Un regard sur les lettres de transmission

Lettres de transmission sont essentiellement des documents contenant des informations sur l'expédition ou le transport de certificats de sécurité. Typiquement, ils sont envoyés chaque fois qu'il y a un changement dans la propriété des titres. Vous trouverez ci-dessous certaines des caractéristiques les plus importantes d'une copie de transmission et pourquoi il s'agit d'une pièce jointe importante chaque fois que des titres sont transférés.

Importance des lettres d'envoi

Une lettre de transmission fournit des informations vitales concernant les titres expédiés. Dans certains cas, la lettre contiendra même des données très sensibles, tel qu'un mot de passe pour les dispositifs de stockage électroniques d'accompagnement. En fournissant des détails sur les titres transportés, une copie de transmission évitera également au destinataire de ne pas remarquer des faits importants pouvant affecter le traitement comptable, dépôt ou, tout au moins, identification correcte des documents de sécurité.

Fonction d'une copie de transmission

Typiquement, ce type de lettre est utilisé pour permettre aux parties concernées d'identifier et de vérifier facilement les titres expédiés. Ce type de communication écrite décrit spécifiquement la nature ou le type des documents transportés. Une lettre de transmission doit être rédigée de manière à donner un aperçu rapide des documents d'accompagnement. Il est important que le rédacteur indique le nombre de certificats contenus dans l'envoi.

Si les certificats de sécurité doivent être expédiés vers d'autres pays, il serait pratique que la lettre fournisse des détails plus clairs sur les documents. Cela aidera les agences gouvernementales affectées aux points de départ et d'entrée à vérifier le contenu de l'envoi.

Format accepté

Les lettres de transmission doivent être brèves et concises. Rappelez-vous toujours que le but premier de ce type de lettre est de présenter au destinataire les titres transmis. Le corps de la lettre décrit généralement les transactions sous-jacentes qui ont donné lieu au transfert de propriété et à l'expédition des certificats de sécurité.

En tant qu'auteur ou expéditeur, vous pouvez également souligner que le transport et la réception des titres signifieraient la réalisation d'objectifs fixés ou d'accords préalables. S'il y a des instructions spéciales adressées au destinataire, ces détails peuvent également être inclus dans la lettre. Cela est particulièrement vrai s'il existe des contrats d'accompagnement qui doivent être signés par la partie destinataire.

Moment approprié d'envoi d'une transmission

Il est très important que la lettre d'envoi soit envoyée avec les certificats de sécurité ou les documents qu'elle est censée présenter. L'envoi de la lettre avant ou après l'expédition des titres va à l'encontre de l'objectif même d'une copie de transmission.

Autres caractéristiques importantes des lettres d'envoi

Ne jamais inclure de détails techniques dans le corps de la lettre. Tenez-vous en à des informations simples et concises. En outre, n'oubliez pas d'ajouter les coordonnées qui permettront au destinataire d'entrer en contact avec vous ou tout représentant de l'entreprise. Si votre lettre contient d'autres instructions pour le destinataire, n'oubliez pas de spécifier une date d'échéance pour agir sur ces instructions. Dernièrement, la lettre d'envoi ne doit pas être physiquement ou littéralement jointe aux certificats de sécurité. Rappelez-vous toujours que la lettre est un document séparé.