Comment enregistrer les paiements en comptabilité ?

L'enregistrement des paiements dans la comptabilité peut autrement être appelé « comptes à payer, ” qui signifie le montant total qu'une entreprise donnée doit à des entreprises ou à des fournisseurs pour des produits ou des services. Par ailleurs, le solde des comptes fournisseurs est reflété dans le bilanBilanLe bilan est l'un des trois états financiers fondamentaux. Les états financiers sont essentiels à la fois à la modélisation financière et à la comptabilité., spécifiquement dans la section des passifs courants, et comprend toutes les factures qui doivent être payées.

Par exemple, une entreprise qui vient d'acheter ses fournitures de bureau à l'entreprise B et a reçu une facture de 500 $ devrait enregistrer le montant dans son grand livre auxiliaire des comptes créditeurs et le payer au plus tard à la date d'échéance pour améliorer sa trésorerie et éviter les pénalités de retard.

Comptes fournisseurs et comptes clients

Les comptes créditeurs et débiteurs sont des concepts comptables utilisés dans la comptabilité d'exercice pour enregistrer les transactions lorsque les espèces ne sont pas échangées. Comptes à payerComptes à payer Les comptes à payer sont un passif encouru lorsqu'une organisation reçoit des biens ou des services de ses fournisseurs à crédit. Les comptes créditeurs sont enregistrés par une entreprise lorsqu'elle achète des biens et services à crédit et effectuera le paiement dans une période future. Les comptes créditeurs sont considérés comme des passifs courants de la société.

Comptes clientsComptes clientsLes comptes clients (AR) représentent les ventes à crédit d'une entreprise, qui n'ont pas encore été récupérés auprès de ses clients. Les entreprises permettent c'est le contraire, car c'est là qu'une entreprise enregistre la vente de ses biens ou services à une autre mais n'a pas encore collecté de fonds. Les comptes débiteurs sont considérés comme des actifs courants de la société d'enregistrement.

Exemple de comment enregistrer un paiement dans la comptabilité

Disons qu'une entreprise appelée Bags Unlimited a vendu 100 sacs en nylon à l'entreprise B, et les deux sociétés ont convenu d'une certaine date d'échéance de paiement. Bags Unlimited envoie sa factureDocuments sourcesLa trace papier des transactions financières d'une entreprise est appelée en comptabilité comme documents sources. Si les chèques sont écrits pour être et écrit la date d'échéance comme le 15 décembre, comme convenu par les deux parties. Il enregistre la transaction comme un compte débiteur tandis que la société B l'enregistre comme un compte créditeur.

Les comptes fournisseurs sont-ils un débit ou un crédit ?

La question ci-dessus confond certains en raison de la terminologie utilisée en comptabilité. Par exemple, les comptes créditeurs sont considérés comme une dette d'une entreprise car ils impliquent l'achat de biens à crédit. Cependant, en comptabilité en partie double, une augmentation des comptes créditeurs est toujours enregistrée comme un crédit.

Le solde créditeur des comptes créditeurs représente le montant total qu'une entreprise doit à ses fournisseurs. Une fois la facture reçue, le montant dû est enregistré, ce qui augmente par conséquent le solde créditeur.

Lorsque la facture est payée, le montant est inscrit au débit du compte créditeur; Donc, baisse du solde créditeur. Plus les comptes créditeurs sont élevés, plus son solde créditeur est élevé, et plus les comptes créditeurs sont bas, plus son solde créditeur est bas.

Le processus des comptes fournisseurs

Le processus des comptes fournisseurs semble être une tâche facile, mais cela implique un examen très minutieux des factures car la moindre erreur peut entraîner des pertes énormes pour une entreprise. En réalité, toutes les entreprises, surtout les grands et les plus anciens, besoin d'adopter un système automatisé de comptes fournisseurs pour s'assurer que le processus suivant est exécuté avec précision.

1. Réception d'une facture

La première étape est la réception de la facture, qui peut être fait par divers canaux tels que par courrier électronique, fax, ou coursier.

2. Transférer à la bonne personne

Parce qu'il peut arriver simplement par courrier ou via l'e-mail de l'entreprise, il doit être transmis à la personne appropriée, qui peut être le comptableComptableUn comptable joue un rôle très crucial dans une organisation, qu'il s'agisse d'une multinationale ou d'une petite domestique., directeur, comptableComptableLe travail principal d'un comptable est de maintenir et d'enregistrer les événements financiers quotidiens de l'entreprise. Un comptable est responsable de l'enregistrement et du maintien des transactions financières d'une entreprise, comme les achats, dépenses, chiffre d'affaires, factures, et les paiements., ou le spécialiste des comptes fournisseurs, s'il existe un tel poste.

3. Saisie des détails

Une fois qu'il atteint les mains de la bonne personne, les détails de la facture sont ensuite saisis dans un fichier tel qu'un tableur ou un système comptable, qui est sauvé.

4. Approbation des factures

L'approbation des factures est très cruciale. Idéalement, avant que les paiements ne soient effectués, chaque facture doit faire l'objet d'un examen rigoureux pour s'assurer que toutes les factures sont valides et autorisées. En réalité, il y a plusieurs points qui doivent être vérifiés spécifiquement, comprenant:

• Pré-approbation de la dépense ou du bon de commande émis par l'entreprise
• L'arrivée des marchandises achetées avant le paiement est à effectuer
• La singularité de la facture
• Contrats et accords avec les fournisseurs

5. Émission de chèques

Une fois les étapes terminées et la facture vérifiée, le comptable crée les chèques et précise le montant à payer sur chaque chèque. Ils sont scellés dans des enveloppes, étiqueté avec les adresses appropriées, et envoyé aux destinataires prévus.

Les étapes ci-dessus sont dans un système de comptes fournisseurs manuel. Parce que c'est très fastidieux et chronophage, avec une forte probabilité d'erreurs, un système automatisé est fortement recommandé.

Caractéristiques d'un système de comptabilité fournisseurs bien géré

Un processus précis de comptes fournisseurs se traduit par des états financiers précis qui mènent finalement au succès d'une entreprise. Un système de comptes fournisseurs bien géré présente les caractéristiques suivantes.

• Les factures légitimes sont traitées, non seulement avec précision, mais aussi en temps opportun.
• Les factures sont enregistrées dans les bons comptes.
• Les dépenses non traitées sont ajustées.

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