Comment surveiller et analyser les écarts de budget

Les écarts budgétaires sont courants dans le monde des affaires. Découvrez comment vous pouvez apprendre de vos écarts pour préparer un budget plus précis pour votre petite entreprise.

Un écart budgétaire est la différence entre le montant budgétisé pour les revenus et les dépenses et le montant réel reçu ou dépensé. Les écarts budgétaires peuvent être favorables (plus de revenus) ou défavorables (coûts plus élevés).

En savoir plus sur les écarts de budget et comment ils peuvent vous aider à créer un budget plus précis pour votre petite entreprise.

Présentation :qu'est-ce qu'un écart budgétaire ?

En entreprise, un écart budgétaire est la différence entre les revenus et les dépenses qui ont été budgétés et leurs totaux réels.

La plupart d'entre nous ont dû faire face à des écarts budgétaires à une échelle beaucoup plus petite. Vous souvenez-vous lorsque vous aviez prévu des réparations de voiture à 500 $, mais que lorsque vous êtes allé chercher votre voiture, la facture était montée comme par magie à 850 $ ? C'est un écart budgétaire.

Les propriétaires d'entreprise rencontrent le même problème à une échelle beaucoup plus grande. Certains écarts sont attendus pour tout budget préparé, et les écarts eux-mêmes peuvent être favorables ou défavorables, selon l'écart lui-même et la catégorie budgétaire dans laquelle il se trouve.

Écarts budgétaires favorables ou défavorables :quelle est la différence ?

Avoir un budget précis est essentiel pour les petites entreprises qui ont moins de marge d'erreur. Que vous prépariez des prévisions financières ou un budget flexible, l'objectif de la préparation du budget est d'estimer les revenus et les dépenses aussi précisément que possible. Mais peu importe à quel point vous êtes bien préparé pendant le processus de budgétisation, vous allez avoir des écarts.

Comme toute autre chose dans la vie, la budgétisation a des écarts favorables et des écarts défavorables. Un écart favorable se produit lorsque vos produits décollent soudainement et qu'au lieu de gagner les 40 000 USD de chiffre d'affaires que vous avez budgétisés, vous gagnez 85 000 USD.

Malheureusement, il existe également des écarts défavorables. Disons que vous avez budgétisé 1 000 $ par mois pour le loyer, mais que votre propriétaire a vendu l'immeuble dans lequel vous étiez, vous avez donc dû déménager. Le déménagement a augmenté vos dépenses budgétées pour l'année, mais maintenant vous devez également payer 1 600 $ par mois pour le loyer au lieu des 1 000 $ que vous aviez budgétisés.

Mais il ne suffit pas de simplement connaître le montant de la variance. Il est également important de se rappeler que derrière chaque calcul d'écart budgétaire se cache une raison pour laquelle cet écart existe.

Cinq raisons pour lesquelles votre entreprise peut connaître un écart budgétaire

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les totaux de votre budget peuvent ne pas correspondre aux totaux réels. Les nouveaux propriétaires d'entreprise peuvent avoir du mal à estimer leurs dépenses lorsqu'ils disposent de peu de données.

Dans d'autres cas, les budgets sont élaborés à la hâte, avec peu de temps de préparation, ce qui peut entraîner des totaux budgétaires inexacts et des écarts importants. Si vous vous demandez pourquoi votre budget est si imprécis, une ou plusieurs des raisons suivantes peuvent en être la cause :

1. Aucune donnée à mesurer

Les projections financières pour les nouveaux propriétaires d'entreprise peuvent être aléatoires. Il est difficile d'estimer les revenus et les dépenses de l'année lorsque vous ne disposez d'aucune donnée de base à comparer. Du bon côté, même si votre budget de la première année est loin, vos écarts devraient diminuer une fois que vous aurez commencé à préparer votre budget pour votre deuxième année d'activité.

2. Mauvaise planification

La budgétisation est un processus long et méthodique qui ne produit des résultats précis que si une planification adéquate a eu lieu. En tant que propriétaire d'entreprise, vous pourriez avoir tendance à préparer vous-même le budget, mais obtenir l'avis du personnel et des chefs de service rendra votre budget plus précis et plus utile.

3. Événements inattendus

Des événements imprévus peuvent sérieusement affecter votre budget. Peu de gens planifient un désastre, mais ils se produisent. Les incendies, les inondations, les récessions et les pandémies peuvent également avoir un impact sur votre budget. Je peux garantir que lorsque les entreprises préparaient leurs budgets en 2019, personne n'aurait pu être préparé à l'impact financier que 2020 aurait sur leur activité.

Bien qu'il soit difficile de planifier des événements catastrophiques, il peut être utile d'avoir un tampon intégré à votre budget pour aider à protéger votre entreprise, en particulier lorsque l'un de ces événements uniques se produit.

4. Ajustements des coûts

Les ajustements de coûts sont l'une des principales raisons des écarts budgétaires défavorables. Étant donné que la plupart des budgets sont préparés en fin d'année, toute notification reçue d'un vendeur ou d'un fournisseur concernant une augmentation de prix peut être incluse dans votre nouveau budget.

Mais si votre fournisseur ne vous informe pas d'une augmentation de prix mais augmente ensuite les prix en mars de l'année suivante, vous aurez un écart budgétaire défavorable à gérer. La meilleure façon d'éviter cela est d'intégrer une augmentation de prix automatique dans vos dépenses budgétées.

