Un guide du débutant sur les catégories de dépenses d'entreprise

Vous vous demandez quelles dépenses professionnelles peuvent être déduites de votre revenu imposable ? Voici une liste de certaines des catégories de dépenses les plus courantes pour les petites entreprises.

En vous renseignant sur les catégories de dépenses courantes des petites entreprises, il sera beaucoup plus facile de déterminer ce qui est déductible et ce qui ne l'est pas au moment des impôts.

Certaines des catégories de dépenses les plus courantes comprennent les services publics, les déplacements, les salaires et autres salaires, ainsi que les frais de location, mais il y en a beaucoup d'autres dont vous devriez être conscient.

Dans cet article, nous vous expliquerons quels types de dépenses sont déductibles et nous vous fournirons une liste des catégories de dépenses professionnelles les plus couramment utilisées.

Présentation :Qu'est-ce qui est considéré comme une dépense professionnelle déductible ?

L'IRS a défini les dépenses d'entreprise comme "le coût d'exploitation d'un commerce ou d'une entreprise", poursuivant en disant que ces dépenses sont généralement déductibles si l'entreprise fonctionne pour réaliser un profit.

Mais qu'est-ce qui compte comme dépense d'entreprise? Bien plus que vous ne le pensez. En fait, toute dépense considérée comme ordinaire et nécessaire pour votre entreprise est probablement une dépense déductible.

Ainsi, pour chaque dollar que vous dépensez en dépenses professionnelles ordinaires et nécessaires, que nous expliquerons ensuite, vous pourrez bénéficier d'une déduction fiscale du même montant, ce qui réduira considérablement votre charge fiscale.

Attention :vous devrez tenir compte de votre méthode comptable au moment de déduire les dépenses.

Par exemple, en décembre 2019, vous recevez une facture d'Atlas Roofing pour des réparations effectuées plus tôt dans le mois. La facture s'élève à 1 750 $ et sera payée en janvier 2020.

Si vous utilisez la méthode de comptabilité de caisse, vous ne pouvez pas déduire cette dépense pour 2019, mais elle peut être déduite en 2020, lorsque vous payez la facture.

Si vous utilisez la méthode de comptabilité d'exercice, vous pouvez comptabiliser la dépense dans le mois où elle a été effectuée, décembre, de sorte que vous pouvez déduire la dépense de 1 750 $ pour 2019, même si elle sera payée en 2020.

Quelles sont les catégories de dépenses professionnelles ?

Vous trouverez ci-dessous une liste de certaines des catégories de dépenses les plus courantes des petites entreprises qui peuvent être déduites de votre revenu imposable.

Si vous souhaitez plus d'informations sur les déductions d'entreprise et exactement ce qui est autorisé, assurez-vous de visiter l'aperçu de la déduction des dépenses d'entreprise sur le site Web de l'IRS.

Vous voudrez également consulter la publication IRS 535; Dépenses d'entreprise, pour une explication plus complète des dépenses d'entreprise et exactement ce que vous pouvez déduire.

1. Publicité : Cela inclut le coût de la diffusion d'annonces ou de la diffusion de publicités pour votre entreprise.
2. Formation continue :Vous songez à retourner à l'école pour apprendre les dernières nouveautés dans votre domaine? C'est déductible.
3. Frais de crédit et de recouvrement : Si vous devez faire appel à des agences extérieures pour recouvrer les soldes en souffrance, vous pouvez les déduire.
4. Cotisations et abonnements : Les frais d'abonnement aux publications liées à votre activité sont déductibles, de même que les cotisations aux organisations professionnelles.
5. Programmes d'avantages sociaux : Le coût de l'assurance maladie des employés ou des prestations de retraite telles qu'une correspondance 401(k) est entièrement déductible.
6. Assurance : Les primes d'assurance responsabilité civile générale, d'indemnisation des accidents du travail, de responsabilité du fait des produits et d'assurance invalidité sont déductibles.
7. Entretien et réparation : Qu'il s'agisse d'un entretien de routine comme l'entretien du système de CVC ou du remplacement de carreaux fissurés dans votre zone de réception, l'entretien et les réparations sont déductibles.
8. Dépenses et fournitures de bureau : Cela inclut des éléments tels que des stylos et des crayons, des chemises de classement, du toner pour votre copieur et des cartouches d'encre pour votre imprimante.
9. Frais de port et d'expédition : Le coût de l'expédition des commandes ou simplement de l'envoi d'une lettre est une dépense déductible.
10. Impression : Qu'il s'agisse d'un document d'une page ou d'une brochure destinée à vos clients, les frais d'impression sont déductibles.
11. Loyer : Si vous louez des bureaux ou des locaux commerciaux, le loyer est déductible.
12. Salaires et autres rémunérations : Les salaires des employés ainsi que tout salaire versé aux employés contractuels sont entièrement déductibles.
13. Téléphone : Qu'il s'agisse d'un système téléphonique à la pointe de la technologie ou de téléphones portables pour vos représentants sur le terrain, le coût de vos téléphones est entièrement déductible.
14. Voyage : Tous les déplacements professionnels sont déductibles, qu'ils soient locaux, nationaux ou internationaux, tant qu'ils sont jugés nécessaires pour votre entreprise.
15. Utilitaires : Le coût de votre gaz, de votre électricité et de votre eau est une dépense entièrement déductible.

