Un guide complet de la comptabilité en partie double

Les écritures de journal sont les éléments constitutifs du système comptable de chaque entreprise. Les teneurs de livres enregistrent les transactions financières sous forme d'écritures de journal qui augmentent ou diminuent le montant d'argent dans différents comptes, selon le type d'opération.

Avec la comptabilité en partie double, chaque écriture met à jour au moins deux comptes dans le grand livre de la société, en utilisant un solde égal de débits et de crédits sur ces comptes. Étant donné que chaque écriture de journal utilise à la fois des débits et des crédits, on dit qu'il a deux côtés - d'où le terme "comptabilité en partie double".

Qu'est-ce que la comptabilité en partie double (ou tenue de livres) ?

La comptabilité en partie double est un système de comptabilité dans lequel chaque transaction affecte au moins deux comptes et maintient un équilibre entre les débits et les crédits. Cette approche réduit la probabilité d'erreurs comptables. Les entreprises de toutes tailles utilisent la comptabilité en partie double pour gérer leurs activités.

La comptabilité en partie double est requise pour toutes les entreprises publiques, et c'est généralement une nécessité pour les entreprises qui dépendent du financement extérieur.

Équation à double entrée

L'équation comptable est un cadre qui sous-tend de nombreux aspects de la comptabilité d'entreprise, notamment la comptabilité en partie double. L'équation comptable est :

Actifs = Passif + Capitaux propres

Cette équation doit rester en équilibre. La comptabilité en partie double maintient ce solde en enregistrant chaque transaction comme une écriture de journal qui équilibre un nombre égal de débits et de crédits.

Le bilan d'une entreprise est l'incarnation de l'équation comptable :il rend compte de la valeur des actifs, en équilibre avec son passif et ses capitaux propres, à un certain moment. Le compte de résultat reflète l'évolution du patrimoine d'une entreprise, passifs et capitaux propres de ses opérations sur une période donnée.

Qui utilise la comptabilité en partie double ?

Entreprises de toutes tailles, dans tous les secteurs, utiliser la comptabilité en partie double. L'une des principales raisons est qu'il s'agit de la seule méthode de tenue de livres conforme aux principes comptables généralement reconnus (PCGR) des États-Unis. Toutes les sociétés ouvertes américaines doivent être conformes aux PCGR aux fins de l'information financière. En outre, la plupart des prêteurs exigent des états financiers conformes aux PCGR lors de l'évaluation des demandes de prêt de toute entreprise privée ou publique.

La comptabilité en partie double est également le fondement de la comptabilité d'exercice. La plupart des entreprises adhèrent à cette méthode comptable car elle fournit une image plus précise de leur santé financière.

Points clés à retenir

• La comptabilité en partie double signifie que chaque écriture de journal affecte au moins deux comptes et maintient un équilibre entre les débits et les crédits.
• La comptabilité en partie double maintient l'équation comptable selon laquelle les actifs doivent être égaux aux passifs plus les capitaux propres.
• La comptabilité en partie double est le système par défaut pour la plupart des entreprises car elle réduit les erreurs, permet la comptabilité d'exercice et est conforme aux PCGR.

Comptabilité en partie double expliquée

Avec la comptabilité en partie double, les comptables enregistrent chaque événement financier avec une écriture de journal qui met à jour au moins deux comptes. Les teneurs de livres choisissent les comptes appropriés pour ces écritures à partir d'une liste des comptes de l'entreprise, appelé plan comptable. Le plan comptable comprend les noms de compte et les codes du grand livre pour toutes les classes de comptes du bilan et du compte de résultat. Les types de comptes standard comprennent les actifs, Passifs, équité, revenus et dépenses.

Une fois que les comptables ont sélectionné les bons comptes, ils créent une écriture de journal, enregistrer la valeur en dollars de l'événement avec un débit ou un crédit dans chaque compte. Ces montants doivent être égaux et opposés :Par exemple, dans une opération impliquant deux comptes, le débit d'un compte doit être égal au crédit de l'autre compte.