5. Modification des besoins des clients

Votre entreprise existe parce que vous fournissez à vos clients quelque chose dont ils ont besoin ou qu'ils désirent. Mais que se passe-t-il lorsqu'ils n'ont plus besoin ou ne désirent plus ce que vous vendez ?

Rachel possède une chambre d'hôtes. Lorsqu'elle a établi son budget pour 2020, elle était prudente et n'a augmenté son niveau de clientèle que de 10 %, ce qui était justifié par une augmentation des efforts de publicité et de marketing. Alors que son budget était assez précis pour les deux premiers mois de 2020, pour le reste de l'année, ses revenus ont connu une énorme baisse, entraînant un écart budgétaire défavorable de plus de 65 %.

Bien que Rachel n'ait pas pu prédire la pandémie de COVID-19, elle est confrontée à une baisse croissante de ses revenus dans un avenir prévisible, car les besoins de ses clients ont changé.

L'évolution des besoins des clients n'est généralement pas aussi radicale que la gestion d'une pandémie. Mais il est important de réévaluer fréquemment les produits et services que vous vendez pour vous assurer qu'ils répondent toujours aux besoins de vos clients.

Comment surveiller et analyser les écarts budgétaires

Il est facile de surveiller les écarts budgétaires. Toute application logicielle de comptabilité qui comprend même une budgétisation de base sera en mesure de vous fournir un budget par rapport à un rapport réel. Si les écarts sont nombreux, il peut également être utile de créer un budget révisé pour le reste de votre exercice.

Exécutez régulièrement un rapport budget/réel

Se tenir au courant des écarts budgétaires peut vous aider à repérer les tendances possibles, ainsi que les points chauds potentiels. Si vous n'exécutez ce rapport qu'une fois par an, vous manquez l'opportunité d'être proactif sur les écarts, car il est préférable de les étudier au fur et à mesure qu'ils se produisent plutôt qu'à la fin de l'année. Assurez-vous que votre rapport affiche les écarts positifs et négatifs en dollars et en pourcentage.

Recherchez le "pourquoi" derrière la variance

Si vous n'avez pas atteint vos revenus budgétés, vous devez vous demander pourquoi. Si vos dépenses sont le double de ce que vous aviez prévu, vous devez trouver la raison de l'écart. Il est supposé que votre budget initial a été préparé à l'aide de chiffres de référence précis et que les revenus ont été estimés sur la base des performances passées. Si c'est vrai, c'est à vous de trouver la cause de la variance.

Envisagez d'ajuster votre budget

L'ajustement des budgets en milieu d'année est un phénomène courant, en particulier si vous constatez que les revenus et les dépenses diffèrent considérablement de leurs totaux budgétés. Si l'écart ne s'est produit qu'une seule fois, vous n'avez probablement pas à vous soucier de réviser votre budget, mais s'il s'agit d'un problème plus permanent, il est préférable d'apporter quelques modifications.

Comment utiliser votre analyse des écarts budgétaires pour les prévisions futures

Vos écarts budgétaires peuvent fournir de nombreuses informations précieuses pour la préparation de votre prochain budget. Regardez où vous étiez sur place et où vos écarts étaient assez élevés, et passez un peu de temps à analyser les deux résultats pour voir ce qu'il y avait derrière eux.

Gardez à l'esprit qu'un écart défavorable hors de votre contrôle nécessite moins d'action qu'un écart simplement inexact. Par exemple, si votre fournisseur ferme soudainement ses portes, l'effet d'entraînement de cet acte peut avoir des effets délétères sur votre budget, notamment une baisse des revenus due aux commandes en souffrance ou une augmentation des coûts due à l'utilisation d'un nouveau fournisseur.

Avec moins de revenus et des dépenses plus élevées, votre budget sera sérieusement impacté. À ce stade, il peut être judicieux de créer un budget révisé qui reflète avec précision l'augmentation des coûts et la baisse des revenus.

Cependant, si vos écarts sont un problème ponctuel, il est préférable de continuer à surveiller votre budget, mais de renoncer aux révisions à moins que d'autres problèmes ne surviennent.

Les écarts budgétaires sont essentiels à la performance de l'entreprise

D'une manière ou d'une autre, nous fonctionnons tous avec un budget. Par exemple, si vous gagnez 30 000 $, vous n'achèterez probablement pas une maison d'un million de dollars. Le même principe s'applique aux entreprises. Aucune entreprise générant un chiffre d'affaires de 30 000 $ n'achètera une usine de fabrication pour 2,1 millions de dollars. C'est pourquoi les budgets sont si importants, et pourquoi ils doivent être précis.

Chaque jour, des décisions commerciales sont prises en fonction du budget d'une entreprise, et les répercussions d'agir sur des chiffres erronés peuvent être fatales, en particulier pour les petites entreprises aux ressources limitées sur lesquelles se rabattre. Par exemple, si le budget d'un projet dépasse, cela pourrait vous coûter des milliers de dollars.

Prenez le temps de créer un budget basé sur des faits et des performances passées, et résistez à l'envie d'être trop optimiste (ou pessimiste) quant aux chiffres. Utilisez ces écarts de budget pour créer un budget plus précis pour l'année à venir.