Utilisation des factures pro forma :un guide pour les petites entreprises

Une facture pro forma n'est pas du tout une facture, mais un accord de vente informel entre vous et vos clients. Découvrez ce qu'est une facture pro forma et les avantages d'en utiliser une.

Si vous n'avez jamais entendu parler d'une facture pro forma, vous n'êtes pas seul. Pro forma est un terme latin signifiant « pour la forme », et il est fourni à vos clients par courtoisie plutôt que comme un document contraignant. Dans la plupart des cas, une facture pro forma se situe quelque part entre un devis et une facture complète et est utilisée pour informer les clients du coût final des biens et services.

Présentation :Qu'est-ce qu'une facture pro forma ?

Une facture pro forma n'est pas du tout une facture, mais plutôt un précurseur de la rédaction d'une facture. Les entreprises utilisent des factures pro forma lorsqu'elles fournissent à leurs clients une estimation ou un devis pour des biens ou des services, et elles servent à informer vos clients des coûts finaux d'une transaction de vente.

Les factures pro forma, lorsqu'elles sont utilisées, sont toujours envoyées à vos clients avant la livraison des biens et services. Ils peuvent être particulièrement utiles pour les entreprises qui expédient des produits dans le monde entier, car ils fournissent au personnel des douanes les détails dont ils ont besoin concernant le type de marchandises incluses dans l'expédition, la quantité, le prix, le poids et toute autre spécification.

La plupart des applications logicielles de comptabilité peuvent créer une facture pro forma, mais comme dans la comptabilité manuelle, les informations fournies sur une facture pro forma ne sont jamais enregistrées dans le grand livre jusqu'à ce qu'elle devienne une facture régulière pour les services rendus ou les biens fournis.

Facture pro forma et facture standard :quelle est la différence ?

Il existe de nombreuses similitudes entre une facture pro forma et une facture ordinaire. Les deux fournissent des détails tels que le nombre d'articles vendus, le coût unitaire et le coût final, ainsi que des informations sur l'expédition.

Mais il y a autant de différences entre une facture pro forma et une facture ordinaire que de similitudes, à commencer par son statut juridique. Une facture pro forma peut être envoyée à titre gracieux mais ne constitue pas un accord contraignant entre l'acheteur et le vendeur, contrairement à une facture ordinaire.

Facture pro forma :	Facture standard :
Est un document non contraignant envoyé à titre informatif uniquement	Est un document contraignant que l'acheteur est tenu de payer
Est toujours envoyé avant la réception des biens et services	Est envoyé après réception des biens et services achetés
Les conditions finales et les prix sont négociables	Est non négociable
N'est pas enregistré dans un système comptable	Est saisi dans un système comptable lors de sa délivrance
Est valable pour une durée limitée	Reste valable jusqu'à ce que les conditions aient été satisfaites

3 avantages à utiliser une facture pro forma

Bien que certains propriétaires d'entreprise trouvent inutile de créer et d'envoyer une facture pro forma, l'utilisation de ce type de facture présente certains avantages.

1. Ils fournissent des détails pertinents avant la livraison

Une facture pro forma fournit à vos clients de nombreux détails qui se trouveront sur la facture finale, y compris une ventilation de tous les articles commandés et leur coût. Toutes les conditions de vente pertinentes doivent également être incluses.

Vous n'aurez pas besoin d'ajouter des conditions définitives telles que la date d'échéance ou un numéro de facture jusqu'à ce que la facture finale soit créée. De plus, les factures pro forma peuvent être utilisées pour informer les clients des dates de livraison prévues.

2. Fournit un niveau d'engagement de la part de l'acheteur et du vendeur

Bien que non contraignante, une facture pro forma indique un niveau d'engagement informel de la part de l'acheteur et du vendeur. Une facture pro forma peut également servir de devis ou de bon de commande pour votre client, ce qui, dans de nombreux cas, peut lui être nécessaire pour faire approuver la vente et payer la facture finale.

3. Peut servir d'outil de négociation

Étant donné qu'une facture pro forma fournit toutes les informations de vente pertinentes, elle offre également la possibilité à l'acheteur et au vendeur d'apporter des modifications. Bien que cela puisse s'avérer plus avantageux pour votre client, cela peut également contribuer à le fidéliser à long terme.

Un exemple de facture pro forma

Une facture pro forma contiendra presque tous les mêmes détails qu'une facture ordinaire, à l'exception d'un numéro de facture. Les factures pro forma peuvent également afficher des informations d'expédition pour s'assurer que l'envoi peut être dédouané sans problème (un logiciel de facturation peut vous aider).

Notez que la facture pro forma n'est pas considérée comme une facture pro forma, et qu'elle n'offre pas de conditions pro forma ni d'option de paiement pro forma, car elle est conçue pour être utilisée à des fins d'information uniquement. Seule une facture ordinaire devrait inclure ces éléments.

Une autre occasion où une facture pro forma peut être utile est lorsque vous vendez des marchandises à vos clients en consignation. L'exemple ci-dessous illustre comment une facture pro forma peut être utilisée pour les ventes en consignation.

Une fois les numéros de consignation finalisés, une facture régulière serait envoyée pour le paiement de tous les articles vendus.

Quand devriez-vous utiliser une facture pro forma plutôt qu'une facture ordinaire

Une facture pro forma ne remplace jamais une facture régulière mais est utilisée en complément d'une facture régulière. Une facture pro forma n'est pas obligatoire pour toutes les ventes, mais peut être utile dans certaines circonstances.

Si un acte de vente provisoire est requis

Une facture pro forma fournit à vos clients un compte rendu détaillé de la vente avant sa finalisation. Ces informations peuvent être précieuses, voire parfois nécessaires, pour vos clients.

Par exemple, si vous vendez à une agence gouvernementale, une facture pro forma leur fournira les détails de la vente dont ils ont besoin pour faire approuver la vente finale. Une facture pro forma donne également à votre client un aperçu final des conditions de la vente, y compris les prix et les conditions de paiement, ce qui lui donne la possibilité d'apporter des modifications ou des ajustements de dernière minute à une commande.

À des fins d'expédition internationale

L'une des utilisations les plus avantageuses d'une facture pro forma est l'expédition internationale. Étant donné que la facture pro forma contient tous les détails nécessaires pour accélérer le dédouanement, de nombreuses entreprises utilisent ces factures pour les envois internationaux. Cela fournit à leurs clients une facture standard une fois que le produit a été approuvé par les clients et a été reçu.

Lors de la vente d'articles en consignation

La vente en consignation est toujours une affaire délicate puisque vous ne pouvez facturer que les articles qui ont été vendus. C'est alors qu'une facture pro forma devient utile. La facture pro forma vous permet d'envoyer une sorte de facture préliminaire à votre client détaillant les articles expédiés, vous permettant ensuite de lui fournir une facture régulière une fois les articles vendus.

Les factures pro forma peuvent être utiles

Toutes les entreprises n'ont pas besoin d'utiliser des factures pro forma. Par exemple, si vous fournissez des services de nettoyage à vos clients, il est probable que ni vous ni votre comptable n'aurez jamais besoin de préparer une facture pro forma pour vos clients.

Cependant, pour ceux qui vendent à l'étranger, en consignation ou à des entreprises qui nécessitent un accord plus formel avant de finaliser une vente, il est indispensable de savoir comment créer une facture pro forma.