Le guide des logiciels de gestion des dépenses 2020 pour les entreprises

La gestion des dépenses est le processus et les politiques associés à la façon dont un employé est remboursé de l'argent dépensé pour des articles liés au travail.

Les dépenses liées aux voyages viennent le plus souvent à l'esprit lors de l'examen du processus de soumission, approuver et traiter les notes de frais. En tant que tel, il peut être tentant de mettre de côté le travail sur les processus et les politiques de gestion des dépenses pour le moment. Mais c'est une erreur car il existe d'autres problèmes majeurs concernant la gestion des dépenses et des dépenses, dont certains sont apparus avant la pandémie.

Introduction à la gestion des dépenses

C'est un excellent moment pour travailler sur une politique qui traite de la façon dont votre entreprise fonctionne actuellement, et comment vous prévoyez faire des affaires au cours de l'année à venir à 18 mois.

Par exemple, votre politique est-elle claire quant à savoir si cette chaise de bureau ergonomique ou cet abonnement Zoom est remboursable ? Prend-il en compte les cartes de crédit des employés ?

Gestion des dépenses vs gestion des dépenses

La gestion des dépenses est le processus par lequel les entreprises définissent des politiques, les faire respecter et rembourser les employés. La gestion des dépenses est la discipline qui consiste à catégoriser les principaux moteurs de dépenses, découvrir si les politiques sont efficaces et apporter des modifications pour s'assurer qu'elles servent bien l'entreprise. Une meilleure gestion des dépenses conduit à une meilleure gestion des dépenses.

Défis et coûts de la gestion des dépenses

L'établissement d'un budget de voyage et de dépenses est une première étape cruciale pour contenir ce qui est souvent la deuxième ou la troisième dépense d'une entreprise, selon Travel Leaders Corporate.

C'est aussi une question qui peut être difficile à maîtriser. Quelque 56 % des directeurs financiers interrogés par Robert Half Management Resources ont déclaré avoir constaté une augmentation du nombre de « demandes de remboursement inappropriées » de la part des travailleurs au cours des trois dernières années. Certains sont faciles à repérer et à refuser sans argument :un yacht, un voyage en Italie, un bâton de pogo. D'autres peuvent passer à travers parce que leur validité en vertu de la politique est moins claire - pensez à la garde d'enfants ou à l'élimination des punaises de lit.

Les notes de frais incorrectes peuvent être le sous-produit d'une politique de dépenses peu claire et irréaliste ou d'une politique mal communiquée. Créer une politique à la fois complète et claire est l'un des enjeux de la gestion des dépenses, mais sans un, il y a des répercussions en cascade parce que plus de temps est passé à terminer, rejeter et traiter les notes de frais.

Principes de base de la politique de gestion des dépenses

Les employés ne seront pas en mesure de suivre clairement une politique si la politique n'est pas claire. Malheureusement, toutes les entreprises ne peuvent pas s’en sortir avec la politique bien connue (et facile à retenir) de Netflix :« Agir dans le meilleur intérêt de Netflix ». La plupart ont besoin de consacrer beaucoup d'encre pour définir ce qui est remboursable et combien, les limites par lesquelles certains niveaux d'approbation sont déclenchés et le cadre de base pour la façon dont les dépenses sont approuvées et payées.

Comment développer une politique de gestion des dépenses

Pour construire la politique de gestion des dépenses :

