliser la rotation des stocks comme mesure de réussite pour toutes ces catégories. Cependant, il existe des mesures supplémentaires qui sont de bonnes pratiques pour chaque type d'inventaire. Le graphique ci-dessous montre des exemples de métriques qui sont de bonnes pratiques, en fonction de chaque catégorie.

Comment mesurer le succès de votre pratique de gestion des stocks par type de stock

Types d'inventaire Métrique Formule métrique Référence pour la métrique Ratio de rotation des stocks de matières premières (Coût des marchandises vendues pour l'année) / (Valeur moyenne des stocks de matières premières en fin de mois) Les plus performants sont à environ 16,5 fois par an. Works-in-Process (WIP) WIP Inventory/turns (Coût des marchandises vendues) / (Stock moyen utilisé pour produire les marchandises) Comparez ce chiffre avec les années précédentes pour évaluer les performances. Temps de cycle de commande de produits finis Calculez le temps écoulé entre le moment où un client passe une commande et le moment où il reçoit son produit. Signaler cette métrique en jours. Les leaders de l'industrie sont de deux à trois jours. Matériaux d'emballage Coûts d'emballage Additionnez les emballages, des boites, remplissage, et les coûts de main-d'œuvre globaux. Ce chiffre est différent pour chaque entreprise, mais chaque entreprise doit s'efforcer de s'améliorer constamment. Maintenance, Précision de l'inventaire des réparations et des opérations (le nombre d'articles répertoriés comme en stock) / (le total trouvé dans les caches de pièces de rechange et de matières premières) ~ 95%

Instructions de comptage d'inventaire physique étape par étape

Réaliser des inventaires physiques réussis nécessite une planification appropriée, préparation et encadrement du personnel. Impliquez les gestionnaires à chaque étape et demandez-leur de fournir des conseils et une supervision pour obtenir les meilleurs résultats. Commencez à planifier votre inventaire physique au moins trois mois à l'avance.

Lorsque vous fournissez des instructions de comptage, vous pouvez utiliser une politique écrite de l'entreprise que vous suivez toujours ou préparer un nouveau plan chaque année. Assurez-vous de couvrir les activités suivantes avant tout inventaire planifié :

