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Lois sur la paie et le travail des petites entreprises :ce que vous devez savoir pour rester conforme

Si votre entreprise emploie des travailleurs à temps plein ou partiel ou embauche des entrepreneurs, vous devez connaître vos obligations légales. Les lois fédérales et étatiques sont conçues pour protéger les employés, garantir un lieu de travail sûr et prévenir la discrimination, et la plupart de ces règles s'appliquent autant aux petites entreprises qu'aux grandes entreprises.

Les pénalités potentielles sont également les mêmes et peuvent avoir un impact beaucoup plus important sur une petite entreprise.

Que sont les lois fédérales et étatiques du travail ?

Un réseau de lois sur la paie et le travail régit de nombreux aspects des relations employeur/employé. Certaines lois précisent les salaires minima, politiques de congé familial, les normes du travail et le droit à la négociation collective. D'autres interdisent la discrimination à l'embauche et à la rémunération, exiger des aménagements pour les employés handicapés, dicter des règles de travail pour les mineurs et réglementer les relations entre les entreprises et leurs sous-traitants.

De nombreux États ont leurs propres lois sur le travail et la paie, et dans certains cas, les versions d'état offrent une plus grande protection pour les employés. Lorsque cela se produit, les lois des États ont généralement préséance sur les lois fédérales. Par exemple, si le salaire minimum dans un État est supérieur au taux fédéral, le salaire minimum de l'État s'applique. Et si une loi nationale ou locale offre plus de protections aux travailleurs que la loi fédérale, l'employeur est tenu de fournir les protections mandatées par les gouvernements étatiques et locaux.

Pourquoi ces lois sur la paie et le travail sont-elles appliquées?

Les lois sur la paie et le travail visent à définir les droits des employés et des employeurs. Généralement, l'intention est de fournir un lieu de travail sûr et de s'assurer que les employés et les entrepreneurs sont embauchés, traités et rémunérés équitablement.

  • La loi nationale sur les relations professionnelles encourage la négociation collective.
  • La loi sur le congé familial et médical permet à un employé de prendre un congé non payé pour s'occuper d'un besoin médical familial.
  • La Fair Labor Standards Act définit un salaire minimum et des normes pour la rémunération des heures supplémentaires. Elle couvre également l'emploi des enfants de moins de 16 ans.
  • Les lois appliquées par la Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi protègent les employés contre l'embauche et la discrimination sur le lieu de travail fondée sur la race, Couleur, religion, sexe, origine nationale, âge, handicap et information génétique.
  • La Loi sur la santé et la sécurité au travail définit des normes pour assurer des conditions de travail sécuritaires.

Comment fonctionnent les lois sur la paie et le travail?

Divers organismes administrent et appliquent les lois sur la paie et le travail. La division des salaires et des heures du ministère du Travail (DOL) administre la loi sur les congés familiaux et médicaux et la loi sur les normes de travail équitables, y compris les lois sur le travail des enfants.

D'autres lois sont appliquées par des agences fédérales indépendantes créées à cette fin. Le Conseil national des relations de travail (NLRB) applique la loi nationale sur les relations de travail, tandis que la Commission pour l'égalité des chances dans l'emploi (EEOC) applique les lois anti-discrimination, et l'Occupational Safety and Health Administration (OSHA) définit des normes pour fournir un lieu de travail sûr.

Ces agences ont la capacité d'imposer des amendes aux entreprises qui ne se conforment pas.

Peine Violation 1 $, 000 par infraction Violations délibérées ou répétées des exigences relatives au salaire minimum ou à la rémunération des heures supplémentaires. 10 $, 000 pour chaque travailleur mineur Violations des dispositions relatives au travail des enfants qui s'appliquent aux salariés de moins de 18 ans. 10 $, 000 ; une deuxième condamnation peut entraîner une peine d'emprisonnement Violations délibérées de la Fair Labor Standards Act.

Sur qui la législation du travail a-t-elle un impact ?

Certaines lois affectent toutes les entreprises, quelle que soit la taille. D'autres ne concernent que les entreprises ayant atteint un certain seuil de taille, défini par le nombre d'employés ou les recettes brutes. Bon nombre de ces lois prévoient des exemptions ou des règles spéciales pour des industries ou des types d'employés spécifiques. Le tableau ci-dessous résume les entreprises et les secteurs couverts par des lois spécifiques.

