Politique de gestion des dépenses :guide définitif [avec modèle gratuit]

Toute entreprise dont les employés engagent des dépenses doit avoir une politique solide en place pour régir ces coûts. Même l'organisation qui ne compte qu'une poignée d'employés qui accumulent des dépenses a besoin d'un guide pour expliquer ce qui est remboursable ou non. En élaborant une politique de gestion des dépenses, puis l'ajuster au besoin au fur et à mesure que votre entreprise grandit, vous serez en mesure de garder les coûts gérables tout en gardant vos employés engagés et productifs.

Qu'est-ce qu'une politique de dépenses d'entreprise?

Une politique de dépenses est un ensemble formel de directives qui décrit clairement exactement ce qui est et n'est pas une dépense approuvable. Il aide également le service comptable et/ou les approbateurs à décider rapidement si une dépense est remboursable ou non.

Cette politique décrit clairement quand les employés peuvent s'attendre à être remboursés de leurs dépenses (généralement 30 jours ou moins, selon l'entreprise) et tout recours dont ils disposent en cas de rejet d'une dépense.

Avantages d'une politique de dépenses

L'un des meilleurs moyens de contrôler les dépenses des employés est de mettre en œuvre une politique de gestion des dépenses que tout le monde dans l'organisation suivra. De cette façon, lorsqu'une dépense est rejetée ou remise en cause, votre police servira de norme pour prendre des décisions finales sur le remboursement ou non des frais.

Une politique de dépenses aussi :

• Standardise les règles de gestion des dépenses d'une entreprise.
• Empêche les employés de prétendre qu'ils "n'ont pas été informés" qu'ils ne seraient pas remboursés pour une dépense spécifique.
• Aide les employés à se familiariser avec les règles et à savoir à l'avance si l'achat qu'ils effectuent sera remboursé.
• Donne aux gestionnaires approbateurs un guide à partir duquel travailler (au lieu d'avoir à poser des questions sur chaque dépense « discutable »).
• Aide à prévenir la fraude financière et à identifier lorsqu'un employé abuse du système.

7 étapes pour une politique de dépenses réussie

Suivez ces sept étapes lors de l'élaboration de la politique de dépenses de votre entreprise :

1. Déterminer quelles dépenses seront et ne seront pas remboursées, ainsi que si une carte de crédit d'entreprise est requise ou non.
2. Soyez aussi précis que possible lorsque vous décrivez ces dépenses (p. si vous ne couvrez pas les vols des compagnies aériennes en première classe ou si vous plafonnez les tarifs hôteliers à un seuil spécifique, inclure ces points dans votre police).
3. Décrire le processus d'autorisation, y compris qui sont les approbateurs, quel est le calendrier de remboursement, lorsque des pré-autorisations sont requises, seuils de dépenses et ainsi de suite.
4. Assurez-vous d'intégrer les meilleures pratiques telles que l'exigence d'approbations préalables pour certaines dépenses, définir clairement les étapes du processus d'approbation, ou d'autres éléments qui peuvent aider à minimiser les problèmes potentiels lorsque les dépenses soumises sont signalées.
5. Une fois la politique créée, le partager avec tous les employés, managers et cadres supérieurs qui seront impliqués dans les dépenses, processus d'approbation ou de remboursement. Assurez-vous que tous les employés peuvent accéder à la politique à tout moment. La politique de dépenses doit faire partie du processus d'intégration des employés et doit être mise à disposition via l'intranet de l'entreprise ou un autre emplacement facilement accessible.
6. Demandez les commentaires de la direction sur votre première ébauche, puis intégrez les modifications appropriées à votre ébauche finale.
7. Mettez régulièrement à jour votre politique de gestion des dépenses. Au fur et à mesure que votre entreprise grandit et se développe dans de nouveaux secteurs d'activité, cette politique devra être ajustée pour tenir compte de ces changements. Toute modification de la politique doit être clairement communiquée à tous les employés.

Que devrait inclure une politique de dépenses?

Toutes les politiques de gestion des dépenses devraient inclure :

• Une liste complète des dépenses que l'entreprise prendra en charge : Assurez-vous que votre liste comprend (mais ne se limite pas nécessairement à) :

  • Hébergement à l'hôtel
  • Frais de transport
  • Remboursement kilométrique
  • Frais de nourriture/boisson
  • Toute règle concernant l'alcool
  • Dépenses de divertissement
  • Articles liés à l'entreprise (c'est-à-dire, abonnements, électronique, équipement, etc.)
  • Toutes autres dépenses diverses (c.-à-d. affranchissement, gâteaux d'anniversaire pour les employés, etc.)
  • Considérations spéciales lorsque vous voyagez à l'extérieur du pays d'origine
  • Variations de la politique pour différents rôles et niveaux de gestion

• Des budgets spécifiques pour chaque type de dépenses (ex. voyager, Provisions, aliments, etc.): Si vos budgets fluctuent tout au long de l'année, utilisez cette section pour fournir des lignes directrices générales ou des plages que les employés peuvent utiliser comme référence.

