Comment bricoler la paie de votre petite entreprise en 2021

La gestion de la paie est une corvée complexe et exigeante, et il est important de bien faire les choses. Les petites entreprises ont de nombreuses options pour le traitement de la paie, y compris des logiciels et des solutions en ligne qui automatisent la plupart des étapes et contribuent à garantir l'exactitude. Mais si vous n'avez que quelques employés, il est possible d'adopter une approche de bricolage (bricolage), à ​​condition de bien comprendre toutes les étapes, restez à jour avec les exigences fiscales et légales et réservez du temps pour gérer soigneusement l'ensemble du processus.

Pourquoi devriez-vous gérer vous-même la paie ?

De nombreux propriétaires d'entreprise commencent avec un ou quelques employés, et ne peut pas prédire combien l'entreprise va croître. Dans ces circonstances, il peut être judicieux de traiter la paie manuellement, du moins au début. Cela signifie que l'entreprise n'a pas besoin de rechercher des solutions de paie ou de payer pour cette technologie.

Mais le traitement manuel de la paie prend du temps et il est difficile d'éviter les erreurs, d'autant plus que l'entreprise ajoute des employés et que sa paie devient plus complexe. Ne pas payer vos employés correctement peut entraîner la perte d'employés et nuire à votre réputation dans l'industrie. Quoi de plus, si la paie n'est pas effectuée correctement, cela peut exposer l'entreprise à d'éventuelles amendes. C'est pourquoi de nombreuses petites entreprises choisissent finalement d'utiliser un logiciel de paie pour automatiser le processus et réduire les erreurs.

Défis courants de la paie pour les petites entreprises

Le traitement manuel de la paie peut être étonnamment difficile, d'autant plus que l'entreprise grandit, parce que les calculs de salaires et d'impôts sont complexes et qu'il y a des conséquences négatives importantes si vous faites des erreurs ou si vous ne respectez pas toutes les réglementations.

• Précision de la paie. Gérer vous-même le traitement de la paie augmente le risque d'erreur humaine, qui est une cause majeure d'inexactitudes de paie. Des erreurs dans le calcul des salaires et des impôts peuvent entraîner des employés insatisfaits et des amendes importantes de la part des autorités fiscales pour non-conformité.
• Se tenir au courant des évolutions du droit du travail et de la fiscalité. En général, il est de votre responsabilité en tant que propriétaire d'entreprise de calculer et de retenir les charges sociales avec précision, payer les impôts à temps et remplir les formulaires d'impôt professionnel correspondants. C'est difficile parce que les règles évoluent continuellement au niveau fédéral, niveau national et local, et le non-respect de ces réglementations changeantes peut à nouveau entraîner des sanctions.
• Tenue de registres. La tenue de dossiers précis est importante non seulement à des fins commerciales, mais également pour la conformité. Par exemple, la Fair Labor Standards Act (FLSA) exige des entreprises qu'elles tiennent des registres des revenus de leurs employés pendant au moins trois ans. De nombreux propriétaires de petites entreprises trouvent que ce n'est pas facile lorsqu'ils essaient de gérer un horaire d'exploitation quotidien chargé avec des ressources limitées.
• Mauvaise classification des employés. De nombreuses entreprises ont un mélange d'employés à temps plein, les travailleurs à temps partiel et les entrepreneurs. Chaque catégorie de travailleurs a droit à des prestations différentes, et une mauvaise classification des travailleurs peut avoir de graves conséquences. Par exemple, si vous catégorisez par erreur un employé à temps plein comme un entrepreneur indépendant, vous pouvez faire face à des pénalités ainsi qu'à une responsabilité pour les impôts et les prestations impayés.

Trois étapes dans le processus de paie

À un haut niveau, la gestion de la paie peut être divisée en trois étapes :Préparation, activités de paiement et de post-paiement des employés.

