Un guide des propriétaires de petites entreprises sur la comptabilité en 2022

La comptabilité de votre petite entreprise peut être intimidante. Nous vous simplifions la tâche, en la décomposant étape par étape, afin que vous puissiez commencer dès aujourd'hui.

En tant que propriétaire d'entreprise, l'idée de faire la comptabilité de votre entreprise peut être plus intimidante que la perspective de posséder une entreprise. Mais la comptabilité ne doit pas être intimidante.

En sachant ce que vous devez faire et en obtenant des conseils sur la façon de le faire, vous pouvez effectuer des tâches comptables pour votre entreprise en un rien de temps.

Présentation :Qu'est-ce que la comptabilité d'une petite entreprise ?

Alors que la plupart des grandes entreprises ont un personnel comptable qui s'occupe des transactions financières, en tant que propriétaire d'une petite entreprise, le travail de comptable vous incombe généralement. Pour les propriétaires d'entreprise sans expérience en comptabilité ou en comptabilité, la perspective peut être écrasante.

Pour vous faciliter la tâche, nous avons créé un guide avec les 10 étapes essentielles nécessaires à la comptabilité d'une petite entreprise.

Comment tenir la comptabilité de votre petite entreprise

Bien que ce ne soit pas une méthode recommandée, tout ce dont vous avez besoin pour commencer à faire la comptabilité de votre entreprise est un crayon et du papier, et beaucoup de patience. Pour démarrer correctement, cependant, un logiciel de comptabilité est la voie à suivre.

Si vous ne savez toujours pas quelle est la différence entre un débit ou un crédit, et que vous ne pouvez pas distinguer un actif d'un passif, un logiciel de comptabilité peut vous faciliter la vie.

Mais même si vous êtes prêt à trouver une application logicielle de comptabilité adaptée à votre entreprise, vous devez d'abord faire quelques autres choses.

Étape 1 :Choisissez une structure d'entreprise

Le premier sur la liste est le choix d'une structure d'entreprise. Étant donné que tout ce que vous faites sera affecté par la structure de votre entreprise, choisissez judicieusement. Il existe quatre structures commerciales de base :

1. Entreprise individuelle : Une entreprise individuelle est essentiellement ce que cela ressemble. Populaire auprès des consultants et des indépendants, une entreprise individuelle a un seul propriétaire et nécessite peu de configuration. L'inconvénient est qu'il n'existe aucune distinction juridique entre vous et votre entreprise, ce qui vous rend responsable de tout ce que l'entreprise doit.
2. Partenariat : Si vous vous lancez en affaires avec une ou plusieurs personnes, la propriété de l'entreprise peut être partagée à parts égales par le biais d'un partenariat. Chaque partenaire est responsable de sa contribution à l'entreprise, les détails de ses responsabilités étant inclus dans un accord de partenariat.
3. Société à responsabilité limitée (LLC) : Une LLC est similaire à une entreprise individuelle, sauf que vous n'êtes pas responsable de la dette de l'entreprise. Un autre avantage d'une LLC est que vous pouvez être le seul propriétaire ou avoir plusieurs partenaires, ce qui vous donne également de la flexibilité lors de la déclaration des taxes professionnelles.
4. Société : Une société est la structure d'entreprise la plus complexe et est considérée comme une entité distincte de ses propriétaires à des fins fiscales. Bien qu'il existe des avantages tels qu'une protection juridique supplémentaire et une réduction de l'impôt sur les sociétés, la structure de l'entreprise est compliquée et peut être coûteuse.

Étape 2 :Ouvrez un compte bancaire professionnel

Même si vous êtes un propriétaire unique, c'est une bonne idée d'ouvrir un compte bancaire professionnel. En fait, les trois autres structures d'entreprise l'exigent.

Le fait d'avoir un compte bancaire d'entreprise facilite grandement la déclaration des taxes professionnelles, sépare les revenus de l'entreprise de vos fonds personnels et vous offre un moyen de payer vos fournisseurs.

