Principales tendances de l'industrie de la gestion des dépenses en 2020

Vous pensez que saisir les reçus à la main, puis envoyer les fichiers par courrier électronique pour approbation, est toujours la façon dont la gestion des dépenses se fait ? Pas si, et si votre entreprise est bloquée en mode manuel, tu perds le temps de tout le monde, sans parler du ralentissement potentiel des audits, manquement aux violations de la politique et à la fraude et peut-être enfreint les règles de déductibilité de l'IRS.

Les employés de la génération Y et de la génération Z en particulier n'ont aucune patience pour mélanger manuellement les reçus. Ils veulent des applications, et l'industrie de la gestion des voyages et des dépenses a réagi. Les progrès technologiques ont fourni de nouvelles capacités. Solutions automatisées, le cloud et l'apprentissage automatique peuvent accélérer le processus de gestion des dépenses et réduire la frustration des employés et de l'équipe comptable, qui doit gérer le processus d'approbation et de paiement dans tous les départements et employés.

Pas que tout le monde en profite.

Défis de l'industrie

Quarante-six pour cent des entreprises ne suivent pas les coûts de traitement des notes de frais, selon le rapport 2019 de Tallie sur les tendances en matière de gestion des voyages et des dépenses, et 43 % gèrent toujours les rapports de dépenses manuellement.

L'enquête a porté sur près de 600 professionnels de la finance issus de divers types et tailles d'entreprises. Plus, 44%, des répondants sont en première ligne de la finance en tant que contrôleurs, gérants ou comptables. Le rapport met en lumière combien les entreprises dépensent en frais de déplacement, ainsi que le temps et le coût de gestion des dépenses d'un point de vue comptable :

• Pour 29%, le traitement d'une note de frais coûte 10 $ ou moins ; 14 % dépensent 21 $ ou plus. Mais la majorité (46 %) déclare n'avoir aucune idée du coût.
• Les professionnels de la finance disent qu'ils trouvent le plus de valeur dans les systèmes qui utilisent des applications mobiles pour capturer les reçus (cités par 48%) et permettent le dépôt direct par ACH (36%). Les deux réponses sont logiques, car la recherche des documents manquants et le traitement des paiements sont des tâches chronophages.
• Seulement 27 % ont des systèmes qui signalent automatiquement les dépenses hors politique. Cela signifie que la comptabilité examine manuellement les rapports, ou des éléments non autorisés passent, c'est une bombe à retardement d'audit, sans parler d'une fuite d'argent.

Malgré que, Tallie rapporte que 44% des entreprises n'ont pas l'intention d'ajouter des solutions de gestion des dépenses dédiées qui pourraient signaler automatiquement les problèmes, en disant que leurs processus actuels "fonctionnent assez bien".

Peut-être, mais peut-être pas. La gestion manuelle des dépenses est incontestablement chronophage et coûteuse et crée des inefficacités majeures pour les employés et les équipes financières. Il s'agit d'un processus en plusieurs étapes qui commence par l'acceptation des demandes de remboursement des employés et passe par l'approbation ou le refus de ces demandes, planification des rapports de remboursement, payer les employés et vérifier en permanence les fraudes et les erreurs.

En plus d'engendrer des coûts élevés et de prendre beaucoup de temps, l'inefficacité conduit à des employés frustrés de haut en bas de l'organigramme. Lorsque l'automatisation est introduite, le processus devient beaucoup plus simple, plus abordable et conforme aux règles fiscales de l'IRS et aux attentes des auditeurs.

Rappelles toi, l'IRS a des règles compliquées sur, par exemple, taux journaliers admissibles, et les auditeurs voient de nombreux processus manuels comme un signal d'alarme indiquant qu'une entreprise a mis en place des contrôles laxistes.

Souvent, cette impression est juste.

Principales inefficacités de la gestion des dépenses

Mastercard rapporte que les frais de déplacement et de déplacement sont généralement la deuxième dépense indirecte d'une organisation, derrière le travail. Ce rapport précise également que les fonctions comptables, comme le traitement des dépenses, Audit, la conformité et la gestion des programmes, en moyenne, de 11 % à 23 % du coût total du programme.

