Guide d'inventaire obsolète :comment identifier,

Gérez-le et évitez-le

L'inventaire mobilise le plus d'argent pour toute entreprise basée sur les produits. c'est aussi un domaine avec de nombreuses opportunités d'économies.

Le U.S. Census Bureau indique qu'à la fin du mois de juillet 2020, le ratio stock total de l'entreprise/ventes, sur la base de données désaisonnalisées, était de 1,33. Cela veut dire que, à la fin de juillet, Les fabricants et détaillants américains détenaient environ 1,33 $ de stocks pour chaque dollar de ventes.

Une façon pour les entreprises de battre les cotes d'inventaire est de minimiser le volume de biens ou de matières premières invendus ou inutilisés dont ils disposent, mais cela nécessite de maîtriser la gestion des stocks. Cela en vaut la peine, bien que, parce qu'une bonne gestion des stocks est bonne pour la trésorerie ; avec les bonnes données et la bonne technologie, les entreprises peuvent limiter la quantité d'actions dont elles ont besoin pour amortir et libérer cet argent pour des initiatives de croissance.

Qu'est-ce qu'un inventaire obsolète ?

Inventaire obsolète, aussi appelé inventaire « excédentaire » ou « mort », est un stock qu'une entreprise ne pense pas pouvoir utiliser ou vendre en raison d'un manque de demande. L'inventaire devient généralement obsolète après un certain temps et atteint la fin de son cycle de vie.

Les produits qui deviennent obsolètes ou morts passent par plusieurs étapes avant de devenir invendables. Cela commence généralement par un inventaire à rotation lente, devient alors un inventaire excédentaire et se transforme finalement en inventaire obsolète.

Les matières premières peuvent également devenir obsolètes. Minimiser les deux est fonction des meilleures pratiques d'inventaire et des techniques d'analyse.

Points clés à retenir

• Les organisations doivent immédiatement revoir leurs bilans pour voir si les stocks obsolètes ont un impact négatif sur leurs finances.
• Mauvaise prévision, conception défectueuse, des achats imprécis et des systèmes de gestion des stocks obsolètes donnent une mauvaise visibilité des stocks. Ce sont les causes profondes de l'inventaire obsolète.
• Les entreprises peuvent limiter la dépréciation des stocks en surveillant les stocks en temps réel et en mesurant régulièrement la rotation des stocks, jours d'inventaire disponible et d'autres mesures clés jusqu'au niveau SKU.
• L'utilisation des meilleures pratiques de prévision et de gestion des stocks et de la technologie offre un double avantage :vous évitez que de grandes quantités de stocks excédentaires ne s'accumulent et aidez les dirigeants à repérer les actions à rotation lente et à trouver comment les vendre avant qu'elles ne perdent toute valeur.

Inventaire obsolète expliqué

Les entreprises qui vendent des produits physiques, ainsi que ceux de l'industrie de l'entretien et de la réparation, besoin de suivre les stocks obsolètes. La quantité de stock obsolète dont dispose une organisation est un indicateur important pour savoir si elle optimise les achats et la gestion des stocks, alias la planification des besoins en matériaux (MRP), ou doit réévaluer ces aspects de son activité.

Parce que les stocks obsolètes peuvent entraîner d'importants problèmes de trésorerie, cela peut nuire à la capacité d'une entreprise à traverser une période difficile. Si une entreprise avec de faibles marges se retrouve constamment avec des stocks obsolètes et ne résout pas le problème, il pourrait finir dans un trou profond.

Comment fonctionne l'inventaire obsolète ?

Les entreprises doivent définir leurs propres paramètres lorsque différents types d'inventaire deviennent obsolètes, et cela variera selon les industries - pensez à la nourriture par rapport aux meubles, par exemple—et les catégories de produits. Commencez par des normes spécifiques à l'industrie pour établir des directives indiquant quand les articles en stock doivent être classés comme à rotation lente, excédentaire et obsolète.

Les raisons pour lesquelles l'inventaire pourrait devenir obsolète incluent des problèmes avec le produit, mauvaise prévision, des lacunes dans la gestion des stocks ou d'autres problèmes. Mais la bonne nouvelle est que les entreprises peuvent minimiser les stocks morts en suivant de près leurs positions d'inventaire :si vous pouvez repérer les articles alors qu'ils sont encore au stade lent ou en excès, vous pouvez gagner de l'argent avec eux avant qu'ils ne deviennent obsolètes.

Dans un récent panel de détaillants Brainyard, distributeurs et fabricants, la majorité des participants ont cité la prévision de la demande comme une préoccupation majeure.

