Un guide pour débutants sur les bases de la comptabilité

Il peut souvent être difficile de garder les différents termes utilisés dans la comptabilité des petites entreprises. Dans ce guide, The Ascent décompose les bases pour vous aider à maîtriser ces termes.

Ce guide est conçu pour vous simplifier le processus de comptabilité, en vous fournissant les bases, de la configuration appropriée de tous vos comptes à la raison pour laquelle il est important d'enregistrer rapidement les transactions.

Voici les bases de la comptabilité que vous devez connaître :

• Se familiariser avec et configurer votre plan comptable.
• Commencez à enregistrer toutes vos transactions financières.
• Rapprocher les comptes bancaires.
• Fermer le mois et exécuter les états financiers.

Présentation :Qu'est-ce que la comptabilité ?

En termes simples, la comptabilité est l'enregistrement des transactions financières d'une entreprise. Toute transaction ayant des implications financières doit être enregistrée par un comptable. Cela semble assez simple, n'est-ce pas ?

Cependant, pour le novice, l'introduction d'un vocabulaire spécifique à la comptabilité et des règles qui régissent les processus de comptabilité appropriés peut être écrasante.

Comptable vs aide-comptable :quelle est la différence ?

Bien que le travail de comptable puisse sembler similaire (ou identique) à celui de comptable, ils ne sont similaires qu'en surface. Un comptable enregistre toutes les transactions financières d'une entreprise, tandis que le travail d'un comptable consiste à interpréter et à analyser les données enregistrées par le comptable.

Bases de la comptabilité :les comptes que vous devez connaître

Il y a cinq comptes comptables que vous devez connaître et comprendre :

1. Actifs : Tout ce qui a de la valeur dans votre entreprise est considéré comme un atout. Cela inclut les liquidités sur vos comptes bancaires, vos comptes débiteurs (A/R), le solde (puisqu'il s'agit de l'argent qui vous est dû par les clients), ainsi que l'inventaire, les ordinateurs et le mobilier.
2. Passifs : Toutes les dettes dues par votre entreprise sont considérées comme des dettes, telles que le solde de vos comptes fournisseurs (A/P) (puisque c'est ce qui est dû aux fournisseurs), ainsi que tout prêt que l'entreprise doit.
3. Revenus : Les revenus, également appelés revenus, correspondent simplement aux sommes d'argent gagnées par votre entreprise, que ce soit grâce aux produits vendus ou aux services rendus.
4. Dépenses : Nous connaissons tous les dépenses. Votre facture d'électricité, les salaires de vos employés et votre déjeuner de travail avec un client potentiel sont tous considérés comme des dépenses.
5. Équité : Lorsque vous soustrayez les passifs de votre entreprise des actifs de votre entreprise, vous obtenez des capitaux propres, qui reflètent votre intérêt financier dans l'entreprise.

Vous devez également comprendre ce que sont les débits et les crédits avant de pouvoir commencer à saisir des transactions. Toute transaction enregistrée dans votre registre ou votre logiciel de comptabilité sera un débit ou un crédit.

Si vous utilisez la comptabilité en partie double, ce qui est recommandé, vous aurez une écriture de crédit correspondante pour toute écriture de débit que vous effectuez, et vice versa.

Type de compte	Pour augmenter l'équilibre	Pour diminuer le solde
Actifs	Débit	Avoir
Passif	Avoir	Débit
Chiffre d'affaires	Avoir	Débit
Dépenses	Débit	Avoir
Équité	Avoir	Débit

Les débits sont enregistrés sur le côté gauche d'un grand livre comptable, tandis que les crédits sont enregistrés sur le côté droit du grand livre.

Une écriture de débit peut augmenter le solde de certains comptes, tandis qu'une écriture de crédit peut augmenter le solde d'autres comptes. Il vous sera utile de comprendre ce principe avant de publier des transactions.

Comment gérer la comptabilité de votre petite entreprise

Il y a quelques choses que vous devez faire pour commencer la comptabilité de votre entreprise. Ces étapes sont décrites ci-dessous.

Étape 1 :Familiarisez-vous avec votre plan comptable et configurez-le

Votre plan comptable est l'épine dorsale de votre entreprise et est une nécessité pour enregistrer correctement les transactions. Bien que vous puissiez certainement acheter un grand livre dans un magasin de fournitures de bureau, gardez à l'esprit qu'il est beaucoup plus facile de configurer votre plan comptable si vous utilisez un logiciel de comptabilité, tel que Wave.

La plupart des logiciels conçus pour les propriétaires uniques et les petites entreprises incluront un plan comptable par défaut, vous n'aurez donc pas à en créer un à partir de zéro.

Gardez à l'esprit que dans la plupart des cas, vous pouvez modifier le plan comptable pour mieux l'adapter à votre entreprise. C'est aussi une bonne idée de se familiariser avec les comptes inclus dans votre plan comptable, ce qui vous facilitera grandement la tâche lorsque vous commencerez à saisir des transactions financières.

Étape 2 :Commencer à enregistrer les transactions financières

Toutes les transactions que vous effectuez doivent être enregistrées, soit dans votre grand livre, soit dans votre logiciel de comptabilité.

