Guide du principe de comptabilisation des dépenses

Si vous utilisez la comptabilité d'exercice, vous devez également utiliser le principe de comptabilisation des dépenses. Découvrez pourquoi ce principe est si important et comment l'utiliser correctement.

La comptabilisation des dépenses est un élément clé du principe d'appariement; l'un des 10 principes comptables inclus dans les principes comptables généralement reconnus (PCGR).

Le principe de comptabilisation des charges, suivant les règles des principes de concordance, stipule que les charges et les produits doivent être comptabilisés au cours de la même période comptable.

Présentation :Qu'est-ce que le principe de comptabilisation des dépenses ?

Semblable au principe de comptabilisation des revenus, le principe de comptabilisation des dépenses stipule que toute dépense encourue par votre entreprise doit être comptabilisée au cours de la même période que le revenu correspondant.

Faisant partie du principe de correspondance, le principe de comptabilisation des dépenses n'est utilisé que dans la comptabilité d'exercice, puisque la comptabilité d'exercice comptabilise à la fois les revenus et les dépenses lorsqu'ils se produisent ou lorsqu'ils sont gagnés. Ceci est différent de la comptabilité de caisse, qui comptabilise les revenus et les dépenses lorsque l'argent change de mains.

Comment fonctionne le principe de comptabilisation des dépenses

Le principe de comptabilisation des charges utilise la même méthode que le principe de comptabilisation des produits. Par exemple, Sara achète 150 chaises en janvier. Le coût des chaises est de 3 000 $, mais Sara ne reconnaîtra pas les frais d'achat des chaises tant qu'elles ne seront pas vendues.

Voici l'entrée de journal que Sara ferait pour enregistrer son achat initial :

Date	Compte	Débit	Crédit
31/01/2020	Inventaire	3 000 $
31/01/2020	Espèces		3 000 $

Dans l'écriture de journal ci-dessus, Sara débiterait son compte d'inventaire, car elle a ajouté un inventaire d'un montant de 3 000 $, tout en créditant son compte de trésorerie, car elle a payé les chaises immédiatement.

Notez que nous n'avons encore rien dépensé. Si Sara n'enregistrait pas correctement le total de son inventaire, le montant de l'inventaire indiqué sur son bilan serait inexact.

En février, Sara vend les 150 chaises pour 6 000 $. Afin de suivre le principe de comptabilisation des dépenses ainsi que le principe de correspondance, Sara devra enregistrer les dépenses liées à l'achat des chaises ainsi que les revenus générés en février par la vente des chaises.

Cela garantira que les revenus et les dépenses sont enregistrés dans le même mois.

Date	Compte	Débit	Crédit
28/02/2020	Espèces	6 000 $
28/02/2020	Coût des marchandises vendues	3 000 $
28/02/2020	Chiffre d'affaires		6 000 $
28/02/2020	Inventaire		3 000 $

En regardant l'écriture de journal ci-dessus, vous pouvez voir que Sara a enregistré son paiement total de 6 000 $ sur son compte de trésorerie comme un débit, puisque son compte de trésorerie a augmenté lorsque l'argent a été reçu.

Le compte du coût des marchandises vendues a également été débité, ce qui indique la dépense engagée lors de l'achat de l'inventaire en janvier.

Les revenus sont augmentés, ou crédités, puisque 6 000 $ ont été reçus de l'achat des chaises, et enfin, le compte d'inventaire a été diminué du montant de l'inventaire vendu, qui était de 150 chaises. Si les revenus n'avaient pas été enregistrés correctement, le compte de résultat de Sara pour le mois de février aurait été inexact.

En utilisant l'exemple ci-dessus, disons que Tim, le vendeur de Sara, reçoit une commission de 10 % sur les ventes. Étant donné que Tim a vendu toutes les chaises pour un total de 6 000 $, il doit une commission de 600 $ (10 %) sur les ventes.

Même si Tim ne recevra pas sa commission avant mars, la dépense devrait toujours être liée au chiffre d'affaires reçu en février. Afin de comptabiliser correctement la commission au cours du bon mois (février), Sara devra comptabiliser les frais de commission :

Date	Compte	Débit	Crédit
28/02/2020	Frais de commission	600 $
28/02/2020	Charges à payer		600 $

En enregistrant l'écriture de journal ci-dessus, Sara a enregistré la dépense de commission dans le bon mois, même si elle ne sera payée qu'en mars. Lorsqu'elle est payée, Sara doit se rappeler d'annuler l'écriture de régularisation, sinon ses frais de commission seront surestimés.