En comptabilité, les termes « débit » et « crédit » ont un sens spécifique qui diffère de l'utilisation familière des mots (comme dans « cartes de débit » ou « crédits bancaires »). Le fonctionnement des débits et des crédits dépend du type de compte. En comptabilité, chaque type de compte a un solde normal ou naturel, qui fait référence au type de solde que le compte devrait avoir et dicte si les débits ou les crédits augmentent la valeur du compte. Par exemple, les comptes d'actifs ont un solde débiteur, donc les débits les augmentent et les crédits les diminuent. Inversement, les passifs ont un solde créditeur; ils sont augmentés des crédits et diminués des débits. Chaque écriture de journal est représentée sur deux colonnes dans un système comptable, avec les débits à gauche et les crédits à droite.

Les écritures de journal sont enregistrées dans le grand livre et périodiquement « fermées » pour créer une balance de vérification. Le processus de clôture comprend l'accumulation de tous les débits et crédits d'un compte et leur compensation les uns par rapport aux autres. La balance de vérification répertorie la valeur nette de débit ou de crédit pour tous les comptes. Comme les écritures de journal sous-jacentes, la balance de vérification est présentée en deux colonnes :débits à gauche, crédits à droite. Les deux colonnes doivent être égales.

Après avoir vérifié la balance de vérification et effectué les ajustements nécessaires, la société crée un solde final ajusté utilisé pour générer les postes des principaux états financiers de la société :le compte de résultat, bilan et état des flux de trésorerie.

Comptabilité en partie double ou en partie simple

La comptabilité en partie simple est la méthode alternative à la comptabilité en partie double pour l'enregistrement des activités financières. La comptabilité en partie unique ressemble à une liste de transactions dans un registre de chèques ou un relevé bancaire. La comptabilité en partie simple et la comptabilité en partie double permettent de déterminer si les entreprises utilisent la comptabilité de caisse par rapport à la comptabilité d'exercice. Comme le nom le suggère, avec une comptabilité de caisse, chaque écriture consiste en un débit ou un crédit sur un seul compte.

Si la comptabilité en partie unique est plus simple à mettre en œuvre, elle présente des lacunes importantes par rapport à la comptabilité en partie double. Il est plus sujet aux erreurs, en particulier les omissions et les doublons, car il manque la méthode de contrôle comptable en partie double de l'équilibre des comptes.

En outre, l'entrée unique ne crée pas une image financière complète de l'entreprise car elle n'enregistre que les entrées et les sorties de trésorerie, reflétant le moment où l'argent est en main par rapport au moment où il est réellement gagné. Cela ne reflète pas non plus des choses comme les ventes à crédit. Finalement, cela nécessite un travail supplémentaire dans le processus de clôture pour produire des états financiers équilibrés. Les entreprises publiques ne peuvent pas utiliser la comptabilité en partie unique car elle n'est pas acceptée par les PCGR.

Règles de la comptabilité en partie double

Deux règles importantes régissent la manière dont les entreprises utilisent la comptabilité en partie double. Ces règles assurent l'équilibre de l'équation comptable et réduisent les risques d'erreurs :

1. Chaque transaction doit être enregistrée dans deux ou plusieurs comptes.
2. Pour chaque opération, le montant total débité doit être égal au montant total crédité.

Bien que chaque transaction doive être enregistrée dans au moins deux comptes, le nombre de comptes du côté gauche (débit) de l'écriture de journal n'a pas besoin d'être le même que le nombre de comptes du côté droit (crédit). Les écritures de journal avec trois comptes ou plus sont appelées « écritures composées ». Par exemple, lorsqu'un remboursement de prêt est effectué, l'écriture composée débite deux comptes :les emprunts à payer et les intérêts débiteurs. Mais il ne crédite qu'un seul compte :le cash.

En outre, bien que les débits doivent être égaux aux crédits dans chaque transaction, une écriture de journal peut ne pas entraîner une augmentation pour un compte et une diminution correspondante pour un autre en raison du fonctionnement des soldes naturels. Si un compte a un solde débiteur naturel, un débit augmentera le montant total du compte. Si l'autre compte mis à jour dans la transaction a un solde créditeur naturel, le crédit correspondant augmentera ce compte, trop. Une seule écriture au journal peut augmenter les deux comptes en même temps, diminuer les deux ou une combinaison.

