5 façons dont les entreprises profitent des services bancaires en ligne

Les services bancaires en ligne ne sont pas réservés aux comptes de carte de débit :les entreprises peuvent également en bénéficier.

Tout ce qui propose de faciliter la vie d'un propriétaire de petite entreprise dans une économie difficile mérite certainement d'être considéré. Les services bancaires en ligne ont explosé au cours de la dernière décennie, et de plus en plus d'entreprises reconnaissent ses avantages par rapport aux services bancaires traditionnels.

Bien sûr, si vous avez géré votre entreprise et vos finances personnelles d'une certaine manière pendant la majeure partie de votre vie, vous hésiterez peut-être à franchir le pas, en particulier avec quelque chose d'aussi important que la façon dont vous traitez avec votre banque. Et beaucoup de gens sont préoccupés par la sécurité. L'escroquerie sur le Web, les virus et la sécurité des informations sensibles sur les réseaux sont autant de préoccupations légitimes.

Cependant, si vous utilisez des sites de confiance et que vous faites preuve de diligence quant à la sécurisation de votre réseau Internet (en gardant vos mots de passe secrets, en mettant à jour vos logiciels de sécurité et antivirus, etc.), vous minimiserez les menaces [source :FDIC]. En fait, certains affirment que les services bancaires en ligne peuvent être plus sûrs que les services bancaires traditionnels, car vos informations personnelles sont cryptées plutôt que sur papier [source :ConsumerReports]. Les services bancaires en ligne vous permettent également de surveiller fréquemment votre compte afin de détecter rapidement toute activité inhabituelle.

Alors que les services bancaires en ligne sont les plus populaires auprès des jeunes générations, même les plus âgés commencent à le préférer. Selon l'American Bankers Association, en 2011, 57 % des Américains âgés de 55 ans et plus préfèrent effectuer leurs opérations bancaires en ligne, contre seulement 20 % qui le préféraient en 2010 [source :ABA]. Si vous n'avez pas encore franchi le pas, examinez certains des avantages suivants dans les cinq pages suivantes.

5 :Moins de déplacements à la banque

Avec les services bancaires traditionnels, de nombreuses transactions nécessitent de longs déplacements à la banque. Peu de propriétaires d'entreprise ont beaucoup de temps à perdre pendant une journée de travail pour lutter contre le trafic, se rendant à la banque simplement pour faire la queue pour une transaction de routine. Au lieu de cela, les propriétaires d'entreprise peuvent effectuer de telles transactions dans le confort de leur bureau ou de leur domicile, ou même en voyage. Une connexion Internet est tout ce dont vous avez besoin, et certaines banques proposent des services bancaires mobiles en ligne. De plus, vous n'êtes pas nécessairement contraint aux heures d'ouverture d'une banque. Vous pouvez généralement accéder à votre compte en ligne 24 heures sur 24 et les jours fériés. (Gardez à l'esprit, cependant, que de nombreuses transactions ne prendront effet que pendant les heures ouvrables.)

Si vous êtes fier d'être soucieux de l'environnement, vous pouvez également être rassuré par le fait que moins de trajets en voiture à la banque signifient moins d'émissions de carbone. De plus, les services bancaires en ligne éliminent une grande partie de la paperasserie du processus bancaire, ce qui signifie moins de gaspillage de papier. Si les Américains renonçaient aux relevés papier, aux factures et aux chèques, les estimations indiquent que cette action pourrait sauver environ 16 millions d'arbres [source :Shapley].

4 :Transférer de l'argent rapidement

Transférez de l'argent à d'autres entreprises en un clin d'œil.

Nous avons parlé avec David Munger de Online Resources Corporation, qui a déclaré que le transfert d'argent est l'un des avantages commerciaux uniques des services bancaires en ligne. Les entreprises peuvent commander des virements ACH (Automated Clearing House), qui peuvent être effectués du jour au lendemain et sont bons pour les dépôts directs, et les virements électroniques, qui sont plus immédiats et meilleurs pour payer rapidement un fournisseur.