• Explications autour des prestataires préférés : Assurez-vous que les employés comprennent les règles concernant le moment où les employés doivent utiliser les hôtels préférés, compagnies aériennes, sociétés de location de voitures ou d'autres fournisseurs et lorsqu'il y a de la flexibilité. Soyez clair sur comment et quand les exceptions sont autorisées.

• Langage très clair et concis : Rédigez la politique d'une manière qui ne laisse aucun doute sur ce qui est ou n'est pas admissible.

• Toutes les dépenses que l'entreprise n'est pas disposée à payer : Attendez-vous à ce que cette liste s'allonge avec le temps, au fur et à mesure que les notes de frais des employés sont remises en question ou rejetées. Si vous mettez régulièrement à jour votre politique, vous pouvez simplement insérer ces dépenses non admissibles dans une nouvelle section décrivant ce qui n'est pas couvert.

• Instructions spécifiques pour réclamer des dépenses : Décrivez le processus, toute échéance (par exemple, soumettre toutes les notes de frais au plus tard le dernier jour du mois où elles ont été engagées), ou d'autres détails que les employés doivent suivre pour se faire rembourser.

• Votre politique sur les avances de fonds : Déterminez si vous accorderez ou non des avances de fonds. Si vous êtes, assurez-vous d'inclure les étapes spécifiques que quelqu'un doit suivre pour obtenir l'avance (et, comment déclarer/rendre les fonds excédentaires de cette avance).

• La procédure de remboursement : Fournir des détails sur le moment où les employés peuvent s'attendre à être remboursés, comment ils recevront leur argent, et quelles mesures ils doivent prendre si un ou plusieurs éléments de leurs notes de frais sont rejetés.

• Règles relatives aux cartes de crédit émises par l'entreprise : Si votre entreprise fournit des cartes de crédit d'entreprise à ses employés, la politique de dépenses doit inclure un libellé indiquant si et quand les cartes peuvent être utilisées à des fins personnelles, les politiques de remboursement et si les cartes de crédit personnelles peuvent être utilisées pour payer les dépenses.

Exemple de politique de dépenses

Voici un aperçu de base que vous pouvez utiliser pour créer la politique de dépenses de votre entreprise.

1. Énoncez l'objectif de la politique :

   Par exemple :Cette politique de dépenses s'applique à tous les employés qui sont remboursés des dépenses liées au travail.

2. Détaillez ce que la police couvre :

   • Voyage d'affaires
   • Hébergements
   • Repas
   • Divertissement
   • Conférences, la formation et l'éducation
   • Fournitures et matériel de bureau
   • Frais divers
   • Dépenses supplémentaires/pertinentes

3. Détaillez ce que la police ne couvre pas :

   • Achats personnels
   • Dépenses engagées par des non-salariés
   • Repas et divertissements associés à des voyages ou à des événements non autorisés
   • Plus de deux boissons alcoolisées par jour
   • Billets pour des concerts ou des événements sportifs, sauf dans le cadre d'un événement pré-approuvé avec des prospects/clients.

4. Décrivez le processus de remboursement des dépenses des employés :

   • C'est ici que vous détaillerez les démarches que doivent suivre les travailleurs afin d'être remboursés en tout ou en partie de leurs dépenses.
   • Détaillez le processus d'approbation et qui doit y être impliqué.
   • Inclure les délais de remboursement.

Cet exemple se veut un guide pour créer votre propre police. Une fois que vous commencez à définir votre politique de gestion des dépenses, vous voudrez le personnaliser pour inclure tous les points pertinents et résoudre tous les problèmes potentiels liés à vos propres opérations.

Principaux problèmes de politique de dépenses à éviter

Gérer et suivre correctement les dépenses des employés est une tâche importante pour toute entreprise car elle a un impact sur les flux de trésorerie, impôts et finances. Lorsqu'il est correctement développé et exécuté, une politique de gestion des dépenses fournit une ligne directrice pour l'employé et un filet de sécurité pour l'entreprise.

Lorsqu'une entreprise ne prend pas le temps de développer cette importante politique, cela peut entraîner des problèmes tels que :