Étape 3 :Choisissez une méthode comptable

Si votre expérience comptable se limite à rapprocher votre compte courant à la fin du mois, vous ne comprendrez peut-être pas la différence entre la méthode de comptabilité de caisse et la méthode de comptabilité d'exercice.

• Méthode de trésorerie : La méthode de trésorerie est la plus simple des deux méthodes et vous oblige à comptabiliser les revenus et les dépenses lorsque l'argent change de mains. La comptabilité de caisse est fréquemment utilisée par les indépendants ayant une activité comptable limitée.
• Méthode de régularisation : La méthode recommandée par les CPA, la méthode de la comptabilité d'exercice, comptabilise les revenus lorsqu'ils sont gagnés et les dépenses lorsqu'elles surviennent. Cette méthode vous donne une image plus précise de la santé de votre entreprise, mais elle est plus compliquée que la méthode de trésorerie.

Choisissez judicieusement, car une fois que vous avez choisi une méthode comptable, vous aurez besoin de l'autorisation de l'IRS pour la modifier.

Étape 4 : Trouvez le bon logiciel de comptabilité

Oui, vous pouvez suivre vos transactions comptables à l'aide de feuilles de calcul ou de registres manuels, mais pourquoi devriez-vous le faire alors qu'il existe tant de bons programmes de comptabilité abordables et parfois gratuits sur le marché ?

Un bon point de départ est de lire les avis sur les outils comptables de The Ascent pour avoir une idée de ce qui est disponible. Assurez-vous de télécharger des démos et d'essayer une application par vous-même avant de l'acheter.

Étape 5 :Configurez votre plan comptable

Avant de pouvoir commencer à enregistrer des transactions financières, vous devrez créer un plan comptable pour votre entreprise. Le plan comptable est une liste de comptes dans votre grand livre général qui sera utilisée pour enregistrer les transactions financières.

Mais avant de commencer, assurez-vous de vous familiariser avec les cinq types de comptes qui seront utilisés dans votre plan comptable :

1. Actifs : Tout objet de valeur que votre entreprise possède est considéré comme un atout. Les actifs comprennent l'argent sur votre compte bancaire, le solde de vos comptes clients (ce que vos clients vous doivent), votre inventaire, vos ordinateurs et votre mobilier.
2. Passifs : Les passifs sont tout ce que votre entreprise doit. Les passifs incluent le solde de vos comptes fournisseurs (ce que vous devez aux fournisseurs) ainsi que tous les prêts ou billets que l'entreprise doit.
3. Revenu / Revenu : Les revenus correspondent à l'argent que votre entreprise tire des biens vendus ou des services rendus.
4. Dépenses : C'est une catégorie que vous connaissez probablement; les dépenses sont considérées comme le coût de faire des affaires. Les dépenses professionnelles courantes incluent les salaires des employés, le loyer de votre vitrine et votre facture d'électricité.
5. Équité : Après avoir soustrait vos dettes commerciales de vos actifs commerciaux, il vous reste des capitaux propres, qui représentent l'intérêt financier que vous détenez dans votre entreprise.

Les logiciels de comptabilité incluent toujours un plan comptable par défaut que vous pouvez utiliser immédiatement.

Étape 6 :Familiarisez-vous avec les bases de la comptabilité

Maintenant que vous connaissez les cinq principaux types de comptes, vous devriez commencer à vous familiariser avec d'autres notions de base en matière de comptabilité. Si vous utilisez la comptabilité d'exercice ou la comptabilité en partie double, vous devrez comprendre l'équation comptable et les débits et crédits, qui constituent l'épine dorsale de tout système comptable.

L'équation comptable est :

Actif =Passifs + Capitaux Propriétaires

Afin de suivre l'équation comptable, toutes les écritures faites dans votre grand livre général doivent avoir une écriture de débit et une écriture de crédit correspondante.

• Une écriture de débit augmentera un compte d'actif ou un compte de dépenses. Les débits sont toujours enregistrés sur le côté gauche d'une entrée.
• Une entrée de crédit augmente les passifs, les revenus ou les comptes de capitaux propres. Les crédits sont toujours enregistrés sur le côté droit d'une entrée.