Quelles sont les méthodes de comptabilisation des dépenses ?

Alors que la majorité des dépenses d'entreprise relèvent de la méthode de cause à effet, qui fait facilement correspondre les revenus et les dépenses comme dans l'exemple ci-dessus, il existe d'autres méthodes utilisées pour classer les dépenses qui se produisent et qui ne peuvent pas être liées à un revenu particulier.

Voici les trois principales méthodes utilisées pour comptabiliser correctement les dépenses :

Méthode 1 :cause et effet

Les écritures de journal ci-dessus illustrent la méthode de cause à effet de comptabilisation des dépenses. Par exemple, les dépenses des chaises achetées en janvier sont clairement liées aux revenus réalisés en février lorsque ces mêmes chaises ont été vendues.

Dans toute transaction de vente, le coût des marchandises vendues est directement lié aux revenus générés par la vente de marchandises aux clients. Toute commission gagnée par un vendeur relèverait également de la méthode de cause à effet, puisque les commissions gagnées sont directement liées aux ventes de chaises.

Méthode n° 2 :Allocation systématique et rationnelle

Il peut être difficile d'affecter une dépense à une source de revenus particulière, en particulier lors de l'achat d'articles tels que des équipements d'usine. Cependant, lorsque l'équipement est acheté, vous passerez en charge l'utilisation de l'équipement sur sa durée de vie utile par le biais de l'amortissement.

Par exemple, en février, Sam a acheté une machine à 10 000 $ pour son usine. Bien qu'il ne puisse pas lier la dépense à une source de revenus spécifique, la machine contribuera à générer des revenus tout au long de sa durée de vie, estimée à sept ans.

Afin de comptabiliser correctement cette dépense, Sam devra amortir le coût de l'équipement pour les sept prochaines années.

Date	Compte	Débit	Crédit
28/02/2020	Immobilisations -- Machines	10 000 USD
28/02/2020	Espèces		10 000 USD

Cette première écriture de journal ci-dessus montre comment enregistrer la dépense initiale.

Date	Compte	Débit	Crédit
28/02/2020	Dotation aux amortissements -- Machines	119,05 $
28/02/2020	Amortissement cumulé		119,05 $

La prochaine entrée de journal ci-dessus vous montre comment passer en charges les machines achetées sur leur durée de vie utile, qui est de sept ans. Cette écriture de journal serait enregistrée chaque mois pendant que la machine est encore utilisée jusqu'à la fin de sa durée de vie utile, ou jusqu'à ce que la machine soit retirée ou vendue.

En enregistrant l'amortissement mensuellement, vous pourrez lier les dépenses de la machinerie aux revenus générés par l'utilisation de la machinerie.

Méthode n° 3 :Reconnaissance immédiate

La comptabilisation immédiate est peut-être la méthode la plus simple de répartition des dépenses, car elle est effectuée régulièrement. La comptabilisation immédiate est utilisée pour tous vos coûts de période, qui comprennent les dépenses générales d'exploitation, les dépenses administratives, les coûts des services publics, les frais de vente, les commissions de vente et toutes les autres dépenses encourues.

Ces dépenses sont généralement comptabilisées immédiatement, car dans la plupart des cas, il est difficile, voire impossible, de lier directement des revenus futurs ou d'autres avantages à ces dépenses. Ces coûts de période sont comptabilisés immédiatement plutôt qu'à une date ultérieure.

La comptabilisation des dépenses est un élément clé de la comptabilité d'exercice

Si vous utilisez la comptabilité d'exercice, vous devez également utiliser le principe de comptabilisation des dépenses. Faisant partie du principe de correspondance, le principe de comptabilisation des dépenses stipule que les dépenses doivent être comptabilisées au cours de la même période que les revenus correspondants.

Si les dépenses sont comptabilisées lorsqu'elles sont payées, vous utilisez la comptabilité de caisse. Comptabiliser correctement les revenus et les dépenses garantit que vos états financiers refléteront fidèlement votre entreprise.

Si vous continuez à suivre les revenus et les dépenses manuellement ou à l'aide de feuilles de calcul, nous vous recommandons de consulter les avis sur les logiciels de comptabilité de The Ascent pour automatiser le processus et vous faciliter la vie.