Comment rédiger une note de frais pour une petite entreprise

La gestion des dépenses présente de nombreux défis pour une petite entreprise. Maîtriser les dépenses, le maintien de contrôles sur qui dépense les fonds de l'entreprise et la compréhension des implications fiscales ont tous un impact direct sur les résultats. La création d'un rapport de dépenses complet aidera votre entreprise à profiter des déductions fiscales et à garantir que les employés sont remboursés efficacement.

En outre, alors que les entreprises permettent de plus en plus aux employés de travailler à domicile, de nombreuses entreprises gèrent des demandes de remboursement nouvelles et/ou accrues pour les dépenses liées au travail à distance. Pour augmenter la liquidité à court terme, de nombreuses petites entreprises examinent de près où elles peuvent réduire leurs coûts et ce qu'elles doivent rembourser.

Qu'est-ce qu'une note de frais pour petite entreprise ?

Un rapport de dépenses suit les dépenses engagées par les employés au cours de l'exercice de leurs fonctions commerciales. L'un des principaux objectifs des notes de frais est le remboursement des dépenses que les employés ont payées de leur poche ou avec une carte de crédit d'entreprise. Nous couvrirons ces deux scénarios ici.

Points clés à retenir

• Bien fait, les rapports de dépenses permettent aux entreprises de bénéficier de déductions fiscales pour les remboursements aux employés.
• Des rapports organisés aident les dirigeants de petites entreprises à comprendre où les employés ont dépensé le plus d'argent et peuvent faciliter la détection des fraudes.
• Les petites entreprises peuvent utiliser un modèle Excel de base pour les notes de frais afin d'enregistrer les informations sur les employés et les détails pertinents pour chaque dépense sur une certaine période.
• À mesure que les entreprises mûrissent, ils peuvent réaliser des avantages majeurs avec un système de gestion des dépenses qui automatise une grande partie du processus.

Pourquoi les notes de frais sont-elles importantes ?

Une entreprise qui oblige ses employés à soumettre des rapports de dépenses peut profiter de déductions fiscales. Lorsque les dépenses sont remboursées en vertu de ce qu'on appelle un plan comptable, les remboursements ne sont pas imposés comme des salaires pour le salarié et l'entreprise peut déduire les remboursements comme dépenses professionnelles. Dans le cadre de plans non comptables, les remboursements sont traités et imposés comme un revenu brut aux salariés.

Pour être un plan responsable, l'IRS exige que les modalités de remboursement des dépenses respectent ces trois règles :

1. La dépense doit avoir un lien d'affaires. L'employé doit avoir payé ou engagé des dépenses déductibles dans le cadre de ses services en tant qu'employé.
2. L'employé doit rendre compte adéquatement à l'employeur de ces dépenses dans un délai raisonnable. Ceci est accompli en remettant à l'employeur un relevé des dépenses (généralement une note de frais) et des pièces justificatives de la dépense, tels que les reçus.
3. L'employé doit restituer tout remboursement ou allocation excédentaire dans un délai raisonnable.

Avantages d'une note de frais pour les petites entreprises

Exiger des employés qu'ils soumettent des rapports de dépenses pour les dépenses remboursables des entreprises peut offrir plusieurs avantages aux petites entreprises. Voici trois avantages majeurs :

• Bénéficiez d'économies d'impôt. En exigeant que les employés soumettent des rapports de dépenses pour les dépenses professionnelles remboursables, l'entreprise peut profiter d'allégements fiscaux en les remboursant conformément aux règles du régime comptable. Étant donné que les paiements de dépenses peuvent être déduits, qui réduit la charge fiscale de l'entreprise.
• Mieux comprendre les frais de déplacement et autres dépenses. Avec une politique régulière de déclaration des dépenses en place, les petites entreprises peuvent mieux comprendre les ventes et autres dépenses liées aux employés. Une augmentation des frais de transport aérien aura un impact sur une petite entreprise qui a besoin de personnel de vente ou de service pour effectuer de nombreux voyages, par exemple. De la même manière, certaines entreprises dépensent beaucoup en repas pour leurs clients ou prospects. Les rapports de dépenses formalisés offrent une visibilité sur ces coûts et la direction peut modifier les directives pour ajuster les dépenses en conséquence.
• Réfutez les dépenses douteuses et évitez la fraude pure et simple. Les notes de frais aident l'entreprise à voir les domaines de dépenses élevées et à apporter des modifications. C'est important, 56% des directeurs financiers dans une enquête de Robert Half Management Resources ont déclaré avoir constaté une augmentation du nombre de « demandes de remboursement inappropriées » de la part des travailleurs au cours des trois dernières années. Certains sont faciles à repérer et à refuser sans argument :un yacht, un voyage en Italie et un pogo stick sont trois choses que les cadres ont dit à Robert Half qu'ils ont vu des employés essayer de dépenser. D'autres peuvent passer parce que leur validité en vertu de la politique est moins claire, comme la garde d'enfants, crayons ou élimination des punaises de lit.

Que doit contenir une note de frais ?

Les notes de frais incorrectes peuvent être le sous-produit d'une politique de dépenses peu claire ou irréaliste ou d'une politique mal communiquée. Et quand la politique n'est pas claire, il y a des répercussions en cascade, y compris le temps passé à terminer, rejetant, soumettre à nouveau et traiter les demandes de remboursement et de dépenses.