Donc, si vous dépensez 100 $, 000 sur T&E et sont au milieu du peloton en termes d'efficacité back-end à 17%, c'est 17 $, 000.

Cela semble-t-il exact ? Dans de nombreux cas, les prospects financiers ne savent tout simplement pas, car ils gèrent manuellement la gestion des dépenses et ont peu ou pas de visibilité sur leurs dépenses globales, ne peut pas produire de rapports précis et ne peut pas identifier (et agir sur) les domaines de préoccupation potentiels.

Par exemple, dans l'enquête Tallie, 26% des personnes interrogées déclarent que leur entreprise ne sait même pas si les notes de frais soumises sont conformes à leurs politiques d'entreprise, et seulement environ un sur quatre peut signaler automatiquement les rapports non conformes pour le suivi. De nouveau, c'est un indicateur d'audit ou une infraction fiscale en attente de se produire.

Autres problèmes :les processus manuels ne sont pas évolutifs, et les entreprises dont les données sont dispersées ne peuvent pas déterminer les domaines d'économie, comme sévir contre les voyages réservés en dehors des fournisseurs agréés ou, dernièrement, achats liés au bureau à domicile interdits.

La technologie est derrière

IDC s'attend à ce que le marché mondial des logiciels de gestion de T&E atteigne 2,7 milliards de dollars d'ici 2022, soit un taux de croissance annuel composé de 8,7 %.

C'est une croissance assez saine, mais pas ce à quoi nous nous attendions étant donné le nombre d'entreprises exécutant cette fonction financière manuellement. Notre avis :les systèmes de gestion des dépenses sur site n'ont pas répondu aux besoins des entreprises, les équipes financières peuvent donc ne pas voir l'intérêt d'investir du temps et de l'argent.

La réponse, souvent, dépasse ces anciens systèmes de T&E et passe directement à des solutions plus avancées. IDC soutient cela, affirmant que la demande de logiciels de gestion des dépenses basés sur le cloud augmente à un TCAC de 11,2%.

C'est très logique, surtout à l'ère du travail à domicile. Quand les gens ne sont pas au bureau, un processus manuel de gestion des dépenses devient encore plus lourd. Les logiciels basés sur le cloud facilitent grandement la gestion efficace du processus, où que vous soyez.

ROI pour le logiciel T&E

Tallie dit que les domaines où les investissements dans la gestion automatisée des dépenses portent leurs fruits incluent une productivité accrue par, par exemple, réduire la saisie manuelle des données ; encourager les employés à soumettre des notes de frais plus fréquemment et plus rapidement ; et les gestionnaires passent moins de temps à se pencher sur les rapports pour les problèmes.

Pour les finances, la grande victoire est de pouvoir allouer l'argent de manière efficace car l'équipe sait à tout moment ce que les frais de déplacement et de déplacement coûtent.

Et curieusement, les petites entreprises ont enregistré des retours plus rapides que les entreprises, selon le sondage :

• Pour les entreprises, 50% ont réalisé un ROI positif en un an ou moins, tandis que 57% ont réalisé un retour sur investissement positif en deux ans ou moins.
• Parmi les entreprises de taille intermédiaire, 55% ont vu un ROI positif en un an ou moins, tandis que 76% ont réalisé un retour sur investissement positif en deux ans ou moins.
• Pour les petites entreprises, 64% ont réalisé un ROI positif en un an ou moins, tandis que 71% ont vu un retour sur investissement positif en deux ans ou moins.

L'analyse de Grand View Research confirme que le retour sur investissement se résume à l'automatisation des processus liés au T&E, comme soumettre des demandes de pré-approbation d'achats, et l'intégration avec d'autres logiciels d'entreprise, comme ERP, CRM et systèmes de ressources humaines. Permettre la mobilité, clé pour les travailleurs de la génération Y et de la génération Z, est également un facteur contributif, tout comme l'automatisation du processus d'examen et d'approbation.

Explorons d'autres tendances à surveiller.

