Qu'est-ce qu'une note de frais ? (Pourquoi c'est important et modèle gratuit)

Qu'est-ce qu'un rapport de frais de déplacement et de déplacement ?

Une note de frais de déplacement et de représentation, également connu sous le nom de rapport T&E, détaille les dépenses engagées lorsque les employés se déplacent pour le travail et que les entreprises organisent des événements. Les employés peuvent soumettre des rapports de déplacement pour se faire rembourser des articles tels que des repas d'affaires avec des clients ou des billets d'avion pour assister à une conférence de l'industrie. L'entreprise peut utiliser les notes de frais pour suivre combien elle dépense en voyages et divertissements.

Qu'est-ce qu'une dépense ?

« Dépenses » est un terme général qui englobe tout type de coût d'entreprise. Les frais de déplacement et de représentation sont une catégorie de dépenses. Les frais de déplacement et de divertissement typiques peuvent inclure les frais de cours de formation commerciale, assister à des conférences, voyager pour rencontrer des clients ou des clients, et l'organisation d'un pique-nique d'entreprise pour récompenser les employés.

Une entreprise répertorie toutes ses dépenses sur son compte de résultat (également appelé compte de résultat).

Types de notes de frais

Les notes de frais de déplacement et de déplacement ne sont qu'un des nombreux types de notes de frais. En général, toutes les notes de frais visent à aider l'entreprise à mieux suivre et analyser les dépenses. Les rapports de frais de déplacement et de déplacement peuvent aider à identifier les domaines dans lesquels les entreprises peuvent dépenser trop ; certains rapports sont également importants à des fins fiscales.

Pour les frais de déplacement, les employés soumettent généralement des rapports de dépenses hebdomadaires détaillant les dépenses directes pour les activités ou les achats, tels que les repas des clients ou le kilométrage parcouru pour se rendre sur les sites des clients. Avec le bon logiciel de gestion des dépenses, les entreprises peuvent générer des rapports qui analysent les données agrégées des notes de frais des employés pour suivre les dépenses et aider à développer une politique de gestion des voyages d'entreprise.

Les entreprises utilisent d'autres types de notes de frais pour suivre différentes catégories de dépenses, y compris les frais généraux comme les salaires et le loyer.

Rapport de dépenses mensuel

Les rapports de dépenses mensuels aident une entreprise à suivre et à analyser toutes les dépenses impliquées dans la gestion de l'entreprise. Cela aide l'entreprise à surveiller les tendances des dépenses, déterminer si les dépenses actuelles correspondent aux prévisions et trouver des moyens de réduire les coûts.

Rapports de dépenses à long terme

Les rapports de dépenses à long terme couvrent généralement des trimestres ou des années, et sont un autre moyen d'évaluer les habitudes de dépenses d'une entreprise. Les entreprises peuvent également utiliser des rapports de dépenses annuels pour identifier les déductions fiscales à utiliser dans les déclarations de revenus annuelles.

Notes de frais récurrentes

Les rapports de dépenses récurrents analysent généralement les dépenses régulières fixes, comme le loyer, paie et services publics, que l'entreprise doit couvrir chaque mois. Ils peuvent permettre de repérer plus facilement toute augmentation significative de ces dépenses qui pourrait discrètement nuire au résultat net.

À quoi ressemble une note de frais ?

Selon l'entreprise, une note de frais peut être aussi simple qu'une feuille de calcul avec quelques colonnes pour les informations essentielles ou aussi complexe qu'un document de plusieurs pages avec de nombreuses colonnes, catégories et codes pour une grande variété de dépenses. De nombreuses petites entreprises s'appuient sur des formulaires et des feuilles de calcul de base au lieu d'un logiciel de gestion des dépenses. Les grandes entreprises sont plus susceptibles d'utiliser des codes numériques de dépenses et des numéros de bon de commande pour certaines dépenses.

Qu'est-ce qui est inclus dans une note de frais?

Une note de frais comprend généralement plusieurs colonnes :

• La date à laquelle une dépense a été engagée.
• Une description de la dépense, qui détaille généralement ce qui a été acheté, ou, dans le cas des repas, qui a assisté à l'événement.
• La catégorie de dépenses, comme les repas ou le transport.
• Le montant de la dépense.
• Le service dans lequel travaille l'employé et son responsable.

Exemple de note de frais

Voici un exemple d'entrées dans une simple note de frais de déplacement.

Date La description Hébergement Transport Repas Autre Montant 20/10/20 Déjeuner avec J. Smith
de WidgetWare 72,50 $ 72,50 $ 21/10/20 Frais d'inscription pour
séminaire de vente en ligne 275,00 $ 275,00 $ 0,00 $ 0,00 $ 72,50 $ 275,00 $ 347,50 $ Le total 347,50 $

Catégories de notes de frais de déplacement et de déplacement

La catégorisation des dépenses de déplacement est importante à la fois pour suivre les dépenses plus en détail et à des fins fiscales. Les catégories courantes pour les rapports T&E incluent :

• Kilométrage automatique
• Voyage (billet d'avion, hébergement, taxis/Uber/Lyft)
• Repas d'affaires
• Frais de bureau (par exemple, remboursement du service Internet à domicile pour les employés distants)
• Autres dépenses (conformément à la politique)

Les catégories de déclaration de dépenses aident les entreprises à regrouper leurs dépenses pour la déclaration fiscale et la conformité. L'IRS établit quelles dépenses sont déductibles d'impôt, généralement des dépenses qui entrent dans les coûts « ordinaires et nécessaires » de faire des affaires. En raison de la loi américaine 2017 Tax Cuts and Jobs Act (TCJA), la plupart des dépenses de divertissement, comme emmener un client au théâtre, ne sont pas déductibles des impôts. Il y a quelques exceptions, tels que les frais engagés pour organiser une fête de vacances pour les employés ou certaines dépenses liées à la participation à des réunions d'affaires et à des conférences.