Et enfin, il est important de dissiper toute idée fausse selon laquelle les débits sont bons et les crédits mauvais, ou vice versa. Cela dépend du compte et de la situation spécifique. Les débits augmentent les comptes d'actifs, comme le compte de caisse de l'entreprise. Dans la plupart des cas, ceci est considéré comme positif. Cependant, les débits augmentent également les dépenses, ce qui peut être considéré comme négatif.

Comment fonctionne la comptabilité en partie double

Le processus de mise en place et d'utilisation d'un système de comptabilité en partie double peut être divisé en quatre étapes clés. Cela commence par la configuration des comptes dans lesquels les comptables enregistreront les transactions et se termine par l'utilisation des informations du compte pour générer des états financiers. Les étapes sont :

1. Créer un plan comptable , qui est une liste complète de tous les comptes du grand livre qu'une entreprise peut utiliser pour enregistrer des transactions. Il comprend tous les comptes pour chacun des cinq types :actifs, Passifs, équité, revenus et dépenses. La plupart des logiciels de comptabilité incluent des plans comptables préétablis avec possibilité de personnalisation, tandis que d'autres solutions comptables permettent des plans comptables personnalisés.
2. Utilisez des débits et des crédits pour toutes les transactions en montants égaux pour refléter la substance d'une transaction. Les débits et les crédits peuvent être exprimés dans n'importe quelle unité monétaire.
3. Assurez-vous que chaque transaction a deux composants (débits et crédits, en équilibre) conformément à l'équation comptable. Les logiciels de comptabilité facilitent souvent cela.
4. Exécuter les états financiers tout droit sorti de la comptabilité en partie double. Lors de la clôture des livres à la fin de chaque période comptable, les totaux nets des comptes dans le système de comptabilité en partie double sont utilisés pour créer la balance de vérification et la balance finale de l'entreprise. Les soldes ajustés finaux sont versés aux postes des états financiers. Un logiciel de comptabilité peut automatiser l'intégration et le flux de processus nécessaires pour ce faire.

Histoire de la comptabilité en partie double

La comptabilité en partie double a une histoire intéressante. Certains historiens attribuent au mathématicien italien Luca Pacioli, connu comme le père de la comptabilité, avec l'invention du système à double entrée dans les années 1400. D'autres suggèrent que la comptabilité en partie double était utilisée en Corée des siècles plus tôt ou évoquent les anciens Romains qui utilisaient un système similaire.

Quelle que soit la version de l'historique la plus précise, La comptabilité en partie double existe depuis longtemps et constitue le socle sur lequel repose la comptabilité.

Types de comptes

En comptabilité en partie double, les entreprises peuvent utiliser n'importe quelle combinaison des cinq types de comptes — actifs, Passifs, équité, revenu, frais, gains et pertes — lors de l'enregistrement des transactions. Chaque entrée de journal a deux côtés, avec débits à gauche et crédits à droite. Le type de compte détermine s'il a un solde débiteur normal ou un solde créditeur normal, et donc si les débits ou les crédits augmentent le solde.

Les cinq types de comptes sont :

• Les atouts: Ressources détenues par une entreprise qui représentent une valeur économique future. Des exemples de comptes d'actifs comprennent les espèces, comptes débiteurs et équipements. Les actifs ont un solde débiteur normal et sont augmentés via les débits.
• Passifs: Sommes dues ou engagées par une entreprise. Les exemples incluent les comptes créditeurs, prêts et charges à payer. Les passifs ont un solde créditeur normal et sont augmentés via des crédits.
• Équité: Montant des fonds investis dans une entreprise par ses propriétaires plus tous les bénéfices non répartis des opérations. Les exemples incluent les capitaux propres libérés (fonds d'investisseurs), bénéfices non répartis et actions ordinaires. Les capitaux propres ont un solde créditeur normal et sont augmentés via des crédits.
• Revenu: Argent généré par toutes les activités d'exploitation. Les exemples incluent les ventes de produits, les frais de service et les intérêts créditeurs. Les revenus ont un solde créditeur normal et sont augmentés via des crédits.
• Dépenses : Les frais engagés dans l'exploitation d'une entreprise. Des exemples de dépenses comprennent les achats de stocks, salaires et amortissements. Les dépenses ont un solde débiteur normal et sont augmentées par débits.