Les lois sur la paie et le travail s'appliquent-elles à votre entreprise ?

Loi Nombre minimum d'employés requis pour que la loi s'applique Notes de couverture Loi nationale sur les relations de travail (NLRA) pas de minimum Ces entreprises et salariés sont exonérés :agriculture, entrepreneurs indépendants, travailleurs domestiques, chemins de fer et compagnies aériennes interétatiques, fédéral, les employés des gouvernements des États et locaux et la plupart des superviseurs. Loi sur l'égalité de rémunération aucune loi minimale s'applique à toutes les formes de rémunération des employés. Civil Rights Act (interdit la discrimination raciale, Couleur, religion, sexe et origine nationale) 15 Americans with Disabilities Act 15 Age Discrimination in Employment Act 20 Genetic Information Nondiscrimination Act 20 Family and Medical Leave Act (FMLA) 50 (employés pendant plus de 20 semaines) Les entreprises couvertes sont celles qui comptent au moins 50 employés dans un -mile de rayon. Couvre également les agences gouvernementales et les écoles avec un nombre quelconque d'employés. Fair Labor Standards Act (FLSA) pas de minimum Couvre les organisations du secteur privé qui ont au moins 500 $, 000 de revenus ou participer au commerce interétatique, plus quelques autres. Loi sur la sécurité et la santé au travail (OSHA) pas de minimum

Quelles lois sur la paie et le travail dois-je connaître en tant que propriétaire d'entreprise ?

Les lois sur la paie et le travail qui peuvent affecter votre entreprise sont résumées ci-dessous. De plus amples informations sur chaque loi sont disponibles sur les sites Web des agences respectives.

Au fur et à mesure que les entreprises grandissent, ils peuvent trouver un système de gestion des ressources humaines utile pour rester en conformité.

Loi nationale sur les relations de travail (NLRA)

La NLRA a été adoptée en 1938 pour protéger les droits des employés et des employeurs, encourager la négociation collective et veiller à ce que les entreprises puissent continuer à fonctionner pendant les troubles sociaux. La loi donne aux employés le droit de former et d'adhérer librement à des syndicats. Deux employés ou plus peuvent unir leurs forces pour plaider en faveur d'une amélioration des salaires, avantages ou conditions de travail. Toutes les parties doivent négocier collectivement de bonne foi.

Les grèves sont protégées dans certaines circonstances. Si les employés font grève pour protester contre des conditions de travail injustes, l'employeur doit remettre ces travailleurs dans leur emploi lorsque la grève est réglée. Si les employés font grève pour obtenir un meilleur salaire, horaires ou conditions de travail, l'employeur peut remplacer le salarié gréviste, mais doit donner au salarié un travail équivalent, quand disponible, après la fin de la grève.

Le NLRB est l'agence d'application et enquête et résout les différends sur les pratiques de travail.

Loi sur le congé familial et médical (FMLA)

La FMLA donne droit aux employés éligibles à un maximum de 12 semaines de congé sans solde pour s'occuper des besoins médicaux de la famille. Les motifs d'octroi du congé comprennent la naissance ou l'adoption d'un enfant ou la maladie grave d'un employé ou d'un membre de sa famille immédiate. Les membres de la famille d'un militaire blessé ont droit à 26 semaines.

Bien que l'employé ne soit pas tenu d'être payé pendant le congé, l'employeur doit continuer à fournir une assurance maladie et doit rétablir les employés dans leurs postes antérieurs ou équivalents à leur retour.

Toute entreprise du secteur privé qui emploie 50 salariés ou plus pendant au moins 20 semaines dans l'année est couverte par cette loi. La loi couvre également toutes les agences gouvernementales et les écoles, sans nombre minimum d'employés.

La FMLA couvre le temps partiel, à plein temps, travailleurs saisonniers et intérimaires. Les exceptions incluent les employés travaillant en dehors des États-Unis. Il existe d'autres restrictions :par exemple, un employé doit avoir travaillé dans l'entreprise pendant au moins 12 mois avant de prendre un congé et doit travailler à un endroit où l'employeur a 50 employés ou plus dans un rayon de 75 milles.