1. Préparation. Vous devrez configurer la paie avant de pouvoir commencer à payer les employés. Cela comprend la détermination de la fréquence de paie pour les employés horaires et salariés et un mécanisme de suivi de leur temps. Vous devez solliciter des formulaires W-4 auprès des employés pour déterminer le montant d'impôt à retenir sur leurs chèques de paie, ainsi que des formulaires I-9 pour confirmer leur admissibilité à travailler aux États-Unis. Votre entreprise aura également besoin d'un numéro d'identification d'employeur (EIN) de l'IRS. Il vaut généralement la peine de créer un compte bancaire de paie séparé pour suivre et gérer plus facilement la paie. La plupart des employeurs paient par dépôt direct, ce qui nécessite de mettre en place une capacité de dépôt direct auprès de votre banque et d'obtenir les coordonnées bancaires de vos employés, ainsi que leur autorisation de dépôt direct.
2. Payer les employés. Pour chaque paie, vous calculez le salaire brut de chaque employé, retenir les impôts et autres déductions. Ensuite, vous distribuez le salaire net aux employés par dépôt direct, vérifier ou d'autres méthodes.
3. Après paiement. Vous devez payer des impôts et remplir les formulaires pertinents dans les délais impartis par l'IRS. Vous enverrez à l'IRS les impôts fédéraux que vous avez retenus sur les chèques de paie des employés, plus la part patronale des impôts de la Sécurité sociale et de l'Assurance-maladie, généralement tous les mois. Vous paierez également toutes les taxes nationales et locales. A la fin de l'année civile, distribuer des formulaires d'impôt aux employés.

8 étapes pour traiter vous-même la paie

Voici un aperçu plus détaillé des étapes impliquées dans le traitement de la paie DIY :

1. Collecte des formulaires W-4. Vous aurez besoin d'un formulaire W-4 rempli de chaque nouvel employé afin de déterminer le montant de leur salaire brut à retenir. La retenue dépend de plusieurs facteurs, y compris si un employé est marié ou célibataire et combien de personnes à charge il a. Les W-4 n'expirent pas, mais doit être mis à jour s'il y a des changements dans le statut d'un employé, comme se marier, divorcé ou ayant un enfant.
2. Obtenir un numéro d'identification d'employeur (EIN). L'IRS utilise les EIN pour identifier les entreprises, tout comme il utilise les numéros de sécurité sociale pour identifier les personnes. Vous avez besoin d'un EIN même si vous n'avez qu'un seul employé, parce que vous ne pouvez pas payer les impôts des employés sans cela. L'application est gratuite et facile, vous pouvez le faire par téléphone, courrier, fax ou en ligne. L'IRS préfère les demandes en ligne et vous obtiendra un EIN immédiatement tant que votre demande est approuvée. Il vous suffit de dire à l'IRS quel type d'entreprise vous avez, qu'il s'agisse d'une société ou d'une LLC, par exemple, fournissez une adresse professionnelle et dites pourquoi vous voulez un EIN.
3. Choisissez votre calendrier de paie. Les fréquences de paie typiques sont hebdomadaires, toutes les deux semaines (toutes les deux semaines), deux fois par mois (bimensuel) ou mensuel. Certains États n'autorisent que certaines fréquences payantes, vérifiez donc les exigences de votre état avant de faire ce choix. Chaque option a des avantages et des inconvénients, et vous devez équilibrer les avantages pour l'entreprise par rapport aux avantages pour les employés. Les périodes de paie mensuelles nécessitent le moins de travail pour les employeurs et peuvent aider à améliorer la trésorerie de l'entreprise, mais ils ne sont souvent pas le premier choix des employés. De nombreuses entreprises rémunèrent les salariés deux fois par mois et les salariés horaires chaque semaine.
4. Déterminer et retenir les impôts sur le revenu. C'est l'un des aspects les plus complexes du calcul de la rémunération des employés, et il est facile de faire des erreurs. Vous devez déduire toutes les cotisations avant impôt pour l'assurance maladie (médicale, dentaire et vision) et les régimes de retraite. Puis, pour chaque employé, calculer le montant dû en impôt sur le revenu fédéral et étatique ainsi que les impôts de la Federal Insurance Contributions Act (FICA), qui financent la sécurité sociale et l'assurance-maladie, ainsi que les éventuelles taxes locales.
5. Exécutez les nombres. Soustrayez les déductions avant impôt et les impôts du salaire brut pour obtenir le salaire net de chaque employé. Pour les salariés, le salaire brut ne changera pas d'un chèque de paie à l'autre, sauf en cas de circonstances exceptionnelles telles que des congés sans solde ou des paiements variables tels que des primes et des commissions. Le salaire brut des travailleurs salariés est calculé en divisant leur salaire annuel par le nombre de périodes de paie par an. Pour les travailleurs horaires, vous aurez besoin de connaître les heures travaillées au taux de salaire horaire régulier plus les heures supplémentaires, et tenir compte de tout pécule de vacances, congés de maladie payés et jours de vacances.
6. Distribuez les chèques de paie ou le dépôt direct. Le dépôt direct est de loin la méthode la plus populaire pour payer les employés, mais de nombreuses entreprises offrent aux employés d'autres options, comme les chèques ou les cartes de paiement, qui sont des cartes de débit rechargeables spécialisées. Avec les cartes de paiement, vous déposez la paie d'un salarié sur un compte lié à la carte; le salarié peut alors utiliser la carte pour ses achats, comme une carte de débit ordinaire.
7. Payer des taxes. Vous devez payer les impôts que vous avez retenus sur les chèques de paie des employés, plus la part des impôts de l'employeur. Par exemple, les employeurs et les employés doivent chacun verser des cotisations fiscales FICA de 7,65 % des revenus d'un employé. Vous devez également payer l'assurance-chômage fédérale et les taxes nationales et locales. Le moment de ces paiements d'impôts varie en fonction de la taille de votre entreprise et de l'État dans lequel vous exercez vos activités. La plupart des entreprises doivent payer des impôts fédéraux mensuellement ou bihebdomadairement. De nombreux États exigent des paiements trimestriels.
8. Déposer des formulaires fiscaux. Les employeurs doivent généralement déposer certains formulaires fiscaux tous les trimestres et d'autres à la fin de l'année. Par exemple, vous devez déclarer les taxes FICA et autres taxes retenues sur le formulaire IRS 941 chaque trimestre. À la fin de l'année, vous fournissez aux employés réguliers des formulaires W-2 récapitulant leurs salaires et impôts retenus, et vous devez également soumettre ces formulaires à l'IRS. Vous êtes également responsable de la soumission du formulaire W-3, un formulaire récapitulatif qui accompagne les W-2 que vous envoyez, ainsi que le formulaire 940 pour l'impôt fédéral sur le chômage. Il existe des délais pour le dépôt de chacun de ces formulaires, avec pénalités et intérêts de retard.

