Comptabilité de caisse ou comptabilité d'exercice :quelle est la bonne méthode d'utilisation ?

Les méthodes de comptabilité de caisse et de comptabilité d'exercice présentent toutes deux des avantages et des inconvénients. Découvrez-en plus sur ces deux méthodes comptables et trouvez celle qui convient le mieux à votre entreprise.

Une méthode comptable est basée sur des règles que votre entreprise doit suivre lors de la déclaration des revenus et des dépenses. Que vous utilisiez la comptabilité financière, la comptabilité de gestion ou un autre type de comptabilité, les règles des méthodes comptables restent les mêmes.

La comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice sont les deux principales méthodes comptables. La comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice sont similaires, mais varient dans la façon dont elles déclarent les revenus et les dépenses. Que vous utilisiez la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice, vous devrez suivre les règles qui régissent la méthode choisie.

Les nouveaux propriétaires d'entreprise ou ceux qui découvrent la comptabilité peuvent avoir du mal à décider quelle méthode utiliser pour leur entreprise.

Pour compliquer davantage la situation, une fois que vous avez choisi et produit vos impôts en utilisant la méthode choisie, vous devrez demander l'approbation de l'IRS pour modifier la méthode comptable utilisée par votre entreprise.

Qu'est-ce que la comptabilité de caisse ?

La comptabilité de caisse reconnaît les revenus lorsque les espèces sont reçues et lorsque les dépenses sont payées. Si vous facturez un client, mais qu'il ne vous paie pas avant le mois suivant, vous comptabilisez ce revenu lorsqu'il est reçu, et non lorsqu'il est facturé.

La comptabilité de caisse est une bonne option pour les propriétaires uniques et les très petites entreprises sans employés.

Tout d'abord, la comptabilité de caisse est beaucoup plus facile que son homologue de comptabilité d'exercice, en partie parce que la comptabilité de caisse élimine le besoin de suivre les comptes fournisseurs ou les comptes clients.

Et cela élimine le besoin de créer des entrées de journal. La comptabilité de caisse rappelle la comptabilité sur chéquier, les propriétaires d'entreprise commençant par une somme d'argent et ajoutant ou soustrayant tout changement à ce solde.

Qu'est-ce que la méthode de comptabilité d'exercice ?

La méthode de la comptabilité d'exercice est plus complexe que la comptabilité de caisse, ce qui en fait une bien meilleure solution pour les entreprises dont le personnel est composé d'un comptable expérimenté.

Les professionnels de la comptabilité tels que les CPA recommandent également la comptabilité d'exercice, car elle fournit une image beaucoup plus précise de la santé de votre entreprise.

En utilisant le scénario ci-dessus, si vous effectuez des services pour votre client et que vous le facturez aujourd'hui, le revenu de ce service est reconnu aujourd'hui, et non lorsque l'argent est reçu.

En effet, contrairement à la comptabilité de caisse, la comptabilité d'exercice comptabilise à la fois les revenus et les dépenses lorsqu'ils sont gagnés, et non lorsqu'ils sont reçus ou payés.

Compte de caisse et comptabilité d'exercice :quelle est la différence ?

La principale différence entre la comptabilité de caisse et la comptabilité d'exercice réside dans le moment où les revenus et les dépenses sont comptabilisés. Bien que cela ne semble pas être une différence majeure, l'exemple montre à quel point ces deux méthodes peuvent être différentes et comment elles peuvent affecter votre entreprise.

En décembre 2019, vous avez ouvert un service de nettoyage. Vous avez acheté pour 2 000 $ de nettoyants et d'autres outils de nettoyage. Lors de votre premier mois d'activité, vous avez gagné 12 000 $ en nettoyant divers bureaux.

Cependant, vos clients ne vous paieront pas avant janvier. Pendant ce temps, vous avez également payé un loyer de 2 000 $ sur votre vitrine. Consultez les deux déclarations de revenus (profits et pertes) ci-dessous pour voir comment chaque méthode comptable affecte votre entreprise.

Si vous examinez le compte de résultat selon la comptabilité de caisse, vous verrez que votre entreprise affiche une perte de 4 000 $, car vous ne pouvez pas comptabiliser les revenus tant qu'ils ne sont pas reçus.

