Comment la Business Intelligence est utilisée en comptabilité aujourd'hui

Une équipe comptable à la fois axée sur les données et proactive peut être carrément transformatrice. Et les directeurs financiers l'ont compris :l'enquête de Brainyard sur l'hiver 2021 auprès d'environ 150 chefs de file de la finance et des affaires de divers secteurs montre une stabilité, une demande soutenue pour une utilisation plus efficace des données, s'il faut identifier des domaines d'économies, évaluer les opportunités d'investissement ou fournir de meilleurs rapports et indicateurs de performance clés (KPI).

Les professionnels de la comptabilité qui tirent parti de la Business Intelligence (BI) ne bénéficient pas seulement d'une productivité et d'une précision accrues. Ils acquièrent les connaissances nécessaires pour prendre ces décisions plus éclairées et sont mieux à même de contribuer au succès en fournissant les bonnes données au bon moment aux bonnes personnes, qu'il s'agisse de parties prenantes internes ou de clients.

Qu'est-ce que l'intelligence d'affaires ?

La Business Intelligence est une pratique axée sur la technologie consistant à analyser des données en développant des indicateurs de performance clés (KPI) et en surveillant les performances pour éclairer la prise de décision. BI fournit des données historiques, des vues actuelles et prédictives des opérations commerciales dans un format facile à comprendre, interactif, visualisations de données. Les organisations utilisent des logiciels de business intelligence pour analyser les données et informer les mesures de performance, tels que financiers, Ventes, les KPI marketing ou opérationnels. Avec BI, les entreprises peuvent suivre de près les données financières, optimiser leurs chaînes d'approvisionnement et prendre de meilleures décisions sur tout, du marketing aux fusions et acquisitions.

Les fonctionnalités de BI sont centrées sur des fonctionnalités intégrées, des tableaux de bord personnalisables qui permettent un reporting et une analyse en temps réel basés sur une base de données centrale. Les décideurs peuvent identifier des exceptions, tendances et opportunités et explorez toute mesure ou transaction sous-jacente pour plus de détails.

Les systèmes d'intelligence d'affaires permettent à l'ensemble de l'organisation de prendre de meilleures décisions en analysant de très gros volumes de données provenant de tous les secteurs d'activité. Recherchez un système évolutif qui permet un accès mobile depuis l'endroit où les gens travaillent et qui fournit une gamme de connecteurs et d'intégrations pour vos applications afin que vous puissiez extraire toutes les données nécessaires pour analyser les KPI que votre organisation considère importants.

Pourquoi la Business Intelligence est-elle vitale en comptabilité ?

Le logiciel de gestion financière compatible BI rend les professionnels de la comptabilité plus productifs et minimise les erreurs en automatisant la collecte et l'analyse des données. Une fois que les directeurs financiers ont déterminé quels KPI sont importants, La BI maintient ces métriques à jour et facilement disponibles dans les tableaux de bord.

Par exemple, un tableau de bord des flux de trésorerie pourrait montrer en un coup d'œil votre cycle de conversion de trésorerie actuel, rapports rapides et actuels, Des jours de soldes incroyables, le chiffre d'affaires des comptes créditeurs et débiteurs et d'autres KPI par rapport aux périodes historiques. Et le tableau de bord fournirait des mises à jour continues.

Les équipes comptables qui ne compilent pas manuellement ces données peuvent passer du temps à les interpréter et à partager des informations avec leurs collègues.

La Business Intelligence est-elle liée à la comptabilité ? Comment?

Une comptabilité efficace est cruciale pour le succès d'une entreprise, et l'intelligence d'affaires peut aider à promouvoir la réussite comptable. Regardons un exemple de la façon dont nous pouvons tracer une ligne droite entre l'utilisation de la BI par une équipe comptable et un gain commercial.

Si vous êtes un détaillant vendant des produits et que vous n'avez plus d'article populaire, les clients cliqueront sur le site d'un concurrent, il est donc fondamental pour les détaillants d'avoir le bon niveau de stock. Le taux de rupture de stock est un KPI qui aide à l'analyse des stocks - il mesure la fréquence à laquelle un article commandé par un client est indisponible.

Prenez le détaillant fictif d'articles de sport VolleyTech. Le début de la saison de football au printemps apporte une demande de crampons, et les marchandiseurs VolleyTech savent que les chaussures d'un fabricant britannique se vendent rapidement chaque année, conduisant à des clients déçus. Ils poussent pour commander des paires supplémentaires dans les tailles les plus populaires, mais la direction rechigne.

