Un guide pour les petites entreprises sur les dépenses SG&A

Les frais de vente, généraux et administratifs (SG&A) sont ceux engagés pour assurer le fonctionnement de votre entreprise. Découvrez pourquoi ces dépenses sont séparées des autres dépenses professionnelles et comment les calculer.

Les frais de vente, généraux et administratifs (SG&A) sont des coûts engagés par votre entreprise qui ne sont pas directement liés au coût de production d'un produit ou de prestation d'un service. Les dépenses SG&A sont toujours suivies séparément du coût des marchandises vendues et sont considérées comme faisant partie de la conduite des affaires.

Présentation :Qu'est-ce que les frais de vente, généraux et administratifs (SG&A) ?

Les frais généraux et administratifs sont souvent appelés coûts d'exploitation, c'est-à-dire les dépenses quotidiennes liées à la gestion de votre entreprise. Étant donné que ces coûts ne peuvent pas être directement associés à la production, ils sont généralement déclarés sous forme de postes individuels dans un compte de résultat.

Sur un compte de résultat récapitulatif, les dépenses SG&A sont déclarées sous la forme d'un seul poste total sous les dépenses d'exploitation, bien qu'il appartienne au propriétaire de l'entreprise de décider comment il souhaite afficher ces dépenses sur son compte de résultat.

La plupart des applications logicielles de comptabilité prennent en charge le suivi des dépenses SG&A, offrant aux propriétaires d'entreprise un moyen simple d'analyser les résultats.

Divers types de frais de vente, généraux et administratifs (SG&A)

Tout ce qui n'est pas directement lié à la production du produit et au coût des marchandises vendues est généralement considéré comme une dépense SG&A. Communément appelés coûts indirects, les frais d'exploitation ou SG&A peuvent inclure les éléments suivants :

1. Frais de vente

Les dépenses de vente sont celles qui sont directement liées au processus de vente et incluent ces types de dépenses.

• Frais de publicité et de marketing
• Salaire du personnel de vente
• Commissions sur les ventes
• Voyage
• Articles promotionnels tels que dépliants et brochures

2. Frais généraux

Les frais généraux sont ceux qui ne sont pas directement associés à un service ou à un produit, mais qui sont nécessaires à la poursuite des activités de l'entreprise. Les frais généraux peuvent inclure les éléments suivants.

• Loyer
• Utilitaires
• Dépenses de bureau telles que la petite caisse
• Assurance
• Coûts des logiciels et de la technologie

3. Dépenses administratives

Les dépenses administratives sont généralement centrées sur les frais de personnel et de conseil. Dans la plupart des cas, les petites entreprises auront des coûts administratifs limités.

• Salaires des cadres et dirigeants
• Comptables du personnel
• Personnel informatique
• Personnel juridique
• Consultants

Quelle est la différence entre les frais généraux et administratifs et les dépenses d'exploitation ?

Dans de nombreux cas, il n'y a pas de différence entre les frais généraux et administratifs et les dépenses d'exploitation, la seule distinction étant le niveau de détail avec lequel ces dépenses apparaissent sur votre compte de résultat.

Les grandes entreprises trouvent souvent utile de séparer les dépenses dans chaque catégorie SG&A à des fins de suivi. Cependant, dans la plupart des cas, les petites entreprises peuvent utiliser l'un ou l'autre terme lors du calcul des coûts hors production.

Comment calculer les frais de vente, généraux et administratifs (SG&A)

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, la structure du logiciel classera automatiquement les dépenses SG&A en fonction des informations fournies lors du processus de configuration du logiciel.

Si vous utilisez un modèle de compte de résultat, un logiciel de tableur ou un grand livre manuel pour enregistrer les transactions, vous devrez calculer toutes les dépenses non liées au produit et les saisir sur votre compte de résultat en tant que frais généraux et administratifs.

Avant de pouvoir saisir le total des dépenses SG&A sur votre compte de résultat, vous devez créer une liste détaillée des dépenses de vente, générales et administratives, qui peuvent être additionnées à partir de divers journaux de dépenses.

Que vous fournissiez des détails ligne par ligne sur votre compte de résultat ou que vous fassiez une seule entrée de poste, vous devrez classer correctement les frais généraux et administratifs.

