Un guide pour débutants en comptabilité de gestion immobilière

La comptabilité de gestion immobilière n'est pas plus difficile que toute autre comptabilité. The Ascent vous guide à travers un système pour comptabiliser les loyers et les dépenses connexes.

La gestion immobilière est stressante. Plus tôt cette année, nous avons eu un tremblement de terre ici dans l'Utah. J'ai rapidement vérifié mon chauffe-eau et ma fournaise pour m'assurer qu'il n'y avait pas de fuite de gaz. Ensuite, je devais m'assurer que nos propriétés locatives étaient OK.

Un locataire a tout de suite envoyé un texto disant qu'il avait tout vérifié et que tout allait bien. C'était un soulagement. L'autre locataire a dit qu'il était hors de la ville et qu'il ne pouvait pas vérifier, alors j'ai quitté le travail pour courir au condo et m'assurer qu'il n'était pas sur le point d'exploser. Il s'avère que c'était assez proche.

Quand je suis arrivé, j'ai découvert que la fournaise s'était complètement détachée du mur. J'ai rapidement coupé le gaz et appelé la compagnie de gaz. Plusieurs centaines de dollars, un locataire irrité qui est rentré tôt dans un appartement à 50 degrés et quelques jours d'hypertension artérielle plus tard, la fournaise a été réparée. J'étais raisonnablement sûr que le condo n'exploserait pas de si tôt. Mais était-ce la fumée de cigarette que j'ai sentie dans le salon ?

La comptabilité de vos biens locatifs ne doit pas être aussi stressante. Lisez la suite pour savoir comment mettre en place un système pour votre comptabilité de gestion immobilière.

Présentation :Qu'est-ce que la comptabilité de gestion immobilière ?

La comptabilité de gestion immobilière est la comptabilité du propriétaire. Vous comptabilisez les revenus pour tous les loyers reçus et les dépenses d'entretien, d'aménagement paysager et d'autres sorties de trésorerie.

Comment mettre en place un système comptable de gestion immobilière

Voici les étapes que j'ai personnellement utilisées pour quelques situations différentes dans lesquelles j'ai été impliqué.

1. Déterminez votre point de basculement

Je fais de la comptabilité de gestion immobilière de deux manières différentes. Je possède personnellement deux condos qui sont loués à des locataires que j'ai trouvés sur un site Web de petites annonces locales. Dans mon travail quotidien, je gère 20 à 30 unités appartenant aux propriétaires de mon entreprise.

Pour les deux condos, je garde une feuille de calcul des états financiers mise à jour annuellement pour le moment où je fais mes impôts. Chaque mois, je vérifie que le paiement du loyer a été effectué et je conserve les reçus de l'année dans un dossier physique. Je ne fais qu'un compte de résultat. Tenir un bilan à jour demanderait plus de travail qu'il n'en vaut la peine pour ces petites unités.

Pour la comptabilité des biens locatifs à titre professionnel, j'utilise notre logiciel de comptabilité pour faire des rapprochements bancaires mensuels et tenir à jour le registre des loyers (nous verrons ces termes dans une minute).

Il n'y a pas de règle quant au moment où vous devriez passer de la comptabilité au dos de l'enveloppe à un système complet avec une comptabilité en partie double. Si vous n'avez que quelques transactions par an, vous pouvez probablement vous en tenir à une feuille de calcul. Si vous traitez plusieurs factures chaque mois, vous devrez probablement acheter un logiciel de comptabilité.

2. Acheter un logiciel de comptabilité

Vous n'aurez pas besoin de trouver un logiciel spécifique pour les propriétaires. Consultez nos avis sur les logiciels de comptabilité et optez pour celui qui vous plaît le plus - il fonctionnera pour la gestion immobilière.

La comptabilité de la gestion immobilière se fait mieux quand c'est comme toutes les autres entreprises. Ainsi, un logiciel de comptabilité normal aura toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin.

3. Configurer chaque propriété

Chaque propriété devra avoir plusieurs éléments configurés :

• Entité : Si vous avez une propriété commerciale avec plusieurs unités, mettez-la dans sa propre LLC pour vous protéger de toute responsabilité.
• Compte logiciel : Votre logiciel de comptabilité doit permettre la création de plusieurs entreprises. Créez-en un distinct pour chaque entité.
• Compte bancaire/carte de crédit : Le moyen le plus simple de suivre les dépenses de chaque propriété consiste à utiliser un compte bancaire ou une carte de crédit pour cette propriété uniquement. Ensuite, chaque mois, vous parcourez le relevé et ajoutez chaque entrée de journal dans le logiciel.
• GL et plan comptable : Établissez un grand livre général et un plan comptable pour chaque bien locatif. Mieux vous les créez au départ, plus il sera facile de traiter rapidement les transactions chaque mois.
• Rôle de loyer : Créez une feuille de calcul avec une ligne pour chaque unité. Chaque mois, lorsque le loyer est payé, ajoutez le paiement. Le graphique ci-dessous montre à quoi devrait ressembler le registre des loyers.

4. Faire le cycle comptable mensuel

Voici les étapes à suivre pour le cycle comptable de chaque mois.