Les 4 principales tendances de l'industrie de la gestion des dépenses en 2020

1. Mobilité

Les employés veulent utiliser leurs appareils mobiles pour créer des rapports puis saisir, suivre et soumettre leurs dépenses. En réalité, les applications mobiles et l'intégration doivent être un point de décision essentiel lors de la sélection d'un logiciel de reporting des dépenses.

Les fournisseurs réagissent à cela en déployant des systèmes qui permettent la soumission et l'approbation des réclamations via un smartphone, notamment en prenant des photos des reçus et en les téléchargeant dans le système. Encore mieux :capacités OCR pour « lire » les reçus et remplir automatiquement les champs.

Attendez-vous à ce que cette tendance se poursuive. Lorsque les professionnels en déplacement peuvent gérer les tâches de déclaration de dépenses à la volée, à la maison pour l'instant, mais finalement pendant le déjeuner, d'une chambre d'hôtel, à l'arrière d'un Uber ou sur le vol de retour, cela fait non seulement gagner du temps à l'employé, il accélère la facturation back-office et le rapprochement financier.

Trois autres fonctionnalités à rechercher dans les solutions de gestion des dépenses mobiles :

• Intégration avec les applications de réservation de voyages et d'itinéraires.
• Capacités GPS pour remplir automatiquement les entrées de dépenses en fonction de l'emplacement, comme un aéroport ou un restaurant.
• Capacités spécifiques à l'industrie, comme la conversion de devises mobiles pour les entreprises mondiales.

2. Voyager

Alors que les entreprises réinventent les voyages d'affaires dans le monde post-pandémique, la nécessité d'un bon suivi des dépenses continuera. Avec une solution automatisée de gestion des dépenses en place, les équipes financières peuvent mettre en place de nouvelles politiques et surveiller la conformité pour s'assurer que les employés n'abusent pas du système de remboursement et prendre des mesures correctives rapides s'ils le font. Le simple fait d'alerter les superviseurs en temps quasi réel afin qu'ils puissent alerter chaque employé qu'ils dépensent plus qu'ils ne le devraient peut étouffer les problèmes dans l'œuf.

Dire, par exemple, un vendeur tente de réserver un vol qui ne relève pas de la politique. Un système intelligent de gestion des dépenses intégré au système de réservation de voyages le signalera et proposera une option conforme à la politique. Le vendeur annulera peut-être l'alerte ; dans ce cas, son responsable recevra une notification et pourra autoriser ou refuser les dépenses.

Ou, disons que deux employés se rencontrent pendant le déjeuner et partagent l'onglet 50/50 plutôt que la personne la plus âgée qui paie. Plus tard, les deux dépensent le même repas avec des reçus indiquant le même montant. Dans ce cas, ce n'est pas frauduleux, mais c'est certainement quelque chose qui devrait être signalé; ce n'est pas non plus une bonne pratique de demander à la comptabilité de gérer un repas deux fois.

Sans workflow d'approbation basé sur des règles, de telles inefficacités, les drapeaux rouges et les violations liées aux voyages peuvent être difficiles à repérer, notamment pour les grandes entreprises.

Il en va de même pour les nouvelles politiques de travail à domicile que de nombreuses entreprises adoptent. Le rapport Spend Insights récemment publié par Oversight montre une augmentation alarmante de la fraude et de l'utilisation abusive du système de dépenses. En réalité, même si les dépenses globales de T&E sont en baisse de 64%, le taux de violation est en hausse de 207 % par rapport aux périodes pré-COVID.

Qu'est-ce qui ne va pas ? Probable, les « garde-fous » basés sur des règles qui peuvent signaler les violations ne sont pas activés ou ne sont pas mis à jour pour refléter la réalité actuelle, les dépenses sont donc approuvées sans examen approprié. Puis, quand les superviseurs s'en emparent, les approbations de rapports légitimes peuvent prendre beaucoup de temps. Cela laisse les employés se demander où sont leurs chèques, même s'ils accumulent déjà de nouvelles dépenses pour la période de fermeture à venir.

De nouveau, les systèmes intelligents peuvent aider à financer la création et la mise à jour de ces garde-corps et appeler (intelligemment) les soumissions qui s'éloignent des lignes.