• Définir ce qui est couvert et, plus important, ce qui n'est pas couvert - généralement les surclassements des compagnies aériennes, garde d'enfants et d'animaux, garde à domicile, faire la navette entre le domicile et le lieu de travail principal, vidéo à la demande dans les chambres d'hôtel et la blanchisserie et le nettoyage à sec (en fonction du travail, bien sûr).
• Considérez toutes les façons dont un employé peut tirer parti de la politique de gestion des dépenses au-delà des voyages d'affaires, tels que la soumission de frais pour les outils logiciels d'abonnement à moindre coût et les dépenses de bureau à domicile.
• Décidez du budget à prévoir pour les déplacements et définissez les limites de remboursement. Le Bureau of Transportation Statistics fournit des informations sur les tarifs aériens moyens. La GSA des États-Unis a une calculatrice qui montre les allocations pour l'hébergement, les repas et les faux frais pour les employés fédéraux en fonction de l'emplacement. Et l'IRS publie des taux de remboursement de kilométrage standard chaque année. N'oubliez pas de couvrir la relation avec les fournisseurs et les sous-traitants dans la politique de dépenses.

Comment mettre à jour et faire évoluer la politique de gestion des dépenses existante

Pour assurer le respect de la politique, il doit évoluer avec les conditions environnementales et économiques dans lesquelles travaillent les employés. Par exemple, au début de la pandémie de coronavirus, Google a publié une mise à jour de sa politique de dépenses selon laquelle les employés ne pouvaient pas dépenser de nourriture, mobilier de bureau, les frais de gym ou les cadeaux tout en travaillant à domicile, même s'il y avait de l'argent supplémentaire dans les budgets des événements et des voyages qui ne serait pas utilisé. Il a ensuite annoncé qu'il donnerait 1 $ à chaque employé, 000 pour équiper les bureaux à domicile.

Pour prendre des décisions comme ça, les entreprises ont besoin de visibilité sur les catégories de dépenses et les leviers qui les conduisent. Une bonne pratique consiste à établir un comité « Voyages et dépenses » qui se réunit tous les mois (idéalement) et où des représentants de plusieurs secteurs de l'entreprise, comme la communication d'entreprise, la finance, ressources humaines, commercial et éventuellement juridique, réviser et mettre à jour la politique au besoin.

La charte de ce groupe devrait également inclure la communication. Une pratique courante consiste à demander aux employés de signer qu'ils ont lu la politique pendant le processus d'intégration, un moment où une énorme quantité d'informations leur est envoyée. Quand vient le temps de voyager, de nombreux employés demandent conseil à des gestionnaires qui eux-mêmes ne sont peut-être pas au courant.

Fournir régulièrement, des mises à jour ciblées aux managers, appelant des informations spécifiquement pertinentes pour leurs services, sous forme d'e-mails ou, en cas de mises à jour importantes, une webdiffusion ou une session de formation. Pour les messages qui doivent être lus par tous les employés, distribuer un mémo à l'échelle de l'entreprise d'un cadre supérieur qui explique clairement les raisons des changements de politique, ainsi que l'endroit où les employés peuvent trouver des mises à jour. Pensez à rendre ce message personnel. Robert Half recommande d'inclure des exemples d'erreurs passées - sans appeler des employés spécifiques - pour aider à mettre en évidence les zones délicates et expliquer comment les éviter. Finalement, publier ce mémo dans une section facile d'accès sur la page intranet des employés.

Erreurs à éviter

Même avec la meilleure communication, la fraude dans la gestion des dépenses se produira à un moment ou à un autre dans la plupart des entreprises. Quelque 13,8% des fraudes impliquent des dépenses, selon l'Association des examinateurs de fraude certifiés. Les employés peuvent essayer de faire passer leurs dépenses personnelles pour des dépenses professionnelles. Ils peuvent gonfler les dépenses, rattraper les dépenses ou soumettre la même dépense plus d'une fois.

L'une des plus grandes erreurs commises par les entreprises est de ne pas indiquer clairement que les politiques s'appliquent à tout le monde. D'après une estimation d'enquête, plus de 25 % des fraudes au remboursement des dépenses proviennent d'employés qui occupent des postes de direction ou de direction. Communiquer l'importance d'adhérer à la politique doit venir du haut vers le bas.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion des dépenses ?

Le tout premier rapport de dépenses, selon le Boston Business Journal, a probablement été soumis par Paul Revere. Après une série de manèges en 1775, Revere a soumis un reçu manuscrit "à la dépense pour lui-même et le cheval pendant cette période".