Comment classer les dépenses de votre petite entreprise

Il est très simple de catégoriser les dépenses de votre entreprise, mais de nombreux propriétaires de petites entreprises retardent ce processus jusqu'à ce qu'il soit absolument nécessaire, ce qui crée plus de travail dans le processus.

N'oubliez pas que si vous recherchez des investisseurs, un financement externe ou si vous avez besoin de créer des projections financières, vous devrez avoir une estimation précise de vos dépenses professionnelles régulières, classées correctement. Voici quelques façons de rendre le processus un peu plus facile.

Conseil n° 1 :Configurez vos notes de frais en fonction de votre activité

Si vous fournissez des téléphones portables aux représentants sur le terrain et aux vendeurs externes, assurez-vous d'inclure une dépense distincte pour les téléphones.

Pour les petites entreprises ou celles qui n'utilisent qu'une ligne fixe de bureau, votre facture mensuelle peut être portée à votre compte de services publics. Certaines petites entreprises combinent les frais d'impression et d'affranchissement, mais si votre entreprise expédie régulièrement des marchandises aux clients, vous devriez avoir un compte séparé pour vos frais d'affranchissement et de livraison.

Conseil n° 2 :Codez les factures des fournisseurs avec le bon compte de dépenses

Lors de la configuration de vos fournisseurs, entrez un code ou une catégorie de dépense par défaut si possible. Cela relie automatiquement le fournisseur à la bonne dépense, éliminant ainsi le besoin de coder manuellement les factures des fournisseurs.

Si ce n'est pas possible, assurez-vous d'examiner et de coder correctement la facture pour le processus des comptes fournisseurs, en vous assurant que chaque facture saisie est codée dans le bon compte. La cohérence est également importante, vous devez donc vous assurer que vous codez et enregistrez les factures de manière cohérente d'un mois à l'autre.

Conseil n° 3 :Arrêtez d'utiliser des feuilles de calcul et commencez à utiliser un logiciel de comptabilité

Bien qu'un logiciel de comptabilité ne soit pas d'une grande utilité si les factures ne sont pas comptabilisées dans le bon compte de dépenses, il peut vous aider grandement à catégoriser et à suivre vos dépenses tout au long de l'année.

Autre avantage :au lieu de passer votre temps à additionner vos dépenses, vous pourrez créer un rapport en quelques minutes qui affichera toutes vos dépenses professionnelles pour l'année, ce qui simplifiera également le processus de déduction.

Le meilleur logiciel de comptabilité pour classer les dépenses professionnelles

Si vous avez de nombreuses dépenses à suivre, il est préférable d'utiliser un logiciel de comptabilité pour les suivre correctement.

Bien qu'il soit certainement possible de suivre les dépenses à l'aide d'une liste de dépenses professionnelles ou en saisissant les dépenses sur une feuille de calcul, au moment des impôts, vous apprécierez la possibilité d'extraire facilement ces dépenses. De plus, vous avez la sécurité d'avoir une sauvegarde adéquate et une piste d'audit solide en place, au cas où vous seriez audité.

Voici quelques-unes des meilleures applications logicielles de comptabilité pour suivre vos dépenses professionnelles.

1. Livres Zoho

Zoho Books offre d'excellentes capacités de tenue de livres et de comptabilité pour les petites entreprises, y compris une solide fonctionnalité de gestion des dépenses.

Une fonctionnalité pratique de Zoho Books est la possibilité d'enregistrer une dépense, d'enregistrer un kilométrage ou d'enregistrer des dépenses groupées. Zoho Books propose également une excellente introduction au suivi des dépenses professionnelles.

2. AccountEdge Pro

AccountEdge Pro est conçu pour faciliter la vie des propriétaires de petites entreprises. L'une de ses meilleures fonctionnalités est la possibilité d'attribuer un compte de dépenses approprié à chaque fournisseur. Ainsi, lorsque vous entrez une facture pour ce fournisseur, les bons comptes seront automatiquement débités et crédités.

Bien qu'il existe des cas où un fournisseur peut avoir plusieurs comptes de dépenses professionnelles, comme une entreprise qui peut offrir à la fois des services d'impression et d'expédition, dans de nombreux cas, les fournisseurs ne représenteront qu'un seul type de dépenses professionnelles. En configurant cela pendant le processus de configuration du fournisseur, vous pouvez éliminer le besoin d'affecter la dépense lors de sa saisie.

3. Livres frais

FreshBooks offre plusieurs façons de suivre et de gérer vos dépenses, y compris la saisie standard des dépenses, la possibilité de télécharger des reçus depuis votre téléphone portable ou la possibilité de numériser un reçu directement dans FreshBooks.

Grâce à la catégorisation automatisée des reçus, FreshBooks facilite le suivi et la déduction ultérieure de toutes les dépenses autorisées et constitue également une bonne option pour ceux qui préparent des notes de frais.

Tout n'est pas déductible

Parallèlement à cette longue liste de déductions autorisées, il existe quelques dépenses qui ne sont jamais déductibles pour les propriétaires d'entreprise, notamment le lobbying, les contributions politiques, l'adhésion à des organisations sociales et, bien sûr, toutes les activités illégales telles que les pots-de-vin ou les pots-de-vin.

La bonne nouvelle est que la grande majorité de vos dépenses professionnelles sont déductibles. Assurez-vous simplement de les suivre correctement afin d'en tirer parti, et si vous avez des questions sur ce qui est déductible et ce qui ne l'est pas, il est toujours préférable de les renvoyer à votre comptable ou CPA.