Les 5 plus grandes préoccupations du commerce de détail pour 2020 par rapport à 2019

Veille statistique :80 % ou plus de notre panel a déclaré que chacun de ces éléments est beaucoup plus ou un peu plus préoccupant : 1. Anticiper la demande 2. Obtenir un stock adéquat 3. Assurer la sécurité du personnel et des clients 4. Gérer les expéditions 5. Gérer l'expérience en magasin

Pourquoi les stocks obsolètes sont-ils importants ?

Étant donné que les stocks obsolètes sont des stocks, une entreprise ne peut plus vendre, cela peut avoir un impact négatif sur la santé financière globale d'une entreprise. L'entreprise a déjà investi de l'argent et, dans le cas des fabricants, du temps dans ces marchandises et ne peut plus récupérer ces coûts - et plus vous stockez l'inventaire non rentable, plus cela finira par coûter de l'argent.

Jusqu'à 20 à 30 % des stocks de l'entreprise sont obsolètes à un moment donné, et ils peuvent déduire la plupart ou la totalité de ces biens comme une perte. C'est un grand nombre, et pourrait représenter le point de rupture pour une organisation en difficulté.

Même pour une entreprise saine, ça fait mal au fond.

Analyse d'inventaire

Il est essentiel que les entreprises examinent régulièrement de près les niveaux et les tendances des stocks dans le cadre de leurs efforts pour maximiser la visibilité et l'efficacité de la chaîne d'approvisionnement.

Le personnel doit examiner les chiffres des ventes dans le cadre de leur analyse des stocks au moins une fois par mois et les comparer aux niveaux de stocks actuels, souvent déterminé avec un inventaire physique. Les entreprises peuvent utiliser ces chiffres pour calculer la rotation des stocks, qui est un ratio de la fréquence à laquelle il vend ses stocks sur une certaine période de temps.

La formule de calcul de la rotation des stocks est la suivante :

Rotation des stocks = Ventes / Inventaire moyen

Une organisation peut constater que certains produits sont très saisonniers - ils sont beaucoup plus vendus en automne et en hiver qu'au printemps et en été, par exemple, ou que les ventes ont chuté soudainement pour une certaine catégorie de produits. Dans ce cas, ils peuvent effectuer un comptage périodique des stocks pour des catégories spécifiques.

Une autre mesure qui peut aider à repérer la source de l'inventaire obsolète est le nombre de jours (ou de mois) d'inventaire disponible. Cela indique à une entreprise depuis combien de temps elle a un certain stock dans son entrepôt. Pour mesurer les jours disponibles, utilise cette formule :

Jours de stock disponible = Inventaire moyen / Coût des marchandises vendues x 365

L'examen régulier de ces mesures d'inventaire et d'autres aidera les entreprises à améliorer la gestion des achats et des stocks, ce qui permet de réduire les stocks obsolètes.

Conséquences de l'inventaire obsolète

Des taux élevés de stocks obsolètes peuvent en fin de compte affecter la rentabilité et la viabilité à long terme d'une entreprise. À mesure que la santé financière d'une organisation se détériore, qui nuit à sa capacité à attirer des investisseurs ou à bénéficier de prêts.

Les stocks obsolètes apparaissent également en charge au bilan, l'un des documents financiers les plus importants d'une entreprise.

En outre, les stocks obsolètes sont souvent ignorés pendant trop longtemps, même s'ils occupent un espace précieux dans l'entrepôt. Au lieu d'utiliser ces biens immobiliers coûteux pour stocker des produits rentables et à évolution rapide, le vieux stock accumule la poussière et continue de se déprécier.

Avantages de se débarrasser des stocks obsolètes

D'autre part, réduire les stocks obsolètes peut améliorer la santé financière d'une entreprise. Il réduit les coûts d'inventaire globaux et les pertes qui accompagnent la radiation de ce stock. Ne pas gaspiller d'argent sur des stocks obsolètes libère de l'argent que l'entreprise peut investir dans d'autres domaines pour l'aider à réussir.

Pour les jeunes entreprises, éviter les stocks obsolètes pourrait être une étape critique sur la voie d'une augmentation des marges unitaires.

En outre, La réduction des stocks obsolètes permet aux entreprises d'établir plus facilement des états financiers précis et d'obtenir une image claire de leurs coûts de stockage actuels. Il y a moins de risques d'erreurs de comptabilité ou de négliger les stocks excédentaires dans un coin poussiéreux de l'entrepôt.