Frais de vente, généraux et administratifs (SG&A) (en millions de dollars)	Totale
Salaires	1 200 $
Location	300
Publicité	100
Utilitaires	95
Commissions	105
Téléphone	300
Total des frais généraux et administratifs	2 100 $

Une fois que vous avez entré les totaux, vous devrez les classer dans des catégories spécifiques comme celles qui apparaissent dans la liste ci-dessus. Une fois cette opération terminée, vous pourrez enregistrer le montant cumulé sur votre compte de résultat.

Qu'ils soient saisis par catégorie ou par poste unique, les frais SG&A sont toujours enregistrés dans la section Dépenses d'exploitation de votre compte de résultat. Vous pouvez choisir d'inclure directement les dépenses d'amortissement dans vos dépenses SG&A ou de les enregistrer séparément dans votre compte de résultat.

FAQ

• Dans la plupart des cas, ils ne le font pas. Il appartient entièrement à chaque entreprise de décider si elle souhaite déclarer les dépenses SG&A séparément ou simplement les inclure dans les dépenses d'exploitation. L'une ou l'autre méthode est acceptable.

• L'examen régulier des dépenses SG&A peut vous aider à garder une trace de vos dépenses.

  Bien que certaines dépenses d'exploitation soient des coûts fixes qui ne varient pas d'un mois à l'autre, l'examen régulier d'autres dépenses peut vous aider à mieux les gérer en surveillant les coûts actuels, en éliminant ceux qui ne sont pas nécessaires et en prenant les mesures appropriées dans les domaines où vous dépensez trop.

• Probablement pas. Bien que tous les propriétaires d'entreprise doivent suivre et comptabiliser correctement leurs dépenses, il est probable que toutes les informations dont vous avez besoin se trouvent dans les états financiers tels que votre état des résultats.

  Cependant, pour les entreprises en pleine croissance, il peut être utile de suivre les dépenses SG&A, en particulier si vous êtes dans le secteur manufacturier.

Les dépenses SG&A doivent être régulièrement revues

Bien que de nombreuses petites entreprises n'aient pas besoin de séparer les frais de vente, les frais généraux et les frais administratifs, le calcul des frais généraux et administratifs reste un processus utile. Une analyse plus approfondie de vos dépenses SG&A peut vous donner un meilleur aperçu des performances de l'entreprise, ainsi que mettre en évidence les domaines de préoccupation.

La meilleure façon de le faire est de passer en revue toutes vos dépenses SG&A ligne par ligne pour voir s'il y a des dépenses qui doivent être réduites ou éliminées. Certains domaines en particulier pourraient bénéficier d'un examen plus approfondi.

1. Publicité : Si vous n'obtenez pas de résultats de vos campagnes publicitaires, c'est juste de l'argent gaspillé. Lorsque vous lancez une campagne de quelque nature que ce soit, que ce soit sur une plate-forme de médias sociaux ou sur une publicité plus traditionnelle, assurez-vous de suivre les résultats pour connaître votre retour sur investissement.
2. Voyage : Les frais de déplacement peuvent vite devenir incontrôlables. Si vos frais de déplacement entraînent une augmentation de votre activité, ils en valent peut-être la peine, mais réfléchissez bien aux voyages qui n'ont pas d'impact immédiat.
3. Utilitaires : Bien que les services publics soient parfois considérés comme un coût fixe, vous avez un certain contrôle sur les factures mensuelles de services publics. Par exemple, changer les thermostats peut avoir un impact direct sur les factures de chauffage et de climatisation, alors assurez-vous que vos employés ne changent pas arbitrairement le thermostat lorsqu'il fait chaud ou froid. Si vos factures de services publics sont très élevées, vous voudrez peut-être investir dans un système plus économe en énergie.
4. Abonnements inutiles : Payez-vous toujours un abonnement à un service que vous n'utilisez plus ? Réexaminez tous vos frais mensuels et déterminez ceux dont vous avez besoin et ceux qui peuvent être annulés.
5. Espace de bureau : Avez-vous besoin de tout l'espace que vous louez actuellement? Avez-vous besoin d'espace de bureau? Bien qu'il soit impossible de négocier une usine ou un entrepôt, si vous louez un espace supplémentaire pour vos opérations, vous pourrez peut-être réduire ces coûts.

Le suivi séparé des dépenses SG&A aide même les petites entreprises à mieux gérer leurs coûts d'exploitation. Assurez-vous de les suivre correctement.