16 principaux défis de la paie pour les petites entreprises et comment les résoudre

La plupart des entrepreneurs ne se lancent pas en affaires dans le but de passer leur temps à traiter la paie. Si vous êtes comme eux, vous préféreriez probablement vous concentrer sur la compétitivité de vos produits ou services et la satisfaction de vos clients. Cependant, la gestion de la paie est un aspect essentiel de la gestion de toute entreprise avec des employés, et il peut présenter une grande variété de défis. Il est essentiel de bien faire les choses :payer les employés de manière inexacte ou en retard peut sérieusement nuire au moral du personnel, et le non-respect des lois fiscales ou du travail peut entraîner des sanctions importantes.

Ce qui est important pour les teneurs de livres lors du traitement de la paie

Pour les comptables des petites entreprises, la gestion de la paie peut représenter une charge importante, d'autant plus qu'ils gèrent généralement également de nombreuses autres tâches comptables chaque jour. Lorsqu'il est manipulé manuellement, calcul des salaires, les impôts et autres retenues sur la paie peuvent être un processus fastidieux qui nécessite une grande précision pour s'assurer que les employés sont payés avec précision et que l'entreprise se conforme à toutes les réglementations.

Si les outils qu'ils utilisent pour gérer la paie ne sont pas intégrés à leur système comptable, ils devront saisir plusieurs fois les données de paie pour maintenir les comptes de l'entreprise à jour. Tout ce qui simplifie et automatise les tâches de traitement de la paie est susceptible d'être bien accueilli.

16 défis communs pour les petites entreprises et leurs solutions

Voici 16 des défis de paie les plus courants rencontrés par les petites entreprises, et leurs solutions.

1. Traitement manuel de la paie. Le traitement manuel avec des feuilles de calcul ou d'autres outils de base peut sembler une option bon marché, et il peut être adéquat pour les très petites entreprises. Mais cela prend du temps et est source d'erreurs, et la complexité et les risques augmentent à mesure que votre entreprise se développe et que vous ajoutez des employés. Il n'y a pas de mécanisme intégré pour éviter les erreurs, rester à jour avec les réglementations ou protéger les informations confidentielles. C'est pourquoi il est généralement logique pour les entreprises en croissance d'automatiser le processus à l'aide de la technologie d'un logiciel ou d'un fournisseur de services de paie.

2. Se tenir au courant des évolutions du droit du travail et de la réglementation. Ce serait bien si les lois et les règlements ne changent pas. Mais ils le font—et il y a le fédéral, réglementations nationales et locales à affronter. Si vous ne remarquez pas les changements réglementaires et calculez de manière incorrecte la rémunération ou les impôts des employés en conséquence, vous pourriez faire face à des amendes et des pénalités importantes. Les bons fournisseurs de solutions de paie doivent automatiquement se tenir au courant de l'évolution des réglementations, mais la formation régulière du personnel est également importante :vous ne voulez pas apprendre à la dure.

3. Tenue de registres. La tenue de dossiers précis est importante non seulement à des fins commerciales, mais également pour la conformité. La Fair Labor Standards Act (FLSA) exige que les enregistrements des revenus des employés soient conservés pendant au moins trois ans, par exemple. Même si vous avez un spécialiste de la paie dans votre équipe qui est obsédé par la tenue de dossiers, il est logique d'utiliser des solutions de paie conçues pour assurer un stockage précis et conforme.

4. Vie privée et confidentialité. Lisez les titres :Un autre jour, une autre violation de données. Mais vous ne pouvez pas faire fonctionner un système de paie sans données hautement sensibles telles que les numéros de compte bancaire et de sécurité sociale, adresses de domicile et taux de rémunération. Cela expose votre entreprise à des risques. Chaque entreprise a besoin de politiques de confidentialité claires et d'un environnement sécurisé pour les dossiers de paie, ainsi que des contrôles internes stricts sur qui peut accéder aux informations sensibles liées à la paie.