Vos processus sont-ils allés beaucoup plus loin que cela ? Du 1, 000 CFO interrogés par Robert Half, un énorme 14% faisaient encore la gestion manuelle des dépenses.

Le logiciel de gestion des dépenses réduit le temps et les efforts requis pour soumettre, approuver et traiter les rapports de dépenses des employés ; il simplifie également le processus de remboursement des employés. Il peut aider à suivre et à surveiller le montant et la nature des demandes de remboursement des employés et faciliter la ventilation des catégories de dépenses. Cela permet de réduire les risques présentés par les notes de frais frauduleuses et de mieux contrôler les dépenses à l'échelle de l'entreprise.

Avec un logiciel de gestion des dépenses, l'entreprise construit une base de données d'informations à exploiter pour les tendances. En utilisant ces données, les entreprises peuvent ajuster rapidement leurs politiques de gestion des dépenses en fonction du climat des affaires.

Votre système de gestion des dépenses doit-il être automatisé ?

Excel est toujours une partie importante de la gestion des dépenses pour de nombreuses entreprises, et les erreurs qui en résultent sont l'une des principales raisons pour lesquelles les entreprises doivent automatiser leur gestion des dépenses. Les employés peuvent soumettre leurs dépenses sur une feuille de calcul, l'envoyer par e-mail à quelqu'un pour qu'il l'examine, qui l'envoie par e-mail à un membre de l'équipe financière, qui l'importe dans le système de gestion financière.

Par conséquent, dans ces entreprises, la déclaration des dépenses est un processus sujet aux erreurs et inefficace. Les employés peuvent perdre ou oublier d'inclure des reçus papier ou de définir clairement une dépense. Les gestionnaires perdent du temps à examiner des rapports incomplets. Souvent, les managers s'appuient sur l'équipe financière pour identifier les signaux d'alarme, ce qui leur fait perdre du temps. Et tout cela retarde le remboursement de l'employé et augmente la frustration et le ressentiment de l'ensemble du processus.

Les risques des processus d'approbation manuels et des erreurs qui en résultent s'étendent au-delà des coûts pour l'entreprise en interne. Les entreprises qui doivent se conformer à SOX exigent des capacités de reporting robustes, mais pour chaque entreprise, Les reçus des exigences de conformité fiscale sont enregistrés et facilement accessibles. Une gouvernance solide fournie par les processus automatisés de gestion des dépenses est l'une de ses caractéristiques les plus importantes, car leurs contrôles automatisés peuvent arrêter les erreurs et identifier les fraudes potentielles.

Fonctionnalités de gestion automatisée des dépenses

Moins de 2 % des entreprises avec moins de 499 millions de dollars de revenus annuels sous-traitent des processus liés aux comptes fournisseurs, dont relève le processus de déclaration des dépenses. Le renforcement des compétences internes dans ce domaine est crucial pour les petites et moyennes entreprises, et l'automatisation de la gestion des dépenses, qui figure souvent en bas de la liste des capacités pour lesquelles l'automatisation de bout en bout est nécessaire, a en fait un retour sur investissement rapide. Les caractéristiques à rechercher incluent :