Réfléchir aux raisons pour lesquelles le détaillant ne voulait pas commander suffisamment pour éviter les ruptures de stock, l'un des facteurs pourrait être l'incertitude concernant les flux de trésorerie. VolleyTech a du mal à projeter ses revenus, alors il choisit de courir serré, stratégie de commande juste à temps qui accepte que certains articles soient en rupture de stock pour économiser sur les coûts, comme le stockage, frais d'expédition et d'importation. Plus, ce fabricant, Vêtements de football britanniques, sait que ses crampons sont populaires, il peut donc exiger des acomptes sur les commandes de petits détaillants comme VolleyTech. Cela immobilise des fonds qui pourraient être nécessaires pour les opérations ou la paie.

Avec l'intelligence d'affaires, Les comptables de VolleyTech peuvent effectuer des analyses et des prévisions approfondies des flux de trésorerie. L'équipe peut prendre des contributions, comme les dépenses d'exploitation et d'investissement prévues, des données historiques sur les ventes et les taux de rupture de stock, les soldes prévisionnels des comptes débiteurs et créditeurs, et même extraire des sources de données externes, comme les prévisions météorologiques à long terme pour les meilleurs mois d'achat de crampons dans les endroits où VolleyTech a des magasins. Avec ces informations, l'entreprise peut trouver qu'elle peut investir davantage dans l'inventaire. Cela rend les clients heureux et peut lui valoir un statut de partenaire plus privilégié avec U.K. FootballWear.

Puis-je utiliser des tactiques de BI en comptabilité ?

L'utilisation tactique de la BI en comptabilité augmentera le statut de l'équipe en tant que conseiller stratégique de confiance, comme le montre l'exemple ci-dessus. Les outils de business intelligence donnent également aux comptables, y compris les professionnels de la comptabilité externalisés, la capacité de quantifier leur propre valeur au sein de l'entreprise ou pour les clients.

Pensez aux KPI que les dirigeants utilisent pour évaluer l'efficacité de leurs services comptables. Par exemple, un bon DSO, ou jours de soldes en souffrance, montre que les comptables collectent effectivement les fonds dus par les clients. Mais creuse plus profondément, et vous verrez que les recouvrements rapides reposent sur une négociation efficace des conditions de paiement, et sur le groupe des comptes clients en gérant étroitement le crédit accordé aux clients et en recouvrant les créances impayées avec peu de radiations.

Les tableaux de bord de Business Intelligence aident les comptables à améliorer les ratios DSO en, par exemple, mise en place d'alertes pour signaler les clients qui paient plus lentement et qui pourraient donc ne plus être solvables.

BI signifie moins d'erreurs et une documentation plus complète, ce qui améliore la performance des audits. Il permet aux comptables d'expliquer des concepts financiers complexes aux utilisateurs professionnels en générant des graphiques et des visualisations faciles à lire, et il permet aux équipes comptables de travailler plus efficacement en automatisant les tâches manuelles.

Tactique? Bien sûr, mais en somme, un avantage stratégique.

Comment utiliser la BI pour influencer et améliorer la comptabilité

L'utilisation réussie de la BI pour influencer et améliorer la fonction comptable dépend de la rapidité avec laquelle un utilisateur final peut accéder aux données et les convertir en compréhension ou en informations qui permettent une utilisation plus précise, prise de décision en temps opportun qui conduit à une rentabilité accrue et à la réussite de l'entreprise.

Lors de l'évaluation de votre programme, demandez :Comment les capacités de Business Intelligence sont-elles réellement utilisées ? Disposons-nous de tableaux de bord et de données qui favorisent nos objectifs comptables, la vision à long terme et la stratégie globale de l'organisation ?

Regardez aussi ces sept domaines.

Améliorer les informations

Les plateformes de Business Intelligence permettent aux équipes comptables de rassembler des données disparates et de communiquer des informations d'une manière qui peut offrir un « moment aha ».

Prenez notre détaillant d'articles de sport. L'analyse de la vente au détail axée sur la BI peut utiliser les données sur le comportement d'achat et les tendances de la vente au détail pour montrer que les jeunes footballeurs sont intéressés par la compétition toute l'année, et que des ligues de football en salle voient le jour dans quelques États du nord où VolleyTech opère. Les crampons ne conviennent pas à l'intérieur, les marchands peuvent donc se déplacer rapidement pour trouver des chaussures abordables dans des tailles et des conceptions adaptées aux données démographiques les plus intéressées par le jeu toute l'année. L'utilisation d'un logiciel de BI pour analyser les données d'inventaire aidera VolleyTech à créer un processus d'achat et de distribution pour amener ce stock dans des zones géographiques avec des installations intérieures et des ligues.

