Qu'est-ce qu'une entrée de journal ? Un guide pour débutants

Les écritures de journal sont utilisées pour enregistrer l'activité financière de votre entreprise. Les écritures de journal sont soit enregistrées dans des livres auxiliaires si vous tenez vos livres manuellement, soit elles sont enregistrées directement dans le grand livre général (G/L) si vous utilisez un logiciel de comptabilité.

Quelle que soit la manière dont ils sont enregistrés, ils sont une nécessité pour toute entreprise.

Présentation :Qu'est-ce qu'une écriture de journal ?

En tant que propriétaire de petite entreprise, l'un des emplois que vous assumez généralement est celui de comptable ou de comptable. Une partie de ce travail consiste à enregistrer des entrées de journal.

Si vous connaissez les termes comptables, vous savez que les écritures de journal sont simplement un enregistrement de toutes vos transactions commerciales. Ils constituent la première étape du cycle comptable, et peut-être la plus importante, car ils représentent toutes les activités financières qui affecteront votre entreprise.

Il est important de savoir comment créer une écriture de journal appropriée ou une écriture générale pour votre entreprise. Les écritures comptables suivent toujours la méthode de comptabilité en partie double, chaque écriture comptable ayant toujours une écriture de débit et une écriture de crédit.

Les écritures de journal sont toujours datées et doivent inclure une description de la transaction. Les comptables et les aides-comptables attribuent généralement un numéro unique à chaque écriture de journal lorsqu'elles sont saisies manuellement, et si vous utilisez un logiciel de comptabilité, votre application attribuera automatiquement un numéro à chaque écriture de journal.

Comment préparer les entrées de journal pour votre petite entreprise

La première étape de la préparation des écritures de journal pour votre entreprise consiste à déterminer exactement quelle transaction doit être saisie.

Si vous utilisez un logiciel de comptabilité, la majorité des écritures de journal sont effectuées par votre logiciel de comptabilité, vous n'aurez donc qu'à saisir des écritures d'ajustement de fin de mois, comme lors du rapprochement de vos comptes bancaires ou lors de la saisie de charges à payer pour la paie et d'autres dépenses.

Utilisons ce qui suit comme exemple. Vous visitez votre magasin de fournitures de bureau local et achetez du papier et des stylos pour votre entreprise. L'achat total est de 150,00 $. Voici comment préparer votre entrée de journal.

Étape 1 :Identifiez les comptes qui seront concernés

Avant de pouvoir écrire et publier une écriture de journal, vous devez déterminer quels comptes de votre grand livre général seront affectés par votre écriture de journal. Dans cet exemple, votre compte de fournitures de bureau et votre compte de trésorerie sont les comptes qui seront concernés.

Conseils pour identifier les bons comptes :

• Triez d'abord vos transactions : Si vous avez des dépôts bancaires, des dépenses et des écritures de vente à effectuer, les trier par type de transaction facilitera grandement l'enregistrement de vos écritures de journal.
• Faites preuve de bon sens lorsque vous identifiez les bons comptes : Ce processus peut être déroutant au début, mais au fur et à mesure que vous traiterez d'autres écritures de journal, vous commencerez à comprendre quels comptes utiliser pour vos transactions.

Étape 2 :Déterminez votre type de compte

Si vous avez dépensé 150 $ au magasin, vous créerez une dépense pour votre compte de fournitures de bureau tout en réduisant le montant d'argent sur votre compte bancaire. Vous devrez appliquer des règles comptables standard à chaque compte.

Pour augmenter un compte de dépenses, vous devrez débiter le compte, et pour diminuer votre compte de trésorerie, qui est un atout, vous devrez créditer le compte.

Conseils pour identifier le type de compte :

• Mémorisez vos types de compte : Les types de comptes incluent les comptes d'actif, de passif, de dépenses, de revenus et de capital/capitaux propres. Toutes les écritures comptables en comptabilité doivent appartenir à l'une de ces catégories. Par exemple, le compte de fournitures de bureau est une dépense, tandis que le compte de trésorerie est un actif.
• Utilisez les règles comptables standard pour déterminer quel compte est débité et quel compte est crédité : Lors de l'enregistrement de la transaction ci-dessus dans l'exemple des fournitures de bureau, vous augmenterez vos dépenses parce que vous avez acheté des fournitures de bureau, qui est un compte de dépenses, tout en diminuant vos actifs parce que vous avez utilisé votre compte de caisse, qui est un actif, pour acheter ces fournitures.

Étape 3 :Préparez votre entrée de journal

Vous avez identifié les comptes qui seront impliqués dans votre écriture de journal, ainsi que le type de comptes dont il s'agit. Vous êtes maintenant prêt à préparer votre entrée de journal.

Conseils pour préparer une entrée de journal :

• Entrez la date correcte : La première étape consiste à dater votre entrée de journal. Cela permet de s'assurer qu'il est publié dans la bonne période.
• Écrivez le nom et le numéro du compte : Lors de la préparation d'une écriture de journal, incluez toujours le numéro de compte général ainsi que le nom du compte.
• Entrez le montant du débit et du crédit : En utilisant l'exemple ci-dessus, vous allez débiter (augmenter) votre compte de fournitures de bureau, qui est un compte de dépenses, et créditer (réduire) votre compte de trésorerie, qui est un compte d'actif.

