Conservation des documents :un guide pour les petites entreprises

Les propriétaires de petites entreprises ne savent jamais quand ils auront besoin d'un élément d'information clé, tel qu'un état financier ou une assurance politique. Voici comment développer une politique de conservation des documents appropriée.

En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous pouvez soudainement vous retrouver dans de nombreuses situations inattendues :subir un audit de l'IRS, répondre à une plainte de la Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) déposée par un ancien ou un employé actuel, traiter avec un fournisseur qui insiste pour que vous n'a pas effectué de paiement ou n'a pas résolu la demande d'indemnisation d'un ouvrier.

Dans chacun de ces cas, vous devrez fournir des documents commerciaux pour montrer exactement ce que vous avez fait ou n'avez pas fait. Si vous ne le pouvez pas, vous pourriez facilement faire face à de lourdes amendes ou à d'autres sanctions. C'est pourquoi il est essentiel de créer et de maintenir une politique de conservation des documents.

Présentation :Qu'est-ce que la conservation des documents ?

La conservation des documents est le processus par lequel les enregistrements requis pour les opérations commerciales en cours sont identifiés et conservés. Une politique de conservation des documents fournit des directives pour l'examen, le stockage sécurisé et la destruction périodique des enregistrements inutiles.

Vos enregistrements entrent généralement dans les catégories suivantes :

• Documents commerciaux  : Contrats, hypothèques, actes et correspondance générale
• Dossiers financiers : États financiers, notes de frais, audits financiers et chèques annulés
• Dossiers personnels : Candidatures d'employés, évaluations de performances, prestations de santé et lettres de licenciement
• Dossiers fiscaux : Dossiers de l'IRS et déclarations de revenus de l'État, déclarations de taxe de vente, déclarations de charges sociales et déclarations/informations sur les pensions
• Achats et ventes : Contrats de vente, factures de vente, demandes d'achat et bons de commande
• Expédition et réception : Factures de transport, rapports d'expédition et de réception, manifestes et connaissements
• Documents d'assurance : Polices d'assurance, rapports d'accident et de sécurité, réclamations de règlement et réclamations d'invalidité de groupe

La quantité de documents et d'enregistrements numériques générés se multipliera au fil du temps à mesure que vous ajouterez plus de clients, d'employés, de produits et de fournisseurs.

Un système de gestion de documents efficace vous permettra de stocker et d'accéder efficacement aux dossiers, de réduire le coût de production de documents lors d'affaires judiciaires et de respecter toutes les lois relatives à la conservation de certains dossiers.

De plus, si une ou plusieurs des situations de la liste de contrôle de gestion des enregistrements ci-dessous vous semblent familières, vous devez absolument mettre en place un système de conservation et de gestion des documents dès que possible.

Bien qu'une politique de conservation des documents aide vos opérations commerciales internes, elle peut également aider à l'extérieur. Par exemple, les clients veulent savoir que leurs données sont stockées en toute sécurité. Vous pouvez donc mettre en avant la sécurité et la maintenance de vos enregistrements dans le cadre du marketing de votre site Web.

Comment créer et mettre en œuvre une politique de conservation des documents

La création et l'utilisation de votre politique de conservation des documents n'est pas une tâche ponctuelle, c'est une activité continue. Cela ne fait pas partie des activités de première ligne (peut-être plus excitantes) sur lesquelles vous êtes probablement plus concentré, telles que les ventes et le service client, il peut donc être utile, au fur et à mesure que vous suivez les étapes ci-dessous, d'utiliser l'une des meilleures applications de productivité disponible pour vous aider à garder vos dossiers sur la bonne voie.

Étape 1 :Inventorier tous les documents commerciaux

Tout d'abord, vous devez cataloguer de manière exhaustive tous vos documents existants pour voir exactement ce dont vous disposez ainsi que la quantité d'enregistrements physiques et numériques auxquels vous avez affaire.

Conseils pour inventorier tous les documents commerciaux

La stratégie clé avec votre inventaire initial de documents est d'être méthodique. Et même si vous savez peut-être - ou pensez que vous savez ! -- là où tout est pertinent, vous devez parler à tous vos employés pour découvrir d'autres référentiels physiques et numériques formels ou informels dont vous n'êtes peut-être pas au courant.

• Documentez votre inventaire existant : Utilisez des formulaires de rapport d'inventaire pour enregistrer où se trouvent les documents existants. Bien que vous puissiez utiliser des formulaires papier pour cela, envisagez de le faire numériquement, en utilisant peut-être l'une des meilleures applications d'organisation, afin de pouvoir créer un dossier électronique au fur et à mesure.
• Catégoriser l'importance : Au cours de votre inventaire initial, catégorisez également les documents comme étant des documents généraux (opérations commerciales quotidiennes), des documents vitaux (nécessaires après une urgence pour maintenir les opérations commerciales), des documents d'archives (documents à valeur historique) ou des non-documents (documents personnels). enregistrements, courrier indésirable, copies en double) - car cela vous aidera à définir votre calendrier de conservation.

Étape 2 :Établissez un calendrier de conservation

Bien qu'un document ait pu être pertinent à un moment donné, cela ne signifie pas qu'il le sera toujours. À quelques exceptions près :actes, brevets, rapports d'audit et rapports financiers annuels, presque tous les documents ont une durée de vie limitée, généralement pas plus de 10 ans.