1. Recevoir des loyers : De nombreux logiciels de comptabilité s'intégreront à votre compte bancaire et faciliteront la configuration de factures mensuelles automatiques avec les paiements ACH (Automated Clearing House). Si votre logiciel ne le fait pas, rencontrez le représentant de la gestion de la trésorerie de votre banque pour mettre en place des tirages ACH mensuels auprès de vos locataires. Alternativement, vous pouvez demander à vos locataires de configurer le paiement automatique des factures ou une poussée ACH sur votre compte. La clé est de retirer la responsabilité du loyer mensuel des mains de votre locataire et d'en faire un paiement automatique.
2. Traiter les factures : Vous recevrez chaque mois des factures pour les services publics, l'aménagement paysager, l'entretien et d'autres dépenses aléatoires. Bon nombre d'entre eux peuvent être payés automatiquement par virement électronique. Utilisez votre logiciel de comptabilité pour imprimer les chèques des autres.
3. Faire le rapprochement bancaire : Traditionnellement, un rapprochement bancaire est effectué pour s'assurer que le montant en espèces du bilan correspond au solde bancaire. Nous voulons toujours le faire, mais nous allons le faire un peu en arrière. Saisissez toutes les transactions du relevé bancaire dans le logiciel (sauf si la transaction provient d'un chèque que vous avez déjà saisi). Lorsque cela est fait, comparez le solde comptable (le montant du logiciel) de trésorerie au solde du relevé. Si ce n'est pas la même chose, revoyez le relevé et votre GL pour déterminer ce qui a été mal saisi.
4. Imprimer les états financiers : Vous pouvez le faire chaque mois, trimestre ou année. Pour les plus grandes propriétés, il peut être judicieux de le faire tous les mois pour vous assurer de ne pas brûler une tonne d'argent. Tant que vous avez correctement créé le GL et saisi toutes les transactions dans le bon compte, vos états financiers de gestion immobilière n'auront qu'à être imprimés.

C'est le cycle que je suis pour les propriétés dans ma vie professionnelle. Nous imprimons des états financiers chaque année pour les impôts et gardons le solde bancaire au courant de l'année pour nous assurer qu'il n'y a pas de consommation de trésorerie.

Avec les deux condos que je possède personnellement, j'utilise un site Web appelé Cozy pour effectuer les paiements de loyer mensuels et j'ai une carte de crédit que j'utilise uniquement pour les immeubles de placement. J'ai généralement quatre ou cinq dépenses non-HOA (association de propriétaires) par an, il est donc assez facile de tout mettre ensemble sur une feuille de calcul à la fin de l'année.

Conseils et astuces pour mettre en place un système comptable efficace pour la gestion immobilière

La mise en place d'un système de comptabilité pour la gestion de vos propriétés vous aidera à vous assurer de ne manquer aucune date d'échéance et, idéalement, cela vous fera gagner beaucoup de temps.

1. Associer des comptes

Si vous pouvez lier votre logiciel comptable au compte bancaire de chaque entité, cela facilitera le cycle mensuel d'au moins 240 %. Au lieu de vous efforcer de saisir chaque ligne du relevé, vous pouvez simplement vérifier que les transactions importées sont appliquées aux bons comptes.

2. Faire des évaluations annuelles

Il y a toujours un coût d'opportunité à détenir des immeubles de placement. Prenez l'habitude d'obtenir un avis sur le prix d'un courtier (BPO), ou même de faire votre propre évaluation annuelle des propriétés, pour décider si vous souhaitez les conserver ou tenter de les vendre.

3. Analyser les états financiers au moins une fois par an

Il existe quatre façons de gagner de l'argent sur les immeubles de placement :

1. Appréciation du capital : Lorsque la valeur de la propriété augmente et que vous pouvez la revendre plus cher.
2. Flux de trésorerie locatif : L'argent réel qui se retrouve dans votre poche à la fin de l'année.
3. Abri fiscal : Déductions fiscales d'éléments tels que l'amortissement (hors trésorerie) ou les intérêts.
4. Remboursement de la dette : Idéalement, vous achèterez une propriété avec le moins de mise de fonds possible, puis vous facturerez plus de loyer que ce qui est dû sur la dette. Lorsque cela fonctionne, vous demandez effectivement à un locataire de rembourser l'hypothèque et de recevoir l'actif gratuitement. Le meilleur des deux mondes est lorsque le locataire règle facilement le paiement de la dette, mais que les intérêts et l'amortissement font que la propriété affiche une perte sur votre déclaration de revenus.

Lorsque vous exécutez vos états financiers annuels, travaillez à la préparation d'un état des flux de trésorerie. L'état des flux de trésorerie et l'évaluation vous permettront de noter chaque propriété sur ces quatre mesures clés chaque année.

4. Comprendre les types de bail

La plupart des baux commerciaux sont des baux dits triple net (NNN). Cela signifie que les locataires sont responsables de payer leur part de toutes les dépenses des aires communes telles que l'aménagement paysager ou le déneigement. Si vous avez des baux NNN, vous devez suivre les dépenses des parties communes et facturer les locataires chaque année.

5. N'oubliez pas le registre des loyers

Si vous souhaitez obtenir un prêt sur la propriété ou la vendre, la première chose qui vous sera demandée est un rôle de loyer. En avoir un précis et à jour contribuera grandement à faciliter l'interaction avec les tiers, sans parler de vous aider à identifier plus rapidement les locataires en infraction.

(Terre)seigneur des mouches

Si vous avez passé du temps dans la gestion immobilière, vous avez probablement vécu les mêmes moments (ou semaines) stressants que moi. Cependant, la comptabilisation de vos propriétés ne doit pas nécessairement être un traumatisme de niveau sismique.