Un guide du débutant sur les dépenses d'exploitation pour les petites entreprises

Les dépenses d'exploitation sont des dépenses engagées par votre entreprise qui ne font pas partie de la production de produits ou de services. Ces dépenses engagées quelle que soit l'étape à laquelle se trouve votre entreprise.

Les charges d'exploitation sont les dépenses que votre entreprise engage quotidiennement. Les dépenses d'exploitation typiques comprennent le loyer, la masse salariale, les services publics, l'impression, l'affranchissement et les taxes foncières. Bon nombre, sinon la totalité, de ces catégories de dépenses ont un compte de dépenses distinct dans le grand livre général.

Les dépenses d'exploitation ne sont pas directement liées à la production de produits ou de services, mais reflètent plutôt ce qu'il en coûte réellement pour ouvrir vos portes chaque jour.

Présentation :que sont les dépenses d'exploitation ?

Les dépenses d'exploitation reflètent le coût de fonctionnement de votre entreprise. Par exemple, Jessica possède une petite boulangerie qui emploie 11 employés à temps plein et à temps partiel, dont quatre boulangers et sept vendeurs et vendeurs au comptoir.

À l'exception des boulangers, qui sont considérés comme faisant partie du processus de fabrication, toutes les dépenses salariales des autres employés, y compris les salaires, les charges sociales et les avantages sociaux, sont considérées comme des dépenses d'exploitation et font partie du coût de faire des affaires.

En attendant, rappelez-vous que les boulangers ont besoin de gaz et d'électricité pour utiliser les fours pour produire des produits de boulangerie. De plus, la boulangerie doit allumer les lumières pour afficher correctement les produits de boulangerie, le Ouvrir ouvrir une session, la fenêtre doit être branchée et l'ordinateur doit être en marche pour pouvoir utiliser le système de point de vente.

La propriétaire de la boulangerie doit également s'assurer que ses employés et leurs clients sont à l'aise, elle s'assure donc que la boulangerie est chauffée en hiver et refroidie en été. Jessica doit également payer à son propriétaire un loyer de 1 000 $ par mois. Toutes ces choses sont considérées comme des dépenses d'exploitation.

Exemple de dépenses d'exploitation

Les dépenses d'exploitation sont généralement divisées en plusieurs catégories telles que les dépenses liées à la masse salariale, les dépenses administratives ou les frais généraux et les dépenses de vente et de marketing. Voici des exemples de dépenses d'exploitation :

• Salaire des employés hors production
• Cotisations salariales
• Avantages sociaux
• Loyer
• Réparations
• Utilitaires
• Frais de port
• Impression
• Frais publicitaires
• Frais de commercialisation
• Frais de déplacement

Dépenses d'exploitation sur un compte de résultat

Bien que les dépenses d'exploitation soient généralement reflétées dans le compte de résultat de votre entreprise, elles jouent également un rôle à la fois dans votre état des profits et pertes ainsi que dans votre tableau des flux de trésorerie, puisque chaque état est conçu pour refléter les dépenses afin d'arriver au résultat courant ou à la perte ou niveaux de trésorerie actuels.

Cependant, sur le compte de résultat, les dépenses d'exploitation jouent un rôle plus important, avec des revenus totaux et des dépenses totales détaillés. Le revenu net avant impôts, ou revenu avant impôts, est ensuite calculé en soustrayant les dépenses d'exploitation des revenus.

Ce total vous donne, à vous et à tout investisseur potentiel ou institution financière, un bon aperçu de la santé financière de votre entreprise, ainsi que des informations détaillées sur la façon dont votre argent est dépensé. Voici un exemple de ce à quoi pourrait ressembler un compte de résultat :

COMPTE DE RÉSULTAT

Pour l'année se terminant le 31 décembre 2020

Chiffre d'affaires
Chiffre d'affaires	150 000 $
Autres revenus	75 000 $
Revenu total	225 000 $
Coût des marchandises vendues	105 000 $
BÉNÉFICE BRUT	120 000 $
Dépenses de fonctionnement
Frais de comptabilité	1 500 $
Dépenses publicitaires	750 $
Amortissement	1 250 USD
Paie des employés	40 000 $
Charges sociales des employés	5 500 $
Assurance	3 000 $
Location	10 000 USD
Utilitaires	4 100 $
Frais de véhicule	750 $
DÉPENSES TOTALES	66 850 $
RÉSULTAT NET AVANT IMPÔTS	53 150 USD
Charge fiscale	17 540 $
REVENU NET	35 610 $

Qu'est-ce que les dépenses d'exploitation vous disent sur votre entreprise ?

