Adopter les exigences du RGPD

Alors que l'invasion des e-mails de mise à jour de la politique de confidentialité s'est installée dans nos boîtes de réception et que la plupart d'entre nous ont laissé derrière nous l'engouement pour les mèmes RGPD de 2018 , le RGPD fait désormais partie de la vie quotidienne.

Malgré cela, de nombreuses organisations considèrent toujours la conformité au RGPD comme une préoccupation majeure, les deux tiers des petites entreprises de l'UE ne respectant toujours pas toutes les exigences du RGPD. Et bien que de nombreuses grandes entreprises aient fait appel à des consultants experts et à des responsables de la sécurité des données, nombre d'entre elles ne sont toujours pas entièrement conformes au RGPD.

Alors, que se passe-t-il ?

Il semble que de nombreuses organisations aient négligé l'importance de la formation du personnel lors de la mise en œuvre du RGPD. S'assurer que le personnel permanent, qui traite les données des clients au quotidien, dispose des outils et des conseils appropriés lors du traitement des données des clients est essentiel pour garantir que votre entreprise respecte les exigences du RGPD.

La formation du personnel minimisera le risque que les réglementations GDPR soient accidentellement enfreintes dans l'organisation.

Ci-dessous, j'ai énuméré quatre des plus grands changements apportés au traitement des données des clients qui ont été imposés par le RGPD. Cependant, il est important que votre entreprise comprenne et applique toutes les nouvelles exigences du RGPD pour vous assurer que vous respectez pleinement les lois en vigueur sur la protection des données.

Vos ​​données client doivent être stockées en toute sécurité dans l'UE

Les nouvelles exigences du RGPD stipulent que toutes les données sur les ressortissants de l'UE doivent être stockées en toute sécurité au sein de l'UE. Avant que votre organisation ne commence à capturer et à stocker des données client, il est important de vous assurer que vous savez où les données sont stockées et que les données sont stockées sur un système sécurisé. Cela minimise le risque de perte ou de vol des données personnelles d'un client.

Écrire des informations sensibles sur une feuille de papier ou stocker des informations localement sur un ordinateur augmente le risque que les données soient partagées avec d'autres personnes extérieures à l'organisation. Si votre organisation se trouve en dehors de l'UE, les données sur papier ou stockées localement ne répondraient pas aux exigences du RGPD. L'utilisation d'un système CRM basé en Europe qui crypte les informations de vos clients aidera à protéger les données personnelles de vos clients. Si vous n'utilisez pas actuellement de CRM ou si votre système CRM n'est pas conforme au RGPD, vous pouvez vous inscrire pour un CRM gratuit Really Simple Systems ici.

Les nouvelles exigences du RGPD stipulent que toutes les données sur les ressortissants de l'UE doivent être stockées en toute sécurité au sein de l'UE. Avant que votre organisation ne commence à capturer et à stocker des données client, il est important de vous assurer que vous savez où les données sont stockées et que les données sont stockées sur un système sécurisé. Cela minimise le risque de perte ou de vol des données personnelles d'un client.

Écrire des informations sensibles sur une feuille de papier ou stocker des informations localement sur un ordinateur augmente le risque que les données soient partagées avec d'autres personnes extérieures à l'organisation. Si votre organisation se trouve en dehors de l'UE, les données sur papier ou stockées localement ne répondraient pas aux exigences du RGPD.

L'utilisation d'un système CRM basé en Europe qui crypte les informations de vos clients aidera à protéger les données personnelles de vos clients. Si vous n'utilisez pas actuellement de CRM ou si votre système CRM n'est pas conforme au RGPD, vous pouvez vous inscrire pour un CRM Really Simple Systems gratuit ici.

Vous ne devez collecter que les données personnelles nécessaires

Une fois que vous disposez d'un système sécurisé pour stocker les données de vos clients, l'étape suivante consiste à décider des données à collecter. Les exigences actuelles du RGPD stipulent que les entreprises ne peuvent collecter que les informations nécessaires auprès de leurs clients, et que des efforts doivent être faits pour minimiser la quantité de données personnelles traitées.