Importance de la déclaration des dépenses en entreprise

Les frais liés à la conduite sur plusieurs sites clients, rembourser les employés pour les dépenses du bureau à domicile et payer pour les conférences peut s'additionner rapidement. Les rapports sur les dépenses de déplacement et de déplacement permettent aux entreprises de suivre où va leur argent et aident les entreprises à garder ces dépenses sous contrôle.

En quoi les rapports de frais de déplacement et de déplacement sont-ils différents pour les petites entreprises et les entreprises ?

Dans les petites entreprises, le processus de déclaration des dépenses est généralement simple :un employé soumet une note de frais de déplacement pour approbation, et une fois le rapport approuvé, quelqu'un de la comptabilité leur envoie un paiement électronique, leur fait un chèque ou émet un paiement sur un compte de carte de crédit d'entreprise.

Pour les grandes entreprises, les rapports de dépenses aident à identifier les dépenses par département, l'emplacement et d'autres catégories. Les rapports de dépenses d'entreprise ont tendance à être très détaillés. Les entreprises peuvent traiter des centaines voire des milliers de rapports d'employés chaque mois, couvrant tout, des cours de formation continue du service juridique aux déplacements de l'équipe commerciale sur les sites des clients.

Création d'un rapport de frais de déplacement et de déplacement sur mesure pour votre entreprise

Alors que les notes de frais de déplacement et de déplacement pour différentes organisations ont beaucoup en commun, chaque entreprise aura probablement des exigences uniques. Cela crée le besoin de rapports de dépenses personnalisés adaptés aux besoins commerciaux d'une entreprise individuelle.

Pour créer ces rapports, les entreprises peuvent soit personnaliser un modèle prédéfini, soit créer un rapport de dépenses à partir de zéro. Un logiciel de gestion des dépenses plus sophistiqué permet aux entreprises d'adapter les rapports à leurs besoins spécifiques et de créer des flux de travail personnalisés qui accéléreront le processus d'approbation.

À quelle fréquence les notes de frais doivent-elles être déposées ?

Ça dépend. Pour les rapports T&E, les employés peuvent préférer soumettre des rapports hebdomadaires, afin qu'ils puissent être remboursés rapidement pour les menues dépenses. Cependant, cela pourrait prendre beaucoup de temps au personnel. Si les employés utilisent exclusivement des cartes de crédit d'entreprise pour les frais de déplacement, soumettre des rapports moins fréquemment peut réduire les coûts administratifs. Une pratique courante consiste à soumettre le rapport au cours de la même période comptable au cours de laquelle les dépenses sont engagées.

Comment automatiser les rapports de frais de déplacement et de déplacement

La déclaration des frais de déplacement et de déplacement peut prendre beaucoup de temps et être un problème à la fois pour les employés qui remplissent les formulaires de dépenses et pour l'équipe comptable. Cela est d'autant plus vrai que le volume de rapports augmente, ce qui peut également rendre plus difficile la production de rapports sur les dépenses par catégorie et par département.

De nombreuses entreprises utilisent des logiciels pour automatiser certaines parties du processus de déclaration des dépenses, le rendant plus efficace à remplir, examiner et approuver les rapports. Un système peut réduire la charge pesant sur les employés individuels, managers et l'équipe comptable tout en produisant automatiquement des rapports détaillés à analyser par les dirigeants de l'entreprise. Le logiciel de rapport de dépenses peut également signaler les éléments qui pourraient ne pas être conformes à la politique de l'entreprise et soumettre les dépenses au personnel approprié pour examen.

Logiciel et outils de rapport de frais de déplacement et de déplacement

Le logiciel peut réduire le temps requis pour préparer et traiter les rapports de dépenses. Le logiciel de reporting des dépenses peut également générer automatiquement des rapports mensuels ou trimestriels qui analysent les dépenses, aider les entreprises à obtenir des informations précieuses sur les coûts encourus par les différents départements et unités commerciales.

Le logiciel peut faciliter la saisie et la catégorisation des dépenses, automatiser certaines parties du processus. Par exemple, il peut utiliser le texte d'un reçu pour renseigner automatiquement la catégorie de dépenses, nom et montant de l'entreprise après qu'un employé en ait pris une photo. Ces solutions peuvent également améliorer la précision des rapports, en permettant aux entreprises de créer et d'utiliser des règles commerciales personnalisées.

Les entreprises peuvent personnaliser les flux de travail afin que les rapports soient automatiquement acheminés vers les bons responsables pour approbation. Le logiciel peut également suivre les rapports de déplacement des employés tout au long du cycle d'approbation et de remboursement et envoyer des alertes si une note de frais n'est pas approuvée à un moment précis. Cela garantit que les employés sont remboursés rapidement.

Modèle de rapport de dépenses gratuit

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