Comment créer et envoyer un document d'avis de paiement

Des bordereaux de paiement sont émis pour confirmer le paiement des factures. Bien que moins courants aujourd'hui, ils peuvent améliorer le suivi financier et offrir la tranquillité d'esprit à vos fournisseurs.

Le suivi des paiements et des factures en ligne peut être fait beaucoup plus facilement à l'ère numérique d'aujourd'hui. Néanmoins, une clarté supplémentaire est toujours appréciée. Lors de la gestion de la comptabilité de votre entreprise, il est beaucoup plus facile de faire correspondre les paiements en ligne aux factures en fonction des numéros de facture, des dates de paiement et des montants, même si cela peut être fastidieux.

Bien qu'un logiciel de comptabilité aide à automatiser une grande partie du processus de facturation et de gestion des paiements, fournir une documentation supplémentaire lorsqu'une facture est payée peut offrir une meilleure transparence des deux côtés. C'est là que les conseils de paiement sont utiles, ce qui facilite la mise en correspondance des paiements avec les factures.

Présentation :Qu'est-ce qu'un avis de versement ?

La remise fait référence à l'argent qui est envoyé ou émis à un fournisseur, un vendeur, un entrepreneur ou une autre entreprise. L'avis de paiement est la preuve de paiement qu'une entreprise envoie aux comptes débiteurs pour informer une entreprise ou un particulier qu'une facture a été payée. Il est similaire à un reçu et peut être extrêmement utile pour les deux parties afin de mieux organiser les dossiers financiers.

Lorsqu'une entreprise ou un particulier émet une facture, un avis de paiement (également appelé reçu de paiement) peut être automatiquement programmé pour être envoyé une fois que le paiement de la facture a été traité. Cela peut être fait sous la forme d'un message électronique ou envoyé via un portail de paiement ou un logiciel de traitement. Un avis de versement est aussi parfois appelé facture de versement, versement de paiement ou avis de versement.

Étant donné que la plupart des factures sont désormais payées en ligne, un document d'avis de paiement n'est généralement pas requis, ni souvent attendu. En fait, ces notes deviennent moins fréquentes à mesure que les méthodes de paiement numériques se multiplient.

Cependant, l'émission d'avis de paiement présente certains avantages clés, notamment :

• Faciliter le rapprochement des paiements et des factures
• Confirmation de la preuve de paiement
• Offrir une identification plus facile si une entreprise remet en question le paiement

De plus, si vous travaillez fréquemment avec des vendeurs et des fournisseurs dans d'autres pays, l'émission de documents d'avis de versement peut offrir une couche supplémentaire de responsabilité lors de la compilation de vos documents financiers pour les examens de l'entreprise ou la saison des impôts.

6 éléments à inclure dans un avis de paiement

Si vous décidez d'émettre un avis de paiement après avoir traité le paiement à un fournisseur ou à une autre entité, vous souhaiterez extraire les informations clés de leur facture. Leur facture contiendra des informations personnelles et des détails de paiement, y compris comment les payer, les conditions de paiement (net 30, dû à réception, etc.) et des détails sur le service effectué.

Voici quelques-uns des champs standard que vous souhaiterez inclure lors de l'émission d'avis de paiement :

1. Le nom et l'adresse de votre entreprise

Incluez ces informations pour vous assurer que le destinataire du paiement peut clairement identifier la provenance du paiement. Si le destinataire a travaillé ou fourni des produits à une filiale, vous voudrez inclure cette information sur le bordereau pour plus de clarté.

2. Nom et adresse du destinataire

Ensuite, indiquez le nom et l'adresse du destinataire tels qu'ils figurent sur la facture qu'il vous a fournie. Vous pouvez également inclure son adresse e-mail ou son numéro de téléphone si cette information est disponible.

3. Numéro de facture

Lorsque le fournisseur a soumis une facture, il aurait fourni un numéro de facture. Assurez-vous de l'inclure sur ce bordereau pour plus de commodité.

4. Montant du paiement

Il est important d'inclure le montant que le bénéficiaire est payé, y compris les taxes ou les dépenses retenues ou les primes. Si plusieurs services ont été effectués, vous pouvez détailler les paiements pour offrir encore plus de détails.

5. Mode de paiement

Assurez-vous d'inclure la manière dont la facture a été payée (DCH, PayPal, Venmo, virement bancaire, chèque physique ou autre mode de paiement). Cela permettra au bénéficiaire de comprendre comment son argent lui parviendra et offrira une meilleure transparence pour faire correspondre les paiements aux factures au fil du temps.

6. Date d'émission

Enfin, vous pouvez inclure la date d'émission de l'avis de paiement et la date à laquelle le client peut anticiper le paiement conformément à ses conditions de paiement.

