Qu'est-ce que l'automatisation des points d'accès et comment fonctionne-t-elle ?

Comme la plupart des équipes financières le savent trop bien, un processus manuel de comptes fournisseurs peut être fastidieux et sujet aux erreurs. Travailler sur des piles de factures papier, contacter individuellement les approbateurs concernés et envoyer les chèques est non seulement lent, elle ouvre l'entreprise à la fraude et rend les audits pénibles.

La technologie d'automatisation des comptes fournisseurs (automatisation AP) vise à fournir un manière rapide et précise de gérer ce processus financier de back-end. En éliminant les processus manuels et les piles de papier, L'automatisation AP peut améliorer vos relations avec les fournisseurs et les partenaires tout en économisant du temps et de l'argent, réduire les jours de soldes impayés (DSO), améliorant ainsi la trésorerie.

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Qu'est-ce que l'automatisation des comptes fournisseurs (automatisation AP) ?

La technologie d'automatisation AP automatise les étapes de routine telles que la réception des factures, codage, acheminement pour approbation, paiement et rapprochement. Vous rencontrerez peut-être le terme de traitement « sans contact », ce qui signifie généralement que l'automatisation des points d'accès élimine le besoin de saisir manuellement des données à n'importe quelle étape, bien que les approbateurs puissent encore avoir besoin de signer les paiements avec un clic de souris.

Le logiciel d'automatisation AP fournit généralement également des tableaux de bord et des outils d'analyse qui vous aident à gérer le processus AP et à diagnostiquer les problèmes. Parce que toutes les données des comptes fournisseurs sont numérisées et stockées dans un seul système, il est plus facile de rechercher et de vérifier les informations.

Comment fonctionne l'automatisation des comptes fournisseurs ?

Le logiciel d'automatisation AP convertit les factures de vos fournisseurs dans un format numérique standard, puis les fait passer par un flux de travail numérique qui culmine avec le paiement des fournisseurs.

Au début de ce processus, L'automatisation AP utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour extraire des informations des factures. Certains produits utilisent l'apprentissage automatique pour reconnaître les modèles au fil du temps et améliorer la précision; par exemple, ils peuvent suggérer des codes spécifiques du grand livre général ou un routage d'approbation basé sur l'expérience passée. En personnalisant les règles pour votre entreprise, tels que les écarts acceptables ou les hiérarchies d'approbation, vous pourrez peut-être éliminer le besoin d'une intervention manuelle pour la plupart des factures.

Pourquoi automatiser les comptes fournisseurs ?

Il existe de nombreuses raisons d'automatiser AP. Certaines impliquent un retour sur investissement tangible et rapide. En réduisant le besoin d'effort manuel, L'automatisation des points d'accès peut réduire vos coûts de traitement. Cela peut également vous aider à faire évoluer AP plus facilement à mesure que votre entreprise se développe en réduisant le besoin d'embaucher plus de personnes.

L'automatisation AP fournit également des outils qui peuvent vous aider à gérer plus étroitement les paiements et les flux de trésorerie. En rendant le processus de paiement plus rapide et plus fluide, L'automatisation des points d'accès peut également augmenter votre capacité à saisir les remises de paiement des fournisseurs.

D'autres avantages incluent moins de fraude, moins d'erreurs et des audits plus fluides.

Principales tâches des comptes fournisseurs à automatiser

Les tâches AP susceptibles de bénéficier le plus de l'automatisation sont celles où vous pouvez réduire le temps de traitement ou augmenter la précision, ce qui permet d'économiser de l'argent. Par rapport au traitement manuel, L'automatisation des points d'accès peut grandement améliorer les étapes suivantes :

• La saisie des données. L'automatisation de la capture des données de tous les documents source est plus rapide et moins sujette aux erreurs que la saisie manuelle des données.
• Rapprochement des factures . Les factures peuvent être automatiquement rapprochées des pièces justificatives, comme les bons de commande et les documents de réception (matching triple). Cette correspondance automatique est plus rapide et plus précise que la correspondance manuelle, en particulier pour les entreprises qui, autrement, pourraient avoir à faire correspondre des documents stockés à différents endroits.
• Codage des factures . Vous pouvez établir des règles qui définissent automatiquement le bon code du grand livre pour chaque facture, éliminant le temps et les incohérences inhérents au codage manuel.
• Routage d'approbation . Le routage électronique vers tous les approbateurs nécessaires est plus rapide que l'envoi manuel de documents à chacun d'eux, et il offre également un meilleur suivi tout au long du flux de travail.