Le transfert entre les comptes est également facile. Par exemple, les clients de Bank of America qui s'inscrivent au programme Small Business Online Banking de l'entreprise peuvent transférer des fonds entre plusieurs comptes, notamment des comptes d'épargne, de chèques, des marges de crédit, des cartes de crédit et des prêts. Et il n'y a pas de frais supplémentaires pour le transfert entre ces comptes.

Certaines banques vous permettront de donner aux employés l'accès à certains comptes et pas à d'autres, ce qui est particulièrement important pour les entreprises. Munger dit que vous pouvez accorder un accès personnalisé, comme pouvoir consulter les comptes mais pas transférer de l'argent. Ou vous pouvez autoriser les employés à initier un transfert qui ne peut pas être effectué sans votre approbation. Certaines banques facilitent également la mise en place et la planification de virements futurs et même récurrents pour leurs clients professionnels. Vous pourrez personnaliser le montant du virement récurrent et sa fréquence.

3 :Paiement facile des factures

Au lieu de gérer le temps et les coûts des chèques, des enveloppes et des timbres, de nombreuses banques proposent un moyen simple (et souvent gratuit) de régler vos factures en ligne. Le paiement de factures en ligne vous permet de payer n'importe quelle entreprise, ou même des particuliers, en quelques clics sur le clavier.

Si votre entreprise a un compte auprès d'une entreprise, par exemple, vous pouvez configurer un paiement en saisissant le nom de l'entreprise, l'adresse où les paiements sont envoyés et les informations de votre compte. Pour un particulier, vous devez inclure son nom et son adresse. Après avoir entré ces données une fois, la banque stockera les informations pour tous les paiements futurs que vous effectuerez. La banque enverra alors le chèque pour vous.

Pour les factures qui varient chaque mois, il suffirait alors de se connecter simplement à votre compte bancaire en ligne et de saisir le montant de la facture de ce mois. Pour les factures dont le montant est identique chaque mois, vous pouvez configurer le paiement automatique des factures. Si vous craignez de mettre en place un paiement automatique et d'oublier de l'interrompre, vous pouvez généralement définir une date de fin.

2 : Importer des données dans un logiciel de comptabilité

Laissez l'ordinateur calculer les chiffres pour vous.

De nombreuses petites entreprises utilisent déjà QuickBooks ou d'autres types de logiciels de comptabilité pour les aider à gérer leurs finances. L'un des grands avantages de la banque en ligne est que de nombreuses banques vous permettent d'interfacer les informations de votre compte bancaire en ligne avec ce logiciel. Notez que cela s'accompagne souvent de frais supplémentaires, mais vous trouverez peut-être que les avantages valent les coûts supplémentaires.

Par exemple, le processus de rapprochement, ou la comparaison des transactions dans le système comptable de votre entreprise avec les transactions dans votre compte bancaire, est facilité. Vous pouvez configurer QuickBooks pour qu'il télécharge automatiquement les informations de votre compte de manière régulière (même quotidiennement).

De plus, QuickBooks vous permet d'importer des informations à partir de plusieurs comptes et même de plusieurs banques. Vous pouvez également payer des factures et transférer des fonds entre comptes directement via votre logiciel QuickBooks plutôt que via votre compte bancaire en ligne. Certaines versions de QuickBooks vous permettent de désigner d'autres utilisateurs avec des niveaux d'accès personnalisables, ce qui peut permettre aux propriétaires de petites entreprises de déléguer certaines tâches comptables.

1 :Surveillance du compte

Le meilleur avantage des services bancaires en ligne pour les entreprises est peut-être que vous pouvez surveiller votre compte à tout moment et de pratiquement n'importe où. C'est aussi un avantage des services bancaires personnels, mais les entreprises en bénéficient sans doute le plus, car elles traitent souvent un grand nombre de transactions quotidiennes.

Avec les services bancaires traditionnels, vous devez appeler la banque pour vérifier si des transactions individuelles ont été effectuées, ainsi qu'attendre que les relevés papier arrivent par la poste pour afficher une liste de vos transactions. Les services bancaires aux entreprises en ligne vous permettent de vous connecter à votre compte en toute simplicité. Vous pouvez vérifier si les chèques ont été compensés ou voir des images de chèques compensés pour vérifier les détails.