5. Paiements inférieurs ou supérieurs. Les gens n'aiment pas être sous-payés ou qu'on leur demande de rembourser s'ils sont accidentellement surpayés. Si vous ne détectez pas les problèmes tôt, ces erreurs peuvent également compliquer la comptabilité de fin d'année et le traitement W-2 et nécessiter des corrections chronophages l'année suivante. Les solutions automatisées peuvent aider en réduisant le risque d'erreurs de saisie manuelle ou de calcul. Si vous découvrez un paiement erroné, informer l'employé le plus tôt possible et travailler avec tact avec lui pour y remédier sans causer de difficultés financières.

6. Mauvais classement. Même les petites entreprises peuvent avoir un mélange d'employés à temps plein et à temps partiel, intérimaires et entrepreneurs indépendants. Une mauvaise classification, telle que la catégorisation incorrecte d'un employé en tant qu'entrepreneur, peut causer de graves problèmes à l'entreprise et aux employés. Par exemple, les salariés peuvent prétendre aux avantages sociaux et aux indemnités de chômage, alors que les entrepreneurs ne le sont généralement pas. Assurez-vous de bien comprendre les règles ; une mauvaise classification peut entraîner des pénalités importantes.

7. Non-conformité fiscale. Il est généralement de la responsabilité de l'entreprise de calculer et de retenir correctement les impôts des employés, ainsi que de payer la part de l'employeur des charges sociales. L'IRS a une forte motivation pour poursuivre les entreprises qui se trompent :les charges sociales retenues par les employeurs représentent près de 72% de tous les revenus collectés par l'agence. C'est une autre raison de rechercher des solutions de paie qui automatisent la retenue et la déclaration d'impôt et réduisent les risques d'erreur manuelle.

8. Gérer les changements. Même des modifications mineures des informations sur les employés peuvent entraîner des problèmes de paie. Si un employé déménage dans une autre juridiction fiscale et que vous ne mettez pas à jour son adresse rapidement, vous calculez peut-être mal la retenue d'impôt, par exemple. Les solutions de paie qui incluent des capacités de libre-service peuvent aider, permettant aux employés de mettre à jour leurs informations et de soulager le fardeau de votre personnel de paie.

9. Gestion des données et reporting. Parce que la paie est souvent le plus gros coût d'une entreprise, il est essentiel de pouvoir analyser les données de paie et leur impact sur la rentabilité. Cela peut être difficile à faire si vous essayez de gérer la paie manuellement. Combien de temps faudrait-il pour répondre à la question, « De combien aurions-nous besoin d'augmenter notre personnel pour réduire nos coûts d'heures supplémentaires de 80 % ? » Un logiciel qui facilite le reporting peut aider à soutenir les choix tactiques et même stratégiques pour l'ensemble de l'entreprise.

10. Intégration technologique. Les avantages potentiels d'un logiciel de paie puissant peuvent être compromis par un manque d'intégration avec les autres systèmes d'entreprise de l'organisation. Le transfert manuel de données entre plusieurs systèmes est une source courante de problèmes d'intégrité des données. Le transfert de données par lots entre les systèmes peut être suffisant pour changements insensibles au temps, mais pour une intégration complète, vous devez généralement utiliser des applications fournies sous forme de suite ou vous connecter via des interfaces de programmation d'applications (API) qui transfèrent des données en temps réel.

11. Maintenir ou réduire les coûts salariaux. En ce qui concerne les frais administratifs tels que la paie, les entreprises sont constamment mises au défi de faire plus avec moins. Heureusement, la plupart des solutions de paie modernes nécessitent beaucoup moins d'efforts administratifs et de coûts que la gestion manuelle de la paie, ce qui libère également le temps du personnel pour des activités plus productives. Les solutions de paie basées sur le cloud sont accessibles via Internet et achetées sous forme d'abonnement, vous n'avez donc généralement pas besoin de spécialistes en informatique ou d'investissement en capital dans des systèmes informatiques sur site.