8 étapes pour le traitement de la paie de bricolage 1 Vérifier l'éligibilité Vérifiez l'identité du nouvel employé et l'autorisation d'emploi avec le formulaire I-9. 2 Collecter les formulaires W-4 Obtenez un W-4 de chaque nouvel employé pour déterminer la retenue d'impôt. 2 Obtenez un EIN Vous avez besoin d'un numéro d'identification d'employeur de l'IRS afin de payer les employés. 3 Choisissez un calendrier de paie Les options varient selon l'état - les fréquences communes incluent hebdomadaire, bihebdomadaire et bimensuel. 4 Calculer et retenir les impôts Calculez les impôts des employés et autres déductions que vous retiendrez sur leurs chèques de paie. 5 Exécutez les nombres Calculez le salaire net de chaque employé en soustrayant les impôts et autres déductions du salaire brut. 6 Payer les employés Les options comprennent le dépôt direct, chèque ou carte de paiement. 7 Payer des taxes Payer la part de l'employé et de l'employeur du fédéral, impôts nationaux et locaux 8 Déposer des formulaires fiscaux Déposer des formulaires fiscaux trimestriels et annuels auprès du gouvernement fédéral, autorités étatiques et locales. Fournir des W-2 aux employés.

Choisir un logiciel de paie pour une petite entreprise

Au fur et à mesure que les entreprises grandissent, une approche DIY devient moins gérable. Un logiciel de paie peut grandement simplifier le traitement de la paie, assurer l'exactitude et la conformité. Selon la solution, le logiciel peut également automatiser les paiements de salaires et d'impôts et les déclarations de revenus, comptabilisation des crédits d'impôt. Voici cinq éléments à prendre en compte lors du choix d'une solution de paie :