Comment automatiser les comptes fournisseurs ?

Les entreprises appliquent généralement un logiciel d'automatisation AP en mettant en œuvre un logiciel AP, soit dans un modèle de logiciel en tant que service, où l'application est hébergée dans le cloud, ou sur place, pour les entreprises qui préfèrent héberger et gérer leurs propres systèmes.

Une fois le système en place, le personnel financier ainsi que les approbateurs doivent être formés, et cela vaut la peine de passer du temps à configurer des règles afin que vous puissiez automatiser autant d'étapes que possible. Et bien que le processus AP soit assez standard, les entreprises peuvent avoir des exigences uniques dont vous voudrez vous assurer que la solution peut s'adapter à ces flux de travail. Cela fournira le meilleur retour sur investissement.

Quels sont les avantages de l'automatisation des points d'accès ?

L'automatisation des points d'accès peut également apporter des avantages non seulement au groupe financier, mais à l'ensemble de l'organisation :

• Il est moins nécessaire de stocker du papier et de payer les frais de port et de livraison.
• Moins d'erreurs manuelles réduisent la nécessité pour plusieurs départements de passer du temps à enquêter sur les problèmes et à traiter les plaintes des fournisseurs.
• Les audits et les efforts de conformité sont plus faciles. Les fonctionnalités de sécurité et de responsabilité intégrées peuvent signaler les activités suspectes, aider à détecter la fraude.
• Payer rapidement et de manière prévisible peut améliorer votre réputation et vous aider dans vos futures négociations avec les fournisseurs.
• Le personnel peut être redéployé pour des tâches à plus forte valeur ajoutée, telles que l'analyse des données de paiement, au lieu de passer leur temps à saisir manuellement des données.

Comment sélectionner un logiciel AP ?

La sélection du bon logiciel d'automatisation AP pour votre entreprise doit comprendre les quatre étapes suivantes :

• Planification. Constituez une équipe interfonctionnelle capable de définir les objectifs de votre entreprise en matière d'automatisation des points d'accès.
• Rassemblement des exigences. Votre service AP documente le fonctionnement de votre traitement actuel des comptes fournisseurs et crée une liste des exigences pour une solution d'automatisation AP. A la fin de cette étape, vous créez une demande de proposition (RFP) et l'envoyez à des fournisseurs sélectionnés qui répondent aux critères.
• Évaluation du fournisseur . Vous évaluez les propositions des fournisseurs qui répondent à votre RFP, examiner les aspects de leurs solutions proposées, telles que les fonctionnalités, les coûts et l'approche de mise en œuvre.
• La sélection des fournisseurs . Vous approfondissez pour découvrir exactement dans quelle mesure les fournisseurs les plus prometteurs répondent à vos exigences ; cela peut impliquer l'élaboration de documents de découverte détaillés et la demande de démonstrations. Puis, sélectionnez votre fournisseur.

Automatisation des comptes fournisseurs avec NetSuite

La solution de comptes fournisseurs de NetSuite aide les entreprises à gagner du temps, améliorez le contrôle et augmentez la productivité en automatisant le traitement et le paiement des factures. Par exemple, le logiciel peut minimiser le temps et les efforts requis pour traiter les factures en éliminant la saisie manuelle et en calculant automatiquement les remises. Il gère automatiquement le traitement des exceptions en cas de non-concordance entre les factures et les bons de commande. NetSuite fournit également des informations en temps réel sur l'ensemble du processus des comptes fournisseurs afin de réduire le risque de perte de factures ou de paiements frauduleux de factures.