Loi sur les normes de travail équitables (FLSA)

La FLSA impose un salaire minimum pour toutes les heures travaillées, ainsi que les normes de rémunération des heures supplémentaires. D'une manière générale, la FLSA s'applique aux entreprises dont le chiffre d'affaires est d'au moins 500 $, 000, ainsi que d'autres employés et organisations tels que les hôpitaux, écoles et organismes gouvernementaux.

Depuis juillet 2009, le salaire minimum fédéral s'élève à 7,25 $ l'heure. Si le salaire minimum d'un État est supérieur au taux fédéral, le taux de l'état s'applique. Si un État n'a pas de salaire minimum, ou son minimum est inférieur à 7,25 $, le taux fédéral s'applique. Pour les employés qui reçoivent des pourboires, les employeurs doivent payer au moins 2,13 $ de l'heure ou la différence entre les pourboires et 7,25 $, celui qui est le plus grand.

Les heures supplémentaires au taux de temps et demi doivent être payées aux employés qui sont rémunérés à l'heure, ou non exempté des règles FLSA, et travailler plus de 40 heures par semaine.

De nombreuses entreprises et salariés sont exonérés, cependant, soit de la règle du salaire minimum, la règle des heures supplémentaires ou les deux. Les groupes exonérés comprennent les cadres et les employés professionnels, saisonniers et certains aidants.

Pour savoir si vos employés sont couverts, le DOL recommande de contacter le bureau de la division des salaires et des heures du DOL dans votre état.

Lois sur le travail des enfants, qui font partie de la FLSA, limiter le nombre d'heures et les types d'emplois que les mineurs peuvent effectuer. L'intention de la loi est de protéger les personnes de moins de 18 ans contre les travaux dangereux et d'accorder du temps pour les travaux scolaires. Les jeunes de 16 ou 17 ans peuvent travailler un nombre illimité d'heures dans des emplois non dangereux. Les enfants de 14 et 15 ans peuvent travailler en dehors des heures de classe sauf dans les mines, fabrication et autres emplois dangereux.

Au-delà de ces directives générales, il existe des circonstances particulières et des variations selon l'industrie et l'âge du travailleur. Si votre entreprise emploie de jeunes travailleurs, les YouthRules du DOL ! le site Web contient des ressources pour les jeunes, parents, employeurs et éducateurs.

Lois sur l'égalité des chances dans l'emploi (EOE)

Les lois EOE, administré par l'EEOC, couvrir tous les employés, qu'ils soient à temps plein, à temps partiel, saisonniers ou temporaires, même ceux qui ne sont pas citoyens américains. Il existe cinq lois EOE, chacun précisant les domaines où la discrimination est interdite à l'embauche, licenciement et autres domaines d'emploi :

  • La loi sur les droits civils de 1964 interdit la discrimination raciale, Couleur, religion, le sexe et l'origine nationale pendant tout aspect de l'emploi, de l'embauche au licenciement. En outre, les employeurs doivent faire des aménagements raisonnables pour permettre aux employés de pratiquer leur religion.
  • La loi sur la discrimination fondée sur l'âge dans l'emploi de 1967 interdit la discrimination à l'encontre des personnes de plus de 40 ans.
  • La loi sur les Américains handicapés , passé en 1990, interdit la discrimination à l'égard des employés handicapés. La loi offre des crédits d'impôt pour aider les petites entreprises éligibles à faire des aménagements raisonnables pour permettre aux employés handicapés d'exercer leur travail.
  • La loi sur l'égalité de rémunération de 1963 exige que les femmes reçoivent un salaire égal à celui des hommes pour un travail égal.
  • La loi sur la non-discrimination en matière d'information génétique , passé en 2008, ajouté des informations génétiques à la liste des bases interdites de discrimination. Plus loin, les employeurs ne peuvent pas obtenir d'informations à partir des tests génétiques des employés ou de leurs familles immédiates.