5 causes d'inventaire excédentaire et obsolète

Il existe un certain nombre de problèmes courants qui rendent les stocks obsolètes. Les entreprises doivent examiner de près leurs opérations pour voir si l'un de ces problèmes pose problème et, le cas échéant, s'occuper d'eux avant qu'ils ne perdent de l'argent :

Prévisions inexactes

Une mauvaise prévision est l'un des principaux moteurs de l'inventaire obsolète. Si une entreprise prévoit que certains SKU seront les plus vendus au cours des deux premiers trimestres, il passera naturellement de grosses commandes auprès des fournisseurs pour ces articles. Mais si la demande n'est pas à la hauteur de ces attentes, l'entreprise se retrouve avec beaucoup d'inventaire supplémentaire. Heures supplémentaires, cet inventaire perdra de sa valeur.

Système de gestion des stocks inadéquat

Un système de gestion des stocks qui affiche des chiffres inexacts ou qui n'a pas les capacités de reporting pour donner une vue complète du stock actuel ne fera qu'exacerber le problème des stocks obsolètes. Si le système de gestion des stocks indique à un détaillant qu'il a 100 paires de pantalons dans une certaine taille, mais il y a en fait 400 paires dans l'entrepôt, par exemple, il finira par acheter plus de produits qu'il n'en a besoin. De la même manière, si une entreprise ne peut pas surveiller la rotation des stocks ou les jours de stock disponibles, il doit deviner quand il devrait commander plus d'inventaire.

Mauvaise qualité ou conception du produit

Parfois, il n'est pas difficile de comprendre pourquoi les produits échouent. Peut-être qu'un article se casse facilement ou ne fonctionne pas comme annoncé, soit en raison d'un oubli de conception ou d'une erreur dans le processus de fabrication. Les clients peuvent retourner ces articles - un problème en soi - et laisser des avis négatifs. Comme d'autres entendent parler de problèmes, les ventes chutent. De la même manière, un nouvel article qui n'a aucun avantage sur des produits similaires déjà sur le marché pourrait sous-performer et entraîner un inventaire excédentaire.

Achats bâclés

Les achats doivent être axés sur les données et étroitement liés aux prévisions et à la planification de la demande. Quand ce n'est pas le cas, et l'équipe d'achat achète sur la base de connaissances anecdotiques ou d'autres facteurs peu fiables, cela conduit à des problèmes. Les responsables des achats avides de transactions et disposés à tout acheter en gros pour réduire le coût par article peuvent également laisser une entreprise avec trop de produits sur les mains.

Délais de livraison inexacts

Les délais rendent le travail des acheteurs plus difficile. Ils doivent comprendre combien de temps après avoir passé une commande ils recevront réellement les produits, qui peut varier selon les fournisseurs. Délais de livraison allongés, surtout s'ils sont plus longs que prévu, peut être particulièrement problématique car la demande pour un produit pourrait chuter dans les mois qui s'écoulent avant qu'une organisation ne reçoive les marchandises.

6 façons de se débarrasser de l'inventaire obsolète

Autant les organisations peuvent essayer d'éliminer les stocks obsolètes, autant la plupart se retrouveront avec au moins un petit nombre d'articles qu'ils ne peuvent pas vendre. Quand cela arrive, voici ce qu'ils peuvent faire avec ce stock, dans l'ordre de ce qui est susceptible de générer les meilleurs rendements financiers :

Articles de revente

Si les articles ont encore un potentiel de vente solide, repensez la façon dont vous les positionnez. Cela pourrait inclure de les déplacer vers un autre endroit dans un magasin ou sur un site Web, ou en les mettant en évidence dans un e-mail marketing adressé aux clients. Les entreprises pourraient également expérimenter différents canaux - si certains articles ne se vendent pas en magasin, faites-en la promotion via les médias sociaux ou des publicités en ligne qui conduisent les acheteurs vers le site de commerce électronique.

Vendez-le à prix réduit

Les promotions sont un moyen éprouvé de déplacer des produits qui ne se vendent pas aussi rapidement que prévu. Bien que cela puisse gruger les marges bénéficiaires, elle offre un meilleur retour sur investissement que les autres options listées ci-dessous. Essayez une légère remise au début, et augmentez-le si nécessaire jusqu'à ce que le produit commence à sortir des étagères plus rapidement.

Produits groupés

Les articles qui ne se vendent pas bien seuls peuvent être plus performants dans le cadre d'un emballage. Vendre un article de base avec deux ou trois liés, des accessoires peu coûteux pourraient vous aider à vous débarrasser des produits lents ou en excès. C'est une bonne idée de fixer un prix inférieur à celui qu'il en coûte d'acheter les trois articles séparément pour encourager les ventes.