Il peut être difficile de savoir quelles informations sont importantes à collecter; une bonne idée est de passer en revue les informations actuelles que votre entreprise collecte et d'examiner à quoi elles servent actuellement. Toutes les données client collectées qui ne sont pas utilisées doivent ensuite être supprimées de votre système. Il est important que les membres du personnel soient informés des informations qu'ils doivent collecter et pourquoi. Cela réduit le risque de « surcharge de données » et permet de garantir que le traitement des données de votre organisation respecte les exigences du RGPD.

Le GDPR stipule également que les organisations ne peuvent utiliser les données personnelles que pour ce pour quoi l'autorisation initiale a été accordée. Par exemple, si les données personnelles d'un client ont été collectées lors d'une vente, ces informations ne sont alors pas autorisées à être utilisées dans une campagne de marketing, à moins que le client n'ait donné son consentement explicite pour que ses informations soient utilisées à des fins de marketing.

S'assurer que le personnel comprend l'intention pour laquelle les informations sont traitées aidera à s'assurer que les données ne sont pas utilisées à de mauvaises fins. L'utilisation d'un système tel qu'un CRM vous permet de configurer vos propres champs de données dans le système, ce qui permet de s'assurer que le personnel ne collecte que les données client nécessaires. Really Simple Systems propose des champs personnalisables afin que vous puissiez adapter le système aux besoins de votre entreprise et n'inclure que les données dont vous avez besoin, ainsi que la possibilité de capturer et d'enregistrer les consentements.

Autoriser uniquement le personnel concerné à accéder aux données client sensibles

Si votre entreprise stocke des informations sensibles sur les clients, il est également important que l'accès à ces informations soit limité au sein des organisations. Les nouvelles exigences du RGPD stipulent non seulement que les données ne doivent pas être partagées avec des tiers, mais également que seul le personnel concerné doit avoir accès à des données plus sensibles telles que les coordonnées bancaires, les dossiers financiers ou les informations médicales.

L'utilisation d'un système qui vous permet de configurer des autorisations basées sur les rôles pour différents types de données client garantit que seul le personnel disposant de l'autorité appropriée a accès aux informations sensibles du client. Consultez notre section sur les niveaux d'autorisation des utilisateurs pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez restreindre l'accès aux données du personnel lorsque vous utilisez Really Simple Systems CRM.

Supprimer les données des clients s'ils le demandent

L'un des changements les plus radicaux apportés au nouveau règlement sur la protection des données est le droit à l'effacement des données, une extension de l'ancien droit à l'oubli. L'un des piliers centraux des nouvelles exigences du RGPD stipule que les individus ont le droit de demander à l'organisation de supprimer leurs données à tout moment.

Le RGPD stipule également que l'organisation doit s'assurer que les données personnelles d'un individu sont supprimées lorsque les données ne sont plus utilisées ou qu'il est nécessaire de les conserver. S'assurer que les données de vos clients sont stockées dans un système centralisé tel que le CRM signifie que toutes les données des clients sont stockées au même endroit. Cela facilite la localisation et la suppression des données si votre client demande qu'elles soient supprimées. Il permet également à votre personnel de suivre facilement les données utiles et celles qui sont obsolètes et doivent être supprimées.

Le RGPD est pleinement en vigueur

Il est important que votre entreprise soit pleinement informée des exigences existantes du RGPD. Cela inclut non seulement les responsables et les délégués à la protection des données, mais également les membres du personnel en contact avec les clients et le personnel qui s'occupe du traitement des données de vos clients. S'assurer que les données sont stockées sur un système sécurisé conforme au RGPD est la première étape pour s'assurer que votre entreprise répond aux exigences nécessaires du RGPD.

Really Simple Systems CRM est un système CRM sécurisé qui stocke toutes les données dans l'UE. Vous pouvez vous inscrire à votre propre système Really Simple CRM ici.