Facturation :évitez ces 8 problèmes qui affectent votre trésorerie

Le commerce électronique est l'industrie la plus prometteuse et à la croissance la plus rapide, cependant, faire en sorte que les clients vous paient à distance peut devenir difficile. C'est à ce moment que la facturation en ligne peut vous aider. Il existe plusieurs logiciels de facturation disponibles qui viennent en aide à la création de factures et à l'envoi de rappels. Cependant, la comptabilité des factures demande beaucoup de temps, d'efforts et de patience. Les propriétaires de petites entreprises doivent tenir compte des frais des canaux de vente, des adresses de livraison, des stocks et des autres détails de paiement. Même une petite erreur dans le processus de facturation peut entraîner de gros problèmes dans la gestion de la trésorerie. Voici les problèmes de facturation les plus courants auxquels les entreprises peuvent être confrontées.

Contenu :

1. Qu'est-ce qu'une facture ?

2. Comment créer une facture en ligne

3. 8 problèmes de facturation qui affectent votre trésorerie

   • Facturation manuelle
   • Informations manquantes
   • Suivi des paiements entrants
   • Surveillance de l'inventaire
   • Gestion des paiements multidevises
   • Frais de comptage
   • Paiements irréguliers
   • Associations négatives

4. Conclusion

Qu'est-ce qu'une facture ?

Selon la définition d'Investopedia, une facture est un document commercial horodaté qui détaille et enregistre une transaction entre un acheteur et un vendeur. La facture précise tous les détails du paiement, tels que le produit ou le service, le prix, la date d'échéance et d'autres informations sur un acheteur et un vendeur.

Les factures sont extrêmement utiles pour recevoir des paiements par carte de crédit. Dans ce cas, un client n'a qu'à ouvrir la facture et saisir les détails de la carte de crédit. Voila, l'achat est fait ! De plus, les factures améliorent le processus comptable car elles contiennent des informations sur l'expédition, l'emplacement et les taxes qui sont enregistrées dans les livres.

Récemment, les factures papier ont été remplacées par des factures électroniques qui prennent moins de temps. Pour les propriétaires d'entreprise, il est beaucoup plus facile de mettre à jour les informations ou d'éliminer les erreurs dans les factures en ligne. Et pour les clients, il faut beaucoup moins de temps et d'efforts pour payer en ligne que pour utiliser la facturation papier.

Comment créer une facture en ligne

Il existe de nombreuses applications de facturation qui peuvent vous aider à automatiser le processus de facturation. Vous pouvez utiliser un logiciel spécifique à ces fins ou utiliser un outil "créateur de factures" dans votre compte QuickBooks, Square ou PayPal, etc.

L'un des outils les plus simples pour créer une facture est fourni par le logiciel de comptabilité Synder. Synder connecte les processeurs de paiement tels que Stripe, PayPal et Shopify avec QuickBooks ou Xero. Ainsi, vous pouvez recevoir des paiements de différentes plateformes en même temps et les enregistrer automatiquement dans vos livres. Nous verrons de plus près comment créer des factures dans Synder pour tirer le meilleur parti de l'automatisation des paiements plus loin dans cet article

8 problèmes de facturation qui affectent votre trésorerie

Si vous débutez dans la facturation électronique, vous pouvez rencontrer quelques difficultés dans la gestion des transactions en ligne. Même certaines petites erreurs insignifiantes peuvent causer de gros problèmes avec les rapports et les relevés. Voici une liste des problèmes de facturation les plus courants susceptibles d'affecter la gestion de votre trésorerie.

1. Facturation manuelle

De nombreux propriétaires d'entreprise, qui n'ont que récemment transformé leur entreprise en commerce en ligne, n'automatisent pas le processus de facturation et créent chaque facture manuellement. Une telle approche a du sens lorsque vous n'avez que quelques transactions par mois. Mais si vous souhaitez augmenter vos ventes, vous devez minimiser autant que possible la facturation manuelle. Il existe de nombreuses applications qui fournissent des modèles de facture simples pour faciliter le processus de paiement. Il vous suffit de remplir les informations nécessaires dans les lacunes et d'envoyer la facture à votre client. Les modèles de facture vous feront gagner du temps et minimiseront les risques de manquer certaines données sur la transaction.

Voici un exemple de facture dans Synder.

2. Informations manquantes

Même lorsque vous utilisez des modèles de facture, il est difficile d'être sûr à 100 % que vous avez inclus toutes les données dans la facture. N'importe qui peut faire des erreurs. Par exemple, vous pouvez oublier de renseigner l'adresse de livraison sur la facture et de l'envoyer à votre client. Comme il n'y a pas de données d'expédition dans la facture, vous pouvez avoir des problèmes pour compter le montant de la taxe et enregistrer cette transaction dans vos livres.