Liquider vos articles

Dans la plupart des secteurs, il y a des liquidateurs qui achètent les stocks restants avec une forte remise et les revendent ensuite. C'est une bonne option si vous avez essayé le remarketing, remise et groupage et il n'a pas déplacé assez de produits. Bien que le prix payé par les liquidateurs puisse être égal ou inférieur au coût, c'est toujours mieux que de radier des actions obsolètes en tant que perte.

Faire un don d'inventaire obsolète

Les entreprises peuvent être en mesure de faire don de leurs stocks obsolètes à des œuvres caritatives. Non seulement cela est préférable à l'élimination des articles, mais elle peut rendre les organisations éligibles à une déduction fiscale équivalente au coût de ces produits. Cette option est plus pertinente pour les détaillants et les distributeurs qui vendent des produits finis, plutôt que des fabricants ou des fournisseurs qui travaillent avec des matières premières.

Inventaire obsolète radié

Lorsqu'une organisation a épuisé toutes les autres options, il doit radier les stocks obsolètes en tant que perte. Selon les principes comptables généralement reconnus (PCGR), il doit répertorier l'inventaire obsolète comme une dépense et utiliser un compte de réserve d'inventaire (un type de compte d'actif de contrepartie) pour compenser la perte.

4 manières de prévenir les stocks obsolètes

Quoi de mieux que de se débarrasser des stocks obsolètes ? Ne pas s'y retrouver en premier lieu. Voici quelques façons de vendre autant que possible les actions que vous achetez :

Prévoir avec précision la demande

Comme mentionné plus tôt, les prévisions sont essentielles pour trouver le bon équilibre avec les stocks. Les entreprises devraient passer du temps à étudier de près la demande historique, y compris les tendances saisonnières pour certains produits, au fur et à mesure qu'ils établissent des prévisions. Des outils de prévision puissants, tel qu'un module d'optimisation des stocks, qui peuvent tenir compte des facteurs internes et externes aidera à combler l'écart entre les attentes et la réalité. Des prévisions précises nécessitent à la fois les bonnes personnes et les bons outils.

Assurez-vous que l'inventaire est visible et disponible sur tous les canaux

Si quelque chose ne se vend pas en magasin, mais qu'il est en ligne ou dans un autre emplacement physique, vous pouvez puiser dans l'inventaire qui se trouve et le vendre avant qu'il ne devienne périmé et vous ne commandez pas plus pour réapprovisionner les emplacements où il se vend.

Connaissez votre point de réapprovisionnement

Pour éviter les inventaires inutiles, le personnel doit savoir quand il doit commander plus d'articles et quelle doit être la taille de ces commandes. Le logiciel peut déclencher des alertes pour les acheteurs lorsqu'il est temps de passer une nouvelle commande, mais les employés de la chaîne d'approvisionnement doivent être à l'affût d'une augmentation ou d'une baisse des ventes d'un certain article en stock.

Voici la formule générale de calcul du point de commande :

Point de réapprovisionnement = (Ventes unitaires quotidiennes moyennes x Délai moyen en jours) + Stock de sécurité

Suivre les niveaux d'inventaire en temps réel

La visibilité sur les niveaux d'inventaire en temps réel est essentielle pour permettre aux organisations d'optimiser les achats et la gestion des stocks, ce qui minimisera les stocks obsolètes. Les employés de la chaîne d'approvisionnement ont besoin d'un accès constant à leurs positions d'inventaire pour chaque SKU afin qu'ils puissent passer des commandes d'achat ou promouvoir des produits lorsque le stock est faible ou élevé, respectivement. Ces chiffres peuvent changer rapidement, les employés ont donc besoin des informations les plus récentes. Les systèmes d'inventaire ERP s'appuient sur une variété de sources de données pour aider les entreprises à mieux comprendre l'historique des performances de diverses SKU, entre autres idées.

Utiliser un logiciel de gestion des stocks

Le bon logiciel de gestion des stocks aidera les entreprises à adopter toutes ces stratégies et à réduire les stocks obsolètes en suivant le mouvement des articles dans et hors de l'entrepôt au fur et à mesure qu'ils se produisent et en alertant le personnel lorsque l'entreprise est à court d'un article spécifique. Le logiciel de gestion des stocks peut suivre automatiquement les KPI pertinents pour les stocks, tels que le point de réapprovisionnement, jours d'inventaire disponible et rotation des stocks et fournir des rapports quotidiens avec des chiffres clés. Une solution de gestion des stocks peut également aider à établir des prévisions plus précises lorsqu'elle est intégrée à un logiciel commercial et financier.