1. Commencez avec un plan : Si votre entreprise en possède déjà un, super. Si vous faites le plan, commencez par déterminer si votre entreprise contrôle déjà les stocks avec un système d'inventaire périodique ou perpétuel. Lisez notre « Guide essentiel du contrôle des stocks » pour découvrir la méthode la plus efficace pour compter votre inventaire en fonction de l'emplacement des SKU dans votre entrepôt.
2. Décidez de l'intervalle entre les comptages : Dans le cadre du plan, Décidez à quelle fréquence vous comptez l'inventaire. Un enregistrement précis de l'inventaire est requis à des fins fiscales dans les sociétés cotées en bourse, mais vous pouvez choisir de compter le stock plus souvent.
3. Rédigez la liste des articles d'inventaire à compter : Cette liste provisoire doit inclure les quantités en stock. Connaître ce nombre devrait vous aider à déterminer combien de temps un inventaire physique prendra.
4. Sélectionnez une date d'inventaire : Idéalement, cette date que vous choisissez pour faire l'inventaire a un effet minime sur vos opérations commerciales régulières, car les décomptes d'inventaire physique prennent du temps. Choisir un moment qui ne causera pas de perturbations sur le lieu de travail n'est pas toujours possible avec les grandes entreprises ou les entrepôts de fournisseurs, mais essayez de choisir un moment qui n'est pas particulièrement chargé.
5. Choisissez qui fera l'inventaire : Une fois que vous avez réglé une date d'inventaire, déterminer quel personnel peut faire le décompte. Une bonne pratique consiste à effectuer une analyse des coûts des salaires du personnel et des heures supplémentaires pour déterminer combien il en coûte pour effectuer un décompte. Il peut être plus économique d'embaucher et de former de l'aide temporaire externe dans les grandes entreprises. Le personnel supplémentaire extérieur peut libérer une partie de votre personnel régulier pour poursuivre les opérations nécessaires.
6. Sélectionnez les dates de formation du personnel : De la même manière que vous choisissez votre date d'inventaire, vous devez en choisir un (ou deux, dans le cas d'effectifs plus nombreux) dates de formation du personnel sur le processus d'inventaire. Cette formation ne doit pas avoir lieu plus d'une semaine avant le décompte prévu, de préférence le(s) jour(s) de travail juste avant le décompte.
7. Avertir les partenaires externes et les emplacements de stockage : Les fournisseurs et partenaires doivent savoir bien à l'avance si votre décompte physique affectera leurs opérations, alors envoyez un message avec la date, temps et comment le décompte les affectera. Une communication plus précoce permet à vos partenaires de vous contacter avec des questions et des préoccupations.
8. Avertir le personnel : Commencez le processus en informant le personnel du calendrier de formation et de comptage. Décider, sur la base de l'ancienneté ou des délimitations déjà existantes, qui fera partie de chaque équipe de comptage. Certaines entreprises préfèrent jumeler un membre du personnel expérimenté avec un nouveau.
9. Commandez l'équipement nécessaire : Que votre personnel utilise des planchettes à pince et des crayons, compter les balises, ou scanners, commandez-les suffisamment à l'avance pour arriver à l'entraînement. Les étiquettes de comptage sont des cartes lourdes avec une numérotation séquentielle estampée en haut et en bas que les compteurs utilisent pour suivre l'inventaire.
10. Vérifiez votre équipement électronique : Si vous utilisez un équipement de comptage électronique, prévoyez de le vérifier bien avant le décompte. Vous devrez peut-être commander des pièces, changer les piles ou charger les appareils.
11. Passez en revue toutes les applications et logiciels : N'oubliez pas les mises à jour logicielles ! Si vous prévoyez d'utiliser des applications ou un logiciel d'inventaire, vérifiez que votre personnel utilise la version la plus récente.
12. Aperçu de l'inventaire : Promenez-vous dans la salle de stockage ou l'entrepôt. Vous pouvez avoir des idées sur la façon de réduire les défis auxquels les compteurs peuvent être confrontés. Par exemple, il peut y avoir des barrières physiques temporaires qui peuvent les ralentir.
13. Préparez l'espace pour l'inventaire : Désignez toutes les zones supplémentaires nécessaires pour le comptage ou le personnel. Par exemple, si vous retirez de petites pièces pour compter dans cette zone, mettre en place des bacs à utiliser pendant le décompte. La zone d'inventaire doit être exempte de tout encombrement ou détritus.
14. Effectuez un nettoyage d'inventaire : Les zones de stockage doivent toujours être la zone la plus soignée de tout entrepôt. Cependant, il ne devrait pas y avoir de produits en attente d'être rangés ou hors de leur zone de stockage normale.
15. Identifiez le stock qui n'est pas dans le décompte : Utilisez des signes pour montrer le stock qui n'est pas dans le décompte. Il est facile pour le personnel de devenir confus pendant une longue session et de commencer à compter ces éléments sans marquage clair.
16. Préparez votre liste finale d'articles : Créez une version finale, y compris les quantités, de votre liste d'inventaire initiale que le personnel comptera.
17. Former le personnel sur la procédure : Le personnel aura besoin d'instructions écrites sur la façon d'effectuer le décompte. Tenir compte de toutes les éventualités qui peuvent survenir, comme les doublons, éléments manquants et ceux au mauvais endroit. Décidez comment gérer ces scénarios à l'avance. Par exemple, le personnel peut rencontrer le mauvais produit dans un endroit. Décidez s'ils doivent arrêter leur décompte et faire rapport, remplir une nouvelle fiche pour l'objet présent et le compter ou enquêter sur l'écart.
18. Former le personnel sur l'équipement : Au cours de cette même formation, si vous utilisez des cartes de comptage, enseigner au personnel comment les remplir. Si vous utilisez des équipements électroniques comme des scanners, former l'équipe à l'utilisation de toutes les fonctions nécessaires et résoudre les problèmes d'équipement. Inclure des instructions sur ce qu'ils doivent faire si l'équipement fonctionne mal.
19. Faire une démonstration : Pendant la formation, une démonstration de la façon de compter le stock est utile pour le personnel.
20. Arrêtez de saisir des données avant le comptage : Avant d'imprimer la liste des éléments de ligne pour le comptage, assurez-vous de geler toute entrée de données dans le système de gestion des stocks pour réduire les écarts.
21. Pré-compter l'inventaire : Si possible, pré-compter quelques morceaux du stock comme une sorte de tirage à sec. Recherchez les problèmes de comptage et annotez si la zone de pré-comptage doit être recomptée ou si vous la considérez comme terminée.
22. Imprimer la liste de comptage : Si vous utilisez un crayon et du papier, imprimez la liste finale la veille ou le matin du dépouillement pour vous assurer de saisir tous les détails de dernière minute.
23. Geler les autres activités : Dans le cas d'un décompte complet, geler toute autre activité de l'entreprise liée à l'inventaire. En d'autres termes, ne recevez ou n'ajustez aucun stock dans l'entreprise tant que le décompte n'est pas terminé et rapproché.

L'exemple de graphique ci-dessous montre un inventaire physique, durant trois jours. Ce scénario est pour une grande entreprise ou un fournisseur-entrepôt. Comme tu peux le voir, le personnel commence à planifier le décompte physique 12 semaines à l'avance.