Le tableau suivant résume l'impact des débits et des crédits pour chacun des cinq types de comptes.

Débit Crédit Actif + – Passif - + Capitaux propres - + Chiffre d'affaires - + Charges + –

Système de comptabilité en partie double

En pratique, l'utilisation d'un système de comptabilité en partie double devient rapidement une seconde nature. Les comptables maîtrisent très rapidement la langue et commencent à penser en termes de comptes T, qui sont des représentations visuelles des comptes listant les débits à gauche et les crédits à droite. Le graphique ci-dessus est configuré pour ressembler à un compte T.

Comme les idiomes du langage, certains appariements de comptes sont ancrés dans le système de comptabilité en partie double. Par exemple, les transactions débitent souvent les comptes clients et créditent les ventes, ou ils débitent l'argent comptant et créditent les comptes débiteurs.

Exemples de comptabilité en partie double

Explorons quelques exemples concrets de comptabilité en partie double pour les transactions commerciales courantes. Chaque scénario utilise un style d'écriture de journal typique qui répertorie les noms de compte, débits à gauche, crédits à droite et un mémo ci-dessous.

Exemple 1 :Acheter un équipement au comptant

Biens, Usine et équipement — Tracteur 10 $, 000 comptant 10 $, 000 Achat du tracteur de série #123HAY

Cette entrée de journal met le tracteur dans les livres, augmenter le solde du compte d'actif avec un débit représentant sa valeur et réduire le solde du compte de trésorerie avec un crédit.

Exemple 2 :Achat de matières premières à crédit fournisseur

Inventaire — Sucre $1, 500 comptes créditeurs - Checkers Sugar Supply 1 $, 500 Achats de sucre pour le mois de janvier

Cette écriture augmente le compte d'actif d'inventaire avec un débit et établit un passif pour le montant dû à crédit avec un crédit. Lorsque l'entreprise paie la facture de Chequers Sugar Supply, le comptable réduira les comptes créditeurs avec un débit et réduira les espèces avec un crédit.

Exemple 3 :Enregistrement des revenus des clients dans un cabinet d'avocats

Comptes débiteurs — Client #1776Mary 25 $, 000 Revenus du service de litige 25 $, 000 Services rendus, en compte, dans le procès Mary v. John

Cette écriture met un compte à recevoir dans les livres en débitant l'actif et enregistre les revenus gagnés avec un crédit. Les deux côtés de l'entrée augmentent les comptes respectifs.

Comment utiliser la comptabilité en partie double

Comme le montre l'exemple ci-dessus, la comptabilité en partie double doit être bien organisée afin d'enregistrer avec précision l'impact total des transactions de l'entreprise et de refléter cet impact dans ses états financiers. Au fur et à mesure que le volume des transactions augmente, cela devient plus difficile.

Par conséquent, peu d'entreprises utilisent aujourd'hui des méthodes d'enregistrement manuel pour la comptabilité en partie double. Au minimum, la comptabilité moderne repose sur des feuilles de calcul qui peuvent automatiser certains calculs. Le plus souvent, les entreprises utilisent un logiciel de comptabilité pour simplifier et automatiser le processus et éviter les erreurs qui conduisent à des états financiers inexacts et à d'autres problèmes.

Comment décider si la double entrée convient à mon entreprise

La comptabilité en partie double est l'approche par défaut pour la plupart des entreprises en raison de la nécessité de générer des états financiers conformes aux PCGR pour les propriétaires et les prêteurs. Les sociétés ouvertes sont tenues d'utiliser la comptabilité en partie double pour répondre aux exigences des PCGR. Mais certains propriétaires d'entreprises privées relativement simples peuvent devoir décider d'utiliser la comptabilité en partie double ou en partie simple. Les questions qui peuvent aider les propriétaires à décider comprennent :

• L'entreprise possède-t-elle ou détient-elle des stocks ?
• L'entreprise a-t-elle plusieurs employés?
• L'entreprise a-t-elle un plan comptable solide ?
• L'entreprise doit-elle de l'argent à des personnes extérieures à l'entreprise ou envisage-t-elle de demander des prêts ?
• L'entreprise envisage-t-elle d'utiliser un système comptable automatisé ?