Ce processus peut être aussi simple que de préparer une facture pour un client afin de configurer votre facture d'électricité à payer. L'un des avantages de l'utilisation d'un logiciel est que les débits et les crédits impliqués dans la création d'une facture sont tous gérés en arrière-plan.

Par exemple, si vous préparez et envoyez une facture d'un montant de 150 $ à John Brown pour consultation, vous devrez enregistrer cette information dans une écriture de journal.

Date	Compte	Débit	Crédit
25/10/2019	Comptes clients	150 $
25/10/2019	Chiffre d'affaires/Revenu		150 $

Lorsque John Brown paie la facture et que le paiement est enregistré, l'entrée correcte sera celle affichée ci-dessous. Vous remarquerez que le compte client, qui a été débité lors de la première saisie, sera crédité (réduit) car la facture a été payée.

Date	Compte	Débit	Crédit
31/10/2019	Espèces	150 $
31/10/2019	Comptes clients		150 $

Étape 3 :Rapprochez vos comptes bancaires

Traditionnellement, vous deviez attendre de recevoir votre relevé bancaire mensuel et concilier les transactions sur le relevé avec celles affichées dans votre grand livre ou votre logiciel de comptabilité. Le but d'un rapprochement mensuel est de voir quels chèques sont encore en circulation, de comptabiliser toutes les transactions bancaires et d'ajouter des frais supplémentaires tels que les frais de compte.

Le rapprochement vous fournit un solde de trésorerie précis, ce qui peut être particulièrement important pour les petites entreprises dont les flux de trésorerie sont limités.

L'un des avantages de l'utilisation d'un logiciel de comptabilité est qu'une grande partie du processus de rapprochement se fait simplement en liant vos comptes bancaires au logiciel de votre choix. Cela permet un rapprochement quotidien ou hebdomadaire facile, ce qui simplifie considérablement le processus de fin de mois.

Si vous choisissez de ne pas lier votre logiciel à votre banque, vous devrez rapprocher vos comptes manuellement. Quelle que soit la manière dont vous procédez, il est important de terminer le processus régulièrement.

Étape 4 :Clôturez le mois et exécutez les états financiers

Une fois vos comptes bancaires rapprochés et tous les ajustements effectués dans l'outil d'enregistrement de votre choix, vous souhaiterez clôturer le mois et imprimer les états financiers.

Si vous utilisez un grand livre manuel, vous devrez fermer chaque compte individuel et les combiner dans les types de compte appropriés - un processus fastidieux qui plaide fortement en faveur de l'utilisation d'un logiciel de comptabilité, qui complète ce processus automatiquement.

De nombreux produits plus récents n'ont pas de processus de clôture de fin de mois spécifique, mais vous permettent de choisir une date limite pour saisir les transactions et préparer les états financiers qui refléteront avec précision les soldes de ce mois.

Les rapports financiers sont une partie importante du processus de comptabilité, car les relevés vous fournissent une vue précise de la santé financière de votre entreprise, qui peut être partagée avec votre comptable ou CPA.

Les trois états financiers de base comprennent :

1. Solde feuille : Un bilan présente les actifs, les passifs et les capitaux propres de votre entreprise à une date donnée.
2. Revenu déclaration : Les états des résultats peuvent être particulièrement utiles pour les petites entreprises, car ils affichent le revenu net sur une période donnée.
3. Flux de trésorerie déclaration  : les états des flux de trésorerie indiquent les entrées et les sorties de trésorerie au cours d'une période donnée.

Devez-vous utiliser un logiciel de comptabilité pour votre comptabilité ?

En tant que propriétaire unique, indépendant ou propriétaire d'une petite entreprise, vous pouvez choisir d'utiliser un grand livre manuscrit traditionnel, un tableur ou un logiciel de comptabilité.

Rester avec un stylo et du papier si :

• Vous n'avez pas d'ordinateur et vous ne voulez pas en acheter un.
• Vous n'avez pas accès à Internet.
• Votre entreprise ressemble plus à un passe-temps.

Utilisez un logiciel de comptabilité si :

• Vous voulez une image précise de votre entreprise. Bien que les logiciels de comptabilité puissent sembler intimidants pour ceux qui n'ont aucune expérience en tenue de livres ou en comptabilité, de nombreux produits sont conçus spécifiquement pour les débutants en finance.
• Vous souhaitez consacrer moins de temps à la tenue de dossiers et plus de temps à votre entreprise. Au lieu de tout écrire et d'avoir à rapprocher manuellement tous vos livres et comptes, l'utilisation d'un logiciel de comptabilité vous permet de passer moins de temps à suivre vos transactions, ce qui vous laisse plus de temps à consacrer à votre entreprise.
• Vous souhaitez développer votre activité. Le suivi de plusieurs registres et le maintien de l'exactitude prennent du temps. Par conséquent, si vos plans incluent la croissance de votre entreprise, vous devrez utiliser un logiciel de comptabilité.

Trouver la bonne méthode de comptabilité pour vous

Si vous êtes en affaires, que ce soit en tant que pigiste, propriétaire unique ou propriétaire d'une petite entreprise, vous devez être en mesure de facturer vos clients, de suivre vos dépenses et de savoir exactement à quel point votre entreprise est financièrement stable. La meilleure façon d'y parvenir est d'utiliser un logiciel de comptabilité.