Ainsi, même si vous n'avez pas subi de perte, votre compte de résultat indique que vous en avez subi. Vous deviez également comptabiliser à la fois la dépense de fournitures et la dépense de loyer en décembre, car c'est à ce moment-là que les deux ont été payés.

Un avantage pour les petites entreprises utilisant la méthode de comptabilité de caisse est que vous n'aurez pas à payer d'impôts sur les revenus jusqu'à ce qu'ils soient reçus, ce qui peut énormément aider les flux de trésorerie, en particulier pour les entreprises qui démarrent.

Si vous jetez un coup d'œil au compte de résultat sur la base de la comptabilité d'exercice, vous verrez qu'il reflète plus fidèlement l'activité qui a eu lieu au mois de décembre. Même si vous ne serez pas payé pour les travaux de nettoyage de bureau que vous avez effectués avant janvier, vous reconnaissez toujours que vous avez effectué ces services.

L'utilisation de la comptabilité d'exercice fournit un résumé beaucoup plus précis de votre entreprise. L'inconvénient est que vous devrez payer des taxes sur vos ventes nettes, avant de recevoir un paiement de vos clients, ce qui peut être un problème pour les petites entreprises opérant avec des flux de trésorerie limités.

Comment choisir la bonne option pour votre entreprise

La taille de votre entreprise peut être le facteur déterminant dans le choix de la méthode comptable à utiliser. Les propriétaires uniques et les indépendants optent presque toujours pour la comptabilité de caisse, car elle est simple et permet de suivre plus précisément les flux de trésorerie.

La comptabilité de caisse peut être particulièrement attrayante pour ceux qui débutent ou ceux qui ont une expérience limitée en comptabilité ou en tenue de livres, car la gestion de la comptabilité de caisse est similaire à la gestion de votre chéquier.

Si vous ne payez pas d'employés et que vous ne souhaitez pas être chargé du suivi des soldes des comptes fournisseurs et des comptes clients, la méthode de comptabilité de caisse peut vous convenir.

Cependant, il arrive parfois, même pour les très petites entreprises, que la comptabilité d'exercice soit la meilleure option. Si votre entreprise est en pleine croissance ou si vous devez embaucher un employé ou deux, la comptabilité d'exercice est un bien meilleur choix.

L'utilisation de la comptabilité d'exercice vous permet de rechercher des investisseurs ou de demander un prêt bancaire, et elle offre une bien meilleure option si vous êtes en affaires pour fournir des services.

Compte de caisse ou comptabilité d'exercice :lequel choisir ?

Gardez à l'esprit que le choix d'utiliser la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice aura un impact sur votre entreprise dans un avenir prévisible.

Si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise, propriétaire unique ou indépendant, la comptabilité de caisse est probablement votre meilleure option, car elle vous permet de mieux suivre les flux de trésorerie et vous élimine le besoin de suivre les comptes fournisseurs ou les comptes clients.

Vous n'aurez pas non plus à vous soucier de créer et de publier des écritures de journal, et vous n'aurez qu'à payer des impôts sur les revenus déjà perçus.

Toutefois, si vous envisagez de vous développer dans un proche avenir, si vous souhaitez attirer des investisseurs dans votre entreprise ou demander un financement bancaire, le mieux est d'utiliser la méthode de la comptabilité d'exercice.

Il vous fournit, ainsi qu'à toute partie extérieure, une image financière beaucoup plus précise. Gardez à l'esprit que l'utilisation de la méthode de comptabilité d'exercice vous obligera à surveiller de plus près les flux de trésorerie, qui peuvent être masqués lors de l'utilisation de la comptabilité d'exercice.

Que vous utilisiez la comptabilité de caisse ou la comptabilité d'exercice, le meilleur moyen de suivre vos revenus et vos dépenses et d'éliminer le besoin de traiter manuellement les écritures de clôture est d'utiliser un logiciel de comptabilité.

Si vous cherchez à passer de la comptabilité par tableur ou si vous êtes à la recherche d'un nouveau logiciel de comptabilité, assurez-vous de consulter les avis sur les logiciels de comptabilité de The Ascent.