• Capacités des applications mobiles ou une interface utilisateur réactive qui permet aux employés de suivre facilement les dépenses là où elles surviennent le plus souvent, loin du bureau.
• La gestion des reçus de dépenses et l'intégration GPS incluent des fonctionnalités comme la reconnaissance optique de caractères permettent à l'employé de prendre une photo d'un reçu avec un smartphone. Le logiciel mappe et remplit automatiquement les champs pour rationaliser le suivi des reçus et la soumission des rapports. Avec intégration GPS, le logiciel de gestion des dépenses peut automatiquement enregistrer et soumettre le kilométrage.
• Carte de crédit d'entreprise l'intégration facilite ou élimine le processus de collecte des reçus papier des employés ainsi que le processus de rapprochement pour l'équipe financière.
• Règles métier personnalisables rationaliser la soumission, l'approbation et le paiement et signaler les dépenses inappropriées ou douteuses avant qu'elles ne soient soumises au niveau suivant pour approbation.
• Contrôles basés sur des règles permet aux entreprises de gérer leurs dépenses de manière proactive en définissant des politiques à l'échelle de l'entreprise et en automatisant les approbations. Un historique vérifiable permet de fournir facilement aux auditeurs les informations nécessaires à la conformité SOX.
• Analyses et tableaux de bord intégrés permettre aux entreprises d'analyser les tendances des notes de frais, repérer les violations des politiques et identifier les lacunes dans les politiques de voyage et les domaines potentiels de non-conformité. En ventilant les dépenses par catégorie, type et fréquence de violation des règles, les entreprises peuvent voir ceux qui dépensent le plus, approfondissez pour examiner les reçus de dépenses détaillés et découvrir toute violation de la politique de dépenses. Les dépenses peuvent être analysées à travers les centres de coûts, les employés et les hiérarchies de contrôle associées.
• L'intégration avec AP et/ou système de paie permet un processus de transaction-rapprochement-paiement plus transparent, ce qui signifie que les dépenses peuvent être évaluées plus facilement dans le cadre des finances globales de l'entreprise.

Avantages du logiciel de gestion automatisée des dépenses

Des employés heureux

Des employés heureux Dépôt des notes de frais plus facile, suivre la politique et un paiement plus rapide.

Comptes fournisseurs heureux

Comptes fournisseurs heureux Réduit le temps d'approbation et le processus de paiement.

Département des finances heureux

Département des finances heureux Il est plus facile de repérer les domaines d'économies potentielles.

Service juridique heureux

Service juridique heureux Fraude identifiée plus tôt ou carrément bloquée, et une base de données de notes de frais est facile d'accès pour les audits internes et externes.

Logiciel de gestion automatisée des dépenses :

• Gain de temps entre la transaction et le rapprochement.
• Économise de l'argent car les entreprises peuvent facilement classer les dépenses et faire des ajustements, en temps réel si nécessaire.
• Assure la conformité aux politiques en alertant les employés des signaux d'alarme avant que les rapports de dépenses ne puissent être soumis et encourage le respect des normes.
• Assure la conformité réglementaire en créant une base de données de toutes les notes de frais et en fournissant un accès facile aux données pour les audits internes et externes.

Choisir le bon logiciel de gestion des dépenses

Il y a cinq questions que chaque entreprise devrait se poser afin de s'assurer qu'elle choisit un progiciel de gestion des dépenses et un partenaire qui convient à ses employés.

• Êtes-vous une entreprise publique ou envisagez-vous d'entrer en bourse? Vous aurez besoin d'un logiciel doté de fonctionnalités robustes pour la conformité SOX.
• Opérez-vous dans plusieurs pays et devises ? Vous aurez besoin d'un support multi-devises et éventuellement multi-langues.
• Livrez-vous des projets à vos clients ? Vous aurez besoin d'un logiciel qui met à jour les projets avec les dépenses pour une évaluation plus précise des coûts de projet.
• Vous avez besoin de configurations ou de personnalisations spécifiques ? Recherchez un produit mature et une communauté de partenaires associée pour vous assurer que le logiciel fonctionne pour vos exigences de politique uniques.
• Le logiciel évoluera-t-il avec votre entreprise ? Les logiciels basés sur le cloud peuvent être facilement configurés pour s'adapter à n'importe quel chemin emprunté par votre entreprise. Les entreprises dépassent souvent les produits de base dont la portée est limitée, telles que la gestion uniquement du suivi des reçus. Recherchez des produits dotés de fonctionnalités qui évoluent au fur et à mesure que l'entreprise se développe ou évolue.