• Problèmes de trésorerie : Dans un monde où 20 % de toutes les dépenses des employés violent la politique de l'entreprise, la politique doit être à l'épreuve des balles. Lorsque les employés ont « le champ libre » pour dépenser comme ils l'entendent, la liste des dépenses inexplicables s'accumulera rapidement. Cela peut créer d'importants problèmes de trésorerie.
• Managers et cadres supérieurs confus : Sans guide à suivre, vos gestionnaires ne peuvent pas prendre de bonnes décisions concernant l'approbation ou le rejet des dépenses des employés. Soit ils suivront leur instinct, soit ils appelleront à plusieurs reprises pour demander de l'aide. Vous pouvez réduire cette confusion en définissant clairement les règles de gestion des dépenses dans une politique d'entreprise partagée avec toute l'équipe.
• Fraude à la dépense : Les employés peuvent mentir sur les dépenses . Personne ne veut penser au pire des membres de son équipe, mais la fraude financière existe et les entreprises doivent être conscientes de leurs vulnérabilités. Lorsque les règles régissant les dépenses des employés sont floues ou indéfinies, la possibilité de commettre une fraude peut augmenter considérablement. Dans certains cas, le simple fait de savoir que quelqu'un a établi des règles et les applique peut réduire les risques de fraude sur les dépenses.
• Mauvaise gestion fiscale : Les règles de l'IRS pour les rapports de dépenses décrivent exactement ce qui est considéré comme une dépense d'entreprise, qu'est-ce qu'un dossier complet, comment conserver ces registres et quelles dépenses sont admissibles à une déduction fiscale (voir la publication IRS 535 pour plus d'informations). Sans politique claire en place pour gérer ces dépenses, vous courez le risque de faire des erreurs sur vos impôts et peut-être même de déclencher un audit IRS. (Discutez avec votre comptable pour plus de détails à ce sujet et pour voir ce que vous devez faire d'autre pour assurer la conformité fiscale.)

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6 bonnes pratiques clés en matière de politique de dépenses

La politique de dépenses de votre entreprise servira de signal aux employés qui encourent les dépenses, les gestionnaires qui les approuvent ou les rejettent, et le personnel comptable qui les traite. Parce que cela aura un impact sur de nombreux aspects de votre organisation, vous voudrez prendre le temps d'élaborer une politique qui répond aux besoins de votre entreprise et de vos employés.

Voici six bonnes pratiques à utiliser lors de l'élaboration de la politique de dépenses de votre entreprise :

1. Comprenez les implications juridiques et fiscales de votre police. Passez en revue toutes les lois fédérales et étatiques régissant les rapports de dépenses et le remboursement. Assurez-vous que votre politique est conforme à ces lois. Adopter une approche similaire avec les lois fiscales, sachant qu'il existe des politiques strictes concernant les dépenses qui peuvent ou ne peuvent pas être déduites sur votre déclaration de revenus.

2. Demandez à vos employés de donner leur avis. Si c'est la première fois que vous élaborez une politique, et si vous n'êtes pas sûr de ce qu'il faut y inclure, demandez l'avis de vos employés. Qu'est-ce qui leur faciliterait le processus? Que faut-il préciser plus clairement ? Où ont-ils rencontré des problèmes avec le dépôt des dépenses dans le passé (que ce soit dans votre entreprise ou chez un ancien employeur) ? Utilisez cette entrée pour créer une politique qui réponde autant que possible aux besoins de chacun.

3. Parlez aux cadres supérieurs de la nouvelle politique. Au lieu de simplement appliquer les nouvelles règles aux managers et aux cadres, les impliquer (ainsi que d'autres approbateurs) dans le processus d'élaboration de la politique. Comme vos employeurs, ces associés ont probablement dû suivre des directives similaires dans des postes antérieurs et peuvent partager à la fois le bon et le mauvais avec vous. Encore, utilisez ces informations pour guider votre propre développement de politiques.

4. Rester simple, mais aborder toutes les questions importantes. Ce sera en quelque sorte un exercice d'équilibre, mais votre objectif devrait être de garder la politique aussi simple que possible tout en touchant tous les points clés. Soyez concis et utilisez le moins de mots possible sans pour autant laissant trop de place à l'interprétation.

5. N'enterrez pas la police dans votre pile de papiers d'entreprise. L'idée derrière cet exercice est de créer une politique de dépenses que toutes les parties intéressées peuvent lire et consulter au besoin. Une fois la politique terminée, distribuez-le par voie électronique et encouragez les employés à le lire et à faire part de leurs commentaires. S'il s'agit de votre première ébauche du document, vous pouvez utiliser ces commentaires pour peaufiner votre politique avant de la finaliser et de l'intégrer à votre livre de règles d'entreprise global.

6. Automatisez votre processus de gestion des dépenses. Un processus qui était largement géré à l'aide de reçus papier et de feuilles de calcul, la gestion des dépenses a grandement bénéficié de la technologie. Les travailleurs peuvent utiliser leurs smartphones pour télécharger facilement leurs reçus et les intégrer au workflow de gestion des dépenses. Une fois dans le système comptable, ces dépenses peuvent être automatiquement acheminées vers les bonnes personnes pour approbation, signalés ou préparés pour le paiement. L'automatisation du processus de gestion des dépenses est une bonne pratique que de nombreuses entreprises ont adoptée, en les aidant à économiser du temps et de l'argent tout en réduisant les risques d'erreurs et de transactions frauduleuses.

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Un logiciel de gestion des dépenses peut vous aider à maximiser l'exactitude et l'opportunité des rapports de dépenses et de la gestion globale des dépenses ; ce processus doit être aussi simple et flexible que possible pour les utilisateurs et se connecter directement à la gestion de projet et à la comptabilité de projet.

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