Système de contrôle des stocks vs système de gestion des stocks

Le tableau suivant des fonctionnalités des systèmes de contrôle des stocks et de gestion des stocks peut vous aider à décider si vous avez besoin de l'un des systèmes ou des deux.

Système de contrôle des stocks Système de gestion des stocks Gère le stock existant et l'agencement de l'entrepôt. Le système suit également l'état du stock. Planifie les réapprovisionnements des stocks et prévoit la demande future. Jauge les cycles de commande et la quantité et le type d'articles. Commande automatiquement l'inventaire. Reçoit le nouvel inventaire et les retours et traite les transferts. Gère la planification et la prévision de la demande. Gère l'inventaire pick-and-pack pour l'expédition. Décide du stock de sécurité, cycles de réapprovisionnement et réapprovisionnement des stocks. Utilise un code-barres ou RFID pour tracer et enregistrer les transactions de stock. Collecte des données en temps quasi réel et en temps réel à l'aide de codes-barres ou RFID et trouve des tendances pour éviter les ruptures de stock et les surstocks. Suivi de réception, transfert ou conditionnement d'articles par lot ou numéro de série, palette, l'emplacement ou la date et les notes où le stock réside dans l'entrepôt. Trace et prend en charge le traitement des stocks à mesure que les articles passent des phases d'entreposage et de production à la livraison ou à la vente. Gère les factures de vente et les commandes des fournisseurs. Trouve l'inventaire obsolète. Envoie des alertes sur les faibles niveaux de stock ou les dates d'expiration. Améliore la disposition de l'entrepôt et le stockage du stock. Prend en charge les comptages physiques et de cycles, vérifie l'inventaire et génère des rapports. Prend en charge les comptages physiques et cycliques.

Exemple d'inventaire obsolète

Central City Electronics est un détaillant de produits électroniques pour la maison avec quatre magasins et un site Web. L'année dernière, son bénéfice a chuté pour la première fois en une décennie, et pendant deux trimestres cette année, le bénéfice total est toujours en baisse. Après avoir examiné les chiffres, l'équipe comptable du détaillant remarque une augmentation récente des coûts d'inventaire.

En y regardant de plus près, les comptables se rendent compte que l'entreprise a radié des centaines de milliers de dollars de produits l'année dernière, une grande partie des téléviseurs LCD 1080p. Ses prévisions prévoyaient que les téléviseurs 1080p seraient de gros vendeurs, mais beaucoup plus de gens ont acheté des ensembles 4K et OLED à la place. Un responsable des achats a aggravé les choses en achetant 200 ensembles 1080p de plus que prévu en échange d'un prix inférieur par téléviseur.

Central City Electronics ne reçoit que des rapports d'inventaire mensuels, donc il ne réalise pas le problème jusqu'à ce qu'il soit trop tard. À ce moment, même la plupart des liquidateurs ne sont pas intéressés par les téléviseurs dotés de cette technologie obsolète.

Cette expérience convainc l'entreprise d'investir dans un système de gestion des stocks qui mettra à jour les numéros d'inventaire en temps réel. Le système permet également aux employés de Central City Electronics d'afficher la rotation des stocks et les jours de stock disponibles par catégorie de produit ou SKU et les avertit lorsqu'il est temps de passer un nouveau bon de commande, avec les quantités suggérées. Tout bon de commande est automatiquement envoyé à un responsable pour approbation afin d'éviter les commandes excessives.

Après deux trimestres avec le logiciel de gestion des stocks, les coûts des stocks obsolètes sont en baisse de 70%, faire économiser beaucoup d'argent à Central City et remettre le profit sur une trajectoire ascendante. Lorsque l'entreprise a besoin de radier des stocks, une intégration avec le système comptable automatise une grande partie du travail impliqué dans la création d'une écriture de journal d'inventaire obsolète qui débite la radiation et les crédits du compte d'actif de contrepartie.

Conclusion

De nombreuses entreprises gaspillent beaucoup trop d'argent sur des stocks obsolètes. Bien qu'il soit souvent inévitable de radier de petites quantités d'inventaire, les stocks obsolètes n'ont pas besoin d'être un si gros contributeur au passif du bilan.

Trouver une résidence secondaire pour les stocks qui restent trop longtemps dans l'entrepôt est un moyen de récupérer le coût des stocks excédentaires. Un logiciel qui fournit une visibilité détaillée des stocks et des rapports détaillés peut aider à prévenir le problème avant qu'il ne se produise en fournissant aux employés les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions plus judicieuses en matière d'achat et de gestion des stocks.

Finalement, réduire les stocks obsolètes est un moyen indolore pour les entreprises axées sur les produits d'augmenter leurs résultats.