Disons que vous recevez un paiement sur une facture d'un montant de 200 $. Voici à quoi ressemble l'écriture au journal lors de l'utilisation de la comptabilité en partie double :

Date	Compte	Débit	Crédit
6-1-2020	Espèces	200 $
01/06/2020	Comptes clients		200 $

Le compte de trésorerie et le compte de débiteurs sont tous deux des actifs. Comme nous augmentons le solde bancaire, nous inscrivons les 200 $ comme débit au compte de trésorerie, tandis que nous créditons le compte des comptes débiteurs de 200 $, car le solde diminuera.

N'oubliez pas que chaque fois que vous enregistrez une écriture de journal, il doit toujours y avoir une écriture de débit et une écriture de crédit.

Une autre chose avec laquelle vous voudrez vous familiariser est le cycle comptable. Le cycle comptable comprend neuf étapes que tous les comptables ou comptables doivent respecter afin de s'assurer que tous les processus sont terminés :

1. Organiser les transactions
2. Enregistrer les entrées de journal
3. Publiez les écritures de journal dans le grand livre
4. Exécuter la balance de vérification non ajustée
5. Effectuer des écritures d'ajustement
6. Préparer la balance de vérification ajustée
7. Exécuter des états financiers
8. Fermer les livres du mois
9. Commencer le cycle suivant

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, le cycle comptable est automatisé, ce qui réduit considérablement le nombre d'étapes.

Étape 7 :Configurer la paie

Vous pouvez ignorer cette étape si vous ne prévoyez pas d'embaucher d'employés. Cependant, même si vous n'embauchez qu'un entrepreneur occasionnel, vous devez configurer votre système de paie.

Il existe de nombreux choix de logiciels de paie sur le marché conçus spécifiquement pour les petites entreprises. Ces applications peuvent vous aider tout au long du processus de paie. Cependant, il y a quelques choses que vous devrez accomplir avant de pouvoir lancer la paie :

1. Obtenez un EIN (numéro d'identification d'employeur) auprès de l'IRS.
2. Obtenez les numéros d'identification nationaux et locaux auprès des agences appropriées.
3. Décidez si vous souhaitez embaucher des employés ou faire appel à des sous-traitants

Une fois que vous avez ces informations en place, trouvez un bon fournisseur de services de paie et préparez-vous à embaucher votre premier employé.

Étape 8 :Apprenez à gérer les revenus et les dépenses

La majorité de vos transactions financières concerneront les revenus et les dépenses. Savoir gérer ces deux éléments garantira le bon fonctionnement de votre entreprise.

1. Apprenez à facturer. La chose la plus importante pour les propriétaires de petites entreprises est d'apprendre à rédiger une facture. La deuxième chose la plus importante est de fournir à vos clients un moyen simple de payer la facture. Dans de nombreux cas, vous pouvez inclure un lien vers les options de paiement en ligne directement sur votre facture, ce qui permet à vos clients de vous payer facilement.
2. Payez vos fournisseurs à temps. Un bon crédit est important pour les petites entreprises, vous devez donc vous assurer de payer vos factures à temps.
3. Notez toutes vos dépenses. Afin de payer des impôts exacts à la fin de l'année, vous voudrez vous assurer d'enregistrer correctement toutes vos dépenses professionnelles. Bien que l'IRS ne se soucie pas de savoir si vous sautez des dépenses, votre facture fiscale sera moins élevée si vous incluez toutes les dépenses liées à l'entreprise.
4. Assurez-vous de saisir régulièrement toutes les transactions financières. Que vous utilisiez un logiciel de comptabilité ou un système de comptabilité manuel, assurez-vous que vos transactions sont correctement saisies, sinon vos états financiers (voir l'étape 10) seront inexacts.

Étape 9 :Rapprocher les comptes bancaires

La monétique facilitant grandement la gestion de vos comptes bancaires, vous pourriez être tenté de sauter cette étape. S'il vous plaît ne le faites pas. Le rapprochement de vos comptes bancaires chaque mois est important et doit être fait régulièrement.