12. Adhésion C-Suite. Il est toujours difficile de persuader tout le monde dans l'organisation de passer à un système, même si vous savez que ce sera plus efficace. Pour persuader les décideurs d'adhérer à une nouvelle solution de paie, choisissez des métriques qui comptent pour la personne à qui vous parlez. Le PDG se rapportera à une plus grande productivité des employés qui conduit à une meilleure performance de l'entreprise. Pour le directeur financier, Le retour sur investissement sur cinq ans peut être la meilleure mesure. Pour le DSI, les mots d'ordre sont sécurité renforcée, la vitesse, automatisation et fiabilité.

13. Précision de la paie. L'erreur humaine est une cause majeure d'inexactitudes de paie, ce qui peut entraîner le mécontentement des employés et des pénalités de conformité. Les solutions de paie réduisent le besoin de saisie de données, gain de temps et augmentation de la précision. Cela est particulièrement utile si les systèmes permettent aux employés de vérifier et de modifier leurs propres informations personnelles. Des données précises signifient également que vous pouvez utiliser les informations de paie pour les prévisions et l'analyse commerciale avec une plus grande confiance.

14. Systèmes de sauvegarde. Vous n'avez pas besoin d'être un expert en paie pour comprendre l'ampleur du désastre si le système tombe en panne et qu'il n'y a pas de bonne sauvegarde. Si vous exécutez la paie sur des systèmes internes, envisagez de conserver les données de sauvegarde ou l'intégralité d'un système répliqué dans un autre emplacement physique pour vous protéger contre des problèmes tels que l'incendie ou le vol. Si vous utilisez un système de paie basé sur le cloud, vos données doivent être sauvegardées automatiquement dans le cloud, mais assurez-vous d'utiliser un fournisseur avec une bonne expérience.

15. Fraude à la paie. La fraude salariale est une menace sérieuse pour les entreprises, comme un employé falsifiant une carte de pointage en entrant des heures supplémentaires excédentaires ou un quart de travail mieux rémunéré. Les approbations de feuilles de temps et les audits de dépenses sont des solutions standard. La fraude peut être plus facile à détecter avec des solutions de paie qui vous permettent de générer rapidement des rapports et d'analyser les données pour détecter les tendances suspectes et les valeurs aberrantes. Une autre menace croissante est le détournement de la paie, dans lequel les criminels obtiennent les identifiants des employés via des e-mails de phishing et utilisent les informations d'identification pour modifier les informations de paiement. La formation à la cybersécurité peut aider les employés à détecter les menaces.

16. Standardisation. Lorsque différentes parties d'une entreprise en croissance utilisent une variété de processus et d'outils disparates, cela peut nuire à l'efficacité et rendre difficile une bonne vision des performances. La standardisation sur un seul système de paie peut réduire l'effort global de traitement de la paie requis et simplifier l'analyse et le reporting.

Comment l'automatisation et les logiciels peuvent vous aider

L'automatisation du traitement de la paie via un logiciel peut aider à résoudre ces problèmes. Un bon fournisseur de logiciel de paie se conformera à toutes les lois fiscales et autres exigences légales, mettre à jour automatiquement les calculs de paie, et payer les employés par dépôt direct ou d'autres méthodes. Cela peut aider à garder les employés heureux et à garder l'entreprise légale. Le logiciel de paie élimine la plupart des saisies manuelles de données, surtout s'il est intégré à la comptabilité, ressources humaines, et d'autres applications commerciales. Il aide les entreprises à analyser les dépenses salariales (généralement l'un des coûts les plus importants pour l'entreprise) afin de maximiser l'efficacité et de créer de meilleures prévisions.

« SuitePeople Payroll a rationalisé la plupart de nos processus de gestion du personnel et a supprimé de nombreux risques d'intégrité des données liés à la mise à jour de plusieurs systèmes. »