1. Combien pouvez-vous vous permettre de dépenser ? Recherchez un système qui convient à votre budget. Vous devez équilibrer les coûts et les avantages, ce qui peut inclure une plus grande précision et rapidité en plus de libérer du temps du personnel pour d'autres activités. De nombreuses solutions de paie sont tarifées par employé, le coût est donc proportionnel à la taille de votre entreprise. Certaines solutions de paie sont fournies dans le cadre de suites logicielles d'entreprise plus importantes, qui peuvent offrir des avantages supplémentaires tels qu'une comptabilité simplifiée et une analyse des coûts. Assurez-vous de bien comprendre quelles fonctionnalités d'un service de paie sont incluses dans les frais de base, et qui coûtent plus cher. Tenez également compte de la croissance potentielle. Si migrer d'un logiciel de paie à un autre n'est pas trop compliqué, c'est une considération si vous vous attendez à une croissance rapide.
2. À quel point vos besoins en matière de paie sont-ils compliqués ? Une grande entreprise avec différentes catégories d'employés dans plusieurs juridictions fiscales aura besoin d'un logiciel plus sophistiqué qu'une petite entreprise avec des employés salariés dans un seul État. Et moins vous avez d'expertise en paie en interne, plus la valeur d'un système qui gère tous les aspects du traitement de la paie est grande, y compris les paiements automatiques et les déclarations fiscales.
3. Existe-t-il des solutions adaptées à votre type d'entreprise ? Certaines solutions sont conçues pour répondre aux besoins de types d'entreprises spécifiques, comme les cabinets d'avocats ou les restaurants. Si vous opérez dans un segment de marché qui compte de nombreuses petites entreprises, il existe probablement au moins une offre conçue pour une entreprise de votre profil, et cela vaut la peine de voir si cette solution convient à votre entreprise.
4. Quel type de rapports souhaitez-vous générer ? À son meilleur, Un logiciel de paie peut prendre en charge les décisions stratégiques en vous permettant d'analyser rapidement les coûts et l'impact des décisions commerciales potentielles. Combien pouvons-nous économiser en modifiant notre combinaison d'employés permanents et horaires pour réduire les heures supplémentaires ? De combien les frais de personnel augmenteront-ils si nous ouvrons un nouveau bureau à Boston plutôt qu'à Chicago ? Un logiciel de paie qui fait partie d'une suite intégrée peut également faciliter la réalisation d'analyses et de rapports supplémentaires qui combinent les données de paie avec d'autres informations commerciales.
5. Dans quelle mesure les autres sont-ils satisfaits des progiciels que vous envisagez ? La lecture des avis clients et des études de cas en ligne peut être utile. Mais ne vous arrêtez pas là :contactez les fournisseurs qui vous intéressent et demandez-leur des clients de référence.

FAQ sur la paie des petites entreprises

• Pourquoi ai-je besoin d'un système de paie ?

  Théoriquement, tout le monde peut administrer lui-même la paie à l'aide de feuilles de calcul, mais c'est compliqué, chronophage et nécessite une expertise. Si vous faites des erreurs, vous pouvez faire face à des sanctions importantes. Pour la plupart des entreprises, il est logique d'utiliser un système de paie qui automatise le processus et éventuellement de consulter un comptable connaissant bien les dernières lois et taxes.

• Qu'est-ce qu'un calculateur de paie ?

  Un calculateur de paie est un outil en ligne qui calcule le salaire net et les retenues à la source d'un employé. Vous saisissez des données telles que le taux de rémunération, juridiction fiscale locale et les éventuelles exonérations. Ensuite, la calculatrice exécute les nombres.

• Qu'est-ce qu'une écriture de journal de paie ?

  Les comptables et les aides-comptables utilisent les écritures du journal de paie pour enregistrer la rémunération versée aux employés. Ces écritures peuvent ensuite être incorporées dans le grand livre général de l'entreprise. Il existe trois principaux types d'inscription :l'enregistrement initial (salaires bruts perçus par les salariés ainsi que les retenues à la source et les éventuelles taxes supplémentaires), les salaires accumulés (une écriture enregistrée à la clôture de chaque période comptable pour enregistrer les salaires dus mais non encore payés), et les paiements manuels (ceux-ci couvrent les chèques de paie manuels occasionnels générés en raison d'ajustements de salaire ou de licenciements).

Il est possible de gérer soi-même la paie, mais c'est compliqué laborieux et sujet aux erreurs, surtout pour toute entreprise comptant plus d'une poignée d'employés. Parce que le traitement de la paie est un coût administratif plutôt qu'une activité génératrice de revenus, la plupart des entreprises veulent minimiser le temps et l'argent qu'elles y consacrent. Pour de nombreuses petites entreprises, l'utilisation d'un logiciel de paie pour automatiser le processus est une bien meilleure option que d'essayer de gérer la paie manuellement.