Non seulement effectuer un rapprochement bancaire vous aide à identifier les éléments qui doivent être saisis dans votre grand livre général, mais il identifie également les erreurs bancaires. Oui, les banques font aussi des erreurs, et elles peuvent vous coûter cher si elles ne sont pas détectées. Ils ne seront pas pris si vous ne réconciliez pas vos comptes.

Étape 10 :Générer des états financiers

Lorsque toutes vos transactions ont été saisies, vous êtes prêt à exécuter vos états financiers. Commencez par une balance de vérification non ajustée, qui peut aider à localiser tout compte déséquilibré. Cela vous donne également la possibilité de saisir des écritures de régularisation.

Une fois cette opération terminée, exécutez les états financiers du mois et prenez un peu de temps pour examiner ces états afin de voir les performances de votre entreprise. Les trois états financiers que vous devez exécuter à la fin du mois sont :

1. Bilan
2. Compte de résultat / compte de profits et pertes
3. État des flux de trésorerie

Le meilleur logiciel de comptabilité pour les petites entreprises

Avec l'aide d'un bon logiciel, la comptabilité d'une petite entreprise peut être beaucoup plus facile que vous ne le pensez. Quelle que soit votre situation, voici quelques bons choix pour vous aider à démarrer.

1. Livres frais

Si vous êtes travailleur indépendant, consultez FreshBooks. Option conviviale pour la comptabilité des petites entreprises, FreshBooks facilite le suivi des revenus et des dépenses et inclut une version pour les travailleurs indépendants rien que pour vous.

Le prix de FreshBooks commence à 15 $/mois pour la version Lite, ce qui est parfait pour les pigistes et les entrepreneurs, avec la possibilité de passer au forfait Plus populaire à 25 $/mois à tout moment.

2. Comptabilité Sage Business Cloud

Si vous n'êtes pas tout à fait à l'aise avec une application logicielle, Sage Business Cloud Comptabilité est fait pour vous. Idéal pour les propriétaires uniques, Sage Business Cloud Comptabilité facilite le suivi des ventes et des services d'inventaire.

Sage Business Cloud Accounting commence à 10 $/mois, mais pour une fonctionnalité de comptabilité complète, vous voudrez choisir le plan de service complet à 25 $/mois.

3. GnuCash

Si vous êtes un traditionaliste et que vous êtes plus intéressé par le suivi des revenus et des dépenses que par la connectivité bancaire ou l'accès au cloud, consultez GnuCash. Facile à configurer, GnuCash est également un logiciel de comptabilité gratuit.

GnuCash est un système mono-utilisateur, vous ne pourrez donc pas mettre le produit en réseau pour accueillir des utilisateurs supplémentaires. Mais si vous prévoyez d'être le seul utilisateur, vous pouvez télécharger gratuitement cette application de comptabilité pour petite entreprise à tout moment.

4. Xéro

Si vous voulez absolument être connecté à des centaines d'applications qui proposent des centaines de tâches, Xero peut vous convenir. Idéal pour les startups de commerce électronique et les petites entreprises, Xero a ajouté une tonne de fonctionnalités ces dernières années, et il offre une excellente intégration à tous les niveaux.

Xero commence à 9 $/mois pour le plan Early, bien que la plupart des petites entreprises trouveront le plan Growing, à 30 $/mois, plus approprié.

La comptabilité d'une petite entreprise n'a pas à être difficile

Avec un peu de préparation, même les novices pourront assumer des tâches de tenue de livres ou de comptabilité pour leur entreprise. Que vous choisissiez la méthode manuelle ou que vous optiez pour un logiciel de comptabilité, de nombreux outils de comptabilité sont à votre disposition.

N'oubliez pas que plus vous facilitez le processus comptable, plus vous pouvez consacrer de temps à votre entreprise. Alors respirez profondément, étudiez les bases et commencez dès aujourd'hui.