Imaginez essayer de créer un budget ou des projections financières sans savoir quelles sont vos dépenses d'exploitation. Le détail de vos dépenses d'exploitation peut vous fournir une mine d'informations sur votre entreprise, telles que les coûts des services publics, les détails des salaires et les frais de publicité et de marketing.

De plus, l'examen de vos dépenses d'exploitation peut vous fournir les informations suivantes.

La véritable rentabilité de votre entreprise

Bien que votre entreprise puisse initialement sembler rentable lorsque l'on soustrait le coût des marchandises vendues du chiffre d'affaires, le véritable test de rentabilité de l'entreprise vient de la prise en compte des dépenses d'exploitation.

Après tout, dans le cas de Jessica, si ses produits de boulangerie ne sont rentables qu'avant que les dépenses d'exploitation ne soient prises en compte, elle finira par perdre de l'argent et finira par fermer l'entreprise si ses dépenses d'exploitation sont trop élevées.

Si vous avez besoin de réduire vos dépenses

C'est l'un des facteurs que les propriétaires d'entreprise prennent en compte lorsqu'ils envisagent des réductions de personnel. Si les produits et services ne sont pas suffisamment rentables, les propriétaires d'entreprise devront peut-être rechercher des domaines dans lesquels ils peuvent réduire leurs dépenses.

Malheureusement, dans de nombreux cas, les premières réductions sont généralement effectuées dans les effectifs totaux, d'autant plus que les coûts fixes tels que le loyer ne sont pas négociables dans la plupart des cas.

Si vous dépensez trop

Dans le cas de Jessica, il est douteux que les frais de déplacement jouent un rôle important dans ses dépenses de fonctionnement. Cependant, il y a probablement d'autres domaines que Jessica peut examiner afin de déterminer si elle dépense trop. Par exemple, Jessica paie actuellement deux commis comptables ainsi qu'un cabinet CPA pour superviser les finances de son entreprise.

Il est probable qu'elle pourrait éliminer l'un des commis à la comptabilité si les dépenses de fonctionnement devenaient un problème. Jessica a également déterminé que la majorité de ses nouveaux clients l'ont trouvée via les réseaux sociaux. Elle peut donc envisager de supprimer la publicité imprimée, car ce n'est pas un outil publicitaire efficace pour son entreprise.

FAQ

• Les dépenses d'exploitation correspondent au coût de l'activité commerciale, comme les salaires des employés, les services publics, les assurances et le loyer, tandis que le coût des marchandises vendues est directement lié aux produits vendus.

  Par exemple, si vous vendez des bijoux, votre coût des marchandises vendues inclura les articles que vous achetez auprès d'un fabricant pour les revendre, ou les pierres précieuses et les métaux précieux qui sont achetés pour fabriquer les bijoux.

• Bien que les dépenses d'exploitation aient un impact indirect sur la plupart des états financiers, les détails des dépenses d'exploitation se trouvent généralement dans un compte de résultat.

• Oui. Les frais de publicité et de relations publiques, tels que les dépliants, les brochures, les publicités imprimées, radiophoniques et télévisées, sont tous considérés comme des dépenses d'exploitation.

• Oui. L'examen des dépenses d'exploitation est un élément important pour déterminer la rentabilité de votre entreprise. C'est également l'un des meilleurs moyens de repérer les tendances et de résoudre les problèmes potentiels avant qu'ils n'affectent votre entreprise.

Connaissez vos dépenses d'exploitation, connaissez votre entreprise

Que vous achetiez une voiture, une maison ou que vous recherchiez une nouvelle paire de chaussures, vous déterminez toujours le coût de cet article avant de l'acheter. Ce coût ou cette dépense détermine souvent si vous achetez cet article ou si vous vous en allez. Le même principe s'applique à l'examen des coûts d'exploitation d'une entreprise.

Il n'y a aucun moyen de gérer avec succès une entreprise de manière durable sans connaître et comprendre quelles sont vos dépenses d'exploitation. L'un des meilleurs moyens de déterminer le succès actuel et futur de votre entreprise consiste à examiner régulièrement vos dépenses d'exploitation et à effectuer des ajustements si nécessaire.

Vous pouvez facilement gérer vos dépenses d'exploitation à l'aide d'un logiciel de comptabilité. Si vous êtes prêt à abandonner les journaux et les grands livres manuscrits ou si vous recherchez un logiciel plus adapté aux besoins de votre entreprise, assurez-vous de consulter les avis sur les logiciels de comptabilité de The Ascent.