Chaque note de frais doit inclure :

• Le nom de l'employé
• La date de remise du rapport
• Un numéro par lequel le référencer
• Le nom du responsable de l'employé
• La période pour laquelle ils demandent le remboursement des dépenses
• Une liste détaillée de chaque dépense qui comprend :
• La date à laquelle la dépense a été engagée
• Le compte de dépenses du plan comptable auquel il doit être lié (c'est-à-dire les déplacements des employés, Fournitures de bureau)
• Le montant de la dépense
• Une description détaillée de la dépense, y compris ce que c'était et où c'était, et l'objet commercial ou la relation commerciale
• Reçus pour toutes les dépenses, lorsque c'est possible

Les frais de kilométrage doivent inclure des informations sur :

• L'adresse du lieu de départ
• L'adresse du lieu d'arrivée
• Le kilométrage exact entre ces points
• Le taux de kilométrage standard fédéral de l'IRS pour calculer le remboursement total du kilométrage (le taux pour 2020 est de 57,5 ​​cents par mile).

7 étapes pour créer une note de frais pour votre petite entreprise

• Si l'entreprise n'a pas de logiciel de gestion des dépenses, commencer à créer un modèle dans Microsoft Excel. Il existe de nombreux modèles gratuits basés sur Excel.
• Le modèle doit fournir des zones en haut du formulaire pour saisir les informations de base. Cela comprend le nom de l'employé et/ou le numéro d'identification de l'employé, la date de soumission du formulaire, un numéro de référence/numéro de facture, le nom de leur gestionnaire et la période pour laquelle les remboursements de dépenses sont demandés.
• Créez une colonne pour la date de la dépense. C'est ici que l'employé entrera la date à laquelle chaque dépense a été engagée.
• Créez une colonne pour le compte de dépenses sur le plan comptable à partir duquel la dépense sera remboursée. Dans Excel, il peut s'agir d'un menu déroulant dans lequel l'équipe financière a importé les comptes de dépenses les plus pertinents pour le remboursement des employés.
• Créez une colonne pour le montant de la dépense. C'est là que l'employé entrera le montant exact qui correspond à son reçu.
• Créez une colonne pour la description des dépenses. L'employé décrira pourquoi le remboursement est demandé et pourquoi il s'agit d'une dépense professionnelle légitime.
• Demandez aux employés de numéroter les reçus pour faire correspondre les lignes qui détaillent chaque dépense.

Utiliser Excel pour créer une note de frais

Les étapes ci-dessus peuvent orienter un employé en créant et en saisissant manuellement des dépenses dans une feuille de calcul Excel. Microsoft propose des modèles de notes de frais gratuits basés sur Excel. L'exemple ci-dessous est légèrement modifié pour supprimer les colonnes sur le divertissement, qui, en vertu de la Loi sur les réductions d'impôt et l'emploi, ne constitue plus une dépense d'entreprise et ne sera pas déductible d'impôt.

Excel peut être un outil utile pour gérer les rapports de dépenses des petites entreprises, mais une entreprise peut rapidement se retrouver à dépasser les processus manuels dont elle a besoin. La Global Business Travel Association (GBTA) estime qu'il faut en moyenne 58 $ pour soumettre et traiter une note de frais et 52 $ supplémentaires pour la corriger. En moyenne, 20% contiennent des erreurs, chacun d'eux prend 18 minutes au personnel des comptes créditeurs pour le réparer. Automatiser davantage le processus - de la génération de la note de frais, aux approbations, à l'intégration avec les comptes fournisseurs—apporte des gains d'efficacité importants.

Utiliser un logiciel de comptabilité et de gestion des dépenses

Technavio indique que les investissements dans l'automatisation de la gestion des dépenses devraient croître à un taux de croissance annuel composé de 12% jusqu'en 2021, avec un moteur clé étant la main-d'œuvre mobile croissante.

Les systèmes de gestion des dépenses exploitent des technologies telles que la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour utiliser une photo d'un reçu afin de remplir automatiquement les champs d'un rapport de dépenses. Cette technologie de collecte de données simplifie les rapports de dépenses pour la main-d'œuvre mobile. En outre, l'intégration avec les appareils GPS peut créer un moyen simple et précis d'enregistrer le kilométrage.

Le logiciel de gestion des dépenses peut également signaler automatiquement les frais qui ne relèvent pas de la politique et interdire aux employés de procéder à des dépenses douteuses. Il achemine également les rapports vers les bonnes personnes pour approbation, assurer des contrôles appropriés et faire gagner du temps à l'équipe des comptes fournisseurs. Et si la solution est liée au logiciel de comptabilité fournisseurs d'une entreprise, il peut rationaliser le processus de paiement, ce que l'équipe comptable et les employés apprécieront.

Prenez Spark MicroGrants, par exemple, une startup qui accorde des subventions de démarrage aux communautés d'Afrique de l'Est afin que les résidents puissent créer leur propre entreprise. Pour chacun des quatre pays dans lesquels il opère, il a fallu un jour à l'agent des finances pour rapprocher toutes les notes de frais. Le directeur financier examinerait ces rapports et reviendrait avec des questions, entraînant de nombreux allers-retours. Une meilleure gestion des dépenses, à savoir, la mise en œuvre d'un logiciel de gestion des dépenses — a permis à Spark MicroGrants d'économiser 64 heures par mois.

Alors que les entreprises commencent à reprendre les voyages d'affaires à la suite de COVID-19 et offrent une plus grande flexibilité de travail à domicile, de nouveaux problèmes ne manqueront pas de surgir. Les entreprises peuvent se préparer en simplifiant dès maintenant les politiques et les processus, et assurez-vous que la note de frais n'est pas un stress supplémentaire pour les employés qui essaient simplement de faire leur travail.