Conseils pour établir un calendrier de conservation

La tenue de registres plus longtemps que nécessaire peut créer des responsabilités juridiques pour votre entreprise. Par exemple, le processus de découverte pendant un litige pourrait trouver des informations supplémentaires préjudiciables dans vos dossiers qui auraient déjà dû être supprimées.

De plus, vous ne voulez pas être responsable de l'accès à des informations confidentielles sur les clients qui auraient également dû être détruites. C'est pourquoi l'établissement d'un calendrier de conservation des documents clairement défini est l'épine dorsale de votre politique de gestion des documents.

• Recherchez les consignes applicables : Il n'y a pas de calendrier de rétention unique pour les entreprises. Au lieu de cela, vous devrez rechercher les directives locales, étatiques, fédérales et spécifiques à l'industrie pour vous assurer que vous êtes en conformité.
• Conservez les dossiers de l'IRS : Quoi qu'il en soit, vous souhaitez conserver tous les documents fiscaux et fiscaux pendant au moins sept ans.

Étape 3 :Stockez les enregistrements en toute sécurité

Le stockage efficace des documents est essentiel pour préserver les archives et garantir leur accès si nécessaire en temps opportun.

Cela comprend tout, du verrouillage des classeurs et des salles de stockage de votre entreprise à l'utilisation d'un "tiroir sécurisé" dans le cadre de la gestion de votre site Web, en passant par d'autres options hors site.

Conseils pour stocker les enregistrements en toute sécurité

Les documents numériques nécessitent moins d'espace de stockage que leurs homologues physiques. D'un autre côté, vous pouvez avoir des documents papier ou à signature manuscrite hérités que vous souhaitez conserver sous forme de copies papier.

• Utiliser un stockage hors site : L'utilisation de votre entreprise comme emplacement principal de stockage de documents est problématique car elle ne sera probablement pas conçue de manière optimale pour résister aux intrusions humaines ou aux catastrophes naturelles. Optez plutôt pour un stockage physique hors site qui offre une sécurité accrue ainsi qu'une protection contre les tempêtes, les incendies, les inondations et les tremblements de terre.
• Utilisez des centres de données : Envisagez d'utiliser un centre de données tiers pour la sauvegarde ou même le stockage principal de vos enregistrements électroniques. Les centres de données commerciaux sont conçus pour être protégés contre diverses menaces, y compris les piratages informatiques et les catastrophes naturelles, et ils peuvent également augmenter la vitesse de téléchargement lors du transfert de grandes quantités de données.

Étape 4 :Purger les documents chaque année

Tout comme vous devez conserver les documents commerciaux nécessaires, vous devez également les détruire conformément à votre calendrier de conservation. Cela réduira les coûts de stockage et réduira les risques d'accès illégal ou inapproprié aux données des entreprises et des clients.

Conseils pour purger les documents chaque année

Minimisez les risques de futurs problèmes juridiques en documentant explicitement les procédures de chaîne de traçabilité lors de la destruction de documents papier et de fichiers électroniques.

• Utilisez un service de déchiquetage : Au lieu de laisser la destruction des documents au stagiaire du bureau ou à quelqu'un d'autre qui tire la courte paille, une entreprise de déchiquetage tierce peut s'en occuper en toute sécurité pour vous. Vous devrez peut-être leur livrer les matériaux, ou ils pourront peut-être le faire sur place.
• Assurez-vous de la conformité à la National Association for Information Destruction (NAID) : Assurez-vous que le processus de destruction de documents d'un fournisseur tiers est conforme aux protocoles NAID pour garantir la sécurité des documents confidentiels tout au long du processus. Cela comprend le transport et le stockage des matériaux avant leur destruction ainsi que l'élimination responsable des matériaux une fois le processus terminé.

Étape 5 :éduquer les employés sur les politiques de rétention

Même la meilleure politique de conservation des documents n'aura pas d'effet positif net si aucun de vos employés n'en a connaissance. C'est pourquoi l'utilisation de stratégies de communication efficaces sera essentielle, d'autant plus que la politique est mise à jour au fil du temps.

Conseils pour informer les employés sur les règles de conservation des documents

Votre politique de conservation des documents ne sera pas non plus particulièrement efficace s'il n'y a qu'une impression de celui-ci dans un classeur à trois anneaux qui se trouve sur l'étagère du haut dans un placard de stockage rarement utilisé. Au lieu de cela, rendez-le disponible en ligne pour un accès facile par vos employés.

• Incorporer à l'intégration : Incluez une formation sur vos consignes de conservation des documents dans le cadre du processus d'intégration des employés pour vous assurer que les nouveaux employés connaissent leurs responsabilités dès le premier jour.
• Avoir une formation annuelle : Tout comme vous (devriez) suivre une formation annuelle sur le harcèlement sexuel, demandez à vos employés de suivre un cours de recyclage annuel sur les politiques de conservation des documents. Vous pouvez même le proposer en ligne pour minimiser les perturbations des opérations quotidiennes.

Commencez le processus de conservation des documents dès aujourd'hui

N'attendez pas qu'un événement critique se produise - un audit IRS, une catastrophe naturelle ou un procès - pour réaliser que vous avez besoin d'un calendrier de conservation des dossiers solide. Au lieu de cela, commencez le processus décrit ci-dessus pour développer votre politique de conservation des documents maintenant.

Bien sûr, vous devrez intégrer le coût dans le budget de votre entreprise, mais à long terme, il sera certainement rentabilisé - et plus encore ! -- en vous faisant gagner du temps et de l'argent.