Loi sur la sécurité et la santé au travail (OSHA)

Adopté en 1970, L'OSHA définit et applique des normes pour des conditions de travail sûres dans le secteur privé. Certaines normes s'appliquent spécifiquement à la construction, maritime, pétrole et gaz, soins de santé, et agricole.

Normes générales, qui s'appliquent à la plupart des entreprises, stipuler des pratiques conçues pour fournir des zones de travail propres, ainsi qu'un accès sécurisé vers et depuis ces zones de travail. Les employeurs sont tenus de former les employés à effectuer leur travail en toute sécurité. D'autres normes générales stipulent que le lieu de travail doit être correctement ventilé et que l'employé doit être protégé d'un bruit excessif. Il existe également des normes pour une manipulation sûre des matières dangereuses.

Comment puis-je maintenir la conformité avec les lois sur la paie et le travail?

Pour la plupart de ces lois, la responsabilité de l'employeur n'est pas seulement de respecter la loi, mais aussi de sensibiliser les salariés à leurs droits. Par exemple, les employeurs sont tenus d'afficher les dispositions de la FMLA et de la FLSA et les étapes par lesquelles un employé peut déposer une plainte. L'EEOC et l'OSHA exigent également que les employeurs éduquent les employés, et avec le DOL, fournir des affiches gratuites à cet effet.

Certaines lois obligent l'employeur à tenir des registres.

Par exemple, en vertu de la LSF, les employeurs doivent tenir des registres sur les heures travaillées par chaque employé pendant trois ans. L'employeur n'a pas besoin de soumettre ces dossiers au DOL, à moins que demandé. Les employeurs de plus de 100 travailleurs doivent soumettre un rapport annuel à l'EEOC qui fournit des données sur l'ethnicité, race et le sexe des employés.

Liste de contrôle des dossiers FLSA

Tous les employeurs doivent conserver les informations suivantes sur tous les travailleurs.

Nom complet et numéro de sécurité sociale de l'employé. Base sur laquelle le salaire de l'employé est payé (« 9 $ de l'heure, » « 440 $ par semaine, » « travail à la pièce, " "annuellement") Adresse, y compris le code postal. Salaire horaire régulier. Date de naissance, si moins de 19 ans. Total des gains quotidiens ou hebdomadaires au temps normal. Sexe et profession. Rémunération totale des heures supplémentaires pour la semaine de travail. Heure et jour de la semaine où commence la semaine de travail de l'employé. Tous les ajouts ou déductions sur le salaire de l'employé. Heures travaillées chaque jour. Salaires totaux versés à chaque période de paie. Nombre total d'heures travaillées chaque semaine de travail. Date de paiement et période de paie couverte par le paiement.

L'OSHA exige que tous les employeurs signalent tous les décès et blessures graves liés au travail. En outre, la plupart des entreprises de plus de 10 travailleurs sont tenues d'enregistrer toutes les maladies et blessures liées au travail, bien que certaines petites entreprises dans des secteurs « à faible risque », comme la vente au détail, sont dispensés de cette obligation.

Que se passe-t-il si mon entreprise enfreint l'une de ces lois sur le travail ou la paie ?

Une partie de la responsabilité d'un employeur est de fournir des informations aux employés sur la façon de déposer des plaintes lorsque l'employé pense que l'employeur a enfreint la loi. Si un employé dépose une plainte, un employeur n'est pas autorisé à exercer des représailles contre l'employé.

Un employeur qui a enfreint une loi sur la paie ou le travail peut faire face à des sanctions ou à des poursuites. Selon la loi et la violation, l'employeur peut être condamné à une amende ou même, dans certains cas, risque l'emprisonnement.

Ressources sur la paie et le droit du travail

Le DOL, NLSA, EEOC et OSHA maintiennent des sites Web qui expliquent la substance des lois et fournissent des conseils aux employeurs sur la façon de se conformer aux lois. Lorsque les employeurs sont tenus d'afficher des informations sur la loi, des affiches téléchargeables gratuitement en plusieurs langues sont fournies.

En plus de ces sites Web, chaque agence a également des bureaux régionaux que les employeurs peuvent appeler ou visiter pour obtenir des réponses sur la couverture individuelle.