W-9 vs. 1099 :Apprenez les différences et quand les utiliser

La plupart des entreprises seront un sous-traitant ou embaucheront des entrepreneurs indépendants à un moment donné. The Ascent vous montre comment remplir les formulaires que l'IRS exige des entrepreneurs.

Pour de nombreuses petites entreprises, il y a des tâches qui attendent d'être terminées pendant des lustres. Aucun des employés à temps plein n'a le temps ou l'envie de les compléter, mais ils ne sont pas assez importants pour embaucher quelqu'un de nouveau.

C'est là que les entrepreneurs indépendants entrent en jeu. Vous les embauchez pour des projets à court terme, ne versez pas d'avantages sociaux ou ne retenez pas d'impôts, et, s'ils réussissent, ils peuvent être considérés pour de futurs emplois. Par conséquent, les entrepreneurs indépendants entretiennent souvent des relations avec plusieurs entreprises.

Lorsque vient le temps de remplir toutes les taxes professionnelles à la fin de l'année, les employés à temps plein obtiennent des W-2 et les entrepreneurs indépendants obtiennent des 1099. Voyons comment remplir les formulaires 1099 et comment le formulaire W-9 entre dans l'équation.

Qu'est-ce que le formulaire W-9 ?

Le formulaire IRS W-9, ou demande de numéro d'identification fiscale et de certification, est utilisé pour obtenir le numéro d'identification fiscale officiel de tout entrepreneur qui travaille pour vous. Cela inclut les personnes travaillant en tant qu'employés contractuels et d'autres entreprises effectuant des travaux de sous-traitance.

C'est une bonne pratique d'exiger que le formulaire W-9 soit rempli avant que tout paiement ne soit effectué à un entrepreneur. Vous n'en avez pas strictement besoin pour imprimer des chèques - comme vous le feriez avec un formulaire W-4 pour les employés à temps plein - mais si vous arrivez à la fin de l'année et que vous ne l'avez pas, vous vous retrouvez rapidement entre un rocher et un endroit difficile à l'approche de la date limite de dépôt.

Qu'est-ce que le formulaire 1099 ?

Le formulaire 1099 est le formulaire fiscal de l'entrepreneur indépendant. Les employeurs envoient des formulaires W-2 à tous les employés à temps plein détaillant les revenus qu'ils ont gagnés cette année-là ainsi que les éventuelles déductions fiscales. Le 1099 est la version entrepreneur indépendant du W-2. Vous n'avez pas à inclure de déductions sur le 1099, car les entrepreneurs sont tenus de suivre et de payer eux-mêmes toutes les taxes des entrepreneurs indépendants.

Pendant des années, les employeurs ont rempli le formulaire 1099-MISC pour 1099 entrepreneurs. À partir de 2020, le formulaire IRS 1099-NEC (rémunération des non-employés) doit être soumis pour les entrepreneurs indépendants. Nous utilisons ce formulaire dans un exemple ci-dessous.

Gardez l'article ci-dessus sur le 1099-MISC à portée de main. Si vous êtes un entrepreneur général qui fait appel à des sous-traitants tout au long de l'année, vous devrez tout de même remplir pour eux les formulaires 1099-MISC. De manière générale, le 1099-NEC est réservé aux humains.

W-9 contre 1099 :Quelle est la différence ?

Le W-9 est le formulaire que vous enverrez à vos entrepreneurs (ou qui vous sera envoyé par un entrepreneur général ou une banque) pour obtenir leurs informations. Le 1099 est le formulaire que vous remplissez et remettez à vos sous-traitants et au gouvernement à la fin de l'année.

Comment remplir un W-9

Heureusement, les instructions W-9 sur le formulaire sont claires, car vous ne pourrez probablement pas vous asseoir avec vos entrepreneurs et les aider à le remplir. Cependant, vous obtiendrez probablement un jour le formulaire d'une autre entreprise avec laquelle vous travaillez en tant qu'entrepreneur W-9, alors consultez les instructions ci-dessous pour savoir comment le remplir.

Si vous avez récemment ouvert des comptes bancaires ou demandé un crédit commercial, vous pourriez probablement remplir tout ce formulaire en cinq minutes du haut de votre tête. Il vous suffit de connaître le nom de votre entreprise, le type d'entité et le numéro d'identification fiscale.