Le processus d'inventaire physique

Après avoir produit une description détaillée, plan d'inventaire approprié, il est temps d'exécuter le processus d'inventaire physique. Affectez un superviseur à chaque équipe de guichets à laquelle ils se rapportent et tout l'équipement dont ils ont besoin.

Le processus le jour du dépouillement commence par le gel des articles en stock par les gestionnaires. Ils devraient également avoir des imprimés de la liste des stocks qui seront comptés. Les prochaines étapes d'un inventaire physique sont les suivantes :

1. Attribuer des cartes, les impressions d'inventaire à comptabiliser, et de l'équipement au personnel.
2. Le personnel compte l'inventaire assigné.
3. Le personnel remplit des feuilles de calcul ou compte les balises.
4. Le personnel renvoie les feuilles de calcul ou les balises de comptage aux gestionnaires. Si le personnel utilise des balises de comptage, ils apposent la partie supérieure de l'étiquette sur le stock ou la zone de stockage.
5. Les gestionnaires saisissent les données dans le système d'inventaire.
6. Les gestionnaires comparent les données de comptage aux données du système.
7. Les gestionnaires comparent les données aux rapports de rendement et d'emballage.
8. Les gestionnaires chargent du personnel d'enquêter sur tout écart.
9. Le personnel raconte ou justifie les écarts.
10. Le personnel soumet à nouveau toute modification de données aux gestionnaires.
11. Une fois que les gestionnaires ont validé les données de comptage, ils l'envoient au service comptable.
12. La comptabilité vérifie les données d'inventaire.
13. La comptabilité approuve l'inventaire.
14. Les gestionnaires dégelent le stock et reprennent les opérations normales.

Utilisez votre carte habituelle d'entrepôt ou de zone de stockage et délimitez les zones où chaque équipe de comptage travaillera. Remarquez comment la section agrandie de l'image ci-dessous montre l'étiquetage de chaque espace de stockage. Affectez du personnel à des emplacements spécifiques.

Un décompte typique comprend l'emplacement, description de l'article, Numéro d'article, quantité présente et unité de mesure. Le personnel doit vérifier toutes les étiquettes encore présentes sur les articles et leurs informations. Les auditeurs doivent faire le suivi de chaque section comptée dès que l'équipe l'a terminée. Des contrôles aléatoires tout au long du processus sont également une bonne idée. Finalement, récompenser le personnel pour sa part dans l'inventaire. Bien qu'un inventaire soit indispensable, ce n'est peut-être pas l'activité préférée de votre personnel.

Après le décompte vient la partie passionnante :l'analyse. Si votre étude révèle des irrégularités de stock, confier une enquête. Identifiez toutes les zones de votre stockage à haut risque, ou plus susceptibles d'avoir des anomalies. Déterminez les métriques supplémentaires que vous rapporterez, comme la rotation des stocks. Pour plus d'informations sur la rotation des stocks, lire « Inventory Turnover Primer : Calculs, Tarifs et analyses.

Comment rationaliser les décomptes d'inventaire physique avec NetSuite

Comptage des stocks est un fait de faire des affaires. L'utilisation d'un système de gestion des stocks peut vous aider à garantir que vous disposez toujours de la bonne quantité de stock aux bons endroits pour répondre à la demande des clients. La solution de gestion des stocks et des entrepôts de NetSuite dispose de tous les outils dont les gestionnaires de stocks ont besoin pour les aider à suivre et à localiser les stocks à tout moment. Le système prend en charge toutes les fonctionnalités essentielles pour l'avenir telles que l'IA, VMI, et l'intégration des appareils mobiles.

La fonction d'inventaire de NetSuite améliore le suivi des stocks et offre un contrôle accru sur les actifs clés. Les entreprises peuvent catégoriser les stocks en fonction du volume des transactions et/ou de la valeur et entrer des décomptes périodiques réguliers des quantités d'articles en stock pour maintenir la précision des stocks.

Bien que le comptage physique une fois par an puisse sembler une bonne option, le comptage de cycles est moins perturbateur et offre plus de visibilité sur les stocks au quotidien. L'utilisation d'un système de gestion des stocks et d'un système de gestion d'entrepôt avec des comptages de cycles réguliers donne aux entreprises des niveaux d'inventaire plus précis ; invites automatiques pour les éléments qui doivent être comptés ; la possibilité de catégoriser les articles en fonction des volumes ou de la valeur ; amélioration de l'assurance qualité; et des taux de satisfaction client plus élevés. L'utilisation de l'inventaire tournant réduit de plus en plus les écarts à chaque comptage. La réconciliation est également plus facile.

En savoir plus sur la solution de gestion des stocks de NetSuite.