Améliorer les processus comptables

La BI améliore les processus comptables de manière évidente — en agrégeant les données, créer des tableaux de bord plus efficacement, une planification et une budgétisation améliorées — et dans des domaines moins apparents.

Par exemple, l'enquête Brainyard a montré que les chefs d'entreprise sont préoccupés par les effets des perturbations de la chaîne d'approvisionnement, les effets persistants de la pandémie et la pénurie de talents.

Les équipes comptables qui utilisent la BI dans leurs processus peuvent aider à résoudre tous ces problèmes :

• Meilleure visibilité sur les chaînes d'approvisionnement complexes se traduit par moins de perturbations, et la BI est une question de visibilité. Par exemple, les entreprises envisagent de délocaliser et de localiser leurs chaînes d'approvisionnement. C'est cher, bien que. Combien pouvez-vous dépenser en matières premières tout en restant rentable ? Quels effets les taux de change et les frais d'expédition ont-ils sur les coûts ?
• Les équipes comptables peuvent extraire des sources de données externes pour améliorer les prévisions et éclairer les décisions financières à mesure que l'économie se redresse. Par exemple, le site data.gov du gouvernement américain offre un accès gratuit à plus de 218, 000 jeux de données, y compris un certain nombre d'ensembles de données COVID-19, dont beaucoup peuvent être intégrés aux tableaux de bord BI.
• Répondre à une pénurie de talents est plus facile lorsque les entreprises peuvent embaucher sans se soucier de la proximité d'un bureau physique. Avec les outils de BI, la comptabilité peut décomposer les données pertinentes afin que toutes les équipes départementales puissent travailler sur leurs budgets d'effectifs et collaborer à distance à l'aide d'une base de données centrale. Cela améliore non seulement la communication entre les responsables comptables et les responsables du recrutement, mais peut également améliorer le processus de recrutement.

Visualisation des données comptables

La visualisation des données comptables est le processus de présentation des informations financières de manière dynamique, manière graphique. Des visualisations de données efficaces aident les décideurs à consommer beaucoup d'informations parfois complexes d'une manière perçue comme intuitive et holistique.

Il y a des avantages évidents à pouvoir visualiser les données, y compris ces idées « aha moment » dont nous avons discuté. Mais un avantage qui est souvent négligé est que, si vous rendez la consommation de données agréable, les décideurs et les parties prenantes concernées demanderont à la comptabilité de les aider à utiliser plus souvent les tableaux de bord. Cela peut entraîner des investissements dans de nouvelles sources de données et systèmes financiers avec BI intégré.

Améliorer la productivité

L'un des principaux avantages des avantages de productivité accrus des capacités de business intelligence dans les logiciels de comptabilité est de pouvoir évoluer sans avoir besoin d'ajouter des effectifs.

D'abord, les types et le volume de données et les demandes d'analyse et de rapports ont tendance à croître avec l'organisation. Avec un logiciel comptable compatible BI, de nouvelles sources de données peuvent être facilement ajoutées aux tableaux de bord. Et, la comptabilité peut mettre en place des tableaux de bord personnalisés et générer automatiquement des analyses, minimisant l'effort manuel.

Et bien sûr, La business intelligence permet d'automatiser de nombreux processus financiers. Disons qu'il faut des jours au service de comptabilité pour préparer des rapports financiers mensuels lors de l'utilisation d'outils traditionnels comme les feuilles de calcul. Avec un logiciel compatible BI, les tableaux et les graphiques peuvent être exportés pour réduire le temps nécessaire à la préparation des rapports financiers.

Prise de décision basée sur les données

Les professionnels de la comptabilité sont des champions naturels des données. Supposons qu'un responsable des marchandises chez VolleyTech ait le pressentiment que les clients dépenseraient plus pour une gamme de ballons de football certifiés équitables. Le marketing est d'accord et pense que l'ajout de cette ligne serait une opportunité de vente.

Comment la comptabilité pourrait-elle aider à quantifier cette intuition ?