Si la réponse est oui à l'une des questions ci-dessus, La comptabilité en partie double est probablement la meilleure approche pour votre entreprise. La comptabilité en partie double gère de manière plus appropriée les comptes de bilan qui sont généralement requis pour des activités telles que la tenue des stocks, payer les employés et respecter les accords de prêt. Des interfaces utilisateur bien conçues peuvent simplifier la comptabilité en partie double pour les entreprises qui ont une longue liste de comptes du grand livre.

Logiciel de partie double et de comptabilité

Fini le temps des grands livres reliés en cuir conservés dans un coffre-fort. Les entreprises de toutes tailles tiennent leurs livres à l'aide d'un logiciel de comptabilité conçu pour la comptabilité en partie double. Même les petites entreprises peuvent bénéficier du gain de temps et de la précision qu'apportent les principales solutions comptables, d'autant plus qu'ils grandissent. Certains systèmes simplifient la saisie des données en suivant les reçus numériques et en permettant aux utilisateurs de télécharger des photos de reçus physiques, une bien meilleure alternative pour garder des boîtes à chaussures pleines de documentation papier. Le logiciel de comptabilité peut également généralement s'intégrer aux comptes bancaires et de carte de crédit pour extraire automatiquement les informations de ces sources. Et pour les propriétaires d'entreprise qui font appel à des fiscalistes, le téléchargement des données vers les systèmes fiscaux au moment de produire les déclarations de revenus est beaucoup plus facile et prend moins de temps que les méthodes manuelles pour les deux parties.

Les grandes entreprises profitent des logiciels de comptabilité en partie double depuis des décennies. C'est une nécessité compte tenu de la complexité et du volume de leur activité. Lors du choix d'un logiciel de comptabilité, les entreprises doivent rechercher des fonctionnalités telles que l'accès aux données en temps réel, des outils d'analyse avancés et des processus de clôture accélérés.

La comptabilité en partie double est le fondement de la gestion financière dans la plupart des entreprises. Il aide les entreprises en croissance à suivre des opérations de plus en plus complexes, et c'est essentiel pour les entreprises publiques et privées qui dépendent de financements extérieurs. Le logiciel peut automatiser et simplifier considérablement le processus d'établissement et de maintien d'une méthode de comptabilité en partie double et son utilisation pour générer des états financiers.

FAQ sur la comptabilité en partie double

Qu'entend-on par comptabilité en partie double ?

La comptabilité en partie double est une méthode de comptabilisation des écritures de journal pour refléter l'activité financière en mettant à jour deux ou plusieurs comptes avec des débits et des crédits égaux et opposés.

Quelles sont les deux règles de la comptabilité en partie double ?

Les deux règles de ce type de comptabilité sont que chaque transaction doit être enregistrée dans deux ou plusieurs comptes, et le montant total débité doit être égal au montant total crédité. Ces règles maintiennent l'équation comptable en équilibre.

Qu'est-ce que le système à double entrée avec un exemple?

Vous trouverez ci-dessous un exemple de comptabilité en partie double pour l'achat d'un équipement en espèces. L'écriture de journal met la camionnette dans les livres en augmentant le solde du compte d'actif. Il réduit le solde du compte espèces avec un crédit du même montant.

Biens, Usine et équipement — Fourgon 20 $, 000 Argent comptant 25 $, 000 Achat de la série van #456VAN

La comptabilité en partie double est-elle nécessaire ?

Cela dépend de l'entreprise, mais beaucoup exigent une comptabilité en partie double. Ce système est nécessaire pour toute entreprise qui doit générer des états financiers conformes aux PCGR pour les propriétaires ou les prêteurs, qui comprend les entreprises publiques. Les petites entreprises qui fonctionnent selon la comptabilité de caisse peuvent trouver que la comptabilité en partie unique est plus simple et adaptée à leurs besoins.