De manière générale, vous devez retenir les éléments clés de la facture indispensables à votre comptabilité :

• Dates d'échéance
• Noms et adresses d'un acheteur et d'un vendeur
• Contacts
• Détails de la vente du produit ou du service
• Détails de paiement

3. Suivi des paiements entrants

La partie délicate de l'utilisation d'un générateur de factures dans PayPal, Square ou d'autres processeurs de paiement est que les détails de la transaction ne sont pas automatiquement enregistrés dans vos livres. Vous devez suivre et enregistrer manuellement les données dans votre compte QuickBooks ou Xero. Comme alternative, Synder surveille le statut de la facture et saisit automatiquement les données dans les livres. Dès que votre client paie la facture, Synder synchronisera le paiement avec votre plateforme comptable. De plus, tous les détails de la transaction (nom du client, inventaire, expédition, remise, taxe, etc.) seront automatiquement reflétés dans votre compte.

4. Surveillance de l'inventaire

Un autre problème avec les paiements en ligne est de savoir comment suivre l'inventaire. Si vos clients ne paient pas leurs factures à temps, il peut être difficile de contrôler le nombre de produits restant en stock. Par exemple, si vous enregistrez l'inventaire dans QuickBooks, vous n'avez pas d'autre choix que d'entrer manuellement tous les changements dans les quantités de produits. Synder peut vous aider à automatiser ce processus. Il synchronise les transactions et modifie les stocks dans QuickBooks, vous aurez donc un compte précis des produits en stock.

Comment ça marche? Synder prend le nom du produit sur la facture et le compare avec tous les produits de QuickBooks. Lorsque les noms correspondent, Synder réduit le nombre de produits dans QuickBooks.

5. Gestion des paiements multidevises

Si votre entreprise sert des clients utilisant différentes devises, le processus d'achat devient beaucoup plus facile pour eux. Cependant, c'est un cauchemar pour un propriétaire d'entreprise ou le comptable d'une entreprise d'enregistrer des transactions multidevises dans les livres et de compter les taxes. Certains processeurs de paiement tels que Stripe appliquent des taux de change pour enregistrer précisément le paiement dans Quickbooks ou Xero. Malheureusement, cette fonctionnalité ne fonctionne pas toujours correctement. En conséquence, les propriétaires d'entreprise reçoivent un rapport avec des transactions mal synchronisées.

En comparaison, Synder utilise un taux de change bancaire officiel, recalcule le montant du paiement et applique des taxes précises. Et cela se fait de manière absolument automatique !

6. Frais de comptage

L'un des plus gros problèmes avec les factures est les frais facturés par un processeur de paiement pour effectuer un transfert d'argent. Si vous travaillez avec plusieurs plateformes de paiement en même temps, il vous faudra des heures pour compter tous les frais pour chaque transaction. Synder trouve automatiquement les informations sur les frais dans le reçu de vente et les enregistre dans votre compte QuickBooks ou Xero. À la fin du mois, vous recevrez des rapports avec des informations séparées sur les bénéfices et les dépenses. Vous n'aurez pas à collecter tous les frais manuellement et à rechercher le montant des frais pour une nouvelle plateforme de paiement. Synder le fera pour vous !

7. Paiements irréguliers

Pour rentabiliser votre entreprise, il est important de garder un équilibre entre les bénéfices et les dépenses. C'est une situation courante lorsque les entreprises doivent couvrir leurs dépenses avant de recevoir de l'argent de leurs clients. Idéalement, les paiements entrants et sortants devraient être parallèles. Cependant, dans le monde réel, il est difficile de faire en sorte que les clients paient à temps. Suivre l'état des paiements et effectuer des rappels manuellement nécessite beaucoup de temps et d'efforts. Synder propose une fonction spéciale « Règles intelligentes » pour éviter de telles situations. Grâce à cet outil, vous pouvez créer vos propres règles pour les clients qui n'ont pas payé la facture à temps. Synder peut leur envoyer un e-mail, un SMS dans Messenger ou même enregistrer un message vocal pour s'assurer qu'un client a reçu la facture et n'a pas oublié de la payer. Lorsque vos paiements entrants sont planifiés, vous pourrez planifier plus efficacement les transactions sortantes.

8. Associations négatives

De nombreuses entreprises font souvent une erreur après avoir reçu le paiement – ​​elles ne disent pas « merci » à leurs clients. Les affaires ne consistent pas seulement à "vendre et oublier". Vous devez impliquer vos clients dans l'entonnoir d'achat et les faire acheter plus et régulièrement. L'un des moments clés est de laisser des émotions positives après l'achat. Les clients satisfaits sont des clients réguliers. Les logiciels de facturation permettent généralement d'envoyer un e-mail de remerciement au client une fois le paiement effectué. Cependant, si vous souhaitez rendre ce processus plus personnalisé, jetez un œil au système de facturation Synder.

Conclusion

En résumé, la facturation en ligne est un incontournable pour développer son activité. Il aide à automatiser le processus de paiement et le rend beaucoup plus rapide et plus facile. Cependant, il convient d'accorder une attention particulière à la comptabilité des factures. Pour gérer un volume élevé de transactions sans erreur et rapidement, vous devriez envisager d'utiliser un logiciel de comptabilité pour les petites entreprises. Commencez immédiatement un ESSAI GRATUIT dans Synder pour atteindre le prochain niveau de comptabilité e-commerce.