Exemple d'écriture de journal

Vous trouverez ci-dessous un exemple d'écriture de journal effectuée sur la base de la transaction financière ci-dessus.

Notez que la date est entrée pour les deux lignes. Il s'agit de l'écriture de journal n° 1, le numéro de compte est inclus après le nom du compte, et le compte de fournitures de bureau a été débité et le compte de trésorerie crédité.

Le meilleur logiciel de comptabilité pour documenter les écritures de journal

De loin, la meilleure façon de réduire le nombre d'écritures de journal que vous devez effectuer tout en remplissant facilement celles qui sont nécessaires est d'utiliser un logiciel de comptabilité.

Lorsque vous utilisez un logiciel de comptabilité, les écritures de journal sont complétées chaque fois que vous traitez les comptes fournisseurs, calculez les coûts comptables ou effectuez toute autre opération de comptabilité de base, ce qui vous permet d'enregistrer uniquement des éléments tels que les écritures d'ajustement de fin de mois.

Le logiciel de comptabilité calcule et affiche également automatiquement les écritures de clôture, garantissant que les soldes d'ouverture sont corrects pour la nouvelle année.

Voici trois applications de comptabilité pour petites entreprises qui facilitent la création et la publication d'écritures de journal.

1. AccountEdge Pro

AccountEdge Pro est une application de bureau qui offre également une connectivité à distance. AccountEdge Pro convient parfaitement aux petites entreprises en pleine croissance qui recherchent une application de comptabilité capable de se développer avec elles.

Particulièrement bien adapté aux détaillants et aux vendeurs en ligne, AccountEdge Pro offre une intégration avec Shopify et UPS Shipping.

AccountEdge Pro n'inclut pas de flux bancaire, mais vous pouvez télécharger votre relevé bancaire pour le rapprochement dans l'application. L'écran de saisie des comptes dans AccountEdge Pro vous permet d'enregistrer facilement des écritures de journal, avec une option disponible pour rendre une écriture de journal récurrente, ainsi que la possibilité d'annuler une écriture de journal du mois précédent pour des éléments tels que les régularisations.

Un champ mémo est également disponible pour vous permettre de saisir une description de l'écriture au journal.

AccountEdge propose quatre forfaits :Basic, Pro, Priority Zoom et Priority ERP, avec des prix à partir de 149 $ par an.

2. Comptabilité Sage 50cloud

Sage 50cloud Comptabilité est considérée comme une application hybride, offrant une installation sur site ainsi qu'un accès à distance à l'application à l'aide de Microsoft 365.

Sage 50cloud Comptabilité propose des plans adaptés aux bureaux d'une seule personne ainsi qu'aux entreprises nécessitant une capacité multi-utilisateurs, l'édition Quantum prenant en charge jusqu'à 40 utilisateurs.

Vous pouvez facilement créer des écritures de journal dans Sage 50cloud Comptabilité en accédant à l'écran Écriture de journal général, où vous pouvez entrer les détails de votre transaction, y compris un code de transaction unique et une description de l'écriture de journal.

Vous pouvez également contrepasser une transaction en cliquant sur la case Contrepasser une écriture au journal en haut de l'écran.

Sage 50cloud Comptabilité propose trois forfaits :Comptabilité, Comptabilité Premium et Comptabilité Quantique, avec des prix commençant à 278,95 $ par an.

3. QuickBooks en ligne

Conçu à l'origine pour les très petites entreprises, QuickBooks en ligne continue d'ajouter des caractéristiques et des fonctionnalités, ce qui en fait également un bon choix pour les entreprises en croissance.

Disponible en quatre plans, avec un plan pour les travailleurs indépendants également disponible, les fonctionnalités sont très axées sur le plan, avec de nombreuses fonctionnalités que l'on ne trouve que dans les plans les plus chers.

QuickBooks en ligne offre des fonctionnalités telles que les flux bancaires automatiques, qui réduiront considérablement le nombre d'écritures de journal à créer.

Lorsque vous devez créer une écriture de journal, vous pouvez le faire facilement, avec QuickBooks en ligne attribuant automatiquement un numéro de référence à toutes les écritures de journal. Un champ de description et un champ mémo sont disponibles pour détailler à quoi sert l'entrée.

QuickBooks en ligne vous permet également de supprimer une écriture de journal publiée précédemment, mais afin de conserver une piste d'audit, toute écriture de journal publiée par erreur doit être annulée et non supprimée.

QuickBooks en ligne propose quatre plans réguliers :Simple Start, Essentials, Plus et Advanced, ainsi qu'un plan pour les travailleurs indépendants disponible pour les pigistes, avec des prix commençant à 10 $ par mois pendant les trois premiers mois.

Les écritures de journal font partie du processus de comptabilité financière

Si vous avez fait le choix d'utiliser un logiciel de comptabilité, les écritures de comptabilité financière deviennent rares, les écritures de journal typiques n'étant faites que pour saisir les charges à payer, les ajustements de fin de mois et les dépenses d'amortissement.

À son tour, votre application logicielle de comptabilité gère le gros du travail, en créant automatiquement des écritures de journal lors du traitement des transactions financières, en augmentant la précision et en réduisant votre charge de travail.

Si vous souhaitez en savoir plus sur d'autres applications de comptabilité pour petites entreprises, n'oubliez pas de consulter nos avis sur les logiciels de comptabilité pour petites entreprises.