3. Intégration

L'intégration de la gestion des dépenses avec l'ERP et d'autres systèmes comptables profite à la fois aux employés et aux finances.

Pour les travailleurs, rechercher la capacité de suivre l'évolution d'une note de frais de sa création à son approbation jusqu'au paiement, qu'il s'agisse d'un dépôt direct ou d'un versement à l'émetteur de la carte de crédit. Cela seul réduira les e-mails à la comptabilité.

Pour les comptables chargés du suivi des dépenses, une vision financière consolidée avec intégration dans les solutions comptables et/ou ERP, c'est-à-dire la possibilité de partager des données directement et en continu sans intervention humaine, offre une vue unifiée des dépenses. C'est particulièrement critique pour les entreprises avec des pistes de trésorerie courtes ou des ressources financières limitées.

En consolidant une gamme de données T&E et en les partageant automatiquement avec l'ERP et d'autres systèmes d'une entreprise, les solutions intégrées de gestion des dépenses éliminent la plupart des frictions d'un processus coûteux.

Recherchez des intégrations intégrées avec votre système comptable, la possibilité de lier les politiques et ces garde-fous à tous les outils de réservation de voyages, la capacité de rendre compte de manière granulaire des dépenses de déplacement et d'assistance pour se conformer aux réglementations pertinentes.

4. IA, Automatisation et apprentissage automatique dans la gestion des dépenses

Les systèmes d'apprentissage automatique examinent de nombreuses données et en tirent des enseignements. Une entreprise peut alimenter un an de notes de frais dans un système de T&E compatible ML dans le but de lui apprendre à signaler des anomalies pouvant indiquer une fraude ou une erreur humaine. Plus le système doit étudier de rapports, mieux il détectera les problèmes potentiels.

La différence entre ML, qui regarde les bons et les mauvais exemples et apprend à repérer les mauvais, et l'IA est que l'intelligence artificielle augmente la mise en ajoutant un contexte supplémentaire.

Par exemple, un véritable système basé sur l'IA pourra puiser dans des sources de données externes pour savoir que presque personne ne paie un certain tarif pour ce service, ou que le vol que quelqu'un a payé a été annulé. Peut-être que cela peut être lié à votre système de réservation de voyage et voir que, quand à New York, votre équipe de vente se rend toujours à Momofuko. C'est cher, l'IA peut-elle donc recommander des lieux similaires plus conformes à la politique d'indemnité journalière, puis fournir des informations sur la réservation et mettre l'adresse dans le calendrier du vice-président des ventes ?

Si un fournisseur commence à vous présenter son « intelligence artificielle avancée, ” poser des questions difficiles. S'agit-il réellement d'un apprentissage automatique sous le capot avec un marketing sophistiqué de l'IA pour justifier une prime de prix ? Comment fournira-t-il une suggestion vraiment intelligente pour savoir si une dépense est hors de propos ou non ? Quel contexte peut-il apporter au-delà du simple examen de vos propres données ?

Ce que les directeurs financiers doivent comprendre, c'est le type d'informations qu'un système donné fera surface et si ces conclusions en valent la peine pour vous en termes de coût du système. Pour la plupart des entreprises, ce qui est important, c'est de repérer les anomalies qui indiquent des erreurs et des fraudes. Les débusquer prend du temps, fastidieux et critique, et vaut donc la peine d'être automatisé. Les solutions basées sur le cloud sont meilleures dans ce domaine car elles ont des ensembles de données beaucoup plus volumineux et peuvent être mieux formées pour détecter les infractions aux règles.

En termes d'automatisation, l'objectif est de réduire au maximum le besoin d'intervention manuelle et de surveillance. Cela est lié aux garde-fous basés sur des politiques et aux capacités de ML dont nous avons discuté. Demander quoi, exactement, nos employés et notre équipe financière devront-ils faire manuellement pour envoyer une note de frais de la création au paiement et à la déclaration ?

En bout de ligne : Si vous continuez d'envoyer des feuilles de calcul et de collecter des reçus papier, faites de 2020 l'année que vous obtenez avec les tendances.