Comment créer et envoyer un avis de paiement

Maintenant que vous savez ce qu'il faut pour créer des bordereaux d'avis de paiement, vous vous demandez peut-être quelle est la meilleure façon de les envoyer. Il n'y a pas de règles strictes concernant la manière dont les notes d'avis de paiement doivent être envoyées - en fait, elles ne sont pas du tout légalement requises. Cependant, il existe certaines pratiques courantes que vous pouvez suivre, selon la méthode que vous choisissez pour envoyer les documents d'avis de paiement.

Voici les moyens les plus courants d'envoyer des documents d'avis de paiement.

1. Courrier physique

Avant que les paiements ne commencent à passer aux méthodes numériques, les documents d'avis de paiement étaient beaucoup plus répandus. Ils étaient envoyés par courrier à l'adresse de l'entreprise ou du contact et étaient parfois même accompagnés de contrôles physiques. Cependant, l'envoi numérique de documents d'avis de paiement est beaucoup plus courant aujourd'hui.

2. E-mail

Le courrier électronique est généralement le moyen le plus rapide et le plus simple d'envoyer et de recevoir des documents d'avis de paiement. Ce faisant, il est important de demander l'adresse e-mail de l'entité (ou celle de son service comptable) à l'avance, plutôt que de s'appuyer sur une adresse e-mail générale de l'entreprise.

3. Autres méthodes numériques

De nombreuses plateformes comptables facilitent l'envoi et la réception numériques des avis de paiement. Certains logiciels de comptabilité vous permettent de configurer automatiquement la documentation d'avis de paiement, qui est ensuite envoyée au destinataire correspondant lorsqu'une facture est payée (ou doit être payée).

Lorsque le document d'avis de paiement est créé, il peut déclencher un e-mail, un SMS ou une notification dans votre logiciel de comptabilité fournisseurs pour le destinataire.

Gardez à l'esprit que la méthode choisie par votre entreprise pour envoyer des avis de paiement variera probablement en fonction de votre taille, de votre rentabilité et du nombre de vendeurs, de fournisseurs et d'entrepreneurs.

Par exemple, si vous êtes une petite entreprise qui paie principalement les sous-traitants et les fournisseurs par chèque physique, vous pouvez choisir d'envoyer le document d'avis de paiement avec le paiement. Les grandes entreprises qui offrent aux vendeurs et aux fournisseurs un accès à leur logiciel de facturation ou à leurs systèmes de comptes fournisseurs choisiront probablement d'envoyer ces avis au sein de la plate-forme logicielle.

Quelles sont les alternatives à l'envoi d'un avis de versement ?

Étant donné que de nombreuses entreprises paient désormais leurs fournisseurs et vendeurs en ligne, les documents d'avis de paiement ne sont plus aussi nécessaires qu'auparavant. En fait, de nombreuses entreprises choisissent de ne pas envoyer de documents d'avis de paiement ou d'alternatives, mais notent à la place leurs conditions de paiement à l'avance afin que les destinataires sachent toujours quand s'attendre à des paiements.

Au lieu d'envoyer une note d'avis de paiement, d'autres entreprises peuvent choisir d'envoyer un e-mail indiquant quand le destinataire peut s'attendre à un paiement ou confirmant que le paiement est en cours de traitement. La plupart des logiciels de comptabilité peuvent être configurés pour envoyer ces notes automatiquement.

Bien que similaires aux e-mails d'avis de versement, ces e-mails de confirmation de paiement contiennent généralement moins d'informations que les notes d'avis d'admission traditionnelles. Les logiciels de comptabilité tels que Xero et Zoho Books peuvent envoyer automatiquement des e-mails aux utilisateurs une fois qu'une facture est soumise. Ces e-mails contiennent le statut de la facture, des informations de paiement à jour et des liens pour vérifier le statut d'une facture particulière.

Gagnez du temps grâce aux mises à jour automatisées du traitement des paiements

Les documents d'avis de paiement sont encore émis par de nombreuses entreprises aujourd'hui afin d'aider à fournir un meilleur suivi des paiements des fournisseurs, bien qu'ils ne soient pas requis par la loi. Cependant, étant donné que le suivi numérique offre beaucoup plus de transparence, les notes d'avis de paiement sont de moins en moins courantes.

Si vous choisissez d'envoyer des documents d'avis de paiement, vous pouvez le faire par courrier, e-mail ou messages automatisés générés par votre logiciel de comptabilité. Vous pouvez également envoyer des notifications de traitement des paiements ou offrir aux fournisseurs l'accès à votre système de gestion des factures afin qu'ils puissent facilement voir et suivre tous leurs paiements de factures.