Si vous n'avez fait aucune de ces choses, vous pouvez trouver toutes ces informations dans vos documents d'enregistrement d'entreprise ou sur une déclaration de revenus d'entreprise récente. Si vous ne trouvez toujours pas votre numéro d'identification fiscale, cet article peut vous aider.

Comment remplir le formulaire 1099

Lorsque vous recevez des W-9 de vos sous-traitants, chargez-les dans votre logiciel de comptabilité. Le programme que j'utilise comporte une section de gestion des fournisseurs dans laquelle je saisis le nom de l'entreprise, l'adresse et le numéro d'identification fiscale à imprimer sur les chèques.

Avec la plupart des logiciels de comptabilité, vous pourrez soit remplir directement les formulaires 1099 avec ces informations sur le fournisseur ainsi que les paiements effectués au cours de l'année. Vous devriez également être en mesure de filtrer facilement des entrepreneurs indépendants spécifiques au formulaire 1099 et de remplir le formulaire manuellement, ce que nous verrons ensuite.

Habituellement, lorsque le gouvernement modifie un formulaire, c'est frustrant. Plus tôt dans ma carrière, j'ai passé quatre ans à remplir presque quotidiennement le formulaire SBA 1919 pour les clients, puis du jour au lendemain, tout le formulaire a changé. J'ai toujours pensé que la mémoire musculaire était réservée au karaté jusqu'à ce que je me retrouve à remplir sans réfléchir des cases inexistantes qui avaient été déplacées de trois pages vers le bas.

Le 1099-NEC est l'un des rares changements de formulaire que j'ai vu où il est maintenant beaucoup plus facile à remplir. Vous ajoutez les informations de votre entreprise dans les cases du payeur et les informations de l'entrepreneur dans les cases du destinataire. Le numéro de compte est le numéro de l'entrepreneur 1099 dans votre système. Si vous ne retenez pas l'impôt, ce que la plupart des entreprises ne font pas, il vous suffit de remplir la case n° 1 et vous êtes prêt à envoyer les 1099.

Voici quelques autres éléments à garder à l'esprit :

• Les formulaires 1099 ne sont requis que si le total des paiements versés à l'entrepreneur s'élève à plus de 600 USD au cours de l'année.
• Le montant indiqué concerne les paiements en espèces, et non les paiements à recevoir. Si vous avez un entrepreneur travaillant sur un projet de grande envergure qui s'étend sur deux ans pour un paiement forfaitaire, vous devez tout déclarer dans l'année où le paiement est effectué.
• Les entreprises font souvent appel à des sous-traitants indépendants afin de ne pas avoir à verser d'avantages sociaux ni à payer de charges sociales. N'appelez pas les véritables employés à temps plein des entrepreneurs indépendants. (Imaginez l'IRS comme un œil géant de Sauron à la recherche d'entreprises qui font cela, et vous n'avez pas d'aigles pour vous faire sortir rapidement du Mordor.)

Comment déposer le formulaire 1099 auprès de l'IRS

Assurez-vous d'acheter vos 1099 directement auprès de l'IRS ou auprès de votre éditeur de logiciels de comptabilité. Il y a cinq copies des informations que nous avons complétées ci-dessus. L'un est destiné au gouvernement fédéral, l'autre au service des impôts de l'État, deux au destinataire et un à vos fichiers.

Le formulaire est dû aux bénéficiaires et à l'IRS le 1er février de chaque année. Vous pouvez déposer en ligne auprès de l'IRS si votre logiciel de comptabilité est capable de créer le type de fichier correct pour les formulaires. Ils ne peuvent pas être scannés.

Le chemin le plus simple consiste simplement à poster tous les formulaires avec le formulaire 1096, qui est un résumé de tous les 1099 que vous déposez. L'adresse est la même que pour toutes les autres taxes diverses des petites entreprises :

Rester informé

C'est une sorte de rite de passage pour les entreprises de remplir un W-9 d'un partenaire ou d'une banque et de commencer à envoyer des 1099 à la fin de l'année. Les deux formulaires sont assez faciles à remplir et ne devraient pas vous empêcher d'explorer toutes les avenues commerciales.