Les tactiques pour appliquer la prise de décision basée sur les données aux hypothèses comprennent l'application de mesures de comptabilité analytique des stocks aux balles du commerce équitable les plus chères, aider à calculer le prix de revient majoré pour estimer un prix de vente et le comparer aux balles les plus chères actuellement stockées. Tous ces points de données peuvent aider les marchands à déterminer si un nouveau produit a un sens financier.

Analyse améliorée des produits et des revenus

Avec BI, finance peut compiler des données provenant de diverses sources dans des tableaux de bord personnalisés pour permettre une analyse approfondie qui permettra d'améliorer les produits et d'augmenter les revenus.

Par exemple, disons que les chefs d'entreprise doivent comprendre ce qui se cache derrière une réduction des revenus. puiser dans les données pertinentes, ils peuvent identifier des départements spécifiques, bureaux ou régions sous-performants. Ou, il peut y avoir d'autres facteurs, comme les nouveaux commerciaux qui n'ont peut-être pas assez de formation pour performer, ou une mise à niveau de produit qui a temporairement fait baisser les revenus.

Un domaine sur lequel se concentrer pourrait être le chiffre d'affaires total.

Le chiffre d'affaires est comptabilisé au compte de résultat du mois au cours duquel le produit ou service a été livré ou exécuté, selon les règles GAAP pour la comptabilisation des revenus. Par exemple, disons qu'un site VolleyTech décide d'offrir des cours de gardien de but en personne. Il inscrit 40 étudiants en juin, chacun payant 50 $ par session, et collecté 2 $, 500 en reçus. Mais il n'a tenu que 20 de ces sessions en juin. Il ne peut comptabiliser des revenus que pour ces 20 étudiants, réalisant un chiffre d'affaires comptabilisé pour 1 juin, 250. Le 1$ restant, 250 des sessions réservées pour juillet sont enregistrées en produits constatés d'avance. Étant donné que, est-il judicieux d'ajouter un autre instructeur pour doubler le nombre de cours disponibles dans un mois donné ? BI peut aider à modéliser l'ajout d'un autre instructeur par mois pour déterminer si cela a un sens financier ou non.

Amélioration de l'analyse des KPI

Indicateurs clés de performance, ou KPI, sont des mesures étroitement liées aux objectifs stratégiques de l'entreprise. Les dirigeants doivent identifier leurs indicateurs clés dès le début et revoir périodiquement cette liste d'indicateurs de performance clés en fonction des changements sur le marché, les conditions économiques ou l'entreprise elle-même.

Une fois la liste établie, les entreprises doivent se mettre d'accord sur les chiffres qui représentent le succès - et signaler des temps difficiles à venir.

Par exemple, notre fabricant de crampons au Royaume-Uni pourrait voir moins de commandes en provenance des pays de l'UE en raison du Brexit. Si son logiciel de finance et de comptabilité avait une BI intégrée, l'entreprise aurait pu identifier les clients à risque et travailler avec son FP&A (équipe de planification et d'analyse financières) pour exécuter des scénarios sur la façon dont elle pourrait encore atteindre ses objectifs de revenus, comme en offrant un rabais pour augmenter ses exportations vers les distributeurs américains.

Améliorez votre Business Intelligence avec NetSuite ERP

Adopter un logiciel avec BI intégré, tels que NetSuite Business Intelligence, peut offrir une meilleure transparence des performances de l'entreprise dans tous les départements. Les avantages d'un système unifié fourni avec un ERP incluent un entrepôt de données centralisé et une vue unique des clients, l'inventaire et les états financiers de plusieurs unités commerciales, sites et filiales.

Recherchez la possibilité de personnaliser les tableaux de bord et de fournir un accès à une variété de parties prenantes via un navigateur Web, y compris sur les appareils mobiles. Les équipes comptables occupées doivent rechercher des capacités de libre-service afin que les chefs de service puissent générer eux-mêmes des analyses et extraire toutes les données dont ils ont besoin pour prendre des décisions.

L'intelligence d'affaires est le complément parfait aux professionnels de la comptabilité axés sur les données. Il aide à éliminer les conjectures ou les opinions du processus de prise de décision en fournissant en temps réel, résultats factuels par rapport aux objectifs commerciaux. Lorsque ces résultats sont partagés dans toute l'entreprise, les décisions peuvent être prises plus rapidement. L'équipe comptable devient non seulement un partenaire commercial de confiance, mais dispose également des informations nécessaires